淺談如何做好現(xiàn)代化檔案管理工作

近年來檔案管理工作呈現(xiàn)出較快的發(fā)展趨勢，檔案管理現(xiàn)代化的水平也在這個過程中得到了進一步的提升。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來了高度的便利性，但是與此同時也對檔案管理提出了更高水平的要求。當前很多單位的檔案管理方法和手段與新形勢對檔案工作提出的要求之間存在相悖之處。因此，各個單位需要采取措施來適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，并逐步向世界先進水平靠攏。在信息技術(shù)不斷更新的時代背景下，信息化的管理手段對檔案管理現(xiàn)代化的理論方式和技術(shù)手段產(chǎn)生了深遠的影響，使得檔案管理工作產(chǎn)生了新的內(nèi)涵和意義。在這種情況下，我們必須對新時期檔案管理現(xiàn)代化的新要求和發(fā)展新趨勢有客觀正確的認識，用與時俱進、實事求是的態(tài)度來思考新方法和新思路的可行性，全面推進檔案管理現(xiàn)代化和信息化工作的進程，為檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作缺陷分析

在經(jīng)濟全球化和一體化的時代背景下，新經(jīng)濟時代已經(jīng)悄然到來，知識、服務(wù)和理念為特征的知識經(jīng)濟體系已經(jīng)漸漸成型。檔案管理在信息技術(shù)的推動下也產(chǎn)生了現(xiàn)代化的需求和要求，但是鑒于國內(nèi)檔案管理工作硬件條件限制和一些檔案管理思路的限制，我國檔案管理工作現(xiàn)代化進程依然面臨著艱巨的任務(wù)和漫長的歷程。筆者就自身在檔案管理工作中總結(jié)的工作現(xiàn)狀進行了分析：檔案管理是一項集專業(yè)性、機密性和政治性為一體的綜合性工作，檔案資料的保管也需要專人維護，但是另一方面檔案管理工作涉及到的工作量大、管理人員編制相對匱乏，且有很多檔案管理人員來自于非檔案管理專業(yè)，一些單位還沒有為檔案管理設(shè)置單獨的檔案管理軟件和計算機設(shè)備，檔案檢索和編輯工作還停留在手工階段，上述因素導(dǎo)致檔案資料難以及時歸檔、檔案完整性得不到保障，檔案管理工作依然需要進一步完善。具體來說，檔案管理現(xiàn)代化缺陷如下：

第一，沒有將檔案管理信息化放在戰(zhàn)略高度上。檔案管理信息化建設(shè)中遇到的最主要的問題就在于缺乏對其有足夠的重要性認識。檔案管理信息化和傳統(tǒng)的檔案管理在管理理念和管理方式上存在著較大的差異，如果在傳統(tǒng)檔案管理到信息化檔案管理過程中，管理人員不能夠及時轉(zhuǎn)變理念，不能夠正視檔案管理信息化的重要現(xiàn)實意義，那么勢必會影響到檔案管理信息化的順利開展；另外，檔案管理信息化建設(shè)需要足夠的資金支持，如果檔案管理人員認為信息化的意義不大的話，那么檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐勢必會受到嚴重的影響。

第二，檔案管理信息化建設(shè)中專業(yè)人才匱乏。檔案管理信息化建設(shè)之所以舉步艱難，其主要原因在于專業(yè)人才的匱乏。檔案管理信息化建立在現(xiàn)代化的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，因此對從事檔案信息化管理的人員提出了更高的要求，那就是我們不僅僅需要具有檔案管理工作的先進經(jīng)驗，還要具備相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用和技術(shù)管理的能力。但是目前具備全面素質(zhì)和能力的綜合性人才是相當匱乏的。另外，檔案管理人員除了綜合素質(zhì)較低之外，檔案管理隊伍不穩(wěn)定也成為現(xiàn)代化檔案管理的弊端之一，很多檔案管理人員在剛剛了解工作性質(zhì)和工作內(nèi)容之后就離開了工作崗位，這導(dǎo)致了檔案管理信息化工作隊伍一直難以滿足檔案管理工作的基本需求。

（二）做好檔案管理工作的意義

檔案管理工作的規(guī)范性直接反應(yīng)著一個單位管理水平的科學(xué)性，單位的檔案記載著一個單位的過往歷史和優(yōu)秀發(fā)展成果，使得對本單位的科學(xué)管理研究和科學(xué)發(fā)展研究變得更具科學(xué)性和針對性，對各個單位揚長避短、科學(xué)制定發(fā)展戰(zhàn)略具有積極的推動作用。做好檔案管理工作，一方面可以讓單位內(nèi)部人員充分了解到單位的運行狀況，判斷發(fā)展戰(zhàn)略和管理策略的科學(xué)性，為進一步的管理策略調(diào)整提供及時、準確的科學(xué)依據(jù)；另一方面則為社會各界判斷本單位的各項成績提供客觀的評判標準，為本單位與社會各界的接觸打造良好的基礎(chǔ)條件。所以檔案管理工作的優(yōu)劣在促進經(jīng)濟社會全面發(fā)展、提升單位市場競爭力上具有重要的現(xiàn)實意義。

二、現(xiàn)代化檔案管理工作的優(yōu)勢分析

信息化和現(xiàn)代化檔案管理工作和傳統(tǒng)檔案管理工作相比具有較強的優(yōu)勢：首先，現(xiàn)代化檔案保存壽命比較長，一般情況下不易損壞。傳統(tǒng)檔案管理中，紙質(zhì)檔案大量的堆疊在檔案室之中，如果遇到惡劣天氣或者存放時間較長的話，容易出現(xiàn)檔案丟失或者檔案受損的情況。其次，現(xiàn)代化檔案在提檔上具有優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案管理存放年代久遠，目錄內(nèi)容龐大，設(shè)置不健全、目錄丟失情況比比皆是，電子檔案則在建立之初就進行了查詢目錄的設(shè)置，檔案查詢只需要通過點點按鈕查詢即可，在某種程度上促進了檔案管理效率的提升；最后，電子檔案具有全面、高度靈活性的優(yōu)勢。電子設(shè)備為檔案儲存提供了良好的存儲空間，擺脫了紙張存儲空間有限的束縛，還能動態(tài)更新、即時補充檔案信息。因此，電子檔案更具全面性和完整性。

三、檔案管理工作現(xiàn)代化的方法和手段

第一，要實現(xiàn)檔案工作技術(shù)和管理的現(xiàn)代化。具體來講，檔案管理工作現(xiàn)代化在很大程度上是指通過先進的科學(xué)技術(shù)進行檔案記錄、整理、存儲、查找、傳遞和交流的工作，檔案管理工作構(gòu)成了檔案工作的重要組成部分。檔案管理方法的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，因此檔案管理過程中應(yīng)用的理論、使用的方法和技術(shù)手段都成為判斷其現(xiàn)代化水平的標準和依據(jù)。個人認為在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，首先需要在管理學(xué)的理論和方法的指導(dǎo)下構(gòu)建一套科學(xué)有效的檔案管理理論，使得理論和實際相切合；其次需要在檔案管理工作中引進先進的科學(xué)技術(shù)和手段，為檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化提供基礎(chǔ)和營造良好的環(huán)境。這樣檔案管理現(xiàn)代化在理論上具有了科學(xué)的指導(dǎo)，在管理上具有了完善的原理，在手段上具有了先進的技術(shù)，從而使得檔案管理工作逐漸走向完善。

第二，要實現(xiàn)檔案資源的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化檔案管理的未來發(fā)展趨勢在于信息化，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新應(yīng)用將成為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然方向。在信息通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸之后，檔案管理資源和其他相關(guān)資源能夠得到合理的配置和有序的利用，使得檔案信息資源在應(yīng)用領(lǐng)域發(fā)揮更大的作用。檔案管理的信息化為檔案工作的有效利用提供了重要的平臺和技術(shù)的支撐。因此，各個單位首先應(yīng)該做好檔案基礎(chǔ)平臺的建設(shè)，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化提供便利條件，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)的開發(fā)將成為必然；其次，各個單位還要做好檔案信息資源建設(shè)，也就是說以數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段作為支撐，建立標準化、規(guī)范化的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

第三，要實現(xiàn)檔案保護的現(xiàn)代化。在現(xiàn)代信息處理技術(shù)得到廣泛應(yīng)用、新型存儲介質(zhì)不斷出現(xiàn)的時代背景下，一些新型檔案載體正在如火如荼的應(yīng)用之中，這為檔案載體的護理和保管提供了現(xiàn)代化的手段和方法。新型的檔案保管載體和傳統(tǒng)的檔案保管載體在存儲方式、存儲介質(zhì)上都有著本質(zhì)的區(qū)別，表現(xiàn)出不同的特點和需求。所以，新型檔案載體在有效保護檔案內(nèi)容和保管檔案載體方法上提供了更加寬廣的空間，為檔案信息內(nèi)容的保密性和安全性提供了更多的保障。

第四，要做好檔案利用工作。檔案管理的根本目的在于檔案的利用，檔案只有在利用之后才能發(fā)揮其應(yīng)有的價值和作用。檔案管理現(xiàn)代化中只有做好檔案的開發(fā)和利用才能實現(xiàn)檔案的真正價值，在當今社會中檔案資源的利用和開發(fā)已經(jīng)成為不可或缺的一項技術(shù)和資源。檔案管理員一方面要在檔案整理、收集、保管和鑒定上下足功夫，另一方面則要做好檔案的檢索、編研工作，用良好的檢索工具為檔案利用做好準備工作，各個單位應(yīng)將檔案管理工作的重點放在檔案匯編和檔案檢索體系的建立上，讓檔案管理工作為檔案利用工作成為及時可靠的條件和基礎(chǔ)。另外，單位要做好檔案庫房的建設(shè)，減少外界條件給檔案管理工作帶來損害的可能性。

（作者單位：山東省濱州市無棣縣小泊頭鎮(zhèn)人民政府）