檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究

吳美麗

[摘要]檔案作為信息留存的一個重要表現(xiàn)形式，在各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)揮著積極影響。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展與進步，檔案管理也逐漸朝著信息化、數(shù)字化與智能化發(fā)展。但是檔案管理建設(shè)較為復雜，需注意幾點問題。本文將就檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題方面進行分析與探索。

[關(guān)鍵詞]檔案 數(shù)字化 存在問題

一、檔案數(shù)字化

檔案室其余開展業(yè)務(wù)活動的重要工具，作為其余憑證性信息記錄，其資源價值巨大。檔案數(shù)字化是技術(shù)發(fā)展與信息時代下的產(chǎn)物，通過將各種載體的檔案資源以數(shù)字化格式化進行存儲，并利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢實現(xiàn)資源共享。社會各行業(yè)領(lǐng)域的檔案數(shù)字化建設(shè)進程在持續(xù)加快。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理而言，數(shù)字化檔案管理有明顯的優(yōu)勢。計算機網(wǎng)絡(luò)巨大的存儲空間，節(jié)約了占地面積與倉儲保管費用。同時信息共享的便捷也使得辦公效率大大提高，且計算機存儲的時間界限長期，相較紙質(zhì)原件更容易被保管。新時期下，檔案數(shù)字化建設(shè)中存在一些問題，需關(guān)注與重視。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的若干問題

（一）傳統(tǒng)觀念束縛問題

傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為標準。資源共享、資料存儲、保管都依靠人工管理來實現(xiàn)，存在極大的弊端，紙質(zhì)文檔極易損壞，且保密性差。當前部分縣市、高校尤其是機關(guān)單位中，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。以高校畢業(yè)生辦理戶口遷移與黨團組織關(guān)系、畢業(yè)檔案流動時，由于檔案管理的人為性強，辦理過程中受到人為因素的影響較大，甚至不少人才因戶口遷移問題而影響到了自身的工作機會與發(fā)展。在傳統(tǒng)觀念的束縛下，數(shù)字化檔案建設(shè)進程被制約。現(xiàn)代數(shù)字化檔案建設(shè)需要行業(yè)領(lǐng)域、企業(yè)單位更新觀念，擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，積極建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理制度。早在上世紀九十年代，國家檔案局就已經(jīng)提出經(jīng)濟建設(shè)與檔案工作管理的一致性，隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理理應跟隨技術(shù)進步，提升到智能化與數(shù)字化階段。但是傳統(tǒng)觀念根深蒂固，轉(zhuǎn)變觀念創(chuàng)新發(fā)展不是一朝一夕就可以完善的，需要循序漸進的逐漸完善建設(shè)。

（二）管理體系建設(shè)問題

數(shù)字化檔案管理依賴現(xiàn)代化技術(shù)水平，這對企業(yè)人力資源管理提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。但是部分企業(yè)尤其是中小企業(yè)中，對檔案管理的重視程度不夠，檔案建設(shè)流于形式，為觸及到深層次管理層面。從形式上看，企業(yè)規(guī)定了檔案管理的規(guī)章制度，但是行為規(guī)范只局限于對檔案整理的操作規(guī)程與交接表格式等，而對檔案歸檔整理收集之后的具體交接情況與檔案真實性為實施真實監(jiān)督、追溯。這就使得當檔案管理發(fā)生問題時，責任到人難以真正實施。因為原本負責檔案管理的人員變動、檔案交接與整理分析職能相分離等問題都影響責任審查。因此，對于數(shù)字化檔案管理建設(shè)，需要著重加強管理體系建設(shè)。

制度機制是檔案管理建設(shè)的前提基礎(chǔ)與原則。應重視檔案資源集合組織的規(guī)范性，尤其是檔案交接工作中對檔案真實性的考核、監(jiān)督應到位。檔案信息著錄應有序規(guī)范，將檔案資料分門別類，錄入關(guān)鍵詞標注以用于信息檢索。信息檔案資料中的自然語言的轉(zhuǎn)化急需文字功底與敏感度，這樣利于增強檔案信息資料的檢索效率與資源利用率，充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值。

人才機制，是檔案管理建設(shè)的核心力量，數(shù)字化檔案建設(shè)對人力資源的理論知識儲備、技能水平、檔案管理素養(yǎng)以及人力資源調(diào)配都有具體化要求。而當前檔案數(shù)字化建設(shè)中，人才短缺與人才管理問題突出。一方面，檔案管理室的配套基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，計算機功能少。另一方面，檔案管理的人才素質(zhì)薄弱，不少事業(yè)單位的檔案管理人員為瀕臨退休的老員工或是計算機技能不過關(guān)的非正式員工，這使得檔案數(shù)字化建設(shè)更加流于形式。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)中，既需要強化人才培養(yǎng)，為檔案管理人員提供上崗培訓機會，鍛煉其計算機操作技能與檔案整理分析技巧，同時也需要加大設(shè)備投資，更新計算機系統(tǒng)，為數(shù)字化檔案建設(shè)提供硬件基礎(chǔ)。

技術(shù)機制是保障數(shù)字化建設(shè)的重要工具。與傳統(tǒng)紙質(zhì)不易保存一樣，數(shù)字化檔案也存在一些技術(shù)局限。諸如，數(shù)字化檔案一鍵刪除、修改極為快速，且不可還原，同時復制粘貼功能也使得檔案原件與復制件差別無二，原件的獨一無二性受到制約。此外，計算機系統(tǒng)的不斷升級換代，使得檔案格式不斷變化，字體、格式、形式、讀取方式等，因此無法簡單憑借載體與格式判斷檔案原件的原始性。因此企業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)需要注重開發(fā)新功能，新技術(shù)，設(shè)定諸如身份認定、智能檢索、操作跟蹤等創(chuàng)新技術(shù)，對原始文檔進行追蹤審查。

（三）檔案信息安全問題

數(shù)字化檔案對計算機設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)的依賴性極強，必須在計算機設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)終端上才能讀取。且信息網(wǎng)絡(luò)時代，信息安全問題突出，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)癱瘓、計算機損壞、黑客入侵以及病毒問題，檔案存儲與共享則不能有效實現(xiàn)。這需要企業(yè)單位加強對檔案信息保存技術(shù)的升級創(chuàng)新，同一單位的檔案管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)加強統(tǒng)一，以便于集中管理與檔案信息共享。對于其中，也要注重突出人工校對的問題。計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)問題的發(fā)生是無法預知的，檔案資料失真損失巨大，因此需要人工抽檢與人工補充，對部分重要文件、特色文檔進行手工錄入與備份，可以通過光盤刻錄實現(xiàn)，并對光盤數(shù)據(jù)進行全方位監(jiān)控管理。并對計算機識別不出的檔案進行人工存儲，提升檔案管理效率，同時也便于信息檢索。

三、小結(jié)

新時期下，數(shù)字化檔案建設(shè)已經(jīng)成為行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展的必然趨勢。本文就檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題方面進行了分析與探索。其中，傳統(tǒng)觀念束縛問題、管理體系建設(shè)問題以及檔案信息安全問題嚴重制約著現(xiàn)代數(shù)字化檔案建設(shè)，需要企業(yè)單位針對性進行完善與健全。