關(guān)于人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理的思考

負(fù)蕊娥　劉大福

[摘要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)的檔案事業(yè)得到了快速發(fā)展。在新的時(shí)代發(fā)展背景下，人事檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化已成為新趨勢(shì)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，但由于我國(guó)的檔案管理事業(yè)發(fā)展晚，目前仍舊處于初級(jí)階段。本文對(duì)人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)行了深入思考。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；信息化；網(wǎng)絡(luò)化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.099

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）18-0159-02

人事檔案作為員工成長(zhǎng)直接且真實(shí)的記錄，能夠?qū)T工進(jìn)行正確判斷和評(píng)價(jià)，而進(jìn)行人事檔案管理，還能夠更好地進(jìn)行人力資源管理。在信息時(shí)代，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)快速發(fā)展，用人單位對(duì)于人才需求也出現(xiàn)了變化，對(duì)人事檔案管理的要求也在不斷提升。因此，企業(yè)只有加快人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，才能提升人事檔案管理效率和水平。

1紙質(zhì)人事檔案管理存在的問題

1.1在存放、管理、整理上對(duì)物力、人力要求較高

目前，紙質(zhì)人事檔案均以人立卷，實(shí)行一人一本或多本，并存放在專用庫(kù)房中，并嚴(yán)格按照“六防”要求進(jìn)行保管。在空間占用上，企業(yè)需要準(zhǔn)備較大的專用空間，以一個(gè)兩萬(wàn)職工的企業(yè)計(jì)算，需要的專用庫(kù)房面積為400m²，除檔案員辦公區(qū)域外，還需要準(zhǔn)備專用的閱檔室和大型的整理操作間；在庫(kù)房環(huán)境管理上，企業(yè)需要按照“六防”要求，配置專用的加濕、除濕、恒溫設(shè)備和專用消防設(shè)備，確保檔案處于一定溫度、濕度環(huán)境中；在檔案日?；?qū)ｍ?xiàng)整理工作上，因材料制作部門、材料類別、材料紙張大小不同，相應(yīng)的材料整理、裁剪、貼邊工作量較大，在一定程度上會(huì)損壞原始材料，特別是多次整理、粘貼、裁剪后。在檔案管理的人員配備上，一般要求千卷一人，也只能保證日常的工作運(yùn)轉(zhuǎn)，如遇上臨時(shí)性的檔案專項(xiàng)工作，往往需要抽調(diào)人員，而抽調(diào)人員的培訓(xùn)、適應(yīng)、熟練又在一定程度上影響檔案專項(xiàng)工作的進(jìn)度和質(zhì)量。

1.2在信息利用上存在一定的滯后性。

檔案庫(kù)房位置相對(duì)固定，而查閱人來(lái)自于不同單位、不同地區(qū)，按照目前的查借閱管理制度，查閱人需親自趕往人事檔案庫(kù)房或?qū)⑷耸聶n案通過機(jī)要方式寄往借閱人所在地區(qū)，少則半天多則—個(gè)星期，浪費(fèi)了大量時(shí)間。而查閱人如果讓其他人員代查，也將因個(gè)人差異、理解偏差、轉(zhuǎn)述等因素而造成信息失真或者存在一定程度的偏差。

2人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的重要意義

2.1提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平

由于網(wǎng)絡(luò)信息傳遞不受時(shí)間和空間限制，企業(yè)如果對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠及時(shí)、有效地為用人單位提供人事資料。用人單位能夠進(jìn)行便捷的管理和查閱，有效提升了人事

2.2提高人事檔案管理的工作效率

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，企業(yè)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、信息化的人事檔案管理，對(duì)于提高人事檔案管理的工作效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。網(wǎng)絡(luò)能夠永久保存人事資料，避免紙質(zhì)人事檔案出現(xiàn)受潮變質(zhì)、信息模糊或者丟失的問題。而紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象，同時(shí)也需要較大的儲(chǔ)存空間，所以查閱人在查找某個(gè)檔案信息時(shí)會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間，嚴(yán)重影響人事檔案管理工作的順利開展。企業(yè)在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化后，不僅能夠有效提高檔案資源的利用率，還能極大提升人事檔案管理的工作效率。

2.3保證人事檔案的真實(shí)性

紙質(zhì)人事檔案在進(jìn)行長(zhǎng)期保存后，會(huì)隨著時(shí)間變化和頻繁查閱，出現(xiàn)檔案資料丟失和損壞的現(xiàn)象，即使對(duì)其進(jìn)行再次制作也會(huì)出現(xiàn)一些資料信息的缺損，嚴(yán)重影響人事檔案的真實(shí)性，其利用價(jià)值和使用價(jià)值都會(huì)得到不同程度的降低。因此，企業(yè)必須對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，避免出現(xiàn)資料信息丟失和損壞情況，則能夠保證人事檔案的真實(shí)性，這也是進(jìn)行人事檔案管理的根本目的和要求。

3實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的有效途徑

3.1正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在人事檔案管理的過程中，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，就要對(duì)其有正確的認(rèn)識(shí)，了解人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要目的和現(xiàn)實(shí)意義。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在正確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)要充分協(xié)調(diào)各部門之間的工作，并優(yōu)化人事檔案管理工作的內(nèi)容和基本結(jié)構(gòu)，確保人事檔案管理工作可以順利進(jìn)行下去，并得到預(yù)期的效果。其次，領(lǐng)導(dǎo)還要?jiǎng)訂T相關(guān)部門做好人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)工作，使全體員工對(duì)其有正確認(rèn)識(shí)，并充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，使員工更多地參與到人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)之中，盡快完成建設(shè)內(nèi)容，提升人事檔案管理工作的效率。最后，企業(yè)還要對(duì)人事檔案管理單位內(nèi)部的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和考核，提升其服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)技能。

3.2加大人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的投入

企業(yè)要想盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，在具備良好的思想基礎(chǔ)后，還需要加大人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的投入，只有這樣才能有效提升人事檔案管理工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的進(jìn)程，從而有效提升人事檔案管理的工作效率和工作水平。在這樣的要求之下，人事檔案管理部門應(yīng)積極拓寬企業(yè)資金來(lái)源渠道，為人事檔案信息化和管理化尋找資金來(lái)源，使人事檔案管理部門獲得充足的資金支持。

3.3建設(shè)良好的人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化隊(duì)伍

進(jìn)入信息時(shí)代以后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化是提高人事檔案管理效率的重要手段，但網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)對(duì)于管理來(lái)說，僅僅是輔助的技術(shù)手段，還需要具有專業(yè)素質(zhì)的人才對(duì)其進(jìn)行有效操作。因此，企業(yè)需要建設(shè)良好的人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化隊(duì)伍，也就是說，企業(yè)在人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)建設(shè)的過程中，最為重要的就是建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍。在建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍的過程中，企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持“以人為本”的基本理念，并定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其在提升專業(yè)技能的同時(shí)，提升其綜合素質(zhì)。此外，人事檔案管理的工作人員，在日常的生活工作中要嚴(yán)格要求自己，不斷提升自身的綜合素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)自身的檔案管理思維創(chuàng)新能力，為人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作貢獻(xiàn)出自身的力量。

4結(jié)語(yǔ)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)的信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速。網(wǎng)絡(luò)在人們的日常生活中得到了廣泛應(yīng)用，并且促進(jìn)了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)效益的提升，人事檔案工作也開始朝著信息化與網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。企業(yè)的人事檔案管理工作與員工的職業(yè)生涯發(fā)展有著直接聯(lián)系，關(guān)乎晉升、薪水等問題，還會(huì)影響員工的工作積極性，是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素。因此，在21世紀(jì)的今天，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須創(chuàng)新人事檔案管理的觀念。endprint