數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施

宋春燕

摘 要：本文從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了數(shù)字化信息在醫(yī)院檔案管理中的意義，最后提出了數(shù)字化信息背景下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新措施的對策和建議，希望有助于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化；醫(yī)院檔案管理；創(chuàng)新措施

1.數(shù)字化信息對醫(yī)院檔案管理的意義

數(shù)字化信息技術(shù)在整個醫(yī)院管理系統(tǒng)中的應(yīng)用極大地提高了管理效率和運營效率，同時也系統(tǒng)地規(guī)范了信息管理行為，使得醫(yī)療人員信息、管理信息和患者病例信息的管理更加清晰，改變了過去低效的文件保存和傳輸方式，同時也降低了運營成本，大大提高了醫(yī)院的整體競爭力。

1.1有利于社會發(fā)展的需要

如今，我國數(shù)字信息的發(fā)展速度日新月異?；ヂ?lián)網(wǎng)的全面普及有力地推動了數(shù)字信息的建設(shè)，不同規(guī)模的各種數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計管理不斷滿足人們?nèi)找鎻娏业男畔⑿枨?。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案工作的需要，加強醫(yī)院檔案工作的數(shù)字化信息管理是適應(yīng)社會發(fā)展的客觀需要。

1.2有利于醫(yī)院檔案信息的整合和共享

對于醫(yī)院來說，檔案管理的數(shù)字化信息化不僅可以降低檔案管理成本，提高管理效率，而且有利于檔案信息的共享。資源整合在醫(yī)院工作中一直處于非常重要的地位。與其他學(xué)科相比，醫(yī)學(xué)對嚴(yán)謹(jǐn)性、可靠性、科學(xué)性和客觀性有很高的要求。因此，門診和臨床醫(yī)務(wù)人員都需要查閱大量材料，以確保他們的醫(yī)療實踐不會失敗。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)有利于醫(yī)務(wù)人員更快、更方便、更高效地獲取他們需要的信息或資料，通過網(wǎng)絡(luò)搜索功能，他們可以更準(zhǔn)確、更快速地找到所需的文件和資料，同時提高原始檔案的應(yīng)用程度和范圍，更有利于醫(yī)院各部門和醫(yī)務(wù)部門的瀏覽需求。總之，數(shù)字化信息可以在更大程度上有效優(yōu)化醫(yī)院檔案管理資源。

2醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

2.1醫(yī)院對檔案管理重視不夠

目前，許多醫(yī)院檔案管理采用了較為傳統(tǒng)的方式，這是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理落后的一個重要原因。因為檔案管理不是醫(yī)院的直接創(chuàng)收項目，大多數(shù)醫(yī)院都不愿意將時間和精力投入這項工作。這樣做的后果無疑會導(dǎo)致忽視醫(yī)院的檔案管理，更難以認(rèn)識到信息化對檔案管理的重要性。

2.2醫(yī)院檔案管理信息意識不足

從當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的過程可以看出，醫(yī)院對檔案管理信息化的認(rèn)識普遍較低，一些檔案管理人員不專業(yè)，甚至“兼職”做自己的工作，只有當(dāng)他們有空或完成自己的工作后，檔案才會被整理和管理。與此同時，管理人員對檔案管理的專業(yè)信息技術(shù)知之甚少，也沒有精力專門研究它，導(dǎo)致檔案管理仍然處于相對落后的水平。此外，一些管理人員沒有相應(yīng)的專業(yè)知識，這也是檔案信息管理進(jìn)展緩慢的原因之一。

2.3醫(yī)院的檔案管理制度不夠完善

管理制度不完善，也是導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理落后的另一重要原因。就目前看來，很多醫(yī)院在建立檔案的時候缺乏統(tǒng)一的管理制度和模式，尤其是在基層醫(yī)院體現(xiàn)更明顯一些。導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息資源利用率低下，失去了檔案應(yīng)有的價值。雖然很多醫(yī)院制定了有關(guān)檔案的管理制度，但是一般都是對各級、各類工作和人員的工作信息、職責(zé)進(jìn)行的記錄，很少會系統(tǒng)的對檔案的制度進(jìn)行考究，這就導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作呈現(xiàn)出一種隨意性。同時，醫(yī)院檔案管理也缺乏相應(yīng)的制度考核和管理，工作也時常產(chǎn)生問題。最常見的有，缺乏完善的檔案借閱制度，導(dǎo)致歸還不及時，破損現(xiàn)象時有發(fā)生，并且還易發(fā)生檔案丟頁，丟失等現(xiàn)象，而且在尋找時，因時間較長和責(zé)任不到位極難落實到人，給檔案管理工作造成一定的損失。

2.4檔案管理人員綜合水平不高

檔案管理的工作既無聊又乏味，日復(fù)一日的工作內(nèi)容使得大多數(shù)管理者缺乏工作熱情，更加舒適和懶惰，對工作質(zhì)量的要求也更低。目前，一些醫(yī)院檔案人員處于多種職位，其中大多數(shù)不是檔案管理專業(yè)人員，而是從護(hù)理、行政、藥學(xué)和其他部門借調(diào)過來的，這導(dǎo)致了檔案管理員工的專業(yè)水平、文化素養(yǎng)和理論知識參差不齊。此外，醫(yī)院通常只注重培養(yǎng)科研和醫(yī)療方面的人才，沒有將檔案管理人員納入后備人才的培訓(xùn)名單，這導(dǎo)致檔案管理人員缺乏科學(xué)和系統(tǒng)的培訓(xùn)，他們無法享受繼續(xù)再教育，使檔案管理處于被動狀態(tài)。

3醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1加強醫(yī)院檔案管理對數(shù)字化信息化的認(rèn)識和重視

開展醫(yī)院檔案管理的信息化管理和創(chuàng)新，主要是提高醫(yī)院檔案管理人員的信息化意識。首先，文件管理人員應(yīng)該認(rèn)識到數(shù)字信息對文件管理的重要性，并將數(shù)字信息視為文件管理的重要技術(shù)和方法。同時，要加強數(shù)字信息檔案建設(shè)，加大投入，進(jìn)一步推動數(shù)字信息檔案管理的快速發(fā)展。其次，要加強數(shù)字信息技術(shù)，促進(jìn)干部、職工和群眾的檔案管理，為信息檔案管理提供群眾基礎(chǔ)。第三，繼續(xù)加大醫(yī)院各部門對信息化的參與，積極動員各職能部門的參與與合作，將檔案管理信息化建設(shè)和醫(yī)療教學(xué)放在管理日程的首位。檔案管理與信息化有機融合、相互并存。

3.2不斷完善檔案管理體系

醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自身實際情況，制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度，針對檔案的資料收集、錄入、完善、分類、保管等各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，這是確保醫(yī)院檔案管理工作能夠得以順利開展的前提。只有提前制定一套完整統(tǒng)一的規(guī)章制度，才能使工作人員在日常管理工作中依照制度執(zhí)行工作職責(zé)，做到有法可依、有據(jù)可循，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時，還應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入績效考核，把檔案管理的工作質(zhì)量與員工績效相掛鉤，全面采取崗位責(zé)任制，督促檔案管理人員的日常工作，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3.3加強檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)

隨著數(shù)字信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理信息化已成為主要發(fā)展趨勢。因此，醫(yī)院需要加強檔案管理信息化建設(shè)，積極為檔案管理人員提供相應(yīng)的硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)備，使檔案管理能夠隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化信息化的目標(biāo)。例如，通過引入電子信息錄入系統(tǒng)等相關(guān)軟件，檔案管理人員可以通過與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)建立完整的電子檔案，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化和共享，實現(xiàn)健康檔案的多渠道動態(tài)管理。這不僅可以減少醫(yī)院人力和物力的消耗，而且有助于快速發(fā)現(xiàn)、修改和改進(jìn)未來的檔案信息，大大提高檔案管理的效率。

3.4提高檔案管理的服務(wù)意識

醫(yī)院是為社會公眾服務(wù)性行業(yè)，也是國家衛(wèi)生系統(tǒng)中較大的窗口單位。實現(xiàn)社會公眾個性化服務(wù)需求，通過良好周到的檔案服務(wù)，由傳統(tǒng)落后，效率低下的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化服務(wù)模式，不斷改變服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，全面提升管理高效的工作人員專業(yè)素質(zhì)，真正做到服務(wù)意識與時俱進(jìn)，以適應(yīng)檔案管理科學(xué)發(fā)展的新要求。

4結(jié)束語

醫(yī)院檔案是一種匯總數(shù)據(jù)，詳細(xì)記錄了患者醫(yī)療的整個過程。它們不僅是基本公共衛(wèi)生的組成部分，也是疾病預(yù)防和控制的重要參考材料。這是醫(yī)院非常豐富的無形資產(chǎn)。通過查閱檔案，我們可以知道疾病在某個時間的峰值以及相應(yīng)的治療措施，從而為臨床治療方案提供有力的依據(jù)。因此，醫(yī)院檔案管理應(yīng)利用數(shù)字信息技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理，以確保檔案管理與時俱進(jìn)，適應(yīng)新時代的要求。

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