數(shù)字檔案保管模式比較研究

張 靜

河北省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，天津 300250

數(shù)字檔案保管模式比較研究

張 靜

河北省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，天津 300250

隨著科技的進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案信息化也深入開(kāi)展起來(lái)，人們?cè)絹?lái)越習(xí)慣于利用數(shù)字檔案來(lái)獲取信息。然而數(shù)字檔案的長(zhǎng)期安全保存問(wèn)題也表現(xiàn)得越來(lái)越突出，成為不可忽視，且亟待解決的問(wèn)題。以數(shù)字檔案為著眼點(diǎn)，從多方面探討了確保數(shù)字檔案長(zhǎng)期安全保存問(wèn)題的關(guān)鍵因素。

數(shù)字檔案館；保管；研究

1 數(shù)字檔案的特性介紹

數(shù)字檔案具有依賴性、非人工識(shí)讀性、多樣性、高密度性、易改性、不穩(wěn)定性、分離性、脆弱性、網(wǎng)絡(luò)共享性等多種特性。數(shù)字檔案必須通過(guò)計(jì)算機(jī)和相關(guān)設(shè)備才能生成、移交、歸檔、管理和利用，并且其識(shí)別與讀取必須依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備。數(shù)字檔案以數(shù)碼方式記錄于載體上，以文字、圖像、音頻、視頻等多種形態(tài)存在。經(jīng)壓縮處理，數(shù)字檔案具有海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的特性，并且可以隨時(shí)隨地、不留任何痕跡地被修改、刪除、復(fù)制[1]。數(shù)字檔案的內(nèi)容與存儲(chǔ)介質(zhì)可以分離，內(nèi)容可以在任何載體上重新生成，并且可以在網(wǎng)絡(luò)中生成、傳輸和利用。數(shù)字檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)具有不穩(wěn)定性，如果存儲(chǔ)環(huán)境和管理與之不適應(yīng)，則很容易被破壞[2]。

2 數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存面臨的問(wèn)題

目前，數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的主要問(wèn)題有以下幾個(gè)方面：自然災(zāi)害、人為原因、系統(tǒng)安全、保存載體的安全、數(shù)字檔案遷移風(fēng)險(xiǎn)及數(shù)字檔案的真實(shí)性安全等。其中，數(shù)字檔案的真實(shí)性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是紙質(zhì)檔案數(shù)字化產(chǎn)生的數(shù)字檔案的真實(shí)性，二是信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)字檔案的真實(shí)性[3]。

3 數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的策略

3.1 數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的政策法規(guī)建設(shè)

目前，我國(guó)關(guān)于數(shù)字檔案的有關(guān)政策、法規(guī)、法律還不是很健全，應(yīng)當(dāng)制定專門的法律、法規(guī)，為我國(guó)數(shù)字檔案管理提供可靠的保障。在相關(guān)的法律、法規(guī)制定中，注重規(guī)范性和可操作性，管理與技術(shù)并重，及時(shí)清理和修訂現(xiàn)有相關(guān)法規(guī)制度，保證完整配套。當(dāng)前，我們要做的主要有三點(diǎn)：一是加快制度建設(shè)，要根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況，借鑒國(guó)外在數(shù)字檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，建立科學(xué)的、有利于數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的法律制度；二是建立數(shù)字檔案安全評(píng)估制度，制定一系列的保證數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存的體系結(jié)構(gòu)；三是建立數(shù)字檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范和信息系統(tǒng)安全技術(shù)的研究，研制出適合我國(guó)情況的數(shù)字檔案的安全管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)[4]。

3.2 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略

在日常數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的管理中，應(yīng)該注重?cái)?shù)據(jù)備份工作，有效地減少數(shù)字資源災(zāi)害時(shí)所帶來(lái)的損失，主要是建立有效的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。目前，作者建議的是檔案信息系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)字資源的日備份，定期大備份，備份服務(wù)器的數(shù)據(jù)同步更新備份，成本不高，方便實(shí)用。備份的時(shí)候要注意備份的完整性，一個(gè)完整的備份主要包括數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃；數(shù)字形態(tài)的檔案資源，主要應(yīng)該采用異地鏡像保存的方法，這樣可以防止自然災(zāi)害所帶來(lái)的毀滅性的災(zāi)難。

3.3 計(jì)算機(jī)防火墻與防病毒技術(shù)

安裝防火墻主要有兩種方式，一種是防火墻軟件，一種是設(shè)備防火墻。兩種方式的防火墻都各有優(yōu)點(diǎn)，單位可以根據(jù)自己的情況來(lái)確定要使用的防火墻。防火墻的安全策略主要有兩條：一種是禁止方式的防火墻，就是防火墻把所有不允許的通訊都給禁止掉，只能通過(guò)被允許的數(shù)據(jù)信號(hào)；另一種是允許方式的防火墻，所有信號(hào)除了被禁止的都是可以通過(guò)的。防病毒技術(shù)除了安裝防火墻外還有以下幾種：一是安裝殺毒軟件，安裝正版的殺毒軟件，并且定時(shí)地更新和掃描；二是建立局域網(wǎng)，檔案系統(tǒng)不接入互聯(lián)網(wǎng)，并且盡量限制使用移動(dòng)設(shè)備；三是預(yù)訂電子郵件病毒警報(bào)服務(wù)，保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制的安全可控[5]。

3.4 數(shù)字遷移和數(shù)字仿真技術(shù)

數(shù)字遷移和數(shù)字仿真都是針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，系統(tǒng)的更新所不得不采用的數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)，軟件升級(jí)，將原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)遷移到新的數(shù)據(jù)庫(kù)或者系統(tǒng)中去。數(shù)據(jù)遷移是根據(jù)軟件、硬件的發(fā)展將數(shù)字資源遷移到不同的軟件或硬件環(huán)境下，從而保證數(shù)字資源可以在發(fā)展的環(huán)境中被識(shí)別、使用和檢索，從而進(jìn)行數(shù)字信息的長(zhǎng)期保存。根據(jù)遷移條件的不同，遷移可以分為硬件遷移、軟件遷移、版本遷移、格式遷移、載體遷移及訪問(wèn)點(diǎn)遷移。目前數(shù)據(jù)遷移是數(shù)字信息資源長(zhǎng)期保存的較優(yōu)選擇，在遷移的過(guò)程中可以改變部分格式或者存儲(chǔ)載體，這樣可以便于用戶據(jù)此判斷出所需信息的真實(shí)可靠性以及這些數(shù)字資源與原始記錄之間的聯(lián)系。

數(shù)據(jù)仿真就是一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)另一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的部分或全部的模擬，使模擬的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與被模擬的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)接收相同的數(shù)據(jù)，執(zhí)行相同的程序，獲得相同的結(jié)果。也就是在新的系統(tǒng)環(huán)境下建立一個(gè)兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及其管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境，使得原來(lái)的數(shù)據(jù)、設(shè)備和系統(tǒng)能運(yùn)行在現(xiàn)行的軟硬件系統(tǒng)上，是延遲技術(shù)淘汰的一種方法。遷移既有風(fēng)險(xiǎn)又有較高的費(fèi)用，其主要風(fēng)險(xiǎn)是數(shù)據(jù)和格式的丟失、信息失真，而仿真技術(shù)就可以避免這一問(wèn)題的發(fā)生。但由于其要求的技術(shù)較嚴(yán)格，目前還處于試驗(yàn)性階段。這兩種技術(shù)都是數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的方法，各有各的特點(diǎn)，具體在使用時(shí)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況來(lái)選擇，尤其檔案具有的原始記錄性特點(diǎn)，需要在最大限度上記錄歷史事實(shí)，工作人員在數(shù)據(jù)遷移時(shí)要慎重選擇[6]。

4 總結(jié)

在目前實(shí)施數(shù)字檔案文件保存過(guò)程中，其與傳統(tǒng)檔案模式相比較，在檔案文件自身安全性和便利性上都有很大的提升，但是在對(duì)數(shù)字檔案文件長(zhǎng)久保存中，發(fā)現(xiàn)其在進(jìn)行長(zhǎng)久保存的時(shí)候還存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在對(duì)檔案保管產(chǎn)生非常嚴(yán)重的影響，針對(duì)于這種情況就需要對(duì)其在長(zhǎng)久保存中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入研究，并針對(duì)研究結(jié)果提出有效的解決措施，從本質(zhì)上提高數(shù)字檔案文件的長(zhǎng)久保存，進(jìn)一步促使我國(guó)數(shù)字檔案保管項(xiàng)目在我國(guó)得到更好的發(fā)展。

[1]溫獻(xiàn)英.數(shù)字檔案館信息資源國(guó)家控制力研究[D].湘潭：湘潭大學(xué)，2011.

[2]陳姝.數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)[J].北京檔案，2002（5）：12.

[3]張志云.論數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2007（3）：23.

[4]潘連根.數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的原則[J].蘭臺(tái)世界，2006（1）：34.

[5]呂元智.數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)管理研究[D].武漢：武漢大學(xué)，2004.

[6]唐艷芳，溫獻(xiàn)英.數(shù)字檔案館信息資源研究綜述[J].檔案學(xué)通訊，2011（3）：21.

A Comparative Study on the Mode of Preservation of Digital Archives

Zhang Jing
Hebei Province Water Resources and Hydropower Survey and Design Institute, Tianjin 300250

With the progress of science and technology, the popularization of network and the deepening of archival information, people are becoming more and more accustomed to using digital archives to obtain information.However,the long-term preservation of digital archives is becoming more and more prominent.Can not be ignored, the problem to be solved.The article explores the key factors in ensuring the long-term safe preservation of digital archives from various aspects with digital files as the focus.

digital archives; custody; research

G276

A

1009-6434（2017）3-0137-02