淺談電子檔案管理的內(nèi)容和價(jià)值

摘 要：電子檔案和檔案的數(shù)字化管理，是檔案工作中的一個(gè)新課題，是檔案工作開發(fā)和利用的新契機(jī)。隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮越來越重要的作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理

伴隨辦公自動(dòng)化和自動(dòng)化工程設(shè)計(jì)日益普及，作為辦公自動(dòng)化重要組成部分的檔案工作也在進(jìn)行一場革命，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案的管理隨之提上議事日程。

1 電子檔案建設(shè)的重要性和必要性

檔案是社會組織或個(gè)人在社會活動(dòng)中形成的、有意識地借助多種形式和載體保存下來的備查的數(shù)據(jù)、信息和知識痕跡的歷史記錄。歷史性、備用性和便捷性是檔案管理的意義所在。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本的檔案是將“有形的信息資源”匯集在特定的場所供需求者查閱使用，因?yàn)槭軙r(shí)間和空間限制，利用起來有諸多不便。電子檔案則是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，打破了紙質(zhì)檔案“有形”的觀念，使一份文件在同一個(gè)時(shí)間和不同的地點(diǎn)被不同的需要者利用，從而提高了檔案的利用效率和查閱者工作效率。

隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的不斷深入和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，運(yùn)用有形的紙質(zhì)的載體記錄歷史痕跡的機(jī)會越來越少，相應(yīng)的利用IT技術(shù)生成的文本越來越多，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案、檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化延伸了傳統(tǒng)檔案的內(nèi)涵，成了檔案家族的新成員。電子檔案與生俱來的操作簡便、使用成本低、工作效率高等優(yōu)點(diǎn)越來越受到管理者和使用者的青睞，其先進(jìn)的管理系統(tǒng)應(yīng)該成為各行各業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。目前電腦越來越普及，電子文件大量產(chǎn)生，生成鋪天蓋地的“未來檔案”，但是對這些“未來檔案”管理的技術(shù)手段尚沒有同步跟進(jìn)，影響了檔案信息化進(jìn)程和服務(wù)的高效率。因此，加強(qiáng)電子檔案研究，開發(fā)電子檔案管理技術(shù)，發(fā)揮電子檔案作用顯得尤為必要和重要。

首先是服務(wù)建設(shè)法制國家和改革開放的需要。法制國家是一個(gè)契約型、效率型的社會。檔案的歷史性和備用性功能滿足了契約型社會所要求的法律效力憑證的需要，電子檔案的快捷性則滿足法制國家效率型的要求。改革和開放必須了解歷史、繼承傳統(tǒng)、借鑒經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，在此基礎(chǔ)上深化改革、擴(kuò)大開放，才能把握社會前進(jìn)的規(guī)律，使我們事業(yè)立于不敗之地。所以要安全快捷地滿足社會發(fā)展的需要，高效率地服務(wù)建設(shè)法制國家和深化改革、擴(kuò)大開放的需要，必須緊跟信息時(shí)代的步伐，轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)檔案載體，將檔案數(shù)字化；培育與之相適應(yīng)的檔案管理手段，建立健全電子檔案管理體系。

其次是信息化和辦公自動(dòng)化的需要。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子文件，它是有別于傳統(tǒng)紙介質(zhì)檔案的新的檔案類型，使檔案管理部門管理檔案的內(nèi)容豐富了，外延擴(kuò)大化了。如何將這些應(yīng)用成果進(jìn)行有效地歸檔、管理和利用，是擺在檔案管理者面前的一個(gè)緊迫的問題，因此與其相應(yīng)的管理職能也必須調(diào)整，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也必須適應(yīng)這一變革。使用電子檔案管理系統(tǒng)后，檔案部門內(nèi)部可以甩掉管理臺帳，對外可以利用網(wǎng)絡(luò)為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù)，為改革開放和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。只有利用這些先進(jìn)的技術(shù)手段，才可能全面的掌握各種信息，讓檔案部門成為社會的信息中心之一，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享，從而更好地服務(wù)于社會的管理和建設(shè)。

2 電子檔案建立與管理的基本內(nèi)容

首先，對流程實(shí)行全程控制 要實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理，使電子文件的歸檔和管理制度化、規(guī)范化，必須檢查現(xiàn)有管理模式與規(guī)范化管理的差距。在管理過程中要像紙質(zhì)文件的管理那樣從電子文件產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理，就是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。由于過程的可控性強(qiáng)，過程控制的反饋周期短，因此，從電子文件形成就開始進(jìn)行控制，將形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、保管和利用等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容施行過程監(jiān)控；管理的切入點(diǎn)提前至電子文件的前期形成階段，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)和流程重組，從而使文件流程與業(yè)務(wù)有機(jī)地融合在一起。

在對電子文件進(jìn)行全程管理的過程中應(yīng)對機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記，并對文件進(jìn)行分類；還要注意，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)支持本機(jī)構(gòu)的文件管理和業(yè)務(wù)流程，在確保電子文件完整、安全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的同時(shí)，保證文件運(yùn)轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)流程的安全、暢通和高效。

其次，要加強(qiáng)軟件和硬件的設(shè)施建設(shè) “工欲善其事必先利其器”。強(qiáng)化電子檔案的信息化管理，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必不可少。

一要加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)軟件建設(shè)。電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案館（室）要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。電子檔案管理系統(tǒng)軟件是系統(tǒng)的核心，主要包含數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)、權(quán)限管理系統(tǒng)、系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)等基本模塊，要能通過局域網(wǎng)處理檔案部門所有的檔案管理業(yè)務(wù)，完成對檔案的數(shù)字化加工、數(shù)字檔案的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布和利用等全過程。一個(gè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的電子檔案管理系統(tǒng)，上述軟件不可或缺。只有這樣才能體現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢，給社會提供高效、安全、系統(tǒng)的信息服務(wù)。

二要健全輸入設(shè)備。主要是對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括工程圖紙掃描儀、文檔高速掃描儀和普通平板掃描儀等，分別完成圖紙、文件和照片等檔案的數(shù)字化處理工作。提高工作效率，健全和完善檔案的數(shù)字化，配置輸入設(shè)備勢在必行。

三要完善輸出設(shè)備。主要是完成檔案的打印輸出工作，包括繪圖儀、激光打印機(jī)等。只有必要的基礎(chǔ)設(shè)施完備后，才能形成完整、有效的電子檔案管理系統(tǒng)。

第三，加強(qiáng)電子檔案管理的制度化建設(shè) 為了適應(yīng)數(shù)字資源多樣性、滿足數(shù)字資源長期保存、安全共享的需要，有必要建立健全電子檔案管理制度，力求從管理和技術(shù)上保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

第四，重視檔案系統(tǒng)數(shù)字資源的建設(shè) 檔案系統(tǒng)資源的建設(shè)是指現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集和館藏檔案的數(shù)字化兩部分內(nèi)容?，F(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔文件一般是通過數(shù)據(jù)的接口實(shí)現(xiàn)歸檔文件的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，即文檔一體化和歸檔一體化。接口程序一般是一次性開發(fā)完成，可以保證檔案數(shù)據(jù)與應(yīng)用系統(tǒng)最終版本的數(shù)據(jù)同步。歸檔后的電子文件存放于文件服務(wù)器中，也可以存入數(shù)據(jù)庫中。館藏檔案的數(shù)字化，即利用專用掃描設(shè)備如文檔高速掃瞄儀等設(shè)備對館藏的文檔、聲像、圖紙等檔案進(jìn)行掃描和處理等工作，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件的轉(zhuǎn)變。

加強(qiáng)電子檔案管理，建立檔案信息數(shù)字化體系，實(shí)現(xiàn)了檔案管理從收集到管理和利用的自動(dòng)化，提高了工作效率。但是在使用電子檔案管理系統(tǒng)的過程中，對檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)必須加以規(guī)范尤其是安全要規(guī)范，必須制訂和完善電子檔案管理制度，還需要通過輔助編研等技術(shù)手段，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地組織和挖掘，這是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作任務(wù)。

3 結(jié)束語

總之，電子檔案和檔案的數(shù)字化管理或者說檔案信息數(shù)字化，是檔案工作中的一個(gè)新課題，是檔案工作開發(fā)和利用的新契機(jī)。電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子檔案和檔案的數(shù)字化或者說檔案信息數(shù)字化的步伐必將越來越快，電子檔案的管理必將會越來越受到重視和開發(fā)，融入辦公自動(dòng)化的時(shí)代潮流，為自身發(fā)展和社會進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。

作者簡介

韓麗（1969-），女，漢族，河南洛陽市人，河南省陸渾水庫管理局館員，主要從事檔案管理工作和研究。endprint