事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)思路

李曉東

【摘 要】人事檔案在事業(yè)單位用人工作中具有重要作用，在開展人力資源管理過程中，發(fā)揮好人事檔案的作用，不僅有助于選拔高素質(zhì)的管理人才，也有利于提高組織人事的管理效能。因此，探索事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)思路，具有重要現(xiàn)實意義。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；信息化；思路

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：11007-0125（2018）30-0233-02

新時期人事制度改革逐步深化，事業(yè)單位人力資源管理工作邁入新階段。人事檔案不僅包含事業(yè)單位工作人員的基本信息，能為人力資源管理工作提供參考信息。全面加快人事檔案信息化建設(shè)，服務(wù)事業(yè)單位人事工作。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的價值

首先，有助于選拔適應(yīng)社會發(fā)展需求的管理人才。事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)不僅是人才隊伍管理工作的現(xiàn)實需要，也是組織人事工作逐漸實現(xiàn)科學(xué)化，提高運作效能的必要手段。實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，才能發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)于經(jīng)濟社會發(fā)展。其次，有助于全面提高組織工作效能。世界各個國家在政治、經(jīng)濟以及意識形態(tài)等方面存在諸多差異，但是在人力資源管理中都崇尚“低成本、高效率”的價值取向。事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，不僅有助于全面提升工作效能，提高整個組織管理水平。因此，全面推進事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)具有重要現(xiàn)實價值。

二、人事檔案信息化建設(shè)必須做好頂層設(shè)計

首先，建立人事檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，編制科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃。事業(yè)單位人事檔案信息化往往涉及多個方面，是一項系統(tǒng)性工程，需要成立人事檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，從工作需要、事業(yè)單位今后發(fā)展進行統(tǒng)籌考慮，針對性進行資源投入，確保建立的信息化建設(shè)規(guī)劃能順利實施。與此同時，也要編制科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃，明確指導(dǎo)原則、指導(dǎo)思想，提出符合實際的具體目標(biāo)、任務(wù)，通過制定切實可行的措施來全面推進信息化建設(shè)。以規(guī)劃為抓手，建立網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)系統(tǒng)的協(xié)同整合，創(chuàng)建能實現(xiàn)共享的數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)，明確數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)管理及使用的原則。需要說明的是，在明確人事檔案管理工作制度體系后，進行統(tǒng)一推進，確保信息化建設(shè)的規(guī)模效應(yīng)能得到全面發(fā)揮。其次，明確建設(shè)資金來源。善于打破事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)中存在的分級管理體制，明確人事檔案信息化建設(shè)經(jīng)費來源渠道，并在當(dāng)?shù)毓芾聿块T統(tǒng)一制定與規(guī)劃下，確保資金使用到位。當(dāng)然，人事檔案信息化建設(shè)資金也要注重來源的多元化，鼓勵企業(yè)投入到事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)中，采用政策激勵等措施，激發(fā)其投身人事檔案建設(shè)的積極性，提高事業(yè)單位人事檔案管理整體效益。

三、全面推進人事檔案材料的數(shù)字化

檔案材料數(shù)字化不僅要創(chuàng)建人事檔案信息云數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用奠定扎實的基礎(chǔ)，也利于實現(xiàn)信息化建設(shè)的效益，而且檔案材料的數(shù)字化也是人事檔案管理的未來趨勢，尤其是伴隨我國信息化建設(shè)的持續(xù)推進，安全保障性能日漸提升，工作效能逐步優(yōu)化，電子信息、紙質(zhì)檔案同時運作的雙軌制將最終趨于單軌制，實現(xiàn)電子信息管理利用，將是人事檔案管理發(fā)展的趨勢。當(dāng)前，人們對紙質(zhì)檔案存在依賴心理，對電子文件不信任。雙軌制的存在，消耗了信息化建設(shè)效能，導(dǎo)致資源浪費。也就是說，不從根本上解決雙軌制的問題，不能全面推動信息化發(fā)展。信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實現(xiàn)“無紙化”人事檔案材料的數(shù)字化有助于推動信息化建設(shè)。與此同時，人事檔案材料的數(shù)字化，不能只從技術(shù)層面去解決，也需要依靠制度來實現(xiàn)。針對人事信息管理來講，制定制度化的科學(xué)解決方案，信息管理部門負責(zé)利用人事檔案數(shù)字化后的信息數(shù)據(jù)，原來的紙質(zhì)檔案與今后系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)信息，交給檔案管理部門對其進行保存與利用，優(yōu)化這一制度解決方案，不僅能確保人事檔案信息在組織人事系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)高效利用，也能確保人事檔案實現(xiàn)長期安全保存。因此，全面推進人事檔案材料的數(shù)字化，為人事檔案管理工作奠定扎實的基礎(chǔ)。

四、人事檔案管理突出高效、智能

首先，事業(yè)單位人事檔案資料產(chǎn)生、收集、整理、利用等各個管理環(huán)節(jié)，借助智能化軟件來實現(xiàn)。軟件從組織人事工作的現(xiàn)實需要出發(fā)，按照信息數(shù)據(jù)的變化情況，根據(jù)人事工作制度規(guī)則，生成考核、晉升、存檔的審批表，需要人工操作的是信息表格、信息數(shù)據(jù)變化的審批與利用，做到信息數(shù)據(jù)全過程的自動化。也要從當(dāng)前的干部人事檔案管理體制出發(fā)，明確信息、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)以及利用權(quán)限的基本規(guī)則。從不同職能、層級的終端設(shè)備以及電子密鑰等，實現(xiàn)系統(tǒng)自動認證授權(quán)，提供權(quán)限內(nèi)的數(shù)據(jù)維護以及信息的科學(xué)利用，實現(xiàn)信息、網(wǎng)絡(luò)管理等的自動化，數(shù)據(jù)分析與信息利用智能化，系統(tǒng)維護、使用以及登記備案等的自動化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化處理，實現(xiàn)高效運行，更符合信息化視野下人事檔案工作的現(xiàn)實需要。

五、實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案資源利用的網(wǎng)絡(luò)化

事業(yè)單位人事檔案的價值是通過開發(fā)、處理、傳遞與利用人事檔案信息，提高利用效能。人事檔案管理工作是組織人事工作的基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化之后，才能最大程度發(fā)揮人事檔案的效能，提升人事檔案管理工作效能，更好服務(wù)于隊伍建設(shè)。一是設(shè)立信息加密終端。創(chuàng)建向事業(yè)部門管理者提供能利用的個人信息利用的加密便攜終端。事業(yè)單位決策人員在其職權(quán)范圍內(nèi)，從工作實際需要出發(fā)，掌握隊伍動態(tài)數(shù)據(jù)，提升對事業(yè)單位隊伍整體情況的熟悉度，在工作人員選拔及聘用時，能做到有的放矢。事業(yè)單位的管理人員也能從數(shù)據(jù)信息中快捷地對各類信息數(shù)據(jù)展開分析，提升工作的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。二是建立管理工作業(yè)務(wù)平臺。創(chuàng)建面向組織人事檔案管理部門的業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺。業(yè)務(wù)應(yīng)用包含人事檔案信息應(yīng)用、信息管理兩個系統(tǒng)，而應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)于干部日常管理、組織工作，比如人員培訓(xùn)、職稱晉升、工資管理等業(yè)務(wù)工作中對信息的利用，通過網(wǎng)絡(luò)端口和身份授權(quán)，對系統(tǒng)能自動完成的基礎(chǔ)性工作開展審核，并根據(jù)相關(guān)會議決定加以調(diào)整。管理系統(tǒng)對系統(tǒng)運作加以控制并維護，對更新數(shù)據(jù)審核后，及時上報云數(shù)據(jù)庫。三是創(chuàng)建借助互聯(lián)網(wǎng)的人事檔案信息公民應(yīng)用終端系統(tǒng)，將人事檔案中的工作簡歷等的自然屬性的基本信息數(shù)據(jù)，按查閱規(guī)則創(chuàng)建因特網(wǎng)查閱數(shù)據(jù)庫，提升人事檔案的運用效率，確保公民的合法使用的權(quán)利，讓人們了解人事檔案，全面呈現(xiàn)現(xiàn)代公共管理精神。依托互聯(lián)網(wǎng)，不僅能查閱公民個人的檔案信息，提供網(wǎng)絡(luò)查詢以及意見、建議的反饋應(yīng)用，也能根據(jù)群眾監(jiān)督工作程序，及時將相關(guān)人員信息實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢與使用。

總之，新時期全面推進事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，不僅有助于全面提升人事檔案的利用效能，也能發(fā)揮人事檔案對提高事業(yè)單位人力資源管理工作的作用，因此，必須全面做好事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)工作，為此，人事檔案信息化建設(shè)不僅要做好頂層設(shè)計，全面推進人事檔案材料的數(shù)字化，也要在人事檔案管理中突出高效、智能，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案資源利用的網(wǎng)絡(luò)化，全面發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案的價值。

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