企業(yè)常用事務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

倪華聰，吳鐵峰

企業(yè)常用事務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

倪華聰，吳鐵峰

（佳木斯大學(xué)信息電子技術(shù)學(xué)院，佳木斯154007）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，各企業(yè)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)管理工作、提高管理水平的服務(wù)越來越多。從系統(tǒng)研究背景及意義出發(fā)，在分析系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)功能需求分析基礎(chǔ)上，采用BS結(jié)構(gòu)及Java技術(shù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，系統(tǒng)主要功能包括公文管理、通知公告、會(huì)議管理、系統(tǒng)管理等。給出了系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)圖以及公文管理流程圖。系統(tǒng)的使用，改變了公司原有的工作模式，在員工工作效率、時(shí)間管理等方面有積極影響。

SSH2框架；B/S模式；事務(wù)管理

1 引 言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，各企業(yè)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)管理工作、提高管理水平的服務(wù)越來越多[1]。采用信息化、自動(dòng)化的工作方式，使企業(yè)日常管理更加規(guī)范、高效、精細(xì)，可以提高員工的個(gè)人信息化素養(yǎng)，提高企業(yè)的工作效率、節(jié)約勞動(dòng)力[2]。系統(tǒng)將企業(yè)常用事務(wù)進(jìn)行集中管理在很大程度上可以降低管理成本，提升管理水平，對(duì)公司未來工作的發(fā)展也會(huì)起到極大的推動(dòng)作用[3]。

在系統(tǒng)使用技術(shù)方面，首先，為了保證系統(tǒng)工作管理流程劃分清晰，根據(jù)企業(yè)工作業(yè)務(wù)流程引入工作流程引擎，用該工作流程引擎來管理整個(gè)過程的事件流，滿足系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)同步控制的要求[4]。其次，在系統(tǒng)架構(gòu)方面采用較為流行的B/S模式，選擇MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)和Tomcat6.0應(yīng)用服務(wù)器，利用面向?qū)ο蟮姆椒ê徒Y(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，采用SSH2（Stmts2+Spring+Hibernate）三層架構(gòu)和Java跨平臺(tái)語言進(jìn)行開發(fā)。在系統(tǒng)模塊中加入公文、公告，項(xiàng)目在線審批、傳遞和發(fā)布等多項(xiàng)功能，提高企業(yè)公文的流轉(zhuǎn)速度，方便用戶使用和查詢[5]。

2 系統(tǒng)的需求分析

系統(tǒng)用戶包括三個(gè)級(jí)別：普通用戶、領(lǐng)導(dǎo)用戶和管理員用戶。普通用戶可以登錄、退出平臺(tái)，可以在權(quán)限范圍內(nèi)使用系統(tǒng)常用功能，例如查看公告、接收公文、查看會(huì)議通知等；領(lǐng)導(dǎo)用戶負(fù)責(zé)審核公文、發(fā)起會(huì)議通知、審核公告等；管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的管理，包括系統(tǒng)用戶的管理和權(quán)限的分配等。

2.1 系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程需求分析

公司常用事務(wù)管理系統(tǒng)主要由公文管理、通知公告、會(huì)議管理、系統(tǒng)管理這四個(gè)模塊組成。下面介紹關(guān)鍵模塊的流程。

（1）公文管理流程

公文是公務(wù)文件或公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱。公文管理包括公文創(chuàng)建、公文審批、公文發(fā)布、公文查詢等流程。用戶登錄系統(tǒng)后，信息需要在權(quán)限內(nèi)才可以顯現(xiàn)出來。為保證信息的安全性，在非權(quán)限范圍內(nèi)系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)屏蔽重要信息。公司員工（普通用戶）在公文創(chuàng)建后只有在通過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)用戶的審核后方可發(fā)布。公文管理流程圖如圖1所示。

圖1 公文管理流程圖

（2）公告、會(huì)議管理流程

在公告、會(huì)議發(fā)布之前，用戶首先需要進(jìn)行登錄，再進(jìn)行身份驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后便可以申請(qǐng)會(huì)議安排、公告發(fā)布。在會(huì)議安排、公告發(fā)布時(shí)，系統(tǒng)會(huì)在發(fā)布頁(yè)面自動(dòng)生成發(fā)布時(shí)間，并且將發(fā)布會(huì)議、公告的標(biāo)題、部門和級(jí)別存入數(shù)據(jù)庫(kù)中，數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)按輸入關(guān)鍵字快速分類，使用Javascript語言對(duì)公告、材料、會(huì)議等內(nèi)容進(jìn)行審核，確保信息的有效性及完整性。文件可以以附件的形式發(fā)送，通過審核后進(jìn)行發(fā)布，并且將相關(guān)資料發(fā)送給目標(biāo)群體。

（3）用戶權(quán)限管理流程

不同的用戶組有屬于自己的不同的權(quán)限，只有通過系統(tǒng)分配的權(quán)限，用戶才可以實(shí)行自己的權(quán)限。在用戶進(jìn)行權(quán)限校驗(yàn)時(shí)，系統(tǒng)首先會(huì)讀取權(quán)限信息，如有不符權(quán)限的操作則會(huì)被系統(tǒng)視為操作無效；如果權(quán)限通過驗(yàn)證，則會(huì)進(jìn)入權(quán)限所對(duì)應(yīng)的功能模塊。

2.2 系統(tǒng)功能需求分析

為了提高企業(yè)員工的工作效率，設(shè)計(jì)中的企業(yè)常用事務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目的在于有效管理資訊信息、嚴(yán)格監(jiān)控管理、公正決策。該系統(tǒng)主要分為公文管理、通知公告、會(huì)議管理、用戶權(quán)限管理等功能模塊，通過系統(tǒng)各模塊的功能交互，實(shí)現(xiàn)各部門之間的事務(wù)運(yùn)作。

（1）公文管理模塊

公文管理模塊主要包括四個(gè)部分：發(fā)文、收文、立項(xiàng)審批、公文驗(yàn)收。系統(tǒng)具有強(qiáng)大的公文管理功能，其中"新增公文"、"發(fā)文監(jiān)控"、"公文查詢"、"項(xiàng)目驗(yàn)收"、"審批"等要求具有嚴(yán)格的規(guī)范。在項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，普通用戶填寫驗(yàn)收申請(qǐng)書，提交到上級(jí)部門審核，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)用戶審核后將審批狀態(tài)變?yōu)橥ㄟ^審核，結(jié)束審核流程，再由普通用戶通過系統(tǒng)打印審核通過的申請(qǐng)書，簡(jiǎn)化了流程。

（2）通知公告模塊

通知公告模塊管理用戶對(duì)公告的處理、操作主要包括：公告創(chuàng)建、公告發(fā)布、公告查詢、公告修改以及公告刪除。用戶在通知公告頁(yè)面中點(diǎn)擊“通知公告”鏈接，即可查看到系統(tǒng)發(fā)布的公告。點(diǎn)擊“公告查詢”鏈接可以按“關(guān)鍵字”查找公告。

（3）會(huì)議管理模塊

會(huì)議管理模塊包括：會(huì)議安排功能和會(huì)議室管理功能。主要包括會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議審批、會(huì)議統(tǒng)計(jì)、會(huì)議通知、會(huì)議查詢、會(huì)議新增、會(huì)議修改以及會(huì)議刪除等功能。

（4）用戶權(quán)限管理模塊

用戶權(quán)限管理模塊主要對(duì)系統(tǒng)中的用戶進(jìn)行管理，功能分為角色管理和權(quán)限管理。用戶角色包括普通用戶、領(lǐng)導(dǎo)用戶、系統(tǒng)管理員等，操作包括新增、刪除、修改角色等；不同的角色有不同的權(quán)限，只有在權(quán)限范圍內(nèi)才可以使用功能，這樣會(huì)使系統(tǒng)更加安全，避免越權(quán)現(xiàn)象發(fā)生，確保只有管理員才可以進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施管理。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)架構(gòu)采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器模式)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，開發(fā)、維護(hù)簡(jiǎn)單，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)性高，可以隨時(shí)進(jìn)行瀏覽和查詢、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)，方便快速?zèng)Q策。從系統(tǒng)安全角度出發(fā)，系統(tǒng)使用防火墻將應(yīng)用部署和用戶訪問隔開，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)各模塊間的低耦合性，確保系統(tǒng)有較好的二次擴(kuò)展能力，并有較高的可維護(hù)性。

系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)為五層結(jié)構(gòu)，由用戶界面層、服務(wù)層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層以及外部接口層組成。

3.2 系統(tǒng)功能框架設(shè)計(jì)

通過上述的需求分析以及總體框架設(shè)計(jì)，企業(yè)常用事務(wù)管理系統(tǒng)的四大功能模塊分為：公文管理（包括發(fā)文管理、公文創(chuàng)建、公文審核、公文查詢）模塊、通知公告（包括公告發(fā)布、公告查詢）模塊、會(huì)議管理（包括會(huì)議安排、會(huì)議室管理）模塊以及系統(tǒng)管理（包括用戶權(quán)限管理、角色管理）模塊。

3.3 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的核心組成部分，系統(tǒng)選用MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，設(shè)定合理的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

E-R圖也稱實(shí)體-聯(lián)系圖，系統(tǒng)E-R圖如圖2所示。用戶發(fā)布公告，領(lǐng)導(dǎo)審核公告、會(huì)議信息、公文信息等，領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)議信息之間是一對(duì)多（1：n）的關(guān)系，用戶與公告之間是一對(duì)多（1：n）的關(guān)系，管理員與用戶也是一對(duì)多（1：n）的關(guān)系。

圖2 系統(tǒng)E-R圖

為保證系統(tǒng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容做了進(jìn)一步細(xì)化。數(shù)據(jù)表包括字段名、字段類型及寬度?？梢詫?duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行建立、查詢、插入、刪除、更改等操作。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中主要的數(shù)據(jù)表功能、字段名及說明如下：

（1）用戶信息表（用戶ID、用戶編號(hào)、用戶姓名、用戶登錄名、用戶密碼、用戶角色、用戶權(quán)限、聯(lián)系方式、住址、性別）：記錄了所有用戶的信息，并且設(shè)定了權(quán)限級(jí)別，判斷用戶的使用權(quán)限，識(shí)別用戶的身份。在用戶注冊(cè)階段以及登錄階段，這些數(shù)據(jù)均為重要信息。

（2）公文審核數(shù)據(jù)表（ID、公文編號(hào)、評(píng)審日期、公文附件、用戶編號(hào)、工作人員編號(hào)、評(píng)審人員、評(píng)審意見、評(píng)審結(jié)果）：記錄了公文的審核信息。

（3）公文分類表（ID、類別說明、類別編號(hào)）：記錄了信息分類依據(jù)，將公文按照屬性進(jìn)行具體的分類。

（4）待辦工單信息表（流水號(hào)ID、標(biāo)題、工單類型、創(chuàng)建日期、當(dāng)前狀態(tài)、創(chuàng)建人）：存儲(chǔ)的是用戶需要處理的工單。

（5）公文信息表（流水號(hào)ID、標(biāo)題、創(chuàng)建人、ID、新建公文編號(hào)、審核狀態(tài)、標(biāo)題、下一級(jí)協(xié)同人、內(nèi)容、編輯審查、用戶、發(fā)布狀態(tài)、摘要、用戶編號(hào)、類別、公文附件地址）：該表將公文信息記錄在案，遵照用戶需求，達(dá)到管理公文信息的目的。

（6）會(huì)議信息表（會(huì)議ID、發(fā)布部門、會(huì)議開始時(shí)間、會(huì)議結(jié)束時(shí)間、會(huì)議地址、會(huì)議標(biāo)題、會(huì)議內(nèi)容）：記錄會(huì)議相關(guān)信息。

（7）公告信息表（公告ID、發(fā)布部門、公告標(biāo)題、公告發(fā)布時(shí)間、公告內(nèi)容、公告發(fā)布人、公告審核人）：存儲(chǔ)公告的相關(guān)信息。

4 系統(tǒng)測(cè)試

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)后，對(duì)各功能界面進(jìn)行功能測(cè)試，測(cè)試方法選擇“黑盒測(cè)試”方法。以系統(tǒng)公文查詢界面為例。用戶或管理員成功登錄系統(tǒng)后，首先會(huì)進(jìn)入主頁(yè)，然后點(diǎn)擊右側(cè)導(dǎo)航欄的“公文管理”，選擇“公文查詢”進(jìn)入查詢頁(yè)面，系統(tǒng)公文查詢功能界面如圖3所示。在該界面上，首先確定查詢條件，例如“發(fā)布人”、“緊急程度”、“重要性”等，然后點(diǎn)擊“查詢”按鈕，可檢索出指定的公文，并可以查看公文詳情。經(jīng)過測(cè)試，證實(shí)系統(tǒng)測(cè)試結(jié)果與預(yù)期結(jié)果相符。

5 結(jié)束語

圖3 系統(tǒng)公文查詢功能界面

系統(tǒng)采用B/S模式，使用MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)和Tomcat應(yīng)用服務(wù)器，利用面向?qū)ο蟮姆椒ê徒Y(jié)構(gòu)，前臺(tái)編碼為HTML語言、Javascript語言，采用SSH2三層架構(gòu)和Java跨平臺(tái)語言進(jìn)行開發(fā)，深入研究了企業(yè)事務(wù)管理系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了基于SSH2框架的可復(fù)用的數(shù)據(jù)訪問組件，減少了編程工作量。

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Analysis and Design of Common Transaction Management System

Ni Huacong,Wu Tiefeng
（Information Electronic Ttechnology College,Jiamusi University,Jiamusi 154007,China）

With the development of social economy and computer technology,enterprises are increasingly using computer systems to optimize enterprise management and improve management level.Starting from the background and significance of system research and based on the analysis of system business process and system functional requirements,BSstructure and Java technology are adopted to design the system.The main functions of the system include document management,notice announcement,meeting management and system management.The overall function structure diagram and document management flow chart are given.The use of the system changes the original work model of the company,and also has positive promotion on productivity improvement and time management optimization.

SSH2;B/Smodel;Transaction management

10.3969/j.issn.1002-2279.2017.06.015

B

1002-2279-（2017）06-0066-04

倪華聰（1996—），女，黑龍江省雙鴨山市人，本科在讀，主研方向：計(jì)算機(jī)科學(xué)，軟件工程。

2017-11-04