Excel實(shí)用操作技巧

文/茍瀚文

Excel實(shí)用操作技巧

文/茍瀚文

Excel是一個(gè)功能非常豐富的表格處理軟件，對(duì)軟件應(yīng)用人員來(lái)說(shuō)，唯有更詳細(xì)的掌握當(dāng)中的應(yīng)用方式與操縱技巧，才可以最大水平的提高Excel軟件的工作解決效率，本文主要通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間積累的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了該軟件的應(yīng)用技巧。

Excel表格 操作技巧研究

Excel表格處理軟件的功能非常豐富，同樣也成為軟件操作人員生活和工作中不可缺少的重要組成部分，掌握好Excel表格處理運(yùn)用的操縱技巧跟應(yīng)用方法對(duì)于軟件操作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)解析有著非常重要的意義，本文從以下幾個(gè)方面來(lái)說(shuō)明Excel的操作技巧。

1 輸入技巧

在Excel單元格中，一般使用兩種基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)格式，分別是常數(shù)跟公式。常數(shù)通常指的是文字、數(shù)字、日期跟時(shí)間等數(shù)據(jù)，還能包含邏輯值跟錯(cuò)誤值，每一種數(shù)據(jù)都有它自己的格式跟輸入方式，下面就介紹幾種輸入方式。

1.1 數(shù)字串的輸入

在常規(guī)格式下，Excel對(duì)輸入超出十一位的數(shù)字就會(huì)用科學(xué)計(jì)數(shù)的形式表現(xiàn)出來(lái)，例如在單元格中輸入123456789012345678的時(shí)候就會(huì)顯示成1.23457E+17這種就是科學(xué)計(jì)數(shù)的表現(xiàn)形式，意思就是1.23457乘以10的17次方。所以輸入長(zhǎng)數(shù)字串之前需要對(duì)單元格的格式進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置方法有以下兩種：

（1）選中要輸入數(shù)字串的單元格，鼠標(biāo)右鍵選擇設(shè)置單元格格式（或者是點(diǎn)“格式”然后選擇“單元格”或按Ctrl+1，就會(huì)出現(xiàn)單元格格式對(duì)話框）點(diǎn)擊數(shù)字-文本，然后點(diǎn)擊確定就可以了。

（2）在單元格輸入數(shù)字串的時(shí)候，先輸入一個(gè) ' 號(hào)(半角的單引號(hào))，如：'123456789123456789，這樣單元格會(huì)默認(rèn)存入的是文本格式的數(shù)字。

1.2 分?jǐn)?shù)的輸入

分?jǐn)?shù)是軟件操作人員在表格處理過(guò)程中會(huì)常常運(yùn)用到的，但是假使直接在單元格中輸入分?jǐn)?shù)，通常都會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。例如在使用人員直接輸入1/3之后，會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)把數(shù)據(jù)歸成日期類型并且會(huì)顯現(xiàn)成“1月3日”。所以輸入分?jǐn)?shù)的技巧就是先輸入一個(gè)“0”，也就是在輸入1/3的時(shí)候，要改成“0 1/3”，所顯現(xiàn)出來(lái)的結(jié)果就會(huì)是通過(guò)分?jǐn)?shù)處理之后的1/3了。

1.3 同一個(gè)內(nèi)容輸入在不同的單元格中

當(dāng)使用人員要在Excel表格中的數(shù)個(gè)單元格中輸入一樣數(shù)據(jù)的時(shí)候，一遍遍的反復(fù)錄入是比較浪費(fèi)時(shí)間和精力的，于是使用人員只要在一個(gè)單元格中錄入一次就能對(duì)其余表格實(shí)現(xiàn)自動(dòng)錄入功能了。詳細(xì)的操縱技巧是錄入完單元格中的數(shù)據(jù)之后，選中要錄入同樣內(nèi)容的區(qū)域，經(jīng)過(guò)按鍵盤上的Ctrl+enter組合就可以完成了。

2 快捷技巧

Excel用它便捷、方便操作的優(yōu)勢(shì)成為了人們工作中重要的辦公軟件，大多數(shù)的員工一般都會(huì)運(yùn)用Excel表格，怎樣快捷的使用Excel表格，不僅僅能節(jié)省大量的時(shí)間，還可以提升工作效率，當(dāng)中快捷鍵就是Excel表格展現(xiàn)成效和快速的重點(diǎn)。

2.1 Alt+回車鍵

Alt+回車鍵是單元格中的換行的快捷鍵。在輸入單元格中數(shù)據(jù)的時(shí)候，軟件操作人員常常要錄入兩行或者多行，要是用回車鍵來(lái)實(shí)行切換的話，那樣光標(biāo)就會(huì)直接移動(dòng)到下一行單元格的地方。所以為了可以完成單元格中的換行，就必須要運(yùn)用鍵盤中Alt+回車鍵的組合。

2.2 shift+鼠標(biāo)拖動(dòng)

Shift+鼠標(biāo)是Excel表格當(dāng)中行列的轉(zhuǎn)變快捷鍵。在處理Excel表格的時(shí)候，使用人員需要常常對(duì)表格中的數(shù)據(jù)跟訊息實(shí)行多行列的處理，運(yùn)用這個(gè)快捷鍵，工作人員在對(duì)行和列進(jìn)行轉(zhuǎn)換的時(shí)候就方便多了。

3 對(duì)數(shù)據(jù)保護(hù)技巧

數(shù)據(jù)保護(hù)是Excel表格中比較常用的功能，它的用處就是保障表格中的數(shù)據(jù)只可以進(jìn)行閱讀的操作，但是不可以進(jìn)行編寫、刪改等操作，保護(hù)表格中的數(shù)據(jù)。

3.1 保護(hù)整體工作表格

如果要完成對(duì)整體表格中數(shù)據(jù)保護(hù)的操作，操縱過(guò)程中只要選擇菜單項(xiàng)中的工具，點(diǎn)擊保護(hù)，然后點(diǎn)擊保護(hù)工作表，當(dāng)中要輸入一定的密碼，用這種操作方法就可以保護(hù)整個(gè)工作表了。如果要復(fù)原編輯功能的時(shí)候，同樣輸入保護(hù)密碼就行了。

3.2 保護(hù)工作表中的部分區(qū)域

在處理表格的時(shí)候，常常要對(duì)一部分區(qū)域的內(nèi)容進(jìn)行編寫，而對(duì)其他部分區(qū)域的數(shù)據(jù)實(shí)行保護(hù)，在這種情況下就需要這樣操作：

（1）單擊菜單項(xiàng)中的“工具-保護(hù)-允許用戶編輯區(qū)域”，在相對(duì)應(yīng)的窗口中點(diǎn)擊“新建”這個(gè)時(shí)候使用人員就能經(jīng)過(guò)鼠標(biāo)選擇相對(duì)應(yīng)的能夠進(jìn)行編寫的區(qū)域了。這個(gè)時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)特定的能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)編寫的區(qū)域，在這個(gè)區(qū)域中是能夠編寫跟刪改的。

（2）有時(shí)候需要編寫的區(qū)域是分開(kāi)的，這個(gè)時(shí)候軟件操作人員就要在使用的經(jīng)過(guò)中按照現(xiàn)實(shí)要求經(jīng)過(guò)“新建”選項(xiàng)來(lái)選取進(jìn)行編寫的區(qū)域。

3.3 編寫刪改跟區(qū)域保護(hù)

用鼠標(biāo)點(diǎn)擊菜單項(xiàng)中“工具-保護(hù)-保護(hù)工作表”輸入撤銷保護(hù)時(shí)候所用的密碼，并且確定退出了這樣的一個(gè)工作表中，就可以完成編寫刪改跟區(qū)域保護(hù)，達(dá)到客戶的需求了。

4 圖表格式的快速設(shè)置

想要快速的設(shè)置好Excel圖表格式，軟件操作人員可以運(yùn)用圖表工具欄快速設(shè)置圖表，一般情況下，操作人員都會(huì)運(yùn)用“圖表”菜單中的命令對(duì)圖表來(lái)實(shí)行合適的設(shè)置。實(shí)際上，軟件操作人員可以使用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊工具欄中隨意的一個(gè)位置，在出現(xiàn)的快捷菜單中點(diǎn)擊“圖表”，這樣就成功啟動(dòng)了圖表工具欄，軟件操作人員可以看見(jiàn)當(dāng)中包含了“圖表對(duì)象”、“圖表區(qū)格式”、“圖表類型”、“圖例”、“數(shù)據(jù)表”、“按行”“按列”、“順時(shí)針斜排”跟“逆時(shí)針斜排”等按鍵，當(dāng)然了，軟件操作人員也能夠通過(guò)自定義的方式把“默認(rèn)圖表”等其余可以制作圖表的工具按鍵拉到圖表工具欄里。運(yùn)用圖表工具欄跟運(yùn)用“圖表”菜單來(lái)比，會(huì)更便捷，而且速度也會(huì)更快。

5 結(jié)語(yǔ)

Excel表格處理軟件現(xiàn)在在軟件操作人員的日常生活和工作中擔(dān)任著非常重要的角色，把握好Excel表格處理所使用的操縱技巧跟應(yīng)對(duì)方法對(duì)軟件操作人員實(shí)行數(shù)據(jù)解析處理有著非常重要的意義，可以協(xié)助軟件操作人員快速的完成工作，起到事半功倍的效果。本文的研究?jī)H僅是Excel表格應(yīng)用技巧的一少部分，還有更多的內(nèi)容需要軟件操作人員深入探究。

[1]朱雙云.淺談Excel實(shí)用操作技巧[J].辦公自動(dòng)化,2008(10)：39-40.

[2]于瑤瑤.Excel實(shí)用操作技巧[J].科技信息(科學(xué)教研),2008(10)：49.

[3]郭旭平.Excel實(shí)用操作技巧[J].科技資訊,2007(11)：157.

作者單位 南山中學(xué) 四川省綿陽(yáng)市 621000

茍瀚文（2000-），男，四川省綿陽(yáng)市人。學(xué)生。研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)。