醫(yī)院科研檔案管理存在問題與對(duì)策研究

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。醫(yī)院檔案記載著這個(gè)醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。所以，加強(qiáng)對(duì)這一信息的管理有著極其重要的意義。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理， 是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

現(xiàn)我院檔案管理正向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作的關(guān)鍵；加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)；對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，是檔案管理工作的保證；建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，是檔案規(guī)范化管理的根本；檔案開發(fā)利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生改革和醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實(shí)和培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。本人深知檔案管理是醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的需要，并在醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，多年來，本人能始終把學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)作為干好工作的抓手，向書本學(xué)、向領(lǐng)導(dǎo)和同志們虛心請(qǐng)教，較好的掌握現(xiàn)代檔案管理應(yīng)具有的相關(guān)知識(shí)。通過邊學(xué)習(xí)，邊實(shí)踐，通過扎扎實(shí)實(shí)、默默無聞的努力工作，在領(lǐng)導(dǎo)和同志們的關(guān)心、支持、幫助下，對(duì)醫(yī)院科研檔案管理有了更深刻的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)將相關(guān)心得匯報(bào)如下。

1 科研檔案管理重要性

檔案管理工作做好了，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時(shí)了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定醫(yī)院經(jīng)營成果，為醫(yī)院與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同醫(yī)院經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了醫(yī)院資源配置的取向和模式，決定著醫(yī)院的經(jīng)營版圖和未來發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

1.1 基礎(chǔ)和先決條件

在科學(xué)研究中，醫(yī)院科研的信息源和情報(bào)源是醫(yī)院科研檔案。這些信息源和情報(bào)源能為后續(xù)科研提供參考，避免后續(xù)醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的重復(fù)和物質(zhì)與精神的浪費(fèi)。能讓工作者在科研成果基礎(chǔ)上進(jìn)一步革故鼎新。

1.2 醫(yī)院科研檔案是進(jìn)行科學(xué)技術(shù)交流的重要工具

在科學(xué)研究中，各個(gè)領(lǐng)域間的交流尤為重要。而醫(yī)院科研檔案是交流的載體，只有建立在實(shí)踐和研究基礎(chǔ)上論斷才有說服力。因此，醫(yī)院科研檔案是進(jìn)行科學(xué)技術(shù)交流的重要工具。

1.3 科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力動(dòng)力

只有將科學(xué)研究轉(zhuǎn)化為社會(huì)生產(chǎn)力，才能在社會(huì)發(fā)展中起到推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的作用。因此，在醫(yī)院管理中，要加強(qiáng)科研檔案管理。

2 醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 檔案數(shù)據(jù)資料歸檔處理不夠科學(xué)和詳實(shí)

醫(yī)院科研檔案有其自身特點(diǎn)，如專業(yè)性強(qiáng)、專題突出、連續(xù)性緊密、載體形式多樣、數(shù)量巨大、檔案學(xué)科綜合性高，且與此協(xié)調(diào)的項(xiàng)目繁多等。這是醫(yī)院檔案的特點(diǎn)，也是其難處。再加上在檔案收集過程中其他因素，造成對(duì)歸檔處理不細(xì)致。醫(yī)院檔案歸檔不詳實(shí)重點(diǎn)體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。一是在分類上模糊和混亂。二是對(duì)醫(yī)院檔案資料保存隨意，造成系統(tǒng)資料不完整。三是醫(yī)院檔案資料欠缺，存在許多空白。

2.2 管理制度有待完善

醫(yī)院檔案管理制度缺乏科學(xué)和完整性。其根本原因在于科研管理部門沒有將科研檔案工作真正歸入科研管理日程中。在醫(yī)院檔案管理中，由于制度不完善，缺少檢查和監(jiān)督手段，使檔案管理責(zé)任感丟失，造成科研檔案在歸檔時(shí)不全面、不具體。

2.3 科研工作人員對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足

在醫(yī)院檔案管理中，科研工作人員對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，對(duì)探究中的數(shù)據(jù)不夠重視，造成醫(yī)院檔案原始資源丟失和不完整。其只關(guān)注科研成果申報(bào)方面的材料，而缺乏對(duì)申報(bào)資料的歸檔和收集的關(guān)注。此外，還有部分科研人員由于業(yè)務(wù)素質(zhì)低下，不熟悉歸檔范圍，造成檔案數(shù)據(jù)不完整。

2.4 管理技術(shù)呈現(xiàn)滯后狀態(tài)

在醫(yī)院檔案管理中，積極運(yùn)用信息處理技術(shù)進(jìn)行管理，是社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，能有效提升醫(yī)院檔案管理效率。但是，目前，醫(yī)院檔案管理技術(shù)落后，仍使用傳統(tǒng)檔案管理方法，造成檔案資料不完整，信息混亂，嚴(yán)重阻礙醫(yī)院檔案管理進(jìn)程。

3 醫(yī)院科研檔案管理對(duì)策

3.1 強(qiáng)化科研人員的檔案意識(shí)，積極提升檔案管理人員的管理素質(zhì)

加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。加強(qiáng)對(duì)科研人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理素質(zhì)，提高檔案管理效率；加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，使其充分認(rèn)識(shí)到科研檔案的重要性，積極調(diào)動(dòng)檔案管理人員的管理積極性，提高各級(jí)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，才能使檔案工作順利開展。

3.2 建立健全檔案管理制度，重視檔案的利用

建立健全檔案管理制度，可以從以下幾方面入手：一是組建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，由院長帶頭負(fù)責(zé)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在醫(yī)院中形成一種從上到下的管理機(jī)制；二是建立健全醫(yī)院檔案人員崗位職責(zé)制度，使檔案管理部門和科研人員明確各自的職責(zé)，此外，還要建立檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案鑒定制度、檔案保密制度及對(duì)檔案管理的具體獎(jiǎng)懲制度等，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性。檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

3.3 用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)提升管理水平

隨著科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)提升檔案管理水平。尤其要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)，將檔案進(jìn)行合理分類，便于檔案資源的檢索、閱讀，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源共享。為用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提升管理水平，要在檔案硬件設(shè)施上加大投入。一是要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施；二是要要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計(jì)算機(jī)管理，將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)等分門別類地輸入計(jì)算機(jī)，這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng)變成在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動(dòng)能力的解決，更是工作質(zhì)量的飛躍?？梢允箼n案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。 三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對(duì)落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，注重對(duì)現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使醫(yī)院檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

（作者單位：山西省大同市第五人民醫(yī)院）