對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)的思考

張曉紅

檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，具有承前啟后的作用，是做好檔案綜合管理的必要條件。信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作提出了更高的要求。與此同時(shí)，統(tǒng)計(jì)信息技術(shù)的發(fā)展使檔案統(tǒng)計(jì)的信息化成為可能，只有更好地開展檔案統(tǒng)計(jì)利用工作，更大程度地發(fā)掘檔案的潛在價(jià)值，更加全面地提供檔案信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)信息化管理的跨越式發(fā)展。

一、檔案統(tǒng)計(jì)信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

檔案是一種重要的信息資源，檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的需要，也是單位發(fā)展的需要。通過開發(fā)檔案信息資源，才能實(shí)現(xiàn)其最終的是提供利用目的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式采用的是人工保管和調(diào)閱利用，不僅占用了大量的庫(kù)房空間，提高了管理成本，而且檔案資料在保存和使用時(shí)較易受到損壞，查閱檔案的效率也比較低；實(shí)現(xiàn)檔案信息化以后，不僅查閱檔案的效率將得到很大的提高，檔案管理人員也將有更多時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作，還可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。 信息化檔案統(tǒng)計(jì)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，為單位所有人員提供全面、權(quán)威的專業(yè)資料以及相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等各項(xiàng)知識(shí)，拓寬行業(yè)視角和知識(shí)面，起到很好的幫助、指導(dǎo)作用，有效地促進(jìn)單位的發(fā)展。醫(yī)院檔案統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)尤為重要和緊迫，現(xiàn)在醫(yī)院在工作過程中通過計(jì)算機(jī)為每位患者建立電子檔案，產(chǎn)生了大量的文字、圖表等文件，如何完整地保存和高效地查閱和利用，將直接影響到以后的后續(xù)服務(wù)。

二、要加大檔案信息化建設(shè)力度

單位檔案是單位活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)單位的發(fā)展具有重要作用。以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，已經(jīng)極大地影響著經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活和社會(huì)發(fā)展過程。信息化已經(jīng)成為單位現(xiàn)代化的重要標(biāo)志和單位生存、發(fā)展的重要保障。信息化對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術(shù)、方法帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。 醫(yī)院病歷檔案管理要借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、文件存儲(chǔ)數(shù)字化和文件管理動(dòng)態(tài)化，也就是建設(shè)電子文件管理系統(tǒng)。電子文件管理系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)合二為一的文件管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是針對(duì)某一個(gè)或若干個(gè)電子文件，從電子文件的生成開始，到電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案，到電子檔案的管理與提供利用，到對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移或銷毀為止，能夠通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行相應(yīng)控制與有效管理的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理軟件系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)的檔案檢索系統(tǒng)不再是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，而是作為電子文件管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)。也就是說(shuō)電子文件管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)字檔案信息的管理不僅限于存儲(chǔ)和檢索，而是發(fā)展為能夠跟蹤和管理文件整個(gè)生命周期，實(shí)現(xiàn)電子文件收集、管理、處置、信息檢索及投遞利用的管理系統(tǒng)。電子文件和電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)文件管理來(lái)說(shuō)是全新的模式，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)和開發(fā)研究，建立適應(yīng)單位信息化發(fā)展要求的檔案管理模式。

三、如何做好檔案統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)

作為單位的檔案，要圍繞單位的大局和中心工作。在實(shí)際工作中如何推進(jìn)單位的檔案統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)，我認(rèn)為可以從以下幾方面考慮。

（一）明確檔案統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)的目標(biāo)

單位檔案統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)的目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)各類檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享查詢，并實(shí)現(xiàn)各類檔案管理信息的綜合統(tǒng)計(jì)，提高檔案信息為單位各項(xiàng)服務(wù)的能力。目前，重點(diǎn)要建設(shè)以數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享為主要內(nèi)容的數(shù)字檔案室，加快基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，并結(jié)合單位的發(fā)展，單位檔案統(tǒng)計(jì)管理的需要，不斷充實(shí)、不斷完善；建設(shè)統(tǒng)計(jì)信息和文檔一體化平臺(tái)，為網(wǎng)絡(luò)電子文件管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。

（二）檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和方式

單位檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來(lái)完成。單位檔案統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)就是要改變這一狀況，建立文檔一體化系統(tǒng)，將傳統(tǒng)檔案室變革為數(shù)字檔案室。為此，檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)化方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)及其他存儲(chǔ)模式等先進(jìn)手段，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。要加強(qiáng)加快綜合管理信息統(tǒng)計(jì)一體化平臺(tái)的建設(shè)，快速高效地實(shí)現(xiàn)檔案信息的再利用，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案管理工作的管理能力將會(huì)極大地提高，利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作的管理范圍將會(huì)擴(kuò)大，通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理是比較方便而可行的方法。隨著單位電子辦公管理系統(tǒng)的發(fā)展，歸檔的規(guī)范，將形成越來(lái)越多的電子文件。電子文件歸檔與電子檔案管理流程顯得更加重要，加強(qiáng)電子檔案的管理和利用已成為單位檔案工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。只有把紙質(zhì)載體、模擬信號(hào)的檔案轉(zhuǎn)化為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案，才能有利于檔案統(tǒng)計(jì)信息快速統(tǒng)計(jì)和準(zhǔn)確服務(wù)。當(dāng)然在單位檔案統(tǒng)計(jì)信息化過程中一定要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。

四、檔案統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案管理方式的規(guī)范

檔案的規(guī)范管理在一定程度上提高了管理效率，可以縮短檔案管理工作時(shí)間，擴(kuò)大工作空間，改善工作程序，加快工作速度，對(duì)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的高效運(yùn)行有很大的促進(jìn)作用。檔案統(tǒng)計(jì)信息化建設(shè)帶來(lái)了觀念的更新和形象的轉(zhuǎn)變，使檔案工作的內(nèi)容更加豐富，技術(shù)含量極大提高，檔案工作重心也轉(zhuǎn)移到與信息化相關(guān)的工作上。這些深刻變化，必將對(duì)今后單位的檔案工作和單位的發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。

總之，通過檔案統(tǒng)計(jì)信息化，我們可能會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)利用的某些規(guī)律，如利用者的喜愛，也許還能夠合理預(yù)測(cè)趨向。醫(yī)院業(yè)務(wù)部門應(yīng)該積極主動(dòng)地將這些統(tǒng)計(jì)成果運(yùn)用到服務(wù)工作中去，及時(shí)調(diào)整服務(wù)重點(diǎn)或者提前做好服務(wù)計(jì)劃，為整個(gè)醫(yī)院科學(xué)發(fā)展提供有效服務(wù)。