做好醫(yī)院綜合檔案管理的思考及對策

孫娟娟

摘 要：圍繞醫(yī)院綜合檔案管理日益趨向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的新要求，本文作者對醫(yī)院綜合檔案管理中存在的問題進行了剖析，針對如何做好醫(yī)院綜合檔案管理工作，提出了加強組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)，嚴(yán)格檔案材料收集和立卷工作，推進檔案信息化建設(shè)，強化檔案管理安全保障等對策，進行了有實踐意義的探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案理；對策

醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院在行政管理、質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)、科研教學(xué)等各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及實物等不同載體和介質(zhì)的真實歷史記錄，既涉及到醫(yī)院本身的歷史發(fā)展傳承，更關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。加強醫(yī)院綜合檔案管理，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)，也是醫(yī)院今后發(fā)展和做好各項工作的必要條件和依據(jù)。

當(dāng)前，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷拓展深化，醫(yī)院綜合檔案管理日益趨向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化，面對新形勢新要求，需要進一步改善檔案保障條件，進一步創(chuàng)新檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機制等，進一步加強綜合檔案的全方位開發(fā)利用。因此，加強醫(yī)院綜合檔案管理在整個醫(yī)院管理工作中有著非常重要的意義。

1.現(xiàn)階段醫(yī)院綜合檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理機構(gòu)、制度不健全。當(dāng)前，醫(yī)院綜合檔案管理工作普遍存在管理機構(gòu)不明確、管理制度不健全、管理模式不清晰等問題，一定程度上制約了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進程。有些醫(yī)院沒有明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，沒有成立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室，只是將檔案管理工作掛靠在醫(yī)院辦公室，或者分散在不同的科室、部門各自管理，沒有專人負(fù)責(zé)綜合檔案管理工作。涉及檔案管理的制度、職責(zé)不健全，缺乏檢查考核措施。在醫(yī)院綜合目標(biāo)管理考核中，一般也沒有將綜合檔案管理納入目標(biāo)考核。管理模式上缺乏監(jiān)管制約機制，各部門、科室各自為政，管理標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，不僅浪費了檔案管理的人力物力，而且嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理的全面建設(shè)。

1.2檔案材料收集不全面、不及時。醫(yī)療工作涉及的領(lǐng)域越來越寬泛，醫(yī)院綜合檔案管理的內(nèi)涵和外沿也在不斷擴展，綜合檔案的范圍由當(dāng)初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等擴充為科研檔案、膠片檔案、圖文檔案、實物檔案、數(shù)據(jù)檔案等等。由于沒有明確納入檔案管理的范圍，各醫(yī)院僅僅根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，或者有些科室為滿足日常工作的需求，將應(yīng)納入醫(yī)院管理的檔案私自留存在科室管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案的完整性、連續(xù)性和傳承性。

1.3檔案管理信息化應(yīng)用較差，缺乏遠期規(guī)劃。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)等在醫(yī)院管理中廣泛應(yīng)用，但在檔案管理中卻很少應(yīng)用到。許多醫(yī)院的綜合檔案管理還停留在手工收集、歸檔、檢索的階段，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，但卻很少有醫(yī)院將檔案管理納入醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，造成檔案管理水平落后于醫(yī)療業(yè)務(wù)水平。檔案管理水平的滯后，又反過來影響醫(yī)院管理水平的提高，影響醫(yī)療業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。

1.4 檔案管理硬件建設(shè)缺失，安全保障措施不到位。檔案管理對硬件設(shè)施、設(shè)備的要求比較高，但在實際工作中，許多醫(yī)院為滿足臨床業(yè)務(wù)用房需求，大幅度壓縮管理業(yè)務(wù)用房，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案庫房不足、硬件條件不達標(biāo)、檔案管理設(shè)備落后陳舊等問題。即使有專門的檔案庫房，也很難完全達到國家檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。檔案管理的安全保障措施也亟待加強，檔案管理人員本身重視不足，認(rèn)為檔案管理的重點在檔案的收集、整理和利用。醫(yī)院對檔案的安全保障工作重要性也不足，存在不愿投資建設(shè)檔案庫房、引進檔案管理設(shè)備等問題。

2.今后做好醫(yī)院綜合檔案管理的對策

2.1加強組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)。醫(yī)院檔案管理工作要始終堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則，及時調(diào)整檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和管理辦公室，建立專兼職檔案管理隊伍；全面貫徹落實檔案工作法律、法規(guī)、規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁檔案管理違法違紀(jì)行為；將檔案工作納入醫(yī)院綜合目標(biāo)考核范圍，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查，嚴(yán)格落實獎懲措施；修訂、完善醫(yī)院檔案管理制度，建立完備的檔案工作制度體系，包括文件材料歸檔和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、庫房管理、檔案工作獎勵和責(zé)任追究等制度。

2.2 嚴(yán)格檔案材料收集和立卷工作。認(rèn)真執(zhí)行檔案歸檔制度，加大檔案收集整理力度。對于國家規(guī)定要求整理歸檔的文件、材料，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)管盡管。依據(jù)醫(yī)院各部室的文件材料歸檔范圍，從源頭上加強對文書、科技、會計及照片、聲像等各種門類、各種載體檔案的收集，維護檔案資源的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。推進部門立卷工作。檔案形成部門負(fù)責(zé)人或承辦活動（項目）的負(fù)責(zé)人是歸檔文件質(zhì)量第一責(zé)任者，在文件歸檔前應(yīng)對文件齊全、完整、準(zhǔn)確、真實、整理規(guī)范情況進行審查。檔案管理部門依照法規(guī)制度對應(yīng)歸檔文件的形成過程、形成質(zhì)量、原始屬性、法律效用標(biāo)識等進行動態(tài)監(jiān)管，確保歸檔文件材料的真實性、原始性、完整性。

2.3 推進檔案信息化建設(shè)。加強醫(yī)院檔案在存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化方面的建設(shè)，一是提高檔案管理的自動化水平。配備檔案信息化管理需要的工作站、打印機、復(fù)印機、掃描儀、光盤刻錄機、照相機、錄音錄像等設(shè)備。二是配備信息化檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理信息化；開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，實現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化；逐步實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)部門工作銜接，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。將電子文件歸檔管理工作納入醫(yī)院辦公自動化等信息化建設(shè)總體規(guī)劃，同步建設(shè)。

2.4 強化檔案管理安全保障。按照國家規(guī)定配備完善的消防、安保、溫度濕度控制及容災(zāi)備份、應(yīng)急電源等檔案安全設(shè)施、設(shè)備。檔案庫房達到防火、防水、防潮、防蟲鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁“九防”要求，庫房內(nèi)溫濕度控制符合國家規(guī)定。完善人防、物防、技防、聯(lián)防體系，落實檔案安全制度；嚴(yán)防信息丟失、外泄和秘密泄露，對涉密檔案進行數(shù)字化保密處理。健全檔案信息數(shù)據(jù)安全管理機制和電子檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)管理等安全保障措施，確保檔案信息安全。建立完善檔案安全應(yīng)急管理制度，制訂檔案災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案，并經(jīng)常組織演練、培訓(xùn)，提高危機事件發(fā)生時相關(guān)責(zé)任人按照預(yù)案有序處置的能力。

綜上所述，醫(yī)院綜合檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，要不斷探索發(fā)展，提高綜合檔案的利用率，完善科學(xué)的檔案管理方法，發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院決策中的參考作用，為醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提供堅實的支持和保障。

參考文獻：

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