摘 要:本文主要結(jié)合人事檔案管理實(shí)際情況,首先闡述了人事檔案管理的重要性,接著指出了當(dāng)前人事檔案管理存在的主要問(wèn)題,最后對(duì)提升人事檔案管理水平給出了幾點(diǎn)創(chuàng)新性思考策略,以供相關(guān)部門(mén)參考借鑒。
關(guān)鍵詞:人事檔案;管理問(wèn)題;創(chuàng)新思考;策略
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展,社會(huì)各行各業(yè)對(duì)人才的需求以及要求也愈來(lái)愈大,人事檔案也逐漸得到了重視,這為有效開(kāi)展人事檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)。人事檔案是由國(guó)家機(jī)構(gòu)以及社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生的,其具有全面性、真實(shí)性、流動(dòng)性以及機(jī)密性四大特征,對(duì)個(gè)人活動(dòng)、學(xué)識(shí)水平、工作表現(xiàn)等都進(jìn)行了詳細(xì)記錄,以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的以方便用人單位等進(jìn)行考核利用的歷史記錄。人事檔案管理工作的完整性以及有效性對(duì)于個(gè)人以及用人單位均十分重要。伴隨著科技的進(jìn)步以信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的要求。因此,必須要根據(jù)人事檔案問(wèn)題,思考探索出人事管理的創(chuàng)新性策略,以期進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。
1 人事檔案管理工作的重要性
人事檔案可以映射出各種人才的專業(yè)、研究方向以及個(gè)人的特長(zhǎng)。做好人事檔案管理工作有利于人才的合理配置。一是通過(guò)人事檔案管理能夠有效挑選出優(yōu)秀的人才,并結(jié)合單位實(shí)際情況以及未來(lái)的發(fā)展方向,有針對(duì)性的制定出培養(yǎng)人才的計(jì)劃,充分挖掘工作人員潛能,使優(yōu)秀人才脫穎而出,從而推動(dòng)單位事業(yè)的發(fā)展。二是人事檔案是單位進(jìn)行選拔、考察以及任用人才的第一手資料,通過(guò)人事檔案管理有利于單位對(duì)工作人員的職位進(jìn)行科學(xué)合理分配。三是通過(guò)人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)信息共享,科學(xué)預(yù)測(cè)出人力資源的需求,不斷優(yōu)化人力資源配置。
2 人事檔案管理存在的主要問(wèn)題
2.1 舊的人事檔案管理方式太過(guò)繁瑣
以往的人事檔案管理屬于紙質(zhì)管理,對(duì)于檔案的收集、整理、鑒別、裝訂、保管、錄入、查詢等各個(gè)環(huán)節(jié)均需要憑借檔案管理工作人員手工去完成,不但特別繁瑣、復(fù)雜、低效,容易出現(xiàn)差錯(cuò),并且需要耗費(fèi)人力以及大量的時(shí)間才能夠較好的完成。假如碰到比較少的信息需求的時(shí)候借助于人工查閱還可以從容應(yīng)對(duì),若碰到大批量的檔案信息需求,那么憑借手工對(duì)檔案進(jìn)行檢索、提取、查閱、摘錄等事項(xiàng)將會(huì)是一個(gè)特別復(fù)雜的工程,給檔案人員增加極大的勞動(dòng)強(qiáng)度,且時(shí)常會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤,給工作帶來(lái)了一定的阻礙。在具體的檔案查詢過(guò)程中,程序復(fù)雜、繁瑣,要求查閱登記以及檢索等諸多要求,這在很大程度上影響了辦事的時(shí)效性。
2.2 人事檔案受人為影響較大
在人事檔案中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些造假現(xiàn)象。有些檔案管理人員的素質(zhì)欠缺,當(dāng)前社會(huì)的誘惑力比較大,假如檔案管理人員經(jīng)受不了外界的誘惑,往往會(huì)直接將某些重要的人事檔案信息泄露,直接影響到人事檔案的保密性。雖說(shuō)我國(guó)近年來(lái)強(qiáng)化了人事檔案管理的力度,但是受人為篡改的現(xiàn)象依然屢禁不絕,如某些人為了滿足一己私欲以及自身目的對(duì)人事檔案信息進(jìn)行冒充別人或者是憑借人事檔案管理漏洞偽造材料,對(duì)我國(guó)的人事檔案管理制度構(gòu)成了極大威脅。
2.3 人事檔案質(zhì)量較低
當(dāng)前,人事檔案內(nèi)容編制中雷同、有關(guān)資料信息單一的特點(diǎn)特別明顯,如此人事檔案信息很難找出個(gè)人的特點(diǎn)、專業(yè)以及擅長(zhǎng)的領(lǐng)域,很難有讓人耳目一新的感覺(jué)。這種人事檔案根本無(wú)法較好的反映出人盡其才的人事檔案管理理念,用人單位在進(jìn)行人才選拔和晉升的過(guò)程中都需要通過(guò)人事檔案中記錄的內(nèi)容進(jìn)行參考,一旦出現(xiàn)內(nèi)容雷同、資料單一的人事資料會(huì)對(duì)個(gè)人前途產(chǎn)生嚴(yán)重影響,無(wú)法充分發(fā)揮出個(gè)人的價(jià)值。
2.4 人事檔案管理信息化水平較低
伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,人事檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)展得到廣泛應(yīng)用,但是技術(shù)還不夠成熟,有些單位依然采取手工操作的方式來(lái)替代計(jì)算機(jī)信息化的檔案管理方式,這種管理方式不利于人事檔案管理信息化發(fā)展以及管理管理效率的提升。
3 人事檔案管理創(chuàng)新性策略
3.1 不斷完善人事檔案管理制度
人事檔案管理屬于一項(xiàng)復(fù)雜的工作,需要對(duì)有關(guān)制度進(jìn)行不斷完善才可以確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。所以對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行逐步優(yōu)化,才能確保人事檔案管理水平的提升。在構(gòu)建人事檔案管理制度時(shí)應(yīng)該將社會(huì)具體去求以及相關(guān)理論進(jìn)行有機(jī)融合,確保制度的有效實(shí)施。尤其對(duì)材料的收集以及管理進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行,對(duì)人事檔案內(nèi)的虛假資料要及時(shí)篩選,有效做到確保人事檔案的真實(shí)有效性。此外,要對(duì)人事檔案整理工作的工作職責(zé)以及要求進(jìn)行不斷完善,確保人事檔案卷宗的整理更為合理、全面、科學(xué),確保單位用人制度的有效性。
3.2 逐步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
隨著社會(huì)現(xiàn)代化水平的不斷提高,舊的人事檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。必須要加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè),憑借業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平。首先,要向高等院校以及社會(huì)等多途徑、多渠道引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員;其次,現(xiàn)有檔案管理工作人員自身必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式,不斷調(diào)整檔案管理的方法以及手段,平時(shí)要多強(qiáng)化計(jì)算機(jī)、信息管理等專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),逐步提高升人事檔案管理,迅速適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案管理的需求;最后,要不斷培養(yǎng)人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí),加強(qiáng)與各部門(mén)之間的合作交流,不斷更新個(gè)人檔案信息,確保人事檔案內(nèi)容的完整性以及豐富性,從而更好為人力資源合理配置提供有效服務(wù)。
3.3 強(qiáng)化社會(huì)公眾的檔案信息化意識(shí)的培養(yǎng)
針對(duì)人事檔案管理的涉密性以及隱蔽性,廣大群眾普遍認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容就是報(bào)備人事材料以及提供相關(guān)的信息查閱,其潛在的意義以及價(jià)值是社會(huì)公眾并沒(méi)有過(guò)多的關(guān)注,這就在一定程度上忽略了人事檔案管理在人才選拔以及人才培養(yǎng)中所發(fā)揮的重要作用。人們對(duì)于人事檔案管理信息化的意識(shí)均比較低。在計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的環(huán)境下,需要采取有效的方式進(jìn)行宣傳教育,不斷激發(fā)社會(huì)公眾的檔案信息意識(shí),憑借宣傳教育不斷更新人們的理念,引導(dǎo)大家深入的認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性,更加關(guān)注人事檔案管理的信息化建設(shè)。人事檔案信息化管理并不完全是單純的信息累積以及信息技術(shù)操作,更應(yīng)該是充分應(yīng)用信息技術(shù)的有利條件,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享,促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的科技力量。
3.4 不斷提升人事檔案管理的信息化水平
如今是計(jì)算機(jī)信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì),人事檔案的信息化管理屬于社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。在信息化時(shí)代大背景的促進(jìn)下,需要積極引入現(xiàn)代化的科技手段,對(duì)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化以及文檔化一體化的管理模式,各個(gè)單位可以把每名員工的檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi),從而形成數(shù)據(jù)化的檔案資料。借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行及時(shí)且快速地進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔、保存,那么干部人員的電子檔案的作用將會(huì)等到有效的發(fā)揮。此外,可以不斷拓寬人事檔案的容量,對(duì)人事信息資源進(jìn)行合理分類,為用戶的檢索、查詢以及實(shí)現(xiàn)信息共享提供極大便利,使檔案管理由單一、被動(dòng)、封閉的服務(wù)層次,不斷向全面、主動(dòng)、開(kāi)放的層次發(fā)展,確保人事檔案的系統(tǒng)性、完整性以及準(zhǔn)確性,為領(lǐng)導(dǎo)干部以及社會(huì)公眾提供更加便利、有效的服務(wù)。
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作者簡(jiǎn)介
鄧明明(1976-),女,漢族,湖南省邵陽(yáng)市人,本科學(xué)歷,助理工程師,從事人事檔案工作。endprint