辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用價(jià)值探究

林文發(fā) 江漢藝術(shù)職業(yè)學(xué)院

辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用價(jià)值探究

林文發(fā) 江漢藝術(shù)職業(yè)學(xué)院

本文對(duì)辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件進(jìn)行了簡(jiǎn)單介紹，闡述了計(jì)算機(jī)辦公軟件的特點(diǎn)，最后結(jié)合辦公室工作特點(diǎn)，就計(jì)算機(jī)辦公軟件的在辦公室中的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行探討，希望能夠?yàn)橥七M(jìn)辦公室工作的創(chuàng)新與發(fā)展帶來(lái)一點(diǎn)理論支持。

辦公室 計(jì)算機(jī)辦公軟件 特點(diǎn) 應(yīng)用價(jià)值

運(yùn)用辦公室計(jì)算機(jī)軟件可以使相應(yīng)的應(yīng)用對(duì)象的便捷性得到提升。在辦公室工作中，基于計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)工作模式中存在的一些問(wèn)題得到解決，例如工作的勞動(dòng)壓力得到緩解，辦公環(huán)境得到優(yōu)化，辦公效率得到提升。因此，針對(duì)辦公室計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用價(jià)值探究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 概述

目前，有關(guān)計(jì)算機(jī)辦公軟件的理論依然沒(méi)有明確界定。就狹義來(lái)講，一般的文本編輯器都在計(jì)算機(jī)辦公軟件的范疇之內(nèi)，其主要內(nèi)容則是處理與管理數(shù)據(jù)信息。而站在宏觀的角度，辦公軟件則是一種信息系統(tǒng)，其是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，運(yùn)用軟件系統(tǒng)使辦公過(guò)程趨于智能化與自動(dòng)化發(fā)展，使信息交互得以實(shí)現(xiàn)，并使辦公空間得到共享，為辦公效率的提升提供支持。基于此，計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠提高領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)確性，使信息傳輸?shù)恼鎸?shí)性得到保障，最終實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公模式的構(gòu)建與推進(jìn)。

2 計(jì)算機(jī)辦公軟件的特點(diǎn)

2.1 獨(dú)立性

在自動(dòng)化辦公過(guò)程中，用戶對(duì)計(jì)算機(jī)程序加以利用，或者通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，這兩者之間的矛盾比較突出，但計(jì)算機(jī)應(yīng)用與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的水平卻沒(méi)有聯(lián)系，在物理角度上具有獨(dú)立性。對(duì)于用戶而言，他們?cè)谑褂糜?jì)算機(jī)程序或數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，其邏輯結(jié)構(gòu)是基于獨(dú)立狀態(tài)之間得以形成的。

2.2 完整性

在辦公室工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在數(shù)據(jù)處理上能夠得到充分表現(xiàn)，信息特征主要可以從三個(gè)方面得到反映，即準(zhǔn)確性、一致性與完整性。以辦公軟件為例，數(shù)據(jù)庫(kù)的共享使得用戶能夠獲取一致的信息；就電腦數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)用戶輸入數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)表的使用而言也具有相同的類型，因此，就某種意義而言其有效性特點(diǎn)比較突出；而在工作中數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)數(shù)據(jù)的應(yīng)用具有一致性則是反映出對(duì)用戶的約束，這就將其完整性特點(diǎn)反映出來(lái)。

2.3 安全性

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行中，通常人們會(huì)采取各種措施對(duì)信息安全予以保護(hù)。例如有的重要文件應(yīng)與其他相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行區(qū)分，并以實(shí)際保密程度為依據(jù)，對(duì)辦公軟件賬戶的權(quán)限與密碼進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，或者采取監(jiān)控措施。在處理數(shù)據(jù)過(guò)程中，可以對(duì)有效的隱藏方式加以運(yùn)用，例如將其向云端服務(wù)器進(jìn)行傳輸，并進(jìn)行密碼設(shè)置，而有獲取密碼的權(quán)限人則限于高級(jí)管理人員。

3 計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室中的應(yīng)用價(jià)值

3.1 優(yōu)化辦公環(huán)境與流程

基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，辦公室工作在計(jì)算機(jī)軟件的支持下，可以使系統(tǒng)的人機(jī)辦公趨于自動(dòng)化。并且通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件，辦公室各直屬單位間能夠保持緊密聯(lián)系，如此一來(lái)就可以強(qiáng)化協(xié)作與交流。對(duì)于行政部門而言，在未來(lái)辦公工作中計(jì)算機(jī)的運(yùn)用與發(fā)展勢(shì)在必行。就工作流程而言，計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用價(jià)值主要表現(xiàn)為保持流程同步、簡(jiǎn)化非必要環(huán)節(jié)以及提高信息傳遞速度等方面。例如建筑設(shè)計(jì)單位，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)辦公軟件，工程部門與財(cái)務(wù)部門可以同步進(jìn)行工程合同不同內(nèi)容的審核與處理。對(duì)于一些緊急合同，辦公室計(jì)算機(jī)軟件可以將一些不必要的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，使辦公速度得到提升。而通過(guò)OA辦公系統(tǒng)的建立，單位則可以通過(guò)系統(tǒng)來(lái)上傳與發(fā)布相關(guān)文件與信息，進(jìn)而加快文件傳遞效率。

3.2 有利于辦公室管理成本的降低

在辦公自動(dòng)化管理中，計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)用使辦公室成本得到了有效降低，很多工作業(yè)務(wù)流程得到簡(jiǎn)化，對(duì)于辦公效率的提升有著十分積極的影響。隨著成本的降低，單位辦公人員的費(fèi)用支出也得以壓縮，對(duì)于提高經(jīng)濟(jì)效益而言無(wú)疑意義重大。在辦公成本方面，計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用價(jià)值主要可以從兩個(gè)方面得到體現(xiàn)，一方面就是辦公成本的降低，計(jì)算機(jī)辦公軟件使得傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公逐漸被替代，如此一來(lái)，紙張消耗就不復(fù)存在，辦公的環(huán)保性與綠色性十分突出。另一方，計(jì)算機(jī)辦公軟件能夠降低交通費(fèi)用，通過(guò)自動(dòng)化辦公管理，在某些業(yè)務(wù)中只需要運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)就可以完成運(yùn)輸工作，這樣就使得企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益得到提升。

3.3 有利于推進(jìn)工作方式的創(chuàng)新

通過(guò)計(jì)算機(jī)辦公軟件的運(yùn)用，辦公室工作的規(guī)范性得到強(qiáng)化，這樣可以簡(jiǎn)化辦公流程，解放辦公人員，促使他們將自身創(chuàng)造力發(fā)揮出來(lái)，實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升。在自動(dòng)化辦公模式下，辦公室工作人員還需要對(duì)計(jì)算機(jī)軟件操作與應(yīng)用方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，從中就可以激發(fā)自身潛能，為工作方式的創(chuàng)新奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

綜上所述，在辦公室中運(yùn)用計(jì)算機(jī)辦公軟件，能夠使辦公室各項(xiàng)工作得到全面改善，對(duì)于推進(jìn)辦公室工作發(fā)展與創(chuàng)新而言有著十分重要的意義。不可否認(rèn)，現(xiàn)階段關(guān)于辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的運(yùn)用依然存在一些問(wèn)題，針對(duì)此，辦公室工作人員應(yīng)結(jié)合工作現(xiàn)狀，分析問(wèn)題原因，并采取一系列改進(jìn)措施，提高軟件應(yīng)用水平，為推進(jìn)辦公室工作的進(jìn)一步開(kāi)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

[1]吳小平.辦公室計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用[J].信息與電腦,2016,(1):17-18.

[2]李源.計(jì)算機(jī)辦公軟件在辦公室的應(yīng)用[J].電子制作,2015,(12):221-221.

[3]雷勇颋.計(jì)算機(jī)辦公室軟件的特點(diǎn)與應(yīng)用[J].大科技,2017,(2):257.