探析事業(yè)單位檔案管理策略

摘要：人事檔案作為人才信息的重要來源，不僅是事業(yè)單位進(jìn)行人力資源評(píng)估和考核的重要依據(jù)，同時(shí)也是事業(yè)單位提高工作效率和工作質(zhì)量的重要抓手。如今人才流動(dòng)和人員變動(dòng)頻繁，如何提高人事檔案的真實(shí)性和可靠性，為用人單位提高可靠的人才資源，是目前人事檔案管理工作的主要方向。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位中的檔案管理是一項(xiàng)頗為復(fù)雜的工作，要想完美的進(jìn)行這一工作，需要采取科學(xué)有效地手段與技術(shù)。如今，我國的事業(yè)單位紛紛迎來新的發(fā)展時(shí)期，面臨著巨大的機(jī)會(huì)與挑戰(zhàn)。因此，需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母铮淖儸F(xiàn)狀尋求更好的方式。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題

（1）事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀如今事業(yè)單位需要儲(chǔ)存于處理大量的重要信息，這也關(guān)系到事業(yè)單位的工作發(fā)展，檔案中包含的不僅有每一位員工的身份信息，還有單位工作時(shí)的流程記錄。因此一旦管理不當(dāng)，泄露出去，會(huì)給單位造成很大的損失。目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀中主要存在如“對(duì)檔案管理工作重視度不足”“管理模式落后，設(shè)備老舊”“檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)知識(shí)不高”等情況。在現(xiàn)實(shí)工作情況中，事業(yè)單位的工作人員往往認(rèn)為檔案管理的再完美也不會(huì)給單位帶來實(shí)際上的經(jīng)濟(jì)收益或者其他好處。因此事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理不夠重視，也導(dǎo)致了下級(jí)員工對(duì)待檔案管理采用消極態(tài)度。許多的檔案管理人員不了解檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的重要性，因此在工作時(shí)期，對(duì)待檔案記錄管理工作，要么一筆帶過要么拖延怠慢。

（2）.事業(yè)單位檔案管理需要注意的問題由于現(xiàn)在的檔案管理工作已經(jīng)成為了一個(gè)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工作，因此需要注意從多個(gè)層次進(jìn)行檔案管理。檔案管理在管理過程中需要注意分為檔案實(shí)體管理與信息管理兩個(gè)部分，再通過這兩個(gè)部分細(xì)分成小系統(tǒng)，這樣才能快捷且有序的進(jìn)行管理。其中檔案的實(shí)體管理有多個(gè)環(huán)節(jié)組成，分別包括收集整理、鑒定保管，統(tǒng)計(jì)分類等環(huán)節(jié)。而檔案信息管理則是進(jìn)行信息加工與輸出。信息加工是指對(duì)檔案進(jìn)行目錄編制、文獻(xiàn)匯編、參考資料匯編等工作。信息輸出則指檔案信息可適當(dāng)提供閱覽復(fù)制，咨詢外借甚至出版展覽。管理人員要意識(shí)到檔案管理的目的就是提供最終整理好的檔案信息，為事業(yè)單位進(jìn)行實(shí)踐服務(wù)。檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能遺漏，它們需要擁有一個(gè)科學(xué)而又固定的程序，相互關(guān)聯(lián)著，相互制約著，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。并且在檔案管理中，使用的基礎(chǔ)設(shè)施還需完善。一般來說檔案主要采取紙質(zhì)文件進(jìn)行存儲(chǔ)，一旦管理不當(dāng)，將會(huì)損失極大。在管理方面需要盡量普及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面的使用，這樣既能使得管理工作變得快捷有效，還能降低檔案的儲(chǔ)存空間，保證檔案的存儲(chǔ)安全。因此事業(yè)單位對(duì)于檔案的管理，不僅需要更新管理模式，在基本的基礎(chǔ)設(shè)施上也要采取改革，盡力往智能化、自動(dòng)化等方向發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理對(duì)策

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。要從根本上解決目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中的問題，首先要從思想層面抓起，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員，尤其是分管人事部門的領(lǐng)導(dǎo)人員務(wù)必提高檔案意識(shí)，拋棄過去的陳舊思維，將人事檔案管理工作的重要性提到一個(gè)新的高度。領(lǐng)導(dǎo)干部要從大局出發(fā)，對(duì)于人事檔案日常管理工作給予充分的關(guān)注和肯定，針對(duì)不同的檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃和部署，務(wù)必使單位工作人員對(duì)于檔案管理工作的重要性有一個(gè)清晰、明確、全面的認(rèn)識(shí)。必要時(shí)，可以成立專門的督察工作小組，對(duì)于人事檔案管理工作進(jìn)行適時(shí)的督促和指導(dǎo)，對(duì)于工作中出現(xiàn)的問題，有關(guān)部門之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)配合，積極研究對(duì)策，確保人事檔案管理工作順利進(jìn)行，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的合理分配和有益調(diào)整。

（2）健全和完善檔案管理體制。人事檔案管理體制的健全和完善是一項(xiàng)長期性的工作，需要在實(shí)踐中不斷挖掘和探索適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的新型事業(yè)單位人事檔案管理體制。規(guī)范系統(tǒng)的管理體制的建立，能夠?yàn)闄n案管理工作人員的管理工作提供模式，樹立范本，使得工作人員得以按照既定的工作流程進(jìn)行工作，減少和降低錯(cuò)漏發(fā)生的可能。完善的人事檔案管理體制應(yīng)當(dāng)明確各單位、各部門乃至個(gè)別工作人員的職責(zé)范圍和界限，并輔以嚴(yán)格的問責(zé)體系，確保各方各司其職，各負(fù)其責(zé)，避免人事檔案管理工作在人力資源的不合理利用。人事檔案的利用、借閱、保密、傳遞、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)亦需要建立起一整套管理流程，以提高人事檔案管理工作的規(guī)范性和有序性。任何制度的健全和完善都不是一朝一夕能夠完成的，工作人員在實(shí)際檔案管理在發(fā)現(xiàn)任何的問題，都應(yīng)當(dāng)及時(shí)反映，并通過調(diào)查研究和探討，尋找解決方案，將現(xiàn)行的管理體制不斷加以完善。

（3）引入信息化檔案管理手段。縱觀當(dāng)今時(shí)代的變換和社會(huì)的飛速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新公布可沒。在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，引入信息化檔案管理手段是不可回避的趨勢。人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案快速、便捷、高效的流轉(zhuǎn)和應(yīng)用，電子信息技術(shù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用必將提高人事檔案管理的集約化，減少人力資源的無端浪費(fèi)，極大地提高工作效率，簡化工作流程。現(xiàn)代人事檔案管理需要信息技術(shù)的支持，人事檔案資源的充分利用需要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，保護(hù)實(shí)體檔案的同時(shí)充分滿足利用者的需求。

（4）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。事業(yè)單位要順利開展人事檔案管理工作，就必須建立起一支政治覺悟先進(jìn)、專業(yè)素質(zhì)過硬、工作水平扎實(shí)的檔案管理人才隊(duì)伍，以人為本，充分發(fā)揮人的主動(dòng)性、靈活性和創(chuàng)造性，為人事檔案管理工作注入持續(xù)活力。人才的培育和引進(jìn)需要在政策、資金和時(shí)間方面給予足夠的重視和投入力度，鼓勵(lì)和支持檔案管理工作人員參加培訓(xùn)和交流活動(dòng)，開闊視野，取長補(bǔ)短，積極學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，完善自身檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升檔案管理技術(shù)水平。檔案管理工作自身具有連續(xù)性的特點(diǎn)，這就要求檔案管理工作人員要主動(dòng)配合做好交接工作，避免出現(xiàn)檔案管理斷層現(xiàn)象。事業(yè)單位檔案管理工作要立足當(dāng)下，面向未來，積極探索和革新工作方法，保障單位內(nèi)部工作協(xié)調(diào)有序，更好地為事業(yè)單位整體和長期發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作的開展對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有重要的作用，為了強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理，提高事業(yè)單位的工作效率，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并積極采取措施來加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，保證檔案管理工作的開展并促使其充分發(fā)揮在提高工作效率方面的作用。

（作者單位：河北省邯鄲市邯山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）