人事檔案管理信息化研究

徐婭 重慶海事局通信信息中心

人事檔案管理信息化研究

徐婭 重慶海事局通信信息中心

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，人事檔案無(wú)論對(duì)于個(gè)人和單位都有著重要作用，可是在信息快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人事檔案管理多仍采用傳統(tǒng)的實(shí)體化管理方式，已不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，信息化是其未來(lái)的必然趨勢(shì)。本文針對(duì)現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提出其信息化建設(shè)不僅需要加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)，也要加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，還要建立健全相關(guān)的制度機(jī)制，才能使人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，盡早實(shí)現(xiàn)信息化的目標(biāo)。

人事檔案 信息化

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，更是正確選拔任用干部的基本依據(jù)，它能直接影響到“黨管人才”的工作成效。人事檔案管理在單位管理工作占據(jù)重要地位，它的好壞可以影響到單位方針目標(biāo)考核結(jié)果，甚至可能影響單位未來(lái)的發(fā)展。

2 人事檔案信息化的必要性

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化已滲透工作、生活的方方面面，而很多單位人事檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式，已不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的要求，檔案管理工作如何能夠與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮其職能作用，信息化管理是其未來(lái)的必然趨勢(shì)。其必要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 可以延長(zhǎng)保存年限

紙質(zhì)檔案存放在檔案室中易受潮濕空氣腐蝕和蟲子叮咬，遇到水災(zāi)、火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害時(shí)，檔案更是會(huì)遭受毀滅性打擊，修復(fù)幾乎不可能。實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，就算紙質(zhì)原件不復(fù)存在，但電子檔案存放于網(wǎng)絡(luò)上，可以起到與原件同等作用。

2.2 便于查閱，提高工作效率

以傳統(tǒng)的管理方式查閱人事檔案時(shí)，需要檔案管理員到檔案室根據(jù)需求找到檔案，為了查閱一份檔案要來(lái)回奔波，既浪費(fèi)時(shí)間又降低工作效率。實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，管理人員在電腦上就可直接查閱，既省時(shí)又省力。

2.3 便于共享，消除安全隱患

傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案無(wú)法進(jìn)行共享，只能查閱或者調(diào)用，手續(xù)十分繁雜，而且在傳遞過(guò)程中，也可能出現(xiàn)涂改檔案等行為。在實(shí)現(xiàn)信息化管理后，上下級(jí)、兄弟單位之間可以通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)和軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案共享，避免人事檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全隱患。

3 人事檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理人員信息化素質(zhì)欠缺

人是進(jìn)行人事檔案管理的主體，人的素質(zhì)直接決定了檔案管理的專業(yè)性。但是當(dāng)前很多單位大多沒(méi)有配備專業(yè)的人事檔案管理員，多數(shù)檔案管理員都是“半路出家”，而且年齡普遍偏大，多是臨近退休或者是被返聘，他們對(duì)信息技術(shù)的接受速度較慢，信息化素質(zhì)偏低。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善

當(dāng)前人事檔案管理人員所使用的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)多為老化淘汰設(shè)備，不僅運(yùn)行速度緩慢，而且極易死機(jī)。很多單位都已進(jìn)入雙網(wǎng)時(shí)代，即內(nèi)部局域網(wǎng)和外部因特網(wǎng)，兩網(wǎng)各有特性：內(nèi)網(wǎng)范圍受限、保密性強(qiáng)；外網(wǎng)開(kāi)放互聯(lián)、不確定因素多。由于出差或加班無(wú)法使用內(nèi)網(wǎng)，通過(guò)VPN可通過(guò)外網(wǎng)登陸內(nèi)網(wǎng)，但受限于經(jīng)費(fèi)、技術(shù)等原因，多數(shù)單位并未使用VPN技術(shù)。

由于多數(shù)單位仍采用傳統(tǒng)人事檔案管理方式，所以規(guī)范的人事管理軟件系統(tǒng)還較為少見(jiàn)。硬件設(shè)備將紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化，而軟件系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)電子資料的集中管理，管理人員可通過(guò)系統(tǒng)查閱、管理人事檔案。

3.3 相關(guān)規(guī)章制度不健全

由于各單位對(duì)歸檔資料內(nèi)容和時(shí)限方面沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)定，使得經(jīng)辦人員對(duì)此事不上心，造成檔內(nèi)案資料與實(shí)際情況脫軌。其次，對(duì)于人事檔案整理間隔年限也缺乏明確規(guī)定，往往都是上級(jí)安排一次就整理一次，缺少制度約束，無(wú)法使人事檔案整理成為一個(gè)可預(yù)見(jiàn)、周期性的工作。

4 人事檔案信息化策略

4.1 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

為提升現(xiàn)有人員信息化管理水平，一方面要加強(qiáng)信息化技術(shù)培訓(xùn)，指導(dǎo)他們正確使用信息化設(shè)備，能夠獨(dú)立運(yùn)用軟件系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理；另一方面，要加大對(duì)大中專院校檔案專業(yè)學(xué)生的招錄引進(jìn)，可以使人事檔案管理工作更規(guī)范、更科學(xué)。

4.2 加大對(duì)信息化設(shè)備的投入

基礎(chǔ)設(shè)施不完善的現(xiàn)狀，需要通過(guò)加大對(duì)信息化設(shè)備的投入來(lái)改善，為管理人員配備專用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)。人事檔案由于保密性較強(qiáng)，所以放在內(nèi)網(wǎng)較為安全，基于加班、出差等因素，可以考慮采用VPN技術(shù)。其次，要建立一套完整健全的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，很多單位基本不具備獨(dú)立開(kāi)發(fā)信息管理系統(tǒng)的能力，現(xiàn)在市面上有成熟的系統(tǒng)出售，通過(guò)付費(fèi)即可使用。

4.3 建立健全相關(guān)制度

人事檔案管理應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《人事檔案學(xué)》，并結(jié)合單位實(shí)際建立資料歸檔內(nèi)容、時(shí)限制度，信息化標(biāo)準(zhǔn)、人事檔案整理周期等，對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的安全問(wèn)題、存在的風(fēng)險(xiǎn)，制定嚴(yán)格的安保措施，防微杜漸。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案信息化是未來(lái)的必然趨勢(shì)，它是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，不可能一蹴而就，在這個(gè)過(guò)程中不僅需要檔案管理人員的參與，也需要各部門的配合，更需要信息技術(shù)的支撐。同時(shí)，人事檔案信息化不但要從制度上更新，而且觀念上也要與時(shí)俱進(jìn)，才能共同促進(jìn)人事檔案的現(xiàn)代化、規(guī)范化。

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[3]陳錦紅.關(guān)于事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)的思考[J].中國(guó)管理信息化,2015(18):53

徐婭，1987.05，女，研究生，助工，漢族，研究方向：通信、信息化。