交通科技項(xiàng)目檔案信息化管理研究

周祖才

（湖北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 武漢 430079）

交通科技項(xiàng)目檔案信息化管理研究

周祖才

（湖北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 武漢 430079）

交通科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)是交通科技創(chuàng)新體系建設(shè)的重要基礎(chǔ)，其通過檔案信息化處理，為交通運(yùn)輸行業(yè)及社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的科技信息服務(wù)。文章分析了交通科技項(xiàng)目檔案維護(hù)及其管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn)，闡述了科研檔案信息化的意義，提出了交通科技項(xiàng)目檔案信息化管理的對(duì)策及保障措施。

交通；科技項(xiàng)目；檔案；信息化；管理

1 交通科技項(xiàng)目檔案維護(hù)及其管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

2005年交通部頒布了《交通檔案管理辦法》、國(guó)家檔案局交辦發(fā)〔2005〕431號(hào)，并頒布了《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號(hào)辦法》。在此基礎(chǔ)上，2010年10月，交通運(yùn)輸部辦公廳下發(fā)《關(guān)于啟動(dòng)交通科技信息資源共享平臺(tái)推廣工作的通知》（廳科技字〔2010〕198號(hào)），要求各省部屬有關(guān)單位，有關(guān)交通運(yùn)輸企業(yè)、高校和科研機(jī)構(gòu)，結(jié)合地方、機(jī)構(gòu)科技工作實(shí)際，整合交通科技項(xiàng)目信息資源，開發(fā)一系列具有實(shí)效的應(yīng)用系統(tǒng)，提供具有地方或機(jī)構(gòu)特色的綜合科技信息服務(wù)。2011年6月科技司下發(fā)《關(guān)于做好交通科技信息資源共享平臺(tái)推廣工作的通知》（科技科發(fā)函〔2011〕190號(hào)），對(duì)共享平臺(tái)推廣范圍、內(nèi)容、進(jìn)度、機(jī)構(gòu)和人員保障等提出了明確要求。

交通科研項(xiàng)目檔案建設(shè)作用與意義重大，其不僅可以為交通行業(yè)科技創(chuàng)新和項(xiàng)目申請(qǐng)?zhí)峁﹨⒖家罁?jù)，而且對(duì)成果轉(zhuǎn)化和技術(shù)交流也有重大支撐作用，同時(shí)在推進(jìn)科技成果市場(chǎng)化和產(chǎn)業(yè)化轉(zhuǎn)化有一定促進(jìn)作用。相關(guān)交通科研項(xiàng)目的審批管理部門，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到科研項(xiàng)目檔案管理的重要性，從標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化等各方面進(jìn)行優(yōu)化管理。當(dāng)前交通檔案管理存在著以下幾個(gè)方面的問題：

（1）檔案管理工作意識(shí)弱。每項(xiàng)科研課題完成或某階段性研究工作結(jié)束后，對(duì)項(xiàng)目提交材料需進(jìn)行科學(xué)整理歸檔。但是，目前并未及時(shí)、完整地對(duì)科研課題進(jìn)行歸檔整理，也未認(rèn)識(shí)到進(jìn)行歸檔整理的重要性，相關(guān)的科研人員也存在提交資料內(nèi)容不完整情況，這些都對(duì)科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量有著直接影響。

（2）檔案配套不完善。由于交通科研檔案工作無(wú)法直接創(chuàng)造可見經(jīng)濟(jì)效益，造成在工作中管理制度和人員配套不完善。一個(gè)典型的問題是缺乏專業(yè)檔案管理人員，很多交通科研檔案管理人員都是由科研管理人員兼職管理，并沒有專職的檔案專業(yè)人員。

（3）交通科研檔案利用率較低。科研檔案可以為科研工作提供參考文獻(xiàn)，可以讓科研人員了解與其研究方向相近的科研工作進(jìn)展情況，避免重復(fù)性研究。但是，目前的交通科研檔案存在資料不全、查找困難等各類問題，很難為科研人員提供參考。大部分原因是科研檔案管理工作質(zhì)量低下，缺乏系統(tǒng)科學(xué)管理，沒有信息化檢索手段等，造成科研檔案歸檔后，一直只存放保管而不能科學(xué)地檢索加以利用[1]。

除了具有科技檔案的專業(yè)性、種類類型多樣性和成套性特點(diǎn)外，交通科技項(xiàng)目檔案維護(hù)及其管理還有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，總結(jié)有以下幾個(gè)方面[2]：

（1）周期較長(zhǎng)。交通領(lǐng)域科技項(xiàng)目的研究周期有的長(zhǎng)達(dá)8年，科技項(xiàng)目檔案從建檔到歸檔的時(shí)間跨度較大。

（2）存儲(chǔ)方式多樣。有存儲(chǔ)圖表、文字的紙質(zhì)介質(zhì)；有存儲(chǔ)程序、代碼、動(dòng)畫和視頻等電子存儲(chǔ)介質(zhì)；有標(biāo)本、模型等實(shí)物介質(zhì)。

（3）環(huán)節(jié)多?？萍柬?xiàng)目檔案管理涉及科技項(xiàng)目研究的全過程，每個(gè)階段都有不同的檔案資料。

（4）來(lái)源廣。有的檔案來(lái)自上級(jí)交通科技主管部門，如項(xiàng)目立項(xiàng)通知書、撥款通知書和任務(wù)書等；有的檔案來(lái)自評(píng)估單位，如項(xiàng)目的評(píng)估分析報(bào)告等；有的檔案來(lái)自設(shè)計(jì)單位，如項(xiàng)目圖紙等；有的檔案來(lái)自實(shí)際的施工單位，如實(shí)際的地質(zhì)情況報(bào)告等。

（5）復(fù)雜性。交通科技項(xiàng)目尤其是重大交通科技項(xiàng)目涉及跨地區(qū)跨行業(yè)的研究，涉及不同單位和部門，涉及軟科學(xué)和硬技術(shù)的結(jié)合，涉及不同專業(yè)的研究人員，這些都導(dǎo)致了交通科技項(xiàng)目檔案的復(fù)雜性。

2 實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化的意義

交通科技檔案是指在交通科技計(jì)劃項(xiàng)目活動(dòng)中，具有可持續(xù)價(jià)值的各種形式的科研文件，也是科技項(xiàng)目在申請(qǐng)、立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題時(shí)形成的應(yīng)該歸檔保存的各類文件，或成果轉(zhuǎn)化的過程中形成的應(yīng)該歸檔保存各類文件?？萍柬?xiàng)目檔案作為科技項(xiàng)目在項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)評(píng)審、項(xiàng)目工作過程管理、項(xiàng)目驗(yàn)收以及后續(xù)管理等整個(gè)流程中直接形成的原始記錄，真實(shí)地反映了科技項(xiàng)目研究、管理過程的全貌，是交通科技劃項(xiàng)目管理活動(dòng)的重要依據(jù)?？蒲袡n案可以有效避免重復(fù)研究，還可以積累和保存研究成果。很多地方交通科技項(xiàng)目管理部門現(xiàn)階段還在用傳統(tǒng)手工管理方式，傳統(tǒng)的手工整理的交通科技項(xiàng)目檔案紙質(zhì)文件，存在較多人為因素，致使項(xiàng)目檔案不完整、不系統(tǒng)、不規(guī)范，不利于檢索、查閱等等。陳舊的科技檔案存儲(chǔ)載體，比如紙張、光盤等存在受損、失效、遺失等情況，給科技檔案管理工作帶來(lái)很大困擾，最近開始利用電腦進(jìn)行存儲(chǔ)。無(wú)論是傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式，還是單機(jī)存儲(chǔ)，都不利于資料傳閱和維護(hù)。檔案信息化建設(shè)和管理，可以減少存儲(chǔ)載體失效的問題，利于資料傳閱，科技檔案信息化管理勢(shì)在必行。為了規(guī)范科技項(xiàng)目檔案工作，實(shí)現(xiàn)全省交通科技項(xiàng)目檔案信息化工的集中管理，保證科技項(xiàng)目檔案的原始性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，用信息化技術(shù)保證檔案的不可抵賴性、防篡改性、可追溯性，開展科技項(xiàng)目電子檔案的工作勢(shì)在必行。

交通科技的發(fā)展對(duì)檔案工作提出了更高要求，交通科研管理部分每年管理的課題研究項(xiàng)目數(shù)量，內(nèi)容十分巨大，電子文件等新型載體的不斷出現(xiàn)。在交通科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)推進(jìn)過程中將會(huì)遇到很多困難：一是資金困難。交通科技檔案信息化建設(shè)中，需要購(gòu)買相應(yīng)硬件、軟件作為基礎(chǔ)支撐，還需要后期維護(hù)、升級(jí)等，這些都需要大量資金支持，由于不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，在資金籌集方面也很困難。二是建設(shè)任務(wù)重。交通科技檔案信息過程中，需要推進(jìn)的任務(wù)非常多，最重要的是對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行電子化處理，涉及的載體很多，在電子化處理過程中，工作見效非常難；電子化后還需要標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化整理，便于檢索利用；也要考慮保密性問題，選取合適的安全防護(hù)技術(shù)和制定安全防護(hù)制度等，防止各類情況下信息泄密。三是隊(duì)伍建設(shè)要求高，交通科技檔案信息化建設(shè)，需要一批具有交通領(lǐng)域、檔案管理領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)知識(shí)，并具有一定寫作能力的檔案人員，同時(shí)也需要檔案人員改變服務(wù)方式，通過更新服務(wù)理念和拓展服務(wù)領(lǐng)域等來(lái)提升服務(wù)質(zhì)量[3]。

3 推進(jìn)交通科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

基于規(guī)范、實(shí)用和可擴(kuò)展等原則，在考慮滿足當(dāng)前工作需要，又可與信息技術(shù)發(fā)展相融合等問題，湖北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院先后開發(fā)了多個(gè)交通檔案管理信息系統(tǒng)，如交通科技項(xiàng)目查新檢索系統(tǒng)，具有交通科技文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、交通科技數(shù)字化資源、查新輔助檢索系統(tǒng)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)集成等子功能的交通領(lǐng)域科研項(xiàng)目查新系統(tǒng)為交通領(lǐng)域科研立項(xiàng)提供輔助查新服務(wù)，科技管理部門和專家評(píng)審工作提供決策參考，促進(jìn)交通科研立項(xiàng)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)等工作的規(guī)范化，提高交通科技投資效益，也提高交通科研項(xiàng)目立項(xiàng)的新穎性和成果評(píng)價(jià)的客觀性，促進(jìn)了交通科研項(xiàng)目管理的科學(xué)化和規(guī)范化。交通部科學(xué)研究院研發(fā)了科技信息共享平臺(tái)系統(tǒng)，并在全國(guó)交通管理相關(guān)部門進(jìn)行推廣使用。

3.2 建設(shè)檔案信息資源

交通科技檔案信息資源建設(shè)是交通科技檔案信息化的前提，檔案信息資源建設(shè)需要將現(xiàn)有的各類資料檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理。處理過程中，除了組織大量人力，進(jìn)行人工輸入，還需要充分利用一些管理軟件，對(duì)檔案進(jìn)行高效、完整的數(shù)字信息化處理，能夠有計(jì)劃、有步驟地對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理。還需要按照科技檔案管理辦法及交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號(hào)辦法，保證電子文件的可識(shí)別性和可獲得性。同時(shí)也要遵循電子文件與紙質(zhì)文件并存的檔案管理原則，實(shí)施電子文件與紙質(zhì)文件歸檔雙軌制。

（1）交通科技項(xiàng)目檔案資源建設(shè)。針對(duì)交通運(yùn)輸廳的科技項(xiàng)目，組織人力進(jìn)行全面的檔案收集整理工作。在整理過程中，做到全面覆蓋、全程跟進(jìn)、全程可控，確保相關(guān)文件材料同步收集、同步整理、同步歸檔。

（2）交通科技項(xiàng)目檔案信息共享建設(shè)。針對(duì)交通運(yùn)輸廳的科技項(xiàng)目的立項(xiàng)申報(bào)以及立項(xiàng)評(píng)審，加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，用數(shù)字化檔案代替原件提供共享利用，在科技項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)時(shí)提供信息服務(wù)，在科技項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)審時(shí)提供輔助查新服務(wù)，確保項(xiàng)目申報(bào)科學(xué)合理。

（3）交通科技項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)工作開展。根據(jù)交通運(yùn)輸部的科技統(tǒng)計(jì)工作的要求，協(xié)助廳科教處對(duì)在研的省交通運(yùn)輸廳科技計(jì)劃項(xiàng)目及省公路局、省港航局、省運(yùn)管局、廳質(zhì)監(jiān)局補(bǔ)充計(jì)劃項(xiàng)目，包括立項(xiàng)的項(xiàng)目和以前立項(xiàng)未結(jié)題的項(xiàng)目，進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、信息整理、匯總上報(bào)等工作，確保統(tǒng)計(jì)工作高質(zhì)量地完成。

3.3 交通科技信息共享平臺(tái)維護(hù)

交通科技信息資源共享平臺(tái)是一個(gè)開放式的網(wǎng)絡(luò)科技平臺(tái)，分為政府科技管理、信息資源、信息服務(wù)、行業(yè)風(fēng)采、共享平臺(tái)建設(shè)等欄目。此平臺(tái)可以為從事交通行業(yè)的科研人員及社會(huì)公眾提供業(yè)務(wù)辦理、科技信息檢索、成果交流、學(xué)術(shù)交流、科研協(xié)作、科研會(huì)議發(fā)布、咨詢等各類交通行業(yè)的科技服務(wù)工作。同時(shí)也為交通領(lǐng)域相關(guān)單位提供一個(gè)展示和交流的平臺(tái)。各地方應(yīng)加強(qiáng)此系統(tǒng)的使用、管理和維護(hù)。

（1）湖北交通科技信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)。整合現(xiàn)有的湖北交通科技項(xiàng)目、科技成果、科技基礎(chǔ)條件（主要包括科技機(jī)構(gòu)、實(shí)驗(yàn)室、儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)施、實(shí)驗(yàn)系統(tǒng)等）、科技文獻(xiàn)、科技人力資源等資源，維護(hù)湖北交通科技信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。

（2）維護(hù)科技管理與科技信息服務(wù)兩個(gè)系統(tǒng)。以“省交通運(yùn)輸廳科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)”信息內(nèi)容為基礎(chǔ)，開展科技項(xiàng)目、科技成果管理、科技基礎(chǔ)條件、科技人力資源信息綜合管理維護(hù)，實(shí)現(xiàn)科技業(yè)務(wù)的信息化管理；同時(shí)，基于整合的資源，開發(fā)科技信息服務(wù)系統(tǒng)，面向廳直單位、交通領(lǐng)域其他科研單位和社會(huì)公眾，提供科技資源查詢、技術(shù)成果推廣、儀器設(shè)備共享等一系列綜合科技信息服務(wù)。

（3）配置交通部項(xiàng)目管理系統(tǒng)平臺(tái)數(shù)據(jù)交換接口。依托現(xiàn)有的交通行業(yè)數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，在湖北子平臺(tái)前端配置前置數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)交換中間件，維護(hù)與部級(jí)總平臺(tái)、省交通運(yùn)輸廳項(xiàng)目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)與平臺(tái)或平臺(tái)與系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)與部級(jí)平臺(tái)的資源共享。

（4）維護(hù)平臺(tái)系統(tǒng)，接入省交通運(yùn)輸廳門戶網(wǎng)站。集成整合的各類交通科技信息資源，集成兩大應(yīng)用系統(tǒng)，維護(hù)子平臺(tái)門戶網(wǎng)站，全面展示資源，提供科技管理、科技業(yè)務(wù)辦理、科技信息查詢、成果推廣等服務(wù)的統(tǒng)一入口。平臺(tái)系統(tǒng)接入省交通運(yùn)輸廳門戶網(wǎng)站，成為科技子站。

4 信息安全建設(shè)

重視交通科技項(xiàng)目檔案信息安全建設(shè)。一是管理上重視，制定嚴(yán)格的檔案信息安全管理制度，既包含對(duì)檔案公開的管理規(guī)定，對(duì)于公開的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，嚴(yán)防涉密檔案公開；包括對(duì)人員管理規(guī)定，對(duì)所有檔案管理人員進(jìn)行涉密規(guī)范和要求。二是技術(shù)上重視，重視利用新技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)行管理和安全維護(hù)，保障數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)資料的安全性、準(zhǔn)確性和完整有效性，在信息公布和利用階段采用安全防護(hù)技術(shù)，來(lái)保障安全使用。三是意識(shí)上重視，無(wú)論是在開發(fā)建設(shè)階段，還是在檔案信息資源利用階段都要增強(qiáng)安全意識(shí)，防止任何失密、泄密事件發(fā)生。確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，確保項(xiàng)目信息合法有效地利用。

5 保障措施

（1）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。交通科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)能夠順利實(shí)施，需要各交通部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視，由部門一把手牽頭成立交通科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、規(guī)劃、指導(dǎo)、監(jiān)督，有一個(gè)統(tǒng)一的信息化工作體制。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)“項(xiàng)目建設(shè)辦公室”，負(fù)責(zé)具體的建設(shè)與實(shí)施工作。

（2）加大投入力度。交通科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、見效慢的工作，要加大檔案信息化建設(shè)資金的投入力度。檔案部門要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將其列入交通橫向項(xiàng)目信息化工程。同時(shí)，廣開籌資渠道，堅(jiān)持爭(zhēng)取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合方法解決資金投入問題。

（3）加強(qiáng)管理規(guī)范化建設(shè)。制定交通科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)階段的規(guī)范化管理和操作的具體制度和辦法，使參與建設(shè)、開發(fā)、管理人員，有章可循。使交通科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)在實(shí)施全過程中，朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的方向發(fā)展[4]。

（4）提高隊(duì)伍素質(zhì)。交通科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的工作人員，需要提高專業(yè)素養(yǎng)，要求有計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)、信息運(yùn)用能力、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)等相關(guān)技術(shù)知識(shí)和管理知識(shí)，又要對(duì)交通領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)有一定的了解，所以應(yīng)加強(qiáng)交通科技檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

[1]胡桂周.醫(yī)院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國(guó)病案，2013（1）：17-19.

[2]郭秀萍.加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的策略探討[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2012（5）：49-52.

[3]楊柳堤，薛麗娟.科研管理中的科研檔案信息化建設(shè)科研管理[J].技術(shù)與創(chuàng)新管理，2007（4）：55-56.

[4]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代情報(bào)，2007（6）：63-64.

Research on information management of transportation science and technology project archives

Zhou Zucai
（Hubei Communications Technical College, Wuhan 430079, China）

Traffc science and technology project archives informatization construction is an important foundation for the construction of traffc science and technology innovation system, through the archives information processing, to provide high-quality, highly active science and technology information service. This paper analyzed the status and characteristics of the management and maintenance of traffc science and technology project fles, expounding the signifcance of informatization of scientifc research fles, and put forward some countermeasures and measures of information management of traffc science and technology projects fles.

traffc; science and technology project; fles; informatization; management

湖北省交通運(yùn)輸廳科技項(xiàng)目；項(xiàng)目名稱：湖北交通科技項(xiàng)目查新檢索系統(tǒng)應(yīng)用研究；項(xiàng)目編號(hào)：2013-731-4-2。

周祖才（1980— ），男，湖北武漢，講師，副院長(zhǎng)；研究方向：智能交通，軟件工程、高職教育。