淺析民營企業(yè)檔案管理存在的問題與對策

齊正

摘要：在我國政治和經(jīng)濟體制改革的背景下，民營經(jīng)濟得到了快速的發(fā)展，已經(jīng)成為社會發(fā)展的基石。民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成的大量信息是重要檔案資源，而這些資源確常常被民企忽視，檔案管理的實際狀況令人堪憂，本文從三個方面進行分析論述，來解決民營企業(yè)檔案管理存在的問題。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)；檔案管理；對策

檔案是民營企業(yè)重要的資產(chǎn)和不可替代的重要資源，民營企業(yè)的整體管理水平直接體現(xiàn)在民營企業(yè)檔案工作質(zhì)量。在現(xiàn)階段，我國民營企業(yè)檔案管理工作還處在發(fā)展不均衡的現(xiàn)狀，如何把民營企業(yè)檔案管理納入到檔案事業(yè)發(fā)展軌道上來，本文通過三個方面的分析，提出解決對策。

一、民營企業(yè)概述

（一）民營企業(yè)的概念

民營企業(yè)在我國多年來，一直都沒有一個統(tǒng)一的學(xué)術(shù)概念。但不同的學(xué)者都基于自己的研究角度，對民營企業(yè)概念上常有許多不同理解，但其中也并不是沒有共同之處。筆者研究認(rèn)為黃孟復(fù)先生對民營企業(yè)的概念比較符合本文的立意，即除國有經(jīng)濟外的其他一切經(jīng)濟成分的企業(yè)，這樣的界定既符合我國的實際國情，也符合大眾的普遍認(rèn)知。廣義的民營經(jīng)濟是對除國有和國有控股企業(yè)以外的多種所有制經(jīng)濟的統(tǒng)稱，包括個體工商戶、私營企業(yè)、集體企業(yè)、港澳臺投資企業(yè)和外商投資企業(yè)。狹義的民營經(jīng)濟則不包含港澳臺投資企業(yè)和外商投資企業(yè)。[1]

（二）民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

筆者通過對數(shù)家民營企業(yè)的走訪調(diào)研，目前民營企業(yè)檔案管理工作進行匯總分析，檔案管理工作現(xiàn)狀大致可以分為以下四類：

第一類成熟型。通常是一些高科技民營企業(yè)或國有轉(zhuǎn)型民營企業(yè)。企業(yè)管理者對檔案管理工作具有較高的認(rèn)知程度，要求企業(yè)中有專職檔案管理人員、有綜合檔案管理室，配置檔案室規(guī)定的各種管理配備與設(shè)施，在企業(yè)內(nèi)部具有完整檔案管理制度。

第二類發(fā)展型。一般是處于成長期的中小型民營企業(yè)。企業(yè)中具有專職的檔案人員和檔案室，日常工作中也進行過一些文書立卷歸檔工作，了解檔案在企業(yè)經(jīng)營中的重要作用。但他們?nèi)狈I(yè)的系統(tǒng)人員的指導(dǎo)和監(jiān)督，檔案工作容易產(chǎn)生盲目性，檔案的信息結(jié)構(gòu)不合理，制度也不健全，對檔案業(yè)務(wù)規(guī)范學(xué)習(xí)較少，不懂檔案管理技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。

第三類主觀型。一般為一些個體、私營者、此類的民營企業(yè)主們主觀對檔案持有懷疑的態(tài)度。企業(yè)中沒有檔案專職員工，也沒有業(yè)務(wù)專門處理檔案室，對現(xiàn)有檔案相關(guān)法規(guī)知之甚少，企業(yè)內(nèi)部也沒有對應(yīng)的檔案管理制度，大都由辦公室或處理文件的相關(guān)人員兼任。

第四類無檔案管理型。民營企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)上處于“三不管”（檔案部門無法管，工商部門不愿管，企業(yè)自身懶得管）和“全無”的狀態(tài)（即無意識、無制度、無機構(gòu)、無人員、無庫房、無設(shè)備、無經(jīng)費）。[2]

二、民營企業(yè)檔案工作存在的問題分析

1.客觀因素限制民營企業(yè)檔案工作發(fā)展

（1）我國檔案法規(guī)對民營企業(yè)規(guī)范缺失。國家對民營企業(yè)檔案管理的法規(guī)不健全，只有《中華人民共和國檔案法》以及工商管理局頒布的《私營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》的兩部法規(guī)。而詳細(xì)到具體實施的民營企業(yè)檔案工作的法律規(guī)定，只有地方性，不能達到全國統(tǒng)一工作規(guī)范，缺少普遍適用與民營企業(yè)的法律法規(guī)制度。[3]

（2）檔案行政部門監(jiān)督指導(dǎo)和管理服務(wù)意識不強。民營企業(yè)檔案工作實行以主管部門為主，當(dāng)?shù)貦n案行政部門為輔的管理體制，民營企業(yè)的檔案工作已經(jīng)無法得到傳統(tǒng)的檔案行政管理部門指導(dǎo)，舊的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

2.內(nèi)在因素限制民營企業(yè)檔案工作發(fā)展

（1）領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理意識。我國民營企業(yè)發(fā)展都是由個人或家庭團體創(chuàng)業(yè)而形成的，其組織結(jié)構(gòu)往往是由這些家庭中的個人來構(gòu)建和決策的，這些企業(yè)具備了領(lǐng)導(dǎo)個人的一些特征。這種情況很普遍導(dǎo)致了企業(yè)的個性化發(fā)展，不受到傳統(tǒng)企業(yè)的影響。民營企業(yè)管理者往往對管理很重視，但對檔案管理工作很忽視。他們對檔案工作為企業(yè)帶來哪些效益不甚明了，如檔案跟蹤記錄企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的軌跡，并且可以維護企業(yè)形象和帶來經(jīng)濟效益等等重要的方面，這就造成了民營企業(yè)檔案工作實施的主要障礙。

（2）民營企業(yè)檔案管理職能弱化，人才流失。大體可以包括兩種情況：第一種情況少數(shù)民營企業(yè)擁有專門檔案部門，但是民營企業(yè)是以企業(yè)的目前經(jīng)濟效益來判斷和決策企業(yè)的發(fā)展的。而檔案工作是一門長期性的工作，需要長期的時間和人力物力的投入，來得到無形價值信息的產(chǎn)出，同時也并不能帶來直接的經(jīng)濟效益。導(dǎo)致了民營企業(yè)開始撤并檔案管理部門，并把這些職能合并到了辦公室或者其他部門中；第二種情況民營企業(yè)在管理中實施扁平化的戰(zhàn)略，上傳下達更直接化，就需要精簡現(xiàn)有機構(gòu)和人員，為了降低企業(yè)的成本，檔案管理部門往往成為了被首先考慮的部門。造成檔案人才不是轉(zhuǎn)到其他部門或者進入了其他行業(yè)，造成了檔案管理人才的流失。

三、民營企業(yè)檔案工作方略研究

（一）廣泛征集意見規(guī)范立法

民營企業(yè)已經(jīng)成為國家經(jīng)濟的命脈，企業(yè)管理中的檔案管理工作也應(yīng)該得到有關(guān)部門的重視。因此，國家應(yīng)該對民營企業(yè)檔案工作進行立法，需要檔案行政管理部門依托法律為準(zhǔn)繩對民營企業(yè)檔案管理工作進行監(jiān)督和管理。這些政策的落實，首先應(yīng)該對檔案管理工作重要性進行普及性宣傳，宣傳的重點可以通過以往企業(yè)中檔案利用較好的實例，使企業(yè)充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，得到企業(yè)管理者普遍認(rèn)同。在此基礎(chǔ)上，立法過程中引導(dǎo)民營企業(yè)參與到立法中，召開座談會，民營企業(yè)結(jié)合自身管理經(jīng)驗和構(gòu)想，形成廣泛共識，建立適合民營企業(yè)檔案管理法規(guī)，把民營企業(yè)檔案管理納入依法治檔的道路上來。

（二）引導(dǎo)民營企業(yè)管理者重視檔案管理

民營企業(yè)的的管理者從主觀意識上認(rèn)同檔案管理的效能，施行合理的獎懲規(guī)章制度來推動檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識必須加強，推行合理的檔案管理制度。檔案是不僅是民營企業(yè)歷史的記憶，更是企業(yè)厚積薄發(fā)的原動力。管理者需要與時俱進，革新觀念。在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作的質(zhì)量為企業(yè)提供驅(qū)動力。領(lǐng)導(dǎo)者必須樹立“檔案信息可以作為組織的核心”“檔案是企業(yè)財富”“檔案信息是組織最重要的戰(zhàn)略資源”的觀念。

（三）重視檔案人員交叉領(lǐng)域技能培養(yǎng)

民營企業(yè)的檔案工作發(fā)展一方面需要政策性引導(dǎo)，同時也需要加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。因此，檔案工作者的教育和培訓(xùn)要另辟蹊徑，從適合民營企業(yè)發(fā)展來考量，檔案管理人員掌握檔案技術(shù)外還需觸類旁通與先進技術(shù)接軌，如數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息資源整合、知識管理等，不要停留在對企業(yè)檔案中的信息內(nèi)容熟悉掌握，更要使民營企業(yè)各部門檔案“化零為整”，檔案信息統(tǒng)籌在一起分析匯總數(shù)據(jù)加工，為企業(yè)經(jīng)營決策提供可靠的數(shù)據(jù)，使民營企業(yè)檔案管理工作上升一個新高度。

參考文獻

[1]黃孟復(fù)主編.中國民營經(jīng)濟發(fā)展報告[M].北京：社會科學(xué)文獻出版社，2004年7：1

[2]韓寶安等：《關(guān)于私營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及對策研究》，《檔案學(xué)研究》，2001年第4期

[3]劉迎紅，徐志祥主編.中國民營企業(yè)競爭力報告[M].北京：社會科學(xué)文獻出版社.2005年12月：2endprint