集團化企業(yè)檔案資源合理開發(fā)利用探究

徐海燕

隨著時代的進步和人類辦公技術(shù)日新月異的發(fā)展，企業(yè)中的檔案信息量越來越復(fù)雜龐大，尤其是在大型的集團化企業(yè)中，面對日趨紛繁復(fù)雜的檔案種類和數(shù)量，如何將集團內(nèi)各單位各類檔案資源歸檔管理，科學(xué)分類，建立與之相適應(yīng)的檔案信息開發(fā)利用方式，及時提供檢索利用，使之更好地發(fā)揮作用，已成為一項非常重要的工作。因此，本文就集團化企業(yè)中檔案資源的合理開發(fā)利用進行探究。

1 集團化企業(yè)檔案資源合理開發(fā)利用的必要性

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，集團化經(jīng)營即是以母公司為基礎(chǔ)，以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，通過合資、合作或股權(quán)投資等方式把多個獨立企業(yè)法人聯(lián)系在一起。集團成員企業(yè)之間在研發(fā)、采購、制造、銷售、管理等環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系在一起，協(xié)同運作的方式叫集團化運作或集團化經(jīng)營模式。檔案的原始性，可以發(fā)揮憑證作用，可以成為一個單位或個人維護自身權(quán)益的重要工具。集團檔案是在集團內(nèi)各企業(yè)活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的信息材料——包括文字、圖表、影片、照片、錄音、錄像等，是各企業(yè)在活動中形成的全部檔案的總和。另外，集團檔案是集團文化的重要部分，一方面它記述和反映了集團文化建設(shè)的歷史，可為新時期集團文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。另一方面，對它加強管理的本身就是集團文化建設(shè)的重要組成部分。所以，集團化企業(yè)中檔案不是包袱，而是財富，作好檔案管理工作是集團自身發(fā)展的客觀需要，也是長期受益之事。所以說合理開發(fā)利用檔案資源是集團化企業(yè)長久發(fā)展的重要資源之一。

2 集團化企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的合理模式

在集團化管理企業(yè)中，檔案信息資源共建共享是與之相適應(yīng)的開發(fā)利用方式。檔案信息資源共建共享集團各單位、各部門都要是集團檔案輸出源，共同參與集團檔案建設(shè)管理，然后共享檔案便利。在現(xiàn)代技術(shù)要求下，檔案科學(xué)先進共享共建的途徑和模式就是要借助數(shù)字化的資源組織模式，借助計算機網(wǎng)絡(luò)通訊等技術(shù)，將文字、圖像、聲音等各類檔案資源進行甄別，真實可用、具有保存價值的檔案資源被提取出來，經(jīng)過信息整序，形成數(shù)字化信息再通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案庫中，分類進行存儲。查詢檔案時通過精準(zhǔn)檢索手段，可以及時查詢所需資料，獲取資料不受時間和空間的限制。

3 集團化企業(yè)檔案資源共建共享存在的問題

一是資源共建共享意識淡薄。在傳統(tǒng)管理模式和慣性思維的影響下，集團化企業(yè)中各單位檔案人員的觀念還待更新，“條塊分割”、“重藏輕用”的思想依然作祟，希望檔案資源共享，但又不主動參與檔案資源共建。有的僅注重本單位檔案資源管理，而忽視集團其他公司檔案信息資源整合，沒有形成集團檔案資源共建，導(dǎo)致集團檔案資源不完整。還有相當(dāng)一部分集團化企業(yè)中，檔案管理機構(gòu)在檔案資源建設(shè)與服務(wù)上還沿用傳統(tǒng)的模式，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度不高。有的雖然加強了檔案資源網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入力度，卻忽視館藏檔案信息數(shù)字化整理轉(zhuǎn)化，館藏檔案資源數(shù)字化程度不高，導(dǎo)致集團檔案資源無法實現(xiàn)及時共享。

二是檔案資源缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一管理。集團化企業(yè)各單位相對獨立，很多集團對檔案資源管理沒有統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致了各單位在檔案管理上各自為政、各行其是，主要表現(xiàn)在：管理人員素質(zhì)參差不齊，沒有經(jīng)過統(tǒng)一培訓(xùn)；管理要求不一，單位領(lǐng)導(dǎo)重視的，檔案管理正規(guī)些，反之，甚至無專人專管；硬件配備好壞不一，有條件的設(shè)備先進些，沒條件的管理裝備簡陋；收集、分類缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理不規(guī)范，分類混亂，查詢非常困難。在這些集團化企業(yè)中檔案資源分散無序、重復(fù)浪費，使有效的檔案資源閑置與短缺并存，整體效益難以發(fā)揮。

三是標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)絡(luò)化程度不高，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。由于歷史原因，檔案信息資源共建共享的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，缺乏集團內(nèi)統(tǒng)一的檔案信息資源共建共享平臺，集團內(nèi)各單位間的數(shù)據(jù)不能有效地銜接，網(wǎng)絡(luò)交流受到限制，集團內(nèi)各單位無法參與檔案資源共建，集團檔案資源不完整。有的從檔案管理到檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，限制了集團檔案資源的共建共享。還有的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案資源服務(wù)方式仍然主要以內(nèi)容介紹、目錄查詢等為主，檔案內(nèi)容的數(shù)字化網(wǎng)上傳遞沒有開展，無法體現(xiàn)檔案資源共享便利。

4 集團化企業(yè)檔案資源開發(fā)利用改進方向與對策

一是要形成全面有效的信息資源共享體系。在集團化企業(yè)中，集團成員之間只有協(xié)同運作、資源共享、優(yōu)勢互補，不僅節(jié)省成本和費用，還能提升企業(yè)的運作和管理效率，提高企業(yè)創(chuàng)新能力和綜合競爭能力。同樣，在檔案管理上也要能形成信息資源共建共享，才能發(fā)揮檔案的最大作用。集團化內(nèi)各單位、各部門應(yīng)該同心協(xié)力，共建集團檔案庫，無論單位、部門大小都要重視集團檔案資源共建，承擔(dān)檔案信息數(shù)字化建設(shè)任務(wù)并向共享網(wǎng)絡(luò)提供自己的檔案資源。這樣各種信息、數(shù)據(jù)可以源源不斷匯集到檔案信息庫中，再經(jīng)過專職檔案管理員的整合，最終形成全面有效的檔案信息庫。

二是要加強檔案管理規(guī)范化科學(xué)化建設(shè)。集團化企業(yè)中的檔案記錄了整個集團相關(guān)工作數(shù)據(jù)和大量重要信息，還記錄了集團工作人員的基本情況和相關(guān)個人資料，這些資料為整個集團工作的順利進行提供了有力保障。在集團化管理下，檔案信息內(nèi)容多而雜，在檔案管理中要嚴(yán)格執(zhí)行檔案整理歸檔要求及標(biāo)準(zhǔn)，做到全面收集、嚴(yán)審細甄、規(guī)范管理，并進行科學(xué)分類、裝訂、整理，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及規(guī)范，這樣才能提高檔案資料的質(zhì)量，今后使用時才能發(fā)揮最大價值。另外，在目前技術(shù)要求下，資源共享要求檔案網(wǎng)絡(luò)化程度提高，那么檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化就成了網(wǎng)絡(luò)化和資源共享化的必備條件。檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化體系應(yīng)包括目錄格式、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息資源傳遞方式和方法、硬件設(shè)備建設(shè)等。集團各單位要嚴(yán)格按照指定的標(biāo)準(zhǔn)來實施檔案收集、整理、傳輸?shù)雀黜椆ぷ?，以保證信息和系統(tǒng)能夠良好地互相兼容、識別和傳遞，實現(xiàn)無障礙共享。

三是要建立自動化現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，當(dāng)前檔案資料不再僅僅是單一的紙質(zhì)材料，隨著科技的發(fā)展，越來越多的電子文件、圖片及音像等多媒體資料成為重要的檔案資料，給保管和利用帶來一系列問題。傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的要求。另外，以往檔案管理工作存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，其實管理是必要的手段，利用才是真正的目的。所以，面對復(fù)雜繁多的檔案信息必須要通過現(xiàn)代化技術(shù)手段，打造一個現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)共享平臺，通過建立便捷的檔案查詢系統(tǒng)，讓檔案不再沉封在檔案柜里，在集團內(nèi)能形成有效的信息資源共享，讓檔案能夠便利地為集團所有單位、人員服務(wù)，真正體現(xiàn)檔案的價值。另外，快節(jié)奏的生活、工作讓檔案利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此建立電子化的檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的發(fā)展方向。通過廣泛運用的自動化辦公平臺和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學(xué)技術(shù)裝備起來。利用現(xiàn)代科技手段實現(xiàn)建檔的規(guī)范化和科學(xué)化，同時又方便使用者及時查找到所需的檔案資料，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率。

總之，集團化管理的企業(yè)中檔案管理具有很強的挑戰(zhàn)性，它是集團的共享資源，更是企業(yè)文化的重要反映。只有不斷促進檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，要不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。才能為用戶提供更加有效和快捷的檔案信息資源服務(wù)，滿足用戶對檔案信息資源的共享需求。endprint