人力資源信息系統(tǒng)研究

賴巧玲

[摘要]信息科技革命已經(jīng)成為當(dāng)前最大的產(chǎn)業(yè)革命，信息科技對(duì)全球的產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟(jì)造成巨大的沖擊，企業(yè)利用信息科技來創(chuàng)造組織的競(jìng)爭(zhēng)力，提高生產(chǎn)力增加組織效能已經(jīng)成為一種風(fēng)潮，而信息科技為組織帶來的是一個(gè)全面性的改變，包括組織的結(jié)構(gòu)、制度、作業(yè)流程的變動(dòng)，創(chuàng)造出一個(gè)全新的經(jīng)營(yíng)模式。

[關(guān)鍵詞]人力資源 信息系統(tǒng)

管理模式的改變，人力資源管理部門當(dāng)然也無法袖手旁觀，近年來的研究發(fā)現(xiàn)，各企業(yè)投入在人力資源行政作業(yè)的活動(dòng)時(shí)間達(dá)到80%，而在人力資源策略層次的活動(dòng)只有20%，這80%的活動(dòng)事實(shí)上幾乎都可以透過信息科技來提升效率的，如果能減輕管理者在例行性活動(dòng)的時(shí)間負(fù)擔(dān)，管理者自然有更多的時(shí)間去投入策略面的考慮與發(fā)展。

組織如能更重視人力資源的發(fā)展，以多元的人力資源策略來培養(yǎng)知識(shí)工作者為主要方向，透過信息科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人力資源管理活動(dòng)包括：薪資福利、績(jī)效管理、招募遴選、訓(xùn)練發(fā)展、員工生涯規(guī)劃和企業(yè)人力規(guī)劃等等活動(dòng)，將可以有效提升企業(yè)人力運(yùn)作的效率以及人力素質(zhì)優(yōu)質(zhì)化，間接的增強(qiáng)組織的競(jìng)爭(zhēng)力。

科技與資訊的運(yùn)用大幅提升了工作的生產(chǎn)力，工作的內(nèi)容將可以更專注在組織問題的解決方案上，產(chǎn)品和服務(wù)也將更貼近顧客，組織的競(jìng)爭(zhēng)力自然提升。因此將人力資源管理活動(dòng)計(jì)算機(jī)化，并且將原本人力資源部門作業(yè)的層次，透過信息科技的協(xié)助建立人才數(shù)據(jù)庫和員工歷史數(shù)據(jù)庫，配合精確的分析工具，將傳統(tǒng)人力資源活動(dòng)提升到人力資源管理策略的層面，以促進(jìn)組織效率及培養(yǎng)發(fā)展高素質(zhì)人力為主要目標(biāo)，將是組織在未來『數(shù)字化經(jīng)濟(jì)時(shí)代J成功的關(guān)鍵因素。

一、人力資源信息系統(tǒng)定義及使用狀況

大部分的大型公司都有以人力資源的功能來處理一些人事的工作，而管理人事的概念系統(tǒng)稱為人力資源信息系統(tǒng)，簡(jiǎn)稱HRIS。人力資源信息系統(tǒng)基本形式與其他的信息系統(tǒng)相同。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（AIS）提供人事數(shù)據(jù)相關(guān)的財(cái)務(wù)背景，人力資源研究子系統(tǒng)執(zhí)行特定的研究項(xiàng)目以搜集新的資料，而人力資源情報(bào)子系統(tǒng)則從環(huán)境中搜集人事相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，而HRIS的數(shù)據(jù)庫則提供人事流動(dòng)如何被公司環(huán)境中的組織與個(gè)人所影響的相關(guān)資料。投資HRIS由于期望人力資源信息唯一種策略計(jì)劃，進(jìn)而使得人力資源成為商業(yè)資源，有效的HRIS應(yīng)該是能夠比較多變的員工數(shù)據(jù)，以協(xié)助架構(gòu)組織中的新政策與管理策略。

將人力資源信息系統(tǒng)定義為發(fā)展用以取得、儲(chǔ)存、操作、分析、擷取及分怖信息的人力資源信息的一種系統(tǒng)。此系統(tǒng)不僅包括計(jì)算機(jī)硬件和人力資源作業(yè)的相關(guān)軟件，還包含系統(tǒng)的用戶、表格形式、程序與數(shù)據(jù)等，因此人力資源信息系統(tǒng)主要目的是以信息形態(tài)提供服務(wù)給系統(tǒng)的顧客或用戶。

人力資源信息系統(tǒng)是用來搜集、記錄、儲(chǔ)存、管理、陳述、表現(xiàn)與處理人力資源數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序、硬件與軟件的結(jié)合。有效的人力資源信息系統(tǒng)不僅包含一般的人事、薪資系統(tǒng)，更應(yīng)該將數(shù)據(jù)透過統(tǒng)計(jì)的分析與規(guī)劃，主動(dòng)提供管理階層正確決策所需的信息。人力資源管理系統(tǒng)在國(guó)外的大型企業(yè)幾乎都有導(dǎo)入只是導(dǎo)入層次的差別，根據(jù)美國(guó)人力資源系統(tǒng)專業(yè)人協(xié)會(huì)（HRSP）在2011年的調(diào)查當(dāng)時(shí)美國(guó)兩千多家企業(yè)界導(dǎo)入HRIS的狀況，在美國(guó)有幾乎百分之九十的企業(yè)有HRIS的單位設(shè)置，而HRIS的單位有百分之七十三是設(shè)置于人力資源單位，百分之九左右設(shè)置在信息部門，其他則為外包，而全職的HRIS人員也迅速成長(zhǎng)中，主要由程序分析師、數(shù)據(jù)輸入員、系統(tǒng)分析師、管理人員、等組成。另外HRIS的軟件多為由外在的軟件廠商購(gòu)入或公司內(nèi)部自行開發(fā)的軟件，而軟件開發(fā)多由HK部門與Is部門共同開發(fā)。大多數(shù)的企業(yè)仍然將HRIS的重點(diǎn)放在薪資福利管理系統(tǒng)上，而且大多數(shù)都是自外在購(gòu)入軟件包。在績(jī)效管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用上相對(duì)來說就較低許多，不過要建立一完整的人力資源信息系統(tǒng)，績(jī)效管理系統(tǒng)是亟需快速建立的基礎(chǔ)系統(tǒng)，因?yàn)樗鼱可媪似渌髯酉到y(tǒng)的運(yùn)作，單單靠薪資福利模組的運(yùn)作只能做到電子數(shù)據(jù)處（EDI）的層次，而無法提升至決策支持的層次（OSS），因此本研究希望透過系統(tǒng)分析的過程，配合新的績(jī)效管理理論建置一套具有決策支持功能的績(jī)效管理信息系統(tǒng)。

二、人力資源信息系統(tǒng)所包含的功能

人力資源信息系統(tǒng)主要處理員工在組織內(nèi)工作的有關(guān)信息流程及組織未來的人力需求，在大部分的組織中，人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)包含五大基本功能，包括：招募、績(jī)效發(fā)展、訓(xùn)練、薪酬和維護(hù)。HRIS的運(yùn)用可以提高人力資源管理部門的營(yíng)運(yùn)績(jī)效，使人力資源發(fā)揮最大運(yùn)作效能，可以系統(tǒng)性的分析人力資源信息，提供完整的參考信息，進(jìn)行組織中完整的信息資源管理，而為了提升作業(yè)的層次，人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)該要包括成本分析和評(píng)估控制，總而言之，只要人力資源信息系統(tǒng)越周密，越能因應(yīng)各種狀況的需求，管理者完成企業(yè)目標(biāo)的機(jī)會(huì)就越大。一個(gè)完整的人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)包括管理程序與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)兩部份，管理程序包括系統(tǒng)用戶、企業(yè)政策與人工操作，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)包括人員的數(shù)據(jù)、工作數(shù)據(jù)與相關(guān)軟硬件設(shè)備。

三、總結(jié)

一個(gè)人力資源信息系統(tǒng)的開發(fā)過程是相當(dāng)復(fù)雜，每一個(gè)過程的失誤都可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的失敗，因此人力資源信息系統(tǒng)的開發(fā)建置應(yīng)遵循本章第一節(jié)所提到的系統(tǒng)開發(fā)模式來進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)建置，從系統(tǒng)需求分析到系統(tǒng)導(dǎo)入的過程中，工作是相當(dāng)煩瑣的。唯有有效的整合計(jì)算機(jī)、人、政策、程序及信息的流程，才能發(fā)展一個(gè)有效的人力資源信息系統(tǒng)，因此系統(tǒng)的發(fā)展包括分析、設(shè)計(jì)、發(fā)展、實(shí)施、維護(hù)、評(píng)鑒及系統(tǒng)的修正，整個(gè)人力資源信息系統(tǒng)的規(guī)劃過程。