基于內(nèi)部控制的公立醫(yī)院財務信息系統(tǒng)建設與探討

□ 張彬彬 ZHANG Bin-bin 王躍芬 WANG Yue-fen 楊靈 YANG Ling

2021 年5 月14 日，國務院辦公廳印發(fā)了《關于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》[1](國辦發(fā)〔2021〕18 號)，提出了公立醫(yī)院發(fā)展方式要從規(guī)模擴張轉(zhuǎn)向提質(zhì)增效，運行模式要從粗放管理轉(zhuǎn)向精細化管理的要求。財務管理作為醫(yī)院運營管理的一項重要內(nèi)容，必須運用現(xiàn)代信息技術(shù)，按照內(nèi)部控制制度的要求，整合醫(yī)、教、研等業(yè)務系統(tǒng)和人、財、物等資源系統(tǒng)，建立“以預算為核心、業(yè)財融合”的財務一體化系統(tǒng)，提升醫(yī)院精細化管理水平。本研究以某三甲醫(yī)院(以下簡稱“醫(yī)院”)基于內(nèi)部控制視角下財務一體化信息建設為例，詳細介紹了財務信息建設的現(xiàn)狀、實施方案、成效、結(jié)論，實現(xiàn)了醫(yī)院從項目立項到預算編制、采購執(zhí)行到合同審批、付款審批到銀醫(yī)直聯(lián)付款的“智能化、規(guī)范化、標準化、管控化”的全流程管理，有效防范了運營風險，強化了預算管控，促進了醫(yī)學科技創(chuàng)新，提升了醫(yī)院運營管理效率。

醫(yī)療行業(yè)內(nèi)財務信息化建設現(xiàn)狀

為推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，2020 年12 月國家衛(wèi)健委印發(fā)了《關于加強公立醫(yī)院運營管理的指導意見》[2](國衛(wèi)財務發(fā)〔2020〕27 號)，指出公立醫(yī)院收支規(guī)模不斷擴大，醫(yī)、教、研、防等業(yè)務活動、預算資金資產(chǎn)成本管理等經(jīng)濟活動、人財物技術(shù)等資源配置活動愈加復雜，經(jīng)濟運行壓力逐漸加大，亟需堅持公益性方向，加快補齊內(nèi)部運營管理短板和弱項，向精細化管理要效益。醫(yī)院精細化運營管理離不開信息化支撐，因此醫(yī)院需要加快建立標準化的運營管理信息集成平臺，而財務管理信息化建設是整個運營管理平臺建設的核心和切入點。醫(yī)院經(jīng)過這幾年的財務管理信息化建設，取得了一定成效，但是各家醫(yī)院信息化建設參差不齊，主要存在以下問題。

1.系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)、流程不銜接，缺乏協(xié)同效應。據(jù)了解很多醫(yī)院已實施了企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(HRP 系統(tǒng))、醫(yī)療業(yè)務相關系統(tǒng)(包括HIS 系統(tǒng)等)、協(xié)同管理平臺(OA 系統(tǒng))、科研管理系統(tǒng)等，但是各系統(tǒng)之間未能進行有效整合，不能實時進行數(shù)據(jù)共享，導致系統(tǒng)之間不能發(fā)揮協(xié)同效應，管理部門重復工作，各系統(tǒng)間頻繁核對數(shù)據(jù)，導致財務人員把大部分時間花在數(shù)據(jù)核對和基礎核算上，不利于提高工作效率。

2.財務報銷及支付審批手續(xù)繁瑣，申請人耗時費力。目前，大部分醫(yī)院的財務報銷及支付仍然實行線下紙質(zhì)填單進行審批，對于報銷或支付標準及流程，申請人需要查看相關文件或是打電話咨詢財務處，報銷及支付審批還需要根據(jù)報銷或支付業(yè)務類別及金額，分別經(jīng)過申請人科室負責人、職能科室負責人、財務處負責人、院部領導簽字，審批手續(xù)繁瑣，申請人耗時費力。

3.財務風險和運營風險日趨加大。原有傳統(tǒng)的手工審核和審批，主要靠審核人員業(yè)務知識的掌握程度和工作的認真程度。對政策的理解有偏差，審批簽字流程不全未能及時發(fā)現(xiàn)，對預算執(zhí)行和合同付款把關不嚴，都會導致財務風險和運營風險發(fā)生。特別是隨著電子票據(jù)推廠，電子票據(jù)可以重復打印，傳統(tǒng)模式無法控制重復報銷或支付，財務風險日益加大。

基于醫(yī)院內(nèi)部控制的財務一體化信息系統(tǒng)建設

醫(yī)院建設的HRP 系統(tǒng)，已將物資管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)進行了關聯(lián)和整合。2020 年3 月開始，我院以預算為核心，按照醫(yī)院經(jīng)濟運行精細化管理要求，對HIS 系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、HRP 系統(tǒng)，以及OA 系統(tǒng)上的發(fā)票管理、財務報銷及支付審批管理、合同管理等財務相關功能進行了高度整合。系統(tǒng)之間整合及流程之間銜接都按照醫(yī)院內(nèi)部控制要求有機地融合起來，確保整個流程規(guī)范、有效運行，形成健全的醫(yī)院運營管理體系[3]。

1.智能財務報銷及支付審批管理。對于科研業(yè)務之外的財務報銷及支付審批，申請人可以通過手機端OA 移動平臺的微報賬進行發(fā)票采集、識別后發(fā)起報銷；審批過程以“數(shù)據(jù)多跑路，職工少跑路”為原則，方便員工報銷；審批完成后申請人打印審批單，并與原始單據(jù)一起放到財務處報銷單據(jù)存放柜即可，這樣既做到財務報銷及支付審批最多跑一次，又能減少疫情期間交叉感染的風險。系統(tǒng)的作用與主要功能如下：(1)智能報賬管理服務。手機端OA 移動平臺微報賬模塊包括發(fā)票采集、識別、查重、保管、報銷提醒、記賬以及一鍵發(fā)起報銷或申請支付、已報銷與未報銷查詢統(tǒng)計等功能。系統(tǒng)提供多種發(fā)票采集、識別方式，PC&APP 票夾信息共享。(2)靈活的系統(tǒng)配置，滿足各類費用支出審批的要求。在系統(tǒng)建設過程中，把標準、系統(tǒng)之間鉤稽關系等內(nèi)置于系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動提示并審核，在符合內(nèi)部控制要求的前提下盡量簡化系統(tǒng)操作。(3)規(guī)范的審批流程及預算、合同付款自動控制。在OA 報銷及支付審批平臺開發(fā)過程中，根據(jù)財務管理制度設置不同費用的預算歸口管理部門、審批權(quán)限及審批流程，申請人填報完成提交后自動流轉(zhuǎn)。當申請支付金額超預算或是超合同金額時，系統(tǒng)自動提示，無法提交到下一審批流程。(4)一鍵查看審批進度及付款情況。申請人可以使用手機端OA 移動平臺微報賬模塊進行可視化的流程審批查看，實時掌握審批進度，緊急業(yè)務還可以在線催辦提醒。付款完成后，HRP 系統(tǒng)把付款信息反饋給OA 報銷及支付審批平臺，申請人可以方便地查看付款情況。

2.基于業(yè)財融合的科研項目管理。為進一步優(yōu)化科研項目管理，一體化系統(tǒng)中構(gòu)建了集中反映項目負責人、職能部門、財務部門分工協(xié)作與科研、財務管理內(nèi)部控制的科研項目管理構(gòu)架，以科研管理系統(tǒng)為統(tǒng)一入口，物資管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、OA 報銷及支付審批平臺為橋梁，財務管理系統(tǒng)為經(jīng)濟活動成果核算及結(jié)果數(shù)據(jù)輸出，各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)協(xié)同共享，實現(xiàn)科研項目立項、預算編制、合同管理、經(jīng)費報銷、評估、結(jié)項(題)、驗收、考核、獎勵等全流程閉環(huán)管理。系統(tǒng)建設的關鍵點：一是對科研經(jīng)費管理實現(xiàn)科研管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)同步?？蒲许椖苛㈨棥⒔?jīng)費到賬后入賬、配套、科研經(jīng)費報銷，由相關人員通過科研管理系統(tǒng)發(fā)起，經(jīng)過OA 系統(tǒng)按照醫(yī)院相關制度進行審批，審批完成后數(shù)據(jù)傳送給HRP 系統(tǒng)進行項目立項及自動生成憑證，解決了長期以來科研經(jīng)費因兩套系統(tǒng)之間彼此獨立、沒有實現(xiàn)有效對接而出現(xiàn)余額對不上的問題，強化了科研經(jīng)費的預算管控，規(guī)范了科研經(jīng)費使用，提高了科研管理效率。二是統(tǒng)一對科研成果進行管理?？蒲谐晒K提供對論文、專利、著作成果、研究報告、鑒定成果、成果轉(zhuǎn)化等科研成果進行統(tǒng)一入口，分類申請、審批、登記、獎勵等管理，規(guī)范了醫(yī)院科研成果管理，科研管理人員可以方便進行查詢、統(tǒng)計、上報，為科研績效管理提供了數(shù)據(jù)支持。三是科研績效系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、共享。科研績效管理模塊將課題、學科、成果、人才項目等全部科研考核內(nèi)容，以績效積分的形式進行系統(tǒng)計算和展現(xiàn)。通過科學設置權(quán)限，個人、科室、管理部門、考核部門等可以高效、快捷地獲取數(shù)據(jù)，推進醫(yī)院科研績效管理順利開展。

3.以預算為主線的內(nèi)部控制。醫(yī)院在實現(xiàn)財務一體化建設過程中，在采購執(zhí)行、合同簽訂、入庫管理、報銷及支付審批等，嵌入預算控制功能，能夠在業(yè)務發(fā)生的關鍵節(jié)點進行預算控制，強化預算約束，同時在系統(tǒng)審批環(huán)節(jié)可以實時查看預算執(zhí)行情況，可以有效指導醫(yī)院各項業(yè)務按年度預算開展，促進資源有效分配和使用，推動醫(yī)院整體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)[4]。一是有預算才能簽訂合同。醫(yī)院在原有OA 平臺的合同簽訂審批流程加入了預算控制。申請人在OA 平臺提交合同簽訂申請時必須填寫預算編號，系統(tǒng)通過與預算管理系統(tǒng)對接，自動獲取預算信息并進行判斷，無預算或預算金額不足無法提交申請。新的合同管理流程，將預算控制前移到經(jīng)濟業(yè)務確認之前，規(guī)范和約束經(jīng)濟活動的開展。二是物資、資產(chǎn)入庫時，無合同、采購預算信息不能入庫。在HRP 系統(tǒng)中的物流系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)入庫環(huán)節(jié)，須輸入合同編號，查看合同信息；輸入物資、資產(chǎn)采購預算編號，查看預算信息，入庫的物資、資產(chǎn)有合同和預算才能入庫。三是預算、合同付款、大額資金支付決策制約同在OA 報銷及支付審批系統(tǒng)體現(xiàn)。財務報銷及支付審批流程通過OA 系統(tǒng)從線下移至線上，在審批流程增加預算執(zhí)行、合同付款控制，對大額資金支付，申請人還需要關聯(lián)黨委會抄告單。四是財務管理系統(tǒng)自動生成憑證及銀醫(yī)直聯(lián)付款。財務報銷及支付審批流程完成后，OA系統(tǒng)自動把數(shù)據(jù)傳給HRP系統(tǒng)中的財務管理系統(tǒng)，同時推送發(fā)票及相關附件到HRP 系統(tǒng)。制單會計根據(jù)申請單編碼選取或掃描二維碼后點擊確認后自動生成記賬憑證，出納通過銀醫(yī)直聯(lián)付款。醫(yī)院運營管理中四個環(huán)節(jié)的核查監(jiān)督，使醫(yī)院財務管理體系建立在內(nèi)部控制制度下。

4.移動審批，方便快捷。在審批人手機上安裝OA 移動平臺，審批人在工作臺上的待辦事宜模塊可以查看需要審批的流程。審批人點擊具體的報銷及支付審批單時可以查看審批關鍵信息、原始票據(jù)資料、關聯(lián)的審批流、審批軌跡等信息。原始票據(jù)采用視圖形式，審批人可以總體預覽票據(jù)是否齊全，也可以點擊具體單據(jù)查看詳細信息；預算執(zhí)行信息和合同付款信息采用臺賬形式展示，審批人可以“一目了然”看合同、預算；財務內(nèi)部控制關鍵節(jié)點如大額資金支付制約等同在系統(tǒng)中體現(xiàn)，審批關鍵信息齊全，數(shù)字賦能精準高效決策，審批人可以利用碎片的時間完成審批。實行線上審批后，審批周期大大縮短，審批效率得到了顯著提升。

財務一體化系信息統(tǒng)運行效果

醫(yī)院通過對內(nèi)部控制管理制度、財務管理制度、采購管理制度、科研管理制度以及合同管理制度等進行梳理，共完成了76 張表單的標準化設計，43 條業(yè)務流程的標準化、規(guī)范化構(gòu)建，使用接口67 個，定義管理用報表25 張。涵蓋了醫(yī)院所有費用報銷及支付業(yè)務、采購支付業(yè)務、科研業(yè)務、與財務報銷及支付相關的事項申請業(yè)務、合同會簽、預算編制及調(diào)整等。

1.方便職工填報，減少人員接觸，縮短審批周期，提升了員工滿意度。方便快捷的手機端入口，職工可以隨時隨地進行報銷及支付申請。智能的報賬管理服務，為職工報銷及支付申請業(yè)務提供“管家式”服務。申請單填寫在符合內(nèi)部控制前提下，盡量做到簡單、智能，審批單提交后還可以線上了解審批進度、催辦以及查看付款情況，整個審批過程實現(xiàn)疫情防控“零接觸”。讓職工切身體驗到財務一體化建設的“人性化、智能化、易用性、便捷性、安全性”，真正做到“把時間還給醫(yī)生，把醫(yī)生還給患者”。醫(yī)院OA 支付審批平臺自2022 年9 月上線以來，財務報銷及支付審批周期縮短了52%，特別是科研業(yè)務審批周期縮短了65%，職工對財務報銷的滿意度從76%提高到了90%。

2.醫(yī)院科研管理更加科學、準確、規(guī)范、便捷，提高了醫(yī)院的科研能力及效率?？蒲胸攧找惑w化建設，推動科研管理信息數(shù)據(jù)化、可視化和透明化，實現(xiàn)對科研項目全流程的動態(tài)跟蹤和實時監(jiān)控。一方面便于項目負責人對自己的項目進行全面管理，提高管理效率[5]。另一方面科研主管部門及時掌握醫(yī)院所有項目情況，合理配置科研資源，為科研項目執(zhí)行提供保障條件；跟蹤項目的成果，精準進行績效考核及科研獎勵，充分調(diào)動科研人員積極性，提升醫(yī)院科研能力和效率。近5 年醫(yī)院共獲得各類課題 192 項，獲授權(quán)專利457 項，成果轉(zhuǎn)化 16 項。2022 年榮獲5 項國家自然科學基金，22 項省醫(yī)藥衛(wèi)生研究項目，3 項省中醫(yī)藥管理局研究項目，實現(xiàn)歷史性突破。

3.實現(xiàn)預算全過程、實時控制，優(yōu)化資源配置。醫(yī)院在實現(xiàn)財務一體化建設后，預算執(zhí)行控制關口前移，實現(xiàn)業(yè)務事項全過程控制，以預算和合同管理為第一層控制，從源頭控制超預算業(yè)務的發(fā)生；以預算執(zhí)行審批流程為第二層控制，系統(tǒng)自動對預算余額與本次申請額進行比較控制；審批通過自動生成憑證后，銀醫(yī)互聯(lián)直接付款為第三層控制，實現(xiàn)醫(yī)院運營管理“實物流、資金流、業(yè)務流、信息流”的統(tǒng)一，增強了管理者對人、財、物各項綜合資源的計劃、使用、協(xié)調(diào)、控制、評價和繳勵等方面的管理能力，全面提升醫(yī)院運營管理效率[6]。目前，醫(yī)院已實現(xiàn)預算管理醫(yī)院業(yè)務覆蓋率達到100%，預算執(zhí)行差異率控制在5%以內(nèi)，控制能力提高65%，預算管理效率提高70%。

4.提升醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展新效能。通過財務一體化建設，已實現(xiàn)發(fā)票O(jiān)CR 識別自動查重、報銷標準自動提示和審核、預算執(zhí)行和合同付款自動控制、審批流程按照醫(yī)院財務制度要求自動流轉(zhuǎn)，強化了運營風險防控?？蒲许椖咳鞒涕]環(huán)管理，科研項目、成果、考核等自動統(tǒng)計，科研經(jīng)費管理實現(xiàn)了科研管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)同步，促進了業(yè)務與資源管理深度融合。在業(yè)務發(fā)生環(huán)節(jié)就已準確區(qū)分費用科室，并把數(shù)據(jù)直接傳送給成本核算系統(tǒng)，提高了科室成本核算的準確性，為加強臨床、醫(yī)技、醫(yī)輔等業(yè)務科室運營指導提供了數(shù)據(jù)支持。財務一體化建設有效地保障了運營管理規(guī)范及高效協(xié)同運作，提升了運營管理效率和質(zhì)量。

結(jié)論

隨著公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，需要進一步優(yōu)化、完善財務管理，通過整合醫(yī)、教、研等業(yè)務系統(tǒng)和人、財、物等資源系統(tǒng)，建立以預算為核心、橫向業(yè)財融合、縱向分級管控、在線風險防范的財務一體化信息系統(tǒng)，為醫(yī)院運營管理的科學化、規(guī)范化、精細化提供了有力支撐，實現(xiàn)了對醫(yī)院人、財、物、技術(shù)等核心資源進行科學配置、精細管理和有效使用。