高校招生考試錄取檔案的管理與利用探析

王學戲

(蘇州健雄職業(yè)技術學院,江蘇 太倉 215400)

高校招生考試錄取檔案的管理與利用探析

王學戲

(蘇州健雄職業(yè)技術學院,江蘇 太倉 215400)

高校檔案是非常重要的文獻信息資源,它包括多個種類,是一套綜合性的檔案體系,尤其是對于高校招生考試檔案更應該進行系統(tǒng)化的管理與利用,這對于高校管理學生十分有利.文章對高校招生考試錄取檔案的管理與利用進行探究,以尋求有效的高校招生考試管理方法.

招生考試;錄取;檔案;管理與利用

近些年來,我國高校招生規(guī)模不斷擴大,而高校招生考試錄取檔案管理也成為重點研究問題之一.但是針對高校招生考試錄取檔案如何進行管理,并沒有出現規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理辦法,這導致高校招生考試錄取檔案管理工作出現了很多問題,制約了其發(fā)展.本文闡述了高校招生考試錄取檔案的管理流程,并著重闡述了高校招生考試錄取檔案的利用策略.

1 高校招生考試錄取檔案管理流程

1.1 高校招生考試錄取檔案管理的時間

高校招生考試錄取檔案還有另外一種叫法,就是《高校錄取新生信息登記表》(以下簡稱《登記表》),內容包括:學生基本信息、學生高考成績、學生高考志愿、學生體檢等信息[1].通常情況下我們需要集中現場打印一份《登記表》,在打印完之后,蓋上特制的招生錄取專用章或學院章.然后將這份表格先保存在學院檔案室,或交由我國各省級招生就業(yè)管理部門對其進行存檔,為了將其作為高考考生被合法錄取的唯一紙質憑據[2].我國教育部發(fā)布文件明確規(guī)定,高校組織考生在報到之后會對考生進行嚴格的資質審查,一旦出現各種問題,會對考生進行退檔和改錄.最后為了保證考生存檔數據的正確性,省級招生考試管理部門存檔的《登記表》的打印時間一般都會在每年的11月份左右,在打印完成之后,還會留出自考生報到之后的兩個月時間進行情況核實與處理,當核實完成之后,可以將數據進行最終的保存與處理.

1.2 高校招生考試錄取檔案整理的流程

關于對高校招生考試錄取檔案的整理一般是由我國各省級招生考試管理部門業(yè)務處室或者檔案室進行獨立的整理.具體的整理流程如下:(1)打印《登記表》;(2)在《登記表》上蓋章;(3)按照順序進行規(guī)范化的排序;(4)排序完成之后做好裝訂工作;(5)將其進行編號;(6)整理完成之后進行最后的存檔工作.在整個過程中,我們需要注意的問題是一定要保證存檔入庫的信息要與高校招生錄取的信息相一致,這就需要各個高校設計規(guī)范嚴謹的檔案整理程序,并注重每一次檢驗和校對[3].一般情況下《登記表》應該在高校招生錄取現場打印,打印工作需要由專門的錄取服務人員完成.在招生錄取工作完成之后,會有專門人員對登記表進行再次的打印與整理,形成有序的紙質檔案,對紙質檔案整理之后直接裝訂成冊.這一步驟完成之后,需要專門的錄取服務組人員和信息組人員對其檔案進行核查,然后交接.錄取信息組根據已經存儲的數據庫信息對裝訂完成的登記表進行數據比對,尤其要對高校錄取名單以及各高校錄取人數進行核查,在保證其正確性之后簽字,并交給檔案室存檔.

1.3 高校招生考試錄取檔案的保護與管理工作

本文所說的高校招生考試檔案保護工作,具體是指對已經存儲在庫房之內的檔案做好日常維護與管理工作[4].具體表現在以下兩個方面:(1)在維護檔案時,要保證其秩序,讓檔案在存放和使用的過程中都良好有序.這就對檔案管理人員提出了更高層次的要求,檔案管理人員必須要愛崗敬業(yè)、認真負責,養(yǎng)成良好的工作習慣,在檔案存庫之時要嚴格審查并做好交接工作,同時要對檔案的數量、內容進行認真的核查和清點,在擺放檔案時按照一定的順序進行排放,這樣在查找起來的時候比較方便.在使用檔案時,要求使用者必須遵守檔案使用規(guī)定,當日使用當日必須歸還,并且必須放到其固定位置上.(2)在維護檔案時要讓檔案處于理想化的狀態(tài).也就是說我們在存放和使用檔案的時候要保證檔案不受人為或者自然因素的損害,并且還要想方設法延長檔案的自然壽命.

所謂的檔案管理,就是維護檔案的管理秩序[5].首先,對檔案的庫房進行管理,也就是要保證庫房十分的堅固、牢靠,讓其具備防盜、防火、防蟲以及防高溫等設備,建立嚴格的庫房管理制度,并對庫房定期進行檢查.其次,要設置專門的庫房管理人員對檔案庫房進行認真負責的管理,一旦庫房出現問題時就能夠及時發(fā)現并解決,不會由于疏忽大意使庫房里的檔案造成損害.最后,要對庫房檔案實施流動性管理,做好各個流動環(huán)節(jié)中的檔案管理工作,防止檔案丟失.這需要檔案室建立嚴格的檔案查閱制度,并加大力度實施與執(zhí)行,不能因為人情關系隨意外借檔案,對檔案實施模糊化管理.除此之外,想要增強紙質檔案的壽命,可以使用新技術,如檔案復制和檔案修補等技術對檔案進行高效管理.

2 高校招生考試錄取檔案的利用

2.1 高校招生考試錄取檔案具有重要性

我國各省級招生考試管理部門之所以對《登記表》進行存檔,最主要的作用就是為了高校在補辦登記表時作為依據或者對報考本校的考生進行資格審查和畢業(yè)審查[6].尤其是對各省級招生考試行政管理部門而言,各個單位都應該將考生的入學途徑作為認定的權威部門之一.由此可見高校招生考試錄取檔案具有一定的重要性.

2.2 高校招生考試錄取檔案難以管理

《登記表》的重要性不言而喻,它作為高校錄取考生的重要名冊之一,以匯總表格的形式將考生信息進行了詳細的記錄.在傳統(tǒng)的高校招生考試檔案管理中(登記表)一般都只提供給單位內部使用,并且絕不會向外提供相應的復印件和影像件.但是隨著社會的發(fā)展,人們對于學歷和個人誠信愈發(fā)的重視,這也就導致各個單位都要求省級考試管理部門提供《登記表》的復印件.而關于《登記表》究竟該不該對外公開,成了社會關注的熱點問題.如果單單只是從檔案保護這一角度出發(fā),過度的查找和使用這些紙質檔案,會對檔案造成一定的損害,并不利于檔案的長久保護.

2.3 構建高校招生考試錄取檔案的利用程序

在《登記表》是否需要對外公開這一問題上,我們應該進行慎重的研究.首先,應該清楚《登記表》可以對外開放,但是必須要經過保存單位同意.換而言之,保存單位也可以拒絕對外開放的請求.因為在《檔案法》中并沒有明確規(guī)定保存單位必須要對外進行開放[7].單位或者個人在查詢錄取檔案的時候,大多都是與人事檔案相關的,而作為保存《登記表》的唯一一個考試機構,它與其他機構相比,具有較強的公信力,受到單位以及來自社會的高度認可.同樣,《登記表》作為高校招生考試錄取的匯總表,一旦對外開放確實容易泄露個人隱私.在此等情況之下,我們十分有必要構建和完善高校招生考試錄取檔案的利用程序.首先,應該制定《登記表》的具體查詢條件,最好出臺相關的規(guī)范性文件,這樣在進行查詢時可以有所依據.其次,應該制定清晰明確的查詢工作流程,如將復印《登記表》這一要求改為由各省級招生考試部門開具《錄取證明》[8],而不是如同原來的對其進行復印.在這種《錄取證明》上,可以將《登記表》中的各種信息都標注清楚,并讓其與《登記表》具有同等的作用.最后,單位在想要查詢《登記表》時,必須要憑借單位公函或者個人身份有效證件提出申請.當招生考試機構在收到申請之后,可以針對情況向其所申請的單位或者個人給出明確時間,讓其進行查詢.并將申請、回復等相關文檔進行存儲.

2.4 完善高校招生考試錄取檔案查詢的保障機制

在對待高校招生考試錄取檔案查詢這一問題上,必須要明確錄取檔案查詢的責任主體和監(jiān)督主體,目的是為了防止在檔案查詢工作中有人因為工作疏忽、權責不明確等推卸責任,為檔案管理工作造成阻礙.同時完善其保障機制能夠將檔案查詢的工作責任具體進行落實.首先在對紙質檔案進行查詢和取檔時應該由兩人負責,同時查詢人必須要出具單位證明信息或者個人有效證件,以確保紙質檔案的安全.其次,檔案管理人員要積極參與到高校招生考試檔案管理工作當中來,積極主動學習,自主去了解當前最新的招生動態(tài)和相關的業(yè)務情況,這樣有利于招生錄取信息工作的完成,更有利于科學地將招生信息編制成冊,進行保存和研究.

2.5 高校招生考試錄取檔案電子化管理和利用

在對高校招生考試錄取檔案進行管理和利用時,除了實施紙質檔案管理之外,還可以對高校招生考試錄取檔案進行電子化管理和錄用,這也是現代檔案管理的一種發(fā)展趨勢.通過電子檔案,可以將學生的影像、文字甚至聲音等信息轉化成數碼進行存儲,在查閱時只需要通過對相關信息軟件技術進行應用就可以還原查閱.一般來說,在高校招生考試電子檔案的初步形成階段,作為工招生人員,就應該積極參與到電子檔案的管理和設計當中來,這樣所形成的電子檔案在使用的過程中才能夠更加符合規(guī)定要求.同時,當電子檔案形成之后,招生工作人員在對其進行管理時,會比較容易上手,不會由于對操作系統(tǒng)的陌生而遲遲無法掌握電子檔案的管理技能.招生工作人員也可以及時針對電子檔案管理中存在的問題提出針對性的有效建議.

3 結語

對高校招生考試錄取檔案進行管理和利用具有一定的現實意義.我們十分有必要針對這一問題進行分析和研究,并尋找出有效的管理方法,做好高校招生考試的錄取檔案的管理工作.

[1]汪夢姍,馬莉萍.重點高校招生名額分配-基于2009-2013年12所"985"高校招生數據的實證研究[J].清華大學教育研究,2016(2):64-71.

[2]張小萍,張良.中國高校"支援中西部地區(qū)招生協(xié)作計劃"實施成效分析-"985工程"高校為例[J].清華大學教育研究,2015(3):48-56.

[3]潘昆峰,馬莉萍.央屬高?？缡≌猩~分配行為研究-引力模型假設及其驗證[J].高等工程教育研究,2013(6):114-121 .

[4]盧巖紅.高校招生考試錄取檔案的管理與利用[J].現代教育,2016(4):47.

[5]陳麗.學籍管理對高校檔案管理的重要性淺談[J].課程教育研究,2015(7):21-22.

[6]張原瑞.高中學生電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實現[D].天津:天津大學,2012.

[7]史軍紅.高校錄取新生名冊檔案的特性分析與數字化管理[J].檔案天地,2012(6):54-55.

[8]張偉.網上錄取中電子檔案的使用和管理[J].河南廣播電視大學學報,2003(4):26-27,33.

Discussion and analysis on the management and utilization of enrollment archives in university entrance examination

Wang Xuexi
(Suzhou Chien-Shiung Institute of Technology, Taicang 215400, China)

The university archives are very important document information resources, which include many kinds and is a comprehensive archives system. In particular, the enrollment archives in university entrance examination should be systematically managed and utilized,which is beneficial to the management of universities students. This paper explores the management and utilization of enrollment archives in university entrance examination, in order to find an effective method for the management of university entrance examination.

entrance examination; enrollment; archives; management and utilization

王學戲(1980- ),男,江蘇太倉人,講師,碩士;研究方向:高校新生錄取和檔案管理.