我國大學(xué)兩類組織的協(xié)調(diào)與優(yōu)化

何淳寬

摘要:大學(xué)中正式組織與準(zhǔn)正式組織構(gòu)成了大學(xué)組織結(jié)構(gòu)的特殊形態(tài),兩類組織的非均衡狀態(tài)是導(dǎo)致兩類組織沖突的基本原因。對(duì)此,應(yīng)以系統(tǒng)論觀點(diǎn)從組織職權(quán)、運(yùn)行機(jī)制、相關(guān)性和文化等方面對(duì)大學(xué)中的正式組織與準(zhǔn)正式組織進(jìn)行協(xié)調(diào)和優(yōu)化,以實(shí)現(xiàn)兩類組織的高效運(yùn)行。

關(guān)鍵詞:大學(xué)管理;準(zhǔn)正式組織;協(xié)調(diào)優(yōu)化

中圖分類號(hào):G647

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1673-8381(2009)06-0034-04

根據(jù)組織分類,大學(xué)中的組織可劃分為正式組織、準(zhǔn)正式組織和非正式組織,其中正式組織與準(zhǔn)正式組織成為大學(xué)組織系統(tǒng)中的基本結(jié)構(gòu),這兩類組織都承擔(dān)了大學(xué)運(yùn)行的基本功能,特別是準(zhǔn)正式組織在大學(xué)中發(fā)揮的學(xué)術(shù)主導(dǎo)作用更彰顯了大學(xué)的學(xué)術(shù)屬性。但是,由于兩類組織分屬不同性質(zhì),難免發(fā)生沖突,如何用系統(tǒng)論的觀點(diǎn)來協(xié)調(diào)和優(yōu)化兩類組織的關(guān)系是大學(xué)組織研究必須解決的問題。

一、大學(xué)中準(zhǔn)正式組織概念的提出

在一些復(fù)雜的社會(huì)單元中,除了正式組織與非正式組織外,還存在一種介于正式組織與非正式組織之間的組織,它能夠強(qiáng)化分系統(tǒng)功能,但又不屬于任何分系統(tǒng)中某一層級(jí)的子系統(tǒng)。例如大學(xué)中教學(xué)指導(dǎo)委員會(huì)與教學(xué)督導(dǎo)組、學(xué)生工作指導(dǎo)委員會(huì)、財(cái)務(wù)預(yù)算委員會(huì)、職稱評(píng)審委員會(huì)等,它們都不屬于正式組織結(jié)構(gòu)中各分系統(tǒng)命令鏈的某個(gè)層級(jí),但它們各自都有自己的組織目標(biāo),分別有效地強(qiáng)化了教學(xué)工作系統(tǒng)、學(xué)生工作系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和人事系統(tǒng)的功能。我們可以將這一類組織定義為準(zhǔn)正式組織:即由正式組織某分系統(tǒng)派生出來,在組織固有結(jié)構(gòu)體系之外獨(dú)立運(yùn)作,促進(jìn)母體組織功能更為有效發(fā)揮作用的一種組織形態(tài)。

在大學(xué)中的準(zhǔn)正式組織有四種類型,它們?cè)跊Q策、咨詢、評(píng)議、承擔(dān)臨時(shí)任務(wù)和組織文化方面對(duì)大學(xué)中正式組織的功能起著補(bǔ)充和強(qiáng)化的作用,主要有如下四類:(1)決策參與型,主要參與學(xué)科建設(shè)、發(fā)展戰(zhàn)略、資源統(tǒng)籌等重大決策,對(duì)學(xué)術(shù)事務(wù)發(fā)揮主導(dǎo)作用,指導(dǎo)其他分系統(tǒng)準(zhǔn)正式組織的運(yùn)行;(2)咨詢?cè)u(píng)估型,負(fù)責(zé)職稱評(píng)審、成果鑒定、教學(xué)評(píng)估以及其他重大決策咨詢,參與某一分系統(tǒng)的重大決策,對(duì)某一方面學(xué)術(shù)事務(wù)發(fā)揮主導(dǎo)作用;(3)特定任務(wù)型,承擔(dān)正式組織職能外的階段性、突發(fā)性等特定任務(wù),是對(duì)正式組織職能的階段性延伸,任務(wù)完成后組織即解散,在正式組織授權(quán)下運(yùn)作;(4)社團(tuán)活動(dòng)型,在正式組織或高層準(zhǔn)正式組織的引導(dǎo)下,在非正式組織的基礎(chǔ)上形成,促進(jìn)校園文化發(fā)展,滿足師生群體的興趣和偏好,服務(wù)于正式組織的目標(biāo)。

本文所指的“兩類組織”即正式組織與準(zhǔn)正式組織,其中準(zhǔn)正式組織以決策參與型和咨詢?cè)u(píng)估型為代表,這兩種準(zhǔn)正式組織直接與大學(xué)的正式組織緊密聯(lián)系,其相互關(guān)系涉及大學(xué)組織系統(tǒng)的正常運(yùn)行,是協(xié)調(diào)與優(yōu)化大學(xué)組織結(jié)構(gòu)的重點(diǎn)。

二、國內(nèi)外大學(xué)兩類組織關(guān)系的異同

與國外大學(xué)相比,我國大學(xué)中正式組織與準(zhǔn)正式組織的現(xiàn)狀和特點(diǎn)在以下五個(gè)方面存在顯著的差異。

(一)兩類組織的成員有著顯著差異

國外大學(xué)中,以教授為主體的學(xué)術(shù)人員廣泛通過準(zhǔn)正式組織參與大學(xué)的決策和管理,準(zhǔn)正式組織較好地發(fā)揮了補(bǔ)充、強(qiáng)化正式組織職能的作用;而在我國大學(xué)為數(shù)不多的準(zhǔn)正式組織中,來自正式組織的行政管理成員占據(jù)相當(dāng)大的比重,準(zhǔn)正式組織的學(xué)術(shù)代表性不夠。準(zhǔn)正式組織在決策、咨詢和評(píng)議方面的功能難以有效發(fā)揮,準(zhǔn)正式組織成員甚至由于不滿而常常采取與正式組織對(duì)立的行為,導(dǎo)致組織沖突。

(二)兩類組織的功能有待調(diào)整優(yōu)化

國外大學(xué)將涉及學(xué)術(shù)事務(wù)和重大決策的職能從正式組織中剝離出來,由以教授為主體的準(zhǔn)正式組織承擔(dān);而我國大學(xué)的準(zhǔn)正式組織還處于虛擬狀態(tài),大學(xué)主要依靠正式組織來處理各種紛繁的學(xué)術(shù)事務(wù),組織結(jié)構(gòu)形式與運(yùn)行機(jī)制單一,我國大學(xué)中正式組織的專業(yè)化管理能力有待增強(qiáng)。

(三)兩類組織缺乏相互滲透、相互制約的有效機(jī)制[HT][JP2]

國外大學(xué)的兩類組織的分離分治并非“各自為政”,而是“你中有我,我中有你”,各司其職又互相監(jiān)督、相互制約;從組織系統(tǒng)的整體性與相關(guān)性來看,我國大學(xué)的準(zhǔn)正式組織仍然處于正式組織的附庸地位,其運(yùn)作主要依托正式組織的意志而操作,尚未建立相互滲透、相互制約的有效機(jī)制。

(四)兩類組織缺乏專業(yè)化的管理

國外大學(xué)的行政職能基本上是事務(wù)管理,指令性行為跨度很小,把大量教學(xué)科研中的非指令性事務(wù)分離到以教授為主體的各層級(jí)準(zhǔn)正式組織,準(zhǔn)正式組織的自治性很強(qiáng);我國大學(xué)的權(quán)力集中于正式組織,大事小事、學(xué)術(shù)與非學(xué)術(shù)事務(wù)都由正式組織統(tǒng)管,正式組織不僅缺乏專業(yè)能力管理,往往也疲于應(yīng)付。

(五)準(zhǔn)正式組織缺乏完善的章程和制度

國外大學(xué)的準(zhǔn)正式組織有比較完善的章程和制度,運(yùn)作規(guī)范,與正式組織的制度共同構(gòu)成大學(xué)的文化理念、價(jià)值觀和大學(xué)精神;我國大學(xué)中的準(zhǔn)正式組織尚無完善的章程和制度,運(yùn)作不規(guī)范,有的還參照正式組織方式運(yùn)作。

但是,兩類組織在國際比較中也有共性。這些共性是:都認(rèn)定大學(xué)的本質(zhì)屬性是學(xué)術(shù)組織;都認(rèn)為大學(xué)中的正式組織主要承擔(dān)行政管理職能;都認(rèn)定大學(xué)中除正式組織外還客觀存在準(zhǔn)正式組織和眾多的非正式組織群體,這些共性正是中外大學(xué)兩類組織比較的基礎(chǔ)。

三、我國大學(xué)兩類組織非均衡狀態(tài)下的沖突協(xié)調(diào)

所謂沖突,美國著名管理學(xué)家湯姆斯將之定義為“一方由于感知到自己的利益將受另一方影響而挫敗所激發(fā)的過程”,兩類組織的非均衡狀態(tài)必然導(dǎo)致沖突,解決沖突的辦法是化解兩類組織的非均衡狀態(tài),而且,大學(xué)兩類組織關(guān)系的沖突必須從結(jié)構(gòu)上進(jìn)行協(xié)調(diào),“這是由于組織理論認(rèn)識(shí)到,許多沖突是由組織結(jié)構(gòu)引發(fā)的,只有調(diào)整組織結(jié)構(gòu)才能在根本上解決沖突”。因此,必須從組織系統(tǒng)的職權(quán)、運(yùn)行機(jī)制、相關(guān)性和文化多方面來協(xié)調(diào)兩類組織的和諧關(guān)系。

(一)兩類組織的職能優(yōu)化與協(xié)調(diào)

大學(xué)兩類組織的沖突集中表現(xiàn)為學(xué)術(shù)權(quán)利與行政權(quán)力的矛盾。作為學(xué)術(shù)組織,大學(xué)以學(xué)術(shù)自由、學(xué)術(shù)卓越為價(jià)值取向,要求具有一定的獨(dú)立和自由,學(xué)者在大學(xué)管理中應(yīng)擁有比較高的地位。在大學(xué)中,正式組織系統(tǒng)與準(zhǔn)正式組織系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)處于平行并列位置,以利于提高準(zhǔn)正式組織的地位和作用。實(shí)際上,大學(xué)的困擾在于準(zhǔn)正式組織的地位和作用被弱化,準(zhǔn)正式組織自身的結(jié)構(gòu)也不完善,功能沒能得到落實(shí),導(dǎo)致學(xué)術(shù)體系弱化,行政權(quán)力泛化。因此,兩類組織體系的并行和相互滲透、相互依賴是必要的,它更能充分體現(xiàn)大學(xué)的本質(zhì)。同時(shí),正式組織系統(tǒng)與準(zhǔn)正式組織系統(tǒng)互相之間也要有制衡與監(jiān)督。

大學(xué)的本質(zhì)屬性賦予以學(xué)術(shù)委員會(huì)(教授會(huì))為代表的準(zhǔn)正式組織參與決策的權(quán)利。在現(xiàn)代大學(xué)中,準(zhǔn)正式組織的主要功能體現(xiàn)為學(xué)術(shù)主導(dǎo)作用和民主管理作用。通過把正式組織的學(xué)術(shù)主導(dǎo)功能分離給決策參與型、咨詢?cè)u(píng)估型等準(zhǔn)正式組織,可以更有效地發(fā)揮“教授治學(xué)”的主導(dǎo)作用,維護(hù)學(xué)術(shù)權(quán)利。而民主管理主要體現(xiàn)在教授會(huì)(評(píng)議會(huì))及各類專門委員會(huì)對(duì)正式組織運(yùn)作的考評(píng)、咨詢和決策職能。教授會(huì)已經(jīng)成為大學(xué)內(nèi)部不可或缺的、對(duì)各項(xiàng)事務(wù)做出最終評(píng)判的主要力量。

通過內(nèi)部管理的分權(quán),代表學(xué)術(shù)權(quán)利的準(zhǔn)正式組織能夠有效地制約和監(jiān)督正式組織的運(yùn)行,同時(shí)又避免了教授過多地卷入正式組織的具體事務(wù)。準(zhǔn)正式組織的功能是參與,是“幫忙不添亂”。只有準(zhǔn)確定位兩類組織各自的功能,才能有效建立相互滲透、相互依托的機(jī)制。

(二)兩類組織的運(yùn)行優(yōu)化與協(xié)調(diào)

準(zhǔn)正式組織的運(yùn)行重視“過程”,“過程”反映了教授對(duì)“治?！钡膮⑴c度,決策是否科學(xué)也取決于“過程”是否堅(jiān)持了參與的廣泛性和民主性。一旦準(zhǔn)正式組織提出了決策意見,對(duì)正式組織而言,關(guān)注的是執(zhí)行結(jié)果,這就是兩類組織運(yùn)行上的差異。這種差異的沖突是明顯的,如果正式組織忽略過程,準(zhǔn)正式組織的地位無疑被弱化,如果準(zhǔn)正式組織只關(guān)注過程而忽略結(jié)果,就會(huì)導(dǎo)致決策執(zhí)行的乏力。

其實(shí),過程與結(jié)果是統(tǒng)一體,兩類組織不同的偏重使大學(xué)組織系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制更為完善。教授將通過準(zhǔn)正式組織行使自己的權(quán)利,但是,準(zhǔn)正式組織的功能不能完全取代行政權(quán)力。準(zhǔn)正式組織原則上不參與學(xué)校日常管理的細(xì)節(jié),主要以各種專門委員會(huì)形式對(duì)正式組織實(shí)行目標(biāo)化監(jiān)管,提出宏觀的管理目標(biāo),對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決策,對(duì)運(yùn)行情況給予評(píng)估和監(jiān)督。對(duì)于正式組織的具體運(yùn)作過程,準(zhǔn)正式組織不予干涉。這兩類組織各自的功能和運(yùn)行方式是一種相互依托和相互補(bǔ)充的關(guān)系,它使大學(xué)組織系統(tǒng)的運(yùn)行更為科學(xué)。

[JP2]我國大學(xué)的正式組織必須擺脫校內(nèi)資源分配者的角色,成為社會(huì)資源的開發(fā)者。大學(xué)正式組織職能的轉(zhuǎn)變要求大學(xué)原有的充滿惰性、盲目的行政體系必須向富有活力、目標(biāo)清晰的經(jīng)營型管理體系轉(zhuǎn)變。大學(xué)應(yīng)充分吸取企業(yè)、政府的經(jīng)驗(yàn)和模式,通過高效的管理運(yùn)作,在人力資源、資產(chǎn)運(yùn)營收益、社會(huì)宣傳、吸納社會(huì)辦學(xué)資源等方面產(chǎn)生顯著的效益,為學(xué)術(shù)活動(dòng)提供更多的物質(zhì)支持和服務(wù),使兩類組織在運(yùn)行中既各司其職,又互相補(bǔ)充。

大學(xué)兩類組織實(shí)現(xiàn)運(yùn)行優(yōu)化應(yīng)從流程再造入手。大學(xué)組織作為一個(gè)系統(tǒng),首先要以整體的觀點(diǎn)來分析大學(xué)兩類組織,把大學(xué)兩類組織現(xiàn)有的流程進(jìn)行梳理,找出需要集成與分解的流程。流程再造的重點(diǎn)在把相似、相近、相關(guān)的流程集中為一個(gè)簡(jiǎn)單的、操作便利的流程。對(duì)已剝離到準(zhǔn)正式組織中的職能,一要幫助準(zhǔn)正式組織制定好新的流程,使學(xué)術(shù)組織能充分發(fā)揮學(xué)術(shù)主導(dǎo)地位和作用;二要即時(shí)修改原來在正式組織中的管理流程,特別是學(xué)術(shù)事務(wù)中的流程,把準(zhǔn)正式組織的學(xué)術(shù)決策與正式組織的學(xué)術(shù)管理和服務(wù)區(qū)別開來。這是兩類組織分離分治后必然產(chǎn)生的流程整合。

(三)兩類組織的能力構(gòu)成優(yōu)化

一般來說,準(zhǔn)正式組織成員與正式組織成員在能力上各有特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì),準(zhǔn)正式組織成員的學(xué)術(shù)專業(yè)能力強(qiáng),管理經(jīng)驗(yàn)和能力相對(duì)較弱;正式組織成員的管理經(jīng)驗(yàn)和能力強(qiáng),學(xué)術(shù)專業(yè)能力相對(duì)較弱。人員能力的非均衡狀態(tài)經(jīng)常導(dǎo)致兩類組織的沖突,“我國高校的校級(jí)學(xué)術(shù)委員會(huì)多由學(xué)校和院系以及職能部門的負(fù)責(zé)人組成,學(xué)術(shù)組織的成員構(gòu)成存在著明顯的缺陷。學(xué)校和院系領(lǐng)導(dǎo)雖然也是相關(guān)學(xué)科的專家,但在學(xué)術(shù)事務(wù)決策思維上多少帶有行政色彩”。因此,準(zhǔn)正式組織的成員要提高參與“治校”的綜合素質(zhì)。管理工作本身專業(yè)性很強(qiáng),參與治校要重視管理、學(xué)好管理,使準(zhǔn)正式組織的自我管理、自我約束的機(jī)制更加完善;同時(shí),正式組織成員也要提高專業(yè)知識(shí),理解和尊重學(xué)術(shù)的一般特點(diǎn)和規(guī)律,共同形成完美的“能力組合模塊”,使兩類組織在協(xié)調(diào)與優(yōu)化的結(jié)構(gòu)中實(shí)現(xiàn)完美結(jié)合。

(四)兩類組織文化沖突協(xié)調(diào)

正式組織與準(zhǔn)正式組織由于主、客體的對(duì)象不同,其所代表的文化也不盡相同。準(zhǔn)正式組織代表了“學(xué)術(shù)文化”,而正式組織則代表了“行政文化”,兩種文化的碰撞會(huì)產(chǎn)生矛盾沖突。但是,如果促進(jìn)兩種文化的交流,使兩種文化在共同的價(jià)值觀下融合,使“學(xué)術(shù)和行政價(jià)值不斷地交匯,以構(gòu)成新的‘大學(xué)價(jià)值和‘大學(xué)文化”琜4],文化碰撞就會(huì)化解,因?yàn)橥晟浦贫群鸵?guī)范行為都必須具備相同的價(jià)值觀和一致的文化背景,這是大學(xué)兩類組織協(xié)調(diào)與優(yōu)化的文化基礎(chǔ)。大學(xué)的行政管理是學(xué)術(shù)發(fā)展的載體,沒有行政管理,學(xué)術(shù)發(fā)展就會(huì)陷入無序狀態(tài);沒有學(xué)術(shù)發(fā)展,行政管理就不能實(shí)現(xiàn)大學(xué)辦學(xué)的目標(biāo)。其實(shí)學(xué)術(shù)文化與行政文化并不矛盾,對(duì)大學(xué)來說,它是統(tǒng)一在“科學(xué)文化”的背景之上的。

無論是準(zhǔn)正式組織或正式組織,無論是學(xué)術(shù)權(quán)利與行政權(quán)力,它都是以科學(xué)創(chuàng)新作為根本目標(biāo)的,價(jià)值觀是共同的,從本質(zhì)上來說,不同崗位的“職業(yè)文化”也是一致的,都要建立在共同的價(jià)值觀之上,它們都同屬于不懈追求、與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新文化,這是化解兩類組織文化沖突的基本方法。