檔案管理的數(shù)字化建設與安全保密實施策略

張艷

摘 要： 本文首先分析了檔案管理的數(shù)字化建設存在的問題，包括檔案管理軟件的通用性不強、檔案管理數(shù)字化的安全性有待提高等。接著從提升對檔案管理數(shù)字化建設的認識，對檔案數(shù)字化建設進行技術創(chuàng)新等方面提出了檔案管理的數(shù)字化建設與安全保密實施策略。

關鍵詞： 檔案管理；數(shù)字化；安全保密

隨著信息技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展需求，檔案管理的數(shù)字化勢在必行，這也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要舉措?？v觀當前我國多數(shù)單位的檔案管理狀況可以看出，檔案管理的數(shù)字化建設還是存在一定的問題，安全性不能被控制，甚至出現(xiàn)了病毒攻擊導致的資料泄露等狀況。因此，要注重數(shù)字化建設的安全保密工作，實現(xiàn)檔案管理的科學化發(fā)展。

1、檔案管理的數(shù)字化建設存在的問題

首先，檔案管理數(shù)字化意識問題。對于檔案管理工作來說，在信息化時代，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化、自動化能夠為檔案管理信息化提供了強大的信息支撐。在檔案數(shù)字化管理過程中，新型的檔案管理軟件實現(xiàn)了管理內容的數(shù)字化，但是，部分單位對檔案管理的數(shù)字化建設認識不到位，甚至不重視這項工作，導致管理軟件之間的通用性不強，難以實現(xiàn)信息資源共享，影響了檔案管理工作的成效。

其次，檔案管理數(shù)字化的安全性有待提高。通過現(xiàn)代信息技術夠把檔案的信息與檔案載體分離開來，運用網(wǎng)絡系統(tǒng)把關鍵的信息共聯(lián)，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務?？v觀當前的檔案管理工作，由于檔案管理的規(guī)范化建設還存在漏洞，導致檔案管理數(shù)字化的安全問題被提升日程。因為電子檔案管理系統(tǒng)主要是通過用戶名和密碼進行安全性能防范，雖然相對比較方便，但是一旦出現(xiàn)密碼泄露或者丟失，就會對檔案資料的安全性產(chǎn)生威脅。

再次，檔案管理的數(shù)字化建設制度不完善。事實上，在檔案信息安全防護工作中，管理制度的重要性不言而喻。但是盡管如此，還有一些單位并沒有建立行之有效的檔案管理制度，出現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡非法運行和非法竊取問題得不到有效解決。在部分檔案信息丟失之后，并沒有建立有效的追蹤工作，這就使得數(shù)字化管理網(wǎng)絡安全問題停留在表面，并沒有真正的解決。

最后，檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)問題。作為檔案管理工作的實施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質對檔案工作的質量產(chǎn)生直接的影響。在信息化環(huán)境下，檔案數(shù)字化管理過程中，要求檔案管理人員具備良好的信息化素質，運用辦公自動化軟件處理檔案資料。但是部分檔案工作人員會按照自己的經(jīng)驗來進行工作開展，工作人員工作方式與習慣的不同會導致檔案管理比較混亂，隨意性大，效率低下，檔案管理人員的業(yè)務水平有待提升。加上現(xiàn)在很多檔案管理人員在計算機技術上的水平都不夠達標，工作素養(yǎng)有所缺失，這也是檔案管理數(shù)字化工作需要注意的問題之一。

2、檔案管理的數(shù)字化建設與安全保密策略

2.1提升對檔案管理數(shù)字化建設的認識

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理的數(shù)字化建設要先從思想上認識到位，注重工作效率方面的提升，還要關注對收集到的相關信息數(shù)據(jù)的深入挖掘，確保檔案信息庫的有序性與科學性。在信息化時代進行檔案數(shù)字化建設，用預先設定好的路徑，管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)進入檔案信息系統(tǒng)入口就可以完成數(shù)據(jù)的收集、記錄與傳遞，進而對系統(tǒng)中各項自動化的任務進行分析，簡化了檔案整理程序，提高了工作成效?？梢越n案目錄檢索庫，開展相應的信息檢索服務，結合檔案相關法律法規(guī)制定下發(fā)的檔案著錄細則，對所有的自主檔案進行編目整理，進而建立相應的數(shù)字資源庫，開發(fā)合適的檔案目錄檢索系統(tǒng)，通過輸入關鍵字就能查找出相應的檔案信息。

2.2對檔案數(shù)字化建設進行技術創(chuàng)新

基于長期保存需求需要把傳統(tǒng)檔案信息轉為數(shù)字化的形式，通過計算機網(wǎng)絡進行聯(lián)結，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫，具有復制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點，也減少了傳統(tǒng)檔案管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實現(xiàn)精確查詢的目標，增強檔案信息的共享性，確保了檔案信息共享與在線服務，實現(xiàn)檔案資料信息資源無損利用。總之，要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案進行數(shù)字化管理，要確保檔案管理的安全性與完整性，把傳統(tǒng)紙質檔案轉化為數(shù)字化電子檔案，并對每個檔案進行安全設置，方便檔案調取和利用，也能確保檔案的安全性。除此之外，還可以通過設置條形碼或者二維碼等方式來檢索檔案信息，提升文書檔案信息的應用成效與工作成效。明確檔案管理技術創(chuàng)新的意義，建立數(shù)字化管理意識，積極應用新的技術和手段，讓計算機技術為檔案管理提供幫助。

2.3建立完善的數(shù)字化檔案管理制度

隨著檔案數(shù)字化管理模式的轉變，要提升數(shù)字化建設成效與安全保密成效，需要建立完善的工作制度與方案。制度在文案管理中的作用就是引導和約束，隨著檔案業(yè)務的發(fā)展，制度也是要不斷完善的。要明確檔案數(shù)字化管理的目標，統(tǒng)籌兼顧階段性目標與總體目標之間的關系。結合單位的具體實際與軟件、硬件方面的實力，以數(shù)字化、科學化發(fā)展為理念，制定有效的工作制度，明確存在的問題，制定具體的操作標準與細則?？傊?，制度建設才能實現(xiàn)系統(tǒng)化的工作管理模式，規(guī)范檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，從而形成科學化、標準化的檔案管理模塊，提高檔案數(shù)字化建設工作的水準。

2.4提升檔案管理人員的數(shù)字化素養(yǎng)

要做好檔案管理數(shù)字化建設工作，要求檔案管理員的自身專業(yè)素質過硬，具備數(shù)字化管理意識，掌握計算機知識，還要具備很強的溝通協(xié)作能力，更需要他們在工作過程中不斷更新自己的知識，做到專精博通。尤其是要具備專業(yè)化的檔案管理知識，保持好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和安全工作，不要讓檔案發(fā)霉或被蟲咬，為數(shù)字化轉變打下堅實的基礎。嚴格履行檔案借閱制度，不能讓人隨意查閱檔案資料。此外，檔案管理人員還要有社會知識的積累，特別是計算機技術以及社會科學等方面，能夠讓知識變得更加多元化。在工作中提升自己，有集體觀念，在檔案管理工作中體現(xiàn)自己的價值。因此，單位管理人員要定期組織檔案管理人員進行計算機技能測試與職業(yè)能力測試，針對測試中不足得到地方制定培訓方案，從而提升其工作能力與工作效率。

2.5提升檔案數(shù)字化管理的安全管理成效

首先，強化檔案管理工作人員用戶權限管理和訪問控制。在檔案數(shù)字化管理安全防范過程中，權限管理與訪問控制是其中的重要環(huán)節(jié)。強化用戶權限管理與訪問能夠有效的識別計算機網(wǎng)絡信息安全隱患。通常都是在網(wǎng)絡信息入口之處設置相應的訪問控制環(huán)節(jié)，通過認證和識別用戶的身份，非本用戶難以進入到檔案信息管理界面，只有通過識別之后合法的用戶才能進去。其次，利用防火墻技術做好網(wǎng)絡隔離。為了提高檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的處理成效，需要技術人員在防火墻方面下功夫，監(jiān)控和選擇信息源，之后根據(jù)需求獲取有效數(shù)據(jù)資源。在對獲取的檔案信息進行加工和整理的時候，工作人員要進行綜合考量，對數(shù)據(jù)信息進行分類管理。所以，在檔案信息存儲的時候，要盡可能的把信息往內部管理傾斜，定時檢測檔案內部管理與外部管理存在的安全隱患，通過防火墻技術將其清除。

結論

綜上所述，檔案管理的數(shù)字化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，要不斷提升管理技術與管理人員數(shù)字化綜合素養(yǎng)，對檔案數(shù)字化建設進行技術創(chuàng)新，提升檔案數(shù)字化管理的安全管理成效。

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