項目進度計劃控制方法在圖書出版中的應(yīng)用

隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展，以及人民日益增長的美好生活需要中對物質(zhì)文化生活提出了更高要求，加上新媒體行業(yè)的快速發(fā)展，圖書市場迎來了前所未有的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)圖書出版管理模式已經(jīng)難以滿足市場需求，需要各出版單位盡快建立適應(yīng)外界環(huán)境變化的新型的管理模式，以提高出版行業(yè)管理質(zhì)量與效率。鑒于此，本文中詳細分析圖書出版中項目進度計劃控制方法的應(yīng)用，以供借鑒。

項目計劃進度控制指的是圖書出版過程中通過制定詳細、合理的進度計劃以應(yīng)對各種因素對項目的影響，全面監(jiān)控出版項目的運行，一旦出現(xiàn)偏差可以及時采取解決措施，避免影響項目運行。圖書出版環(huán)節(jié)中運用項目進度計劃控制方法，有助于提高生產(chǎn)效率，本文就此展開論述。

項目進度計劃控制

項目進度計劃指的是以整個項目為基礎(chǔ)合理管理分配各個活動持續(xù)時間、資源消耗等內(nèi)容制定的計劃?？梢哉f項目進度計劃實施效果直接影響到整個項目的成敗。通過項目進度計劃的設(shè)定，項目成員都可以明確項目進展情況、注意事項及發(fā)展方向。

項目進度計劃通過客觀分析與科學(xué)匯總形成預(yù)先判斷項目未來發(fā)展與規(guī)劃，也是項目管理的基本原則。通常情況下，項目進度計劃中會明確規(guī)定項目各個活動中所需資源、人員及時間等，確保在預(yù)定時間與目標(biāo)下完成項目要求。與此同時，項目進度計劃編制就是整合與優(yōu)化各種資源，在充分利用這些資源的基礎(chǔ)上促進工作效率提升，項目工作進行的基礎(chǔ)就是項目進度計劃，做好控制管理工作具有現(xiàn)實意義。

圖書出版中項目進度計劃控制的應(yīng)用

通過優(yōu)化項目進度計劃達到項目要求的進度計劃后，依據(jù)優(yōu)化后的項目進度計劃控制與調(diào)整項目運作，實現(xiàn)提高圖書出版項目質(zhì)量的目的。為了更加深入分析此問題，本文中結(jié)合具體圖書出版項目展開分析。

（一）項目進度計劃優(yōu)化

1、優(yōu)化方法

該項目提前制定的計劃工期已經(jīng)超過時間要求，需要優(yōu)化項目進度計劃，通?？梢詮目s短工期、調(diào)整工序及關(guān)鍵路線轉(zhuǎn)移等方法，實現(xiàn)滿足實際需求的目的。縮短工期的方法較多，主要有：

（1） 選擇法。也就是選擇項目活動中較為關(guān)鍵的活動環(huán)節(jié)，如關(guān)鍵鏈上占用較多工期的活動環(huán)節(jié)，壓縮工作持續(xù)時間，實現(xiàn)縮短工期的目的。

（2） 順序法。按照關(guān)鍵鏈項目活動開展先后順序逐一壓縮活動所需時間，這種方法簡單且直觀，適用于項目活動關(guān)系簡單的項目。

（3）調(diào)整關(guān)系法。在了解項目脈絡(luò)與各項活動關(guān)系的基礎(chǔ)上，未達成縮短總工期的目的可以將項目中串行的關(guān)鍵活動轉(zhuǎn)變?yōu)椴⑿谢蚨呓惶孢M行。這種方法的缺點在于增加項目占用資源，應(yīng)用時時刻關(guān)注資源使用情況。

2、具體優(yōu)化

（1） 壓縮項目節(jié)點工期。本次圖書出版項目中部分活動持續(xù)時間較長，選擇這些活動環(huán)節(jié)壓縮以提高壓縮效果。通過分析項目策劃、編審加工、印制占據(jù)15d、35d及10d，這些活動進行時其他活動無法穿插進行，因此只能壓縮活動本身所需時間。經(jīng)過內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通后，增派發(fā)行部人員參與，先將項目策劃時間壓縮至10d或根據(jù)項目情況同其他項目策劃交叉進行；然后再增派對應(yīng)圖書的專業(yè)技術(shù)編輯編審加工，直接將編審加工時間縮短至30d；最后印制環(huán)節(jié)縮短到5d?？紤]項目進度緊張，在保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上完成一定程度壓縮。

（2） 壓縮關(guān)鍵活動工序。項目印制階段中存在較多的活動數(shù)量，詳細分析后發(fā)現(xiàn)發(fā)排版與制版、曬版流程間聯(lián)系緊密，而且占有相同資源，故可以考慮采用新型互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)解決，調(diào)整后可以將此項目時間壓縮至1d。

（3） 二輪優(yōu)化。項目中并不是壓縮所有關(guān)鍵活動的工期，因此有必要選擇合適的可壓縮項目活動。第一，第一輪有優(yōu)化過程中已經(jīng)壓縮過的項目活動不再作為壓縮對象，這是因為其基本上已經(jīng)達到壓縮極限，再次選擇毫無意義；第二，項目中本身時間已經(jīng)很緊張的環(huán)節(jié)，如折頁裝訂等，這些活動時間有限，壓縮也不存在意義。因此二次優(yōu)化選擇毛樣、批量裝訂環(huán)節(jié)為對象進行壓縮。這兩個環(huán)節(jié)占有裝訂廠這一資源，與負責(zé)人聯(lián)系溝通后，可以在折頁裝訂開始一段時間后介入出毛樣環(huán)節(jié)運行，降低活動時間1.2d，也可以通過采用先進印刷技術(shù)或加班形式縮短至1d，優(yōu)化后可以降低工期。

（二）項目進度控制要點

項目實施過程中通過收集項目進展情況的信息，完成實施跟蹤與監(jiān)督，比對實際進度信息與計劃進度信息，找出進度偏差點，分析偏差產(chǎn)生原因，給出具體解決措施，調(diào)整原有進度計劃，再次比對、分析，往復(fù)循環(huán)完成項目目標(biāo)。

1、動態(tài)監(jiān)控

針對圖書出版項目的實際情況跟蹤，首先要確定監(jiān)控頻率，然后制定項目信息收集方式，再實行監(jiān)控，從而形成最終報告通知相關(guān)責(zé)任人。

在進行項目進展監(jiān)控時，最常采用的是日常監(jiān)控和定期監(jiān)控兩種監(jiān)控法。

日常監(jiān)控主要是依照項目實際進展情況，對項目的實際開始時間、完成時間、拖延時間或超前時間等日常實際活動信息進行收集整理，并進行記錄。

而定期監(jiān)控則是每隔一段時間對項目進展實行一次全面評估，其收集、記錄內(nèi)容與日常監(jiān)控內(nèi)容相同。而時間間隔時間可以根據(jù)項目實際進展和要求進行適當(dāng)調(diào)整。

為了確保項目監(jiān)控能夠全面、系統(tǒng)地進行，在實際圖書出版項目中，可以將日常監(jiān)控與定期監(jiān)控相結(jié)合，對項目進度進行更為細致的檢查和對比。項目負責(zé)小組應(yīng)每周向各負責(zé)人收集匯報收集到的項目進度信息，同時將信息進行匯總整理，以周例會的方式對項目情況進行匯報。

2、 調(diào)整偏差

本次圖書項目實施過程中，發(fā)現(xiàn)部分項目活動環(huán)節(jié)并未按照計劃去執(zhí)行，造成項目活動出現(xiàn)提前或延后的情況，這些情況會對后續(xù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生一定程度的影響。關(guān)鍵線路偏差需要重點關(guān)注，主要因為這些活動影響范圍更大，既對線路后續(xù)活動開始時間產(chǎn)生影響，又會對項目總工期產(chǎn)生影響。同時，認真比對分析項目活動中存在的偏差與原因，并不是所有進度偏差都是不利影響，如部分提前完成的進度偏差，這種偏差有利于整體項目進行。因此發(fā)生偏差后要分析產(chǎn)生原因，找尋解決方法，給出具體解決措施并及時調(diào)整原有進度。如果提前完成的偏差，可以依據(jù)實際情況調(diào)整后續(xù)環(huán)節(jié)，如將本有些時間緊張的環(huán)節(jié)放松，給予足夠時間，保證這些環(huán)節(jié)的質(zhì)量，為圖紙質(zhì)量夯實基礎(chǔ)，避免產(chǎn)生不利影響。實際上，進度偏差主要是項目在具體實施過程中因為受到外界影響因素或者是自身影響因素，對項目實際進度產(chǎn)生延誤，導(dǎo)致項目實際進展與計劃進度之間產(chǎn)生的差距。而且這種差距產(chǎn)生的原因也多種多樣，例如管理人員在制定進度計劃時不合理、執(zhí)行人員偷工減料或是工作能力有限、市場物資緊缺、臨時資源調(diào)配出現(xiàn)問題或者是項目內(nèi)部溝通不暢等，都會影響項目進度，出現(xiàn)進度偏差問題。

結(jié)語

總之，隨著我國出版機構(gòu)完成轉(zhuǎn)型及民營出版機構(gòu)的壯大，需要提高圖書產(chǎn)品生產(chǎn)周期與精準(zhǔn)上市時間及營銷手段，這對項目時間節(jié)點提出更細致的要求，能否達到預(yù)期目的需要從業(yè)者進行深入研究與思考。除此之外，隨著圖書出版品種與數(shù)量增加，社會人力、物力成本的提高，圖書成本逐漸提升，合理調(diào)整項目資源以避免沖突對項目管理提出了更高的要求。