城市節(jié)水檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理研究

摘 要：在城市節(jié)水管理發(fā)展中，節(jié)水檔案起到了良好的數(shù)據(jù)支撐與輔助性管理作用。因此研究者結(jié)合其在節(jié)水管理中的數(shù)據(jù)支持、一戶一檔模式、信息公開平臺(tái)以及處罰檔案建設(shè)，四項(xiàng)主要工作優(yōu)勢(shì)作用，開展了其整體規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化研究，為城市節(jié)水檔案發(fā)展與管理提供理論研究支持。

關(guān)鍵詞：城市節(jié)水檔案；管理作用；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

隨著節(jié)水城市節(jié)水事業(yè)的不斷深入、不斷發(fā)展而誕生出了城市節(jié)水檔案管理這一新類型檔案。節(jié)水檔案主要包括節(jié)水報(bào)表、節(jié)水技改工程材料、水平衡測(cè)試報(bào)告書等檔案材料，節(jié)水檔案為水資源與節(jié)約用水管理提供了很多政策依據(jù)，也是實(shí)現(xiàn)水資源可持續(xù)利用和發(fā)展的基礎(chǔ)。而要做好城市節(jié)水檔案的現(xiàn)代化管理需要我們檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣才有利于對(duì)城市節(jié)水檔案進(jìn)行有效管理，最大程度發(fā)揮它作為信息資源的作用和價(jià)值。

1 城市節(jié)水檔案在節(jié)水管理中的作用

（一）為城市節(jié)水工作提高數(shù)據(jù)支持

隨著信息化理念在節(jié)水管理中的推進(jìn)，城市節(jié)水管理工作需要大量的數(shù)據(jù)支持。而節(jié)水管理中，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理可以為節(jié)水工作提供全面的數(shù)據(jù)支持。（1）長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)積累。節(jié)水檔案是一個(gè)城市長(zhǎng)期工業(yè)與生活用水，以及節(jié)水工作開始以來工作與數(shù)據(jù)積累。在這一過程中，其內(nèi)容包括了城市水資源與節(jié)水?dāng)?shù)據(jù)變化。這些數(shù)據(jù)對(duì)于城市節(jié)水管理可以起到良好的數(shù)據(jù)支持作用。如在城市節(jié)水方案制定中，檔案中的城市節(jié)水經(jīng)驗(yàn)與重點(diǎn)節(jié)水單位等數(shù)據(jù)，都是節(jié)水方案中的重點(diǎn)內(nèi)容。（2）大數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的推進(jìn)，其已經(jīng)在節(jié)水管理中得到了廣泛應(yīng)用。而大數(shù)據(jù)節(jié)水管理的基礎(chǔ)就是龐大的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。而在數(shù)據(jù)挖掘過程中，信息化的檔案將是其數(shù)據(jù)挖掘的主要來源。因此加強(qiáng)城市節(jié)水檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，就成為了節(jié)水檔案數(shù)據(jù)化發(fā)展的重要組成部分。

（二）一戶一檔的節(jié)水管理優(yōu)勢(shì)

一戶一檔是當(dāng)前城市節(jié)水檔案建設(shè)的一項(xiàng)主要要求。在實(shí)際的節(jié)水管理中，一戶一檔的管理模式，具有以下優(yōu)勢(shì)。（1）實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的節(jié)水管理措施。在節(jié)水管理中，管理對(duì)象主要包括生活、商業(yè)與工業(yè)等類型。針對(duì)不同用戶的用水特點(diǎn)，節(jié)水管理部門一戶一檔進(jìn)行管理，制定出針對(duì)性的節(jié)水管理方案。如針對(duì)大型用水單位，管理者根據(jù)其檔案中的用水特征，針對(duì)其用水浪費(fèi)現(xiàn)象進(jìn)行針對(duì)性處罰，將有效的降低企業(yè)用水量，實(shí)現(xiàn)其節(jié)水目標(biāo)。同時(shí)在節(jié)水管理中，一戶一檔也是一戶一表管理的主要支持，其為遠(yuǎn)程抄表、數(shù)據(jù)化管理等工作開展發(fā)揮了重要作用。（2）形成整體化的管理過程。一戶一檔的管理模式，確保了節(jié)水管理的連貫性與完整性。連貫性與完整化的節(jié)水管理，是確保節(jié)水管理措施完整執(zhí)行的基礎(chǔ)。

（三）為節(jié)水信息公開建設(shè)提供平臺(tái)

城市節(jié)水信息公開過程中，節(jié)水檔案是其重要的公開平臺(tái)。節(jié)水公開平臺(tái)的建設(shè)，在節(jié)水管理中可以發(fā)揮以下作用。（1）便于節(jié)水宣傳的開展。節(jié)水宣傳是節(jié)水教育工作的主要組成部分，也是當(dāng)前節(jié)水工作的主要內(nèi)容。在這一宣傳中，管理者可以通過節(jié)水檔案公開平臺(tái)，將節(jié)水管理的各項(xiàng)政策、措施、效果等內(nèi)容，向社會(huì)公眾進(jìn)行展示，提高社會(huì)群體對(duì)節(jié)水工作的重要性、工作效果等有充分的認(rèn)識(shí)。（2）便于社會(huì)全員參與模式的推廣。在節(jié)水管理中，為了充分發(fā)揮社會(huì)管理的模式其管理過程需要社會(huì)群體的全員參與。在這一過程中，節(jié)水檔案公開平臺(tái)的建立，可以很好地促進(jìn)社會(huì)全員的參與率。這種全員參與的節(jié)水模式包括了以下三個(gè)方面內(nèi)容。一是宣傳的全員參與，既社會(huì)成員做好節(jié)水檔案信息數(shù)據(jù)的擴(kuò)散工作，提高節(jié)水宣傳的影響面；二是管理的全員參與，既全員參與到節(jié)水管理中，形成人人參與的管理模式；三是監(jiān)督的全員參與，既社會(huì)群體對(duì)節(jié)水檔案公開中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行監(jiān)督，形成“兼聽則明”的節(jié)水監(jiān)督體系。

（四）處罰檔案管理作用的發(fā)揮

節(jié)水管理中的處罰工作是其管理的重要組成部分，也是管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。因此在節(jié)水檔案中專門設(shè)置了處罰檔案部分，對(duì)處罰工作的內(nèi)容進(jìn)行處理。（1）為節(jié)水管理提供反面信息。在節(jié)水管理中，處罰檔案中存在的浪費(fèi)、污染等問題往往帶有一定的規(guī)律與代表性。因此管理者對(duì)處罰檔案中的這些負(fù)面信息進(jìn)行分析研究，可以很好的做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)而為節(jié)水工作的開展提供數(shù)據(jù)信息支持。（2）避免工作失誤的出現(xiàn)。在節(jié)水處罰中，為了避免因工作失誤造成的誤罰錯(cuò)罰問題，及時(shí)糾正工作失誤，節(jié)水處罰檔案應(yīng)完整保存一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)限，進(jìn)而確保被處罰中進(jìn)行調(diào)檔檢查，降低工作失誤對(duì)節(jié)水工作與社會(huì)輿論的不良影響。

2 檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化策略

（一）做好檔案數(shù)字信息化建設(shè)

（1）檔案的數(shù)字化過程。其主要工作就是將部分紙質(zhì)檔案（如節(jié)水工程圖紙、處罰原始單據(jù)等），通過數(shù)字化掃描設(shè)備，處理成為數(shù)字化檔案內(nèi)容。（2）數(shù)字檔案的分類與檢索平臺(tái)建設(shè)。在數(shù)字信息檔案處理完成后，管理者應(yīng)使用數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理軟件等專用軟件系統(tǒng)，建立專業(yè)的數(shù)字化檔案分類與檢索管理平臺(tái)，提高檔案管理與使用效率與質(zhì)量。（3）建立網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)。節(jié)水檔案數(shù)字信息化建設(shè)的目的，在于提高其使用質(zhì)量與效率。因此數(shù)字化檔案應(yīng)用中，管理者應(yīng)建立與之配套的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，便于無(wú)紙化檔案借閱、共享、公開以及數(shù)據(jù)研究等工作的開展。

（二）建設(shè)高水平的檔案管理隊(duì)伍

節(jié)水檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項(xiàng)管理性工作，其與管理者與工作者的能力有著主要關(guān)系。因此做好檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，是其重要的工作內(nèi)容。在隊(duì)伍建設(shè)中，其隊(duì)伍構(gòu)成包括了以下幾類人員。一是專業(yè)的檔案管理人員，主要工作是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)的分類、檢索等管理工作，提高檔案管理質(zhì)量。二是節(jié)水技術(shù)工作者，主要對(duì)檔案中的專業(yè)技術(shù)數(shù)據(jù)、圖紙等進(jìn)行檢查，解決其中的專業(yè)性技術(shù)問題。三是其他專業(yè)技術(shù)人員，如檔案室環(huán)境、安全等監(jiān)控技術(shù)人員；計(jì)算機(jī)管理、網(wǎng)絡(luò)控制人員等，主要負(fù)責(zé)處理檔案管理中的專業(yè)技術(shù)性問題。

（三）完善檔案規(guī)章管理制度

檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，各項(xiàng)檔案管理規(guī)章管理制度發(fā)揮著重要的約束作用。因此在管理實(shí)踐中，管理者應(yīng)根據(jù)檔案部門的實(shí)際情況建立以下的規(guī)章制度。（1）崗位制度。崗位制度的確立有助于管理責(zé)任的落實(shí)，進(jìn)而提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)。同時(shí)便于工作問題發(fā)生后，責(zé)任倒查模式的落實(shí)。（2）服務(wù)制度。檔案服務(wù)作為一種新的管理理念，目前已經(jīng)成為節(jié)水檔案管理的一種共識(shí)。因此將服務(wù)理念利用制度化模式進(jìn)行落實(shí)，將有助于檔案管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（3）安全制度。在檔案日常管理、保存、保密等工作中，安全管理發(fā)揮著重要作用。因此部門管理者應(yīng)針對(duì)節(jié)水檔案的管理要求，制定出完整的、具有可執(zhí)行性的安全管理制度，確保檔案管理安全工作的有效落實(shí)。

（四）做好檔案管理硬件建設(shè)

在節(jié)水檔案管理中，各項(xiàng)硬件設(shè)施的質(zhì)量能提高管理質(zhì)量，有利于實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。（1）儲(chǔ)存硬件。主要包括了環(huán)境控制與安全性能良好的檔案儲(chǔ)存庫(kù)房；符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜等硬件設(shè)施。（2）安全監(jiān)控硬件。主要包括了環(huán)境、安全、消防等各項(xiàng)監(jiān)控設(shè)備與管理系統(tǒng)，以及與之相配套的檔案轉(zhuǎn)用消防設(shè)備等相關(guān)硬件設(shè)施。（3）管理服務(wù)硬件。主要包括了檔案管理與服務(wù)中使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)；檔案借閱中使用的家具；數(shù)字檔案借閱使用的公共閱讀終端等設(shè)備。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉麗紅.淺談如何做好城市節(jié)水檔案管理工作[J].檔案天地，2014（05）.

作者簡(jiǎn)介

張瑞強(qiáng)（1988-），男，山西呂梁人，呂梁市節(jié)約用水辦公室，助理檔案館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理。endprint