淺談綜合檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)與檢索系統(tǒng)建設(shè)

摘 要：加強(qiáng)綜合檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，促進(jìn)綜合檔案館信息檢索系統(tǒng)的完善與優(yōu)化，為促進(jìn)檔案管理與綜合利用開(kāi)發(fā)提供理論參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)據(jù)庫(kù)；檢索系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)與信息檢索系統(tǒng)建設(shè)是綜合檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)綜合檔案開(kāi)發(fā)應(yīng)用的重要基礎(chǔ)，筆者擬結(jié)合工作實(shí) 踐就如何加強(qiáng)綜合檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及信息系統(tǒng)的完善與優(yōu)化談幾點(diǎn)看法。

1加強(qiáng)綜合檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

1.1優(yōu)化館藏，完善檔案信息資源結(jié)構(gòu)

各級(jí)綜合檔案館館藏信息資源的一個(gè)突出問(wèn)題就是信息資源類型較為單一。綜合檔案館館藏資源的豐富程度將直接影響到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，進(jìn)而影響到整個(gè)檔案信息檢索系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)。因此，在進(jìn)行館藏資源建設(shè)時(shí)，應(yīng)擴(kuò)大檔案信息資源的收集面，對(duì)于關(guān)系民生、民情等人民群眾切身利益的檔案信息資源優(yōu)先收集整理和開(kāi)發(fā)利用，具有典型意義的事件、人物的檔案，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。不同的檔案館可以根據(jù)自身的情況選擇不同的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮館藏檔案信息資源的最大價(jià)值。

1.2重視數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量，突出特色數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

綜合檔案館在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，應(yīng)首選能突出館藏特色檔案信息資源進(jìn)行全文數(shù)字化處理，因?yàn)椤疤厣^藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在” ；選擇本館利用率較高的核心檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化，并且開(kāi)發(fā)種類齊全的檔案信息資源，包括政治的、經(jīng)濟(jì)的、科學(xué)的以及民生等方面，在提供目錄數(shù)據(jù)庫(kù)利用的同時(shí)，建立強(qiáng)大的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，針對(duì)某一專題研究或某些專業(yè)利用者的利用需求，建立相應(yīng)的檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，最大限度的滿足用戶對(duì)檔案信息資源的利用需求。

1.3加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)研究力量的整合

“數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享和文獻(xiàn)信息檢索自動(dòng)化的重要基礎(chǔ)和前提之一?！?各級(jí)綜合檔案館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量的參差不齊、技術(shù)創(chuàng)新的不足也體現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)科研力量的匱乏。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不能只是檔案部門的“單打獨(dú)斗“和“閉門造車”，而應(yīng)該是檔案界工作人員、信息技術(shù)公司相關(guān)學(xué)術(shù)團(tuán)體以及政府部門的學(xué)者等眾多力量進(jìn)行整合。將這些力量中深厚的理論研究、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、強(qiáng)有力的技術(shù)支持和多元的社會(huì)視角等優(yōu)勢(shì)凝聚起來(lái)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的組建、應(yīng)用和安全維護(hù)等實(shí)際操作層面的建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)。

2促進(jìn)綜合檔案館信息檢索系統(tǒng)的完善與優(yōu)化

在建立了強(qiáng)大的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之后，完善的檢索服務(wù)系統(tǒng)是直接為利用者提供檔案信息資源利用的根本途徑，借助便捷的檢索系統(tǒng)，才可以使利用者迅速地查找到所需的檔案信息，滿足用戶的信息利用需求。

2.1檔案信息檢索途徑的多元化

檔案信息檢索系統(tǒng)中除了要有分類檢索、主題檢索，題名檢索、人名檢索、組織機(jī)構(gòu)檢索等多種檢索途徑外，還應(yīng)該在信息檢索方式上更加完善，要有簡(jiǎn)單查詢模式、模糊查詢模式和高級(jí)查詢模式等多種檢索方式，以方便利用者在使用各種關(guān)鍵字的情況下利用簡(jiǎn)單查詢、模糊查詢以及高級(jí)查詢等模式查詢到所需檔案信息資源，確保檢索結(jié)果的查全率和查準(zhǔn)率。

比較完善的檔案信息檢索系統(tǒng)還應(yīng)該在信息檢索的深度與廣度上有所拓展。首先，從信息檢索廣度角度講，檢索系統(tǒng)的涵蓋面要廣，既可以進(jìn)行站內(nèi)檢索又可進(jìn)行站外檢索，加強(qiáng)各級(jí)綜合檔案館之間橫向和縱向的相互聯(lián)系。在設(shè)計(jì)信息檢索系統(tǒng)或檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)留有與其他檔案機(jī)構(gòu)對(duì)接口，換言之，信息檢索系統(tǒng)應(yīng)具有較強(qiáng)的可擴(kuò)展性和兼容性，這樣才能涵蓋更多更全面的檔案信息資源，確保利用者方便快捷地查找到所需的檔案信息資源。其次，從信息檢索深度角度講，檢索系統(tǒng)應(yīng)該滿足利用者在檢索時(shí)能夠最大限度地利用關(guān)鍵字檢索到檔案信息資源的全文或部分原文信息。通過(guò)增加一次檔案信息可以使用戶直接利用到檔案原文，突出了檔案原始記錄性這一本質(zhì)特性，通過(guò)增加三次檔案信息，可以幫助用戶節(jié)約查找檔案信息的時(shí)間和精力，為利用者提供更為全面而詳實(shí)的檔案信息，既擴(kuò)展了檢索系統(tǒng)的檢索深度，一定程度上也體現(xiàn)了本館檔案編纂工作的水平。

2.2 檔案信息檢索權(quán)限設(shè)置要嚴(yán)密

綜合檔案館應(yīng)及時(shí)區(qū)分開(kāi)放文件、檔案的范圍，及時(shí)審查調(diào)整直至解除期滿檔案的密級(jí)，開(kāi)放一切可以開(kāi)放利用的檔案信息資源，并加速這類信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，讓其在現(xiàn)代化信息技術(shù)條件下，發(fā)揮更大的作用。另外，對(duì)這類檔案信息資源的開(kāi)放程度要擴(kuò)大，只要是可以開(kāi)放利用的檔案，就不僅只提供目錄和索引，還應(yīng)盡可能地提供全文查閱。

對(duì)于檔案檢索系統(tǒng)而言，在檢索權(quán)限設(shè)置過(guò)程中，要明確哪些檔案信息資源不需要設(shè)置權(quán)限都可以開(kāi)放利用，哪些檔案信息資源僅對(duì)一些特定的利用者進(jìn)行公開(kāi)利用，所以這需要設(shè)置嚴(yán)密的檢索權(quán)限?！皺z索權(quán)限包括訪問(wèn)權(quán)限及數(shù)據(jù)庫(kù)管理權(quán)限等，訪問(wèn)權(quán)限是一般利用者通過(guò)檢索系統(tǒng)進(jìn)行檢索時(shí)對(duì)于帶有一定密級(jí)或者其他重要性的檔案信息資源，需要有一定的訪問(wèn)權(quán)限，利用者可以通過(guò)申請(qǐng)，等待資格進(jìn)行審核，確認(rèn)真實(shí)無(wú)誤后方可獲得使用權(quán)限登錄檢索系統(tǒng)進(jìn)行查詢利用”。

2.3 加強(qiáng)綜合檔案館門戶網(wǎng)站建設(shè)

用戶界面設(shè)計(jì)應(yīng)突出“以用戶為中心”。目前，公眾更多的是通過(guò)檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行查詢、利用、獲取檔案信息資源，這是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的最普遍、最主要的方式?！爱?dāng)今的網(wǎng)站世界依然盛行“眼球經(jīng)濟(jì)”，用戶的高訪問(wèn)量、高回頭率是網(wǎng)站建設(shè)成功與否的重要標(biāo)志?！?然而，各級(jí)綜合檔案館的信息檢索界面普遍存在欄目設(shè)置千篇一律，字體、色彩缺乏美感，信息容量小、更新速度慢，信息媒體形式單一、用戶參與度低等問(wèn)題。“一個(gè)信息檢索系統(tǒng)，如果對(duì)用戶來(lái)說(shuō)，取得信息比不取得更傷腦筋和 更麻煩的話，就不會(huì)得到利用?！?檢索界面是用戶獲取信息資源的操作環(huán)境，它是否友好、方便、人性化直接影響到用戶信息利用的程度。綜合檔案館的用戶界面設(shè)計(jì)的定位應(yīng)該以便民、利民為目的，這就要求檔案館更加注重對(duì)用戶的分析，這對(duì)于能否設(shè)計(jì)出符合用戶慣常使用習(xí)慣的友好的檢索界面至關(guān)重要。

重視網(wǎng)頁(yè)質(zhì)量，重視信息技術(shù)人員的參與。綜合檔案館信息檢索的頁(yè)面是檔案網(wǎng)站與用戶交流的第一窗口，檢索頁(yè)面質(zhì)量的高低將直接影響用戶的利用活動(dòng)。網(wǎng)頁(yè)界面設(shè)計(jì)是一項(xiàng)比較繁瑣細(xì)致又很有技術(shù)含量的工作，同時(shí)也需要有一定的審美能力，特別是對(duì)于綜合檔案館的頁(yè)面設(shè)計(jì)而言，既要使用不同的文字、圖片、背景顏色及措辭等使頁(yè)面圖文并茂，又要突出檔案信息歷史真實(shí)性和現(xiàn)實(shí)觀感，還要體現(xiàn)出檔案館網(wǎng)站自身獨(dú)特的風(fēng)格和個(gè)性。

參考文獻(xiàn)：

[1]王阿陶.我國(guó)數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的比較研究[D].碩士學(xué)位論文，四川大學(xué)，2007，67

[2]馮登峰.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的制約因素與對(duì)策[D].碩士學(xué)位論文，安徽大學(xué)，2010，23

作者簡(jiǎn)介：

李雪（1984—），女，山東平度人，碩士研究生學(xué)歷，館員。