辦公自動化背景下的檔案管理工作探究

◎莫延欽

辦公自動化背景下的檔案管理工作探究

◎莫延欽

辦公自動化是現(xiàn)代化辦公與信息化技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，兩者相互滲透，改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容。本文在分析辦公自動化必要性的基礎(chǔ)上，基于目前檔案管理工作的實(shí)際情況，就如何在辦公自動化趨勢下提升檔案管理水平提出了幾點(diǎn)建議，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與辦公自動化之間良性互動。

電子信息技術(shù)的興起使得辦公業(yè)務(wù)活動開始物化于人之外的設(shè)備，促進(jìn)了辦公自動化的蓬勃發(fā)展，極大程度上提升了檔案管理工作效率和現(xiàn)代化水平。辦公自動化被廣泛應(yīng)用于社會各領(lǐng)域中，科技設(shè)備和管理人員組合而成了人機(jī)信息系統(tǒng)，推動了傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)化和升級。然而，在現(xiàn)階段社會經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域全面深化改革的大背景下，檔案部門受到了來自市場經(jīng)濟(jì)、知識革命、尤其是高新技術(shù)滲透的大潮與挑戰(zhàn)，基于以往計(jì)劃經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上的經(jīng)驗(yàn)管理、手工操作以及科技含量低的體制、模式、理論與實(shí)踐方面并不能適用于當(dāng)下的檔案管理工作的需求，探究辦公自動化背景下的檔案管理工作改革方向迫在眉睫。

辦公自動化對檔案管理工作的重要性

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的逐步深化，檔案制度也逐漸完備，各個單位的檔案數(shù)目實(shí)現(xiàn)較快增長，種類也日趨多元。與此同時，檔案所涉及的層面越來越繁雜，范圍逐漸拓寬。在這種現(xiàn)實(shí)情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作的需求，辦公自動化改革是大勢所趨。將辦公自動化滲透到檔案管理工作中，不僅能夠便利檔案管理人員的辦公，也是檔案管理水平與效率的迫切需求。辦公自動化的應(yīng)用能夠滿足檔案管理工作的開放性、資源共享性需要。通過自動化檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案整理與利用工作的同步性，檔案管理者能夠直接從電腦獲取檔案資料，縮短了檔案管理工作的周期，提升檔案利用效率，提升了檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化水平。

基于辦公自動化背景的檔案管理工作發(fā)展對策

做好辦公自動化檔案管理工作的宣傳工作。 檔案部門的管理人員應(yīng)完善工作機(jī)制，以積極自主的姿態(tài)做好檔案管理宣傳，通過發(fā)放宣傳冊、舉辦講座和培訓(xùn)等方式宣傳自動化檔案管理系統(tǒng)的起源、作用等基本知識，以此來強(qiáng)化單位職工對自動化檔案管理工作重要性的認(rèn)識和響應(yīng)，強(qiáng)化工作責(zé)任意識。積極主動向檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)及職工們普及現(xiàn)價(jià)段檔案管理的先進(jìn)方法和發(fā)展趨勢。同時，要推動信息管理部門與檔案部門合作建立互相配合、默契的業(yè)務(wù)關(guān)系。通過開展一系列宣傳活動推動單位檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，爭取早日實(shí)現(xiàn)信息管理辦公自動化。

完善檔案基礎(chǔ)信息處理庫。實(shí)現(xiàn)辦公自動化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，完善檔案基礎(chǔ)信息處理庫是推動檔案管理由純?nèi)斯げ僮飨蜃詣踊D(zhuǎn)變的根本性舉措。依托內(nèi)網(wǎng)協(xié)同辦公平臺，同檔案管理專用軟件正式對接，完善檔案數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的必要保障。要扎實(shí)做好檔案本體管理工作，推動形成電子文檔、檔案和信息管理發(fā)揮各自優(yōu)勢的“三位一體”數(shù)字化新模式。與此同時，要完善網(wǎng)絡(luò)移交歸檔機(jī)制，兼顧好數(shù)據(jù)庫再應(yīng)用、再設(shè)計(jì)和發(fā)展問題。發(fā)揮好檔案信息組織、管理和共享的功能，真正推動檔案管理辦公向自動化邁進(jìn)。

推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。沒有規(guī)矩不成方圓，推動辦公自動化首先要確保檔案能有規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。也就是說，保障歸檔的電子文件具有通用性，推動標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理辦公自動化的前提。各個單位首先要完善檔案管理機(jī)制，統(tǒng)一檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)。摒棄傳統(tǒng)普遍沿用的由兩個機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理的分開管理模式，規(guī)范管理體制。還要加強(qiáng)各部門文件管理和檔案管理的統(tǒng)一管理與協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)文件前期處理的控制，做好檔案的有效歸檔。與此同時，要進(jìn)行技術(shù)操作的標(biāo)準(zhǔn)化處理，兼顧好管理系統(tǒng)的效率、兼容性和可控性，推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力。 辦公自動化檔案管理模式的采納與運(yùn)用離不開檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與辦公自動化系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理人員必須具備前沿的檔案知識、專業(yè)技術(shù)以及信息化知識。因此，單位要重視人才隊(duì)伍建設(shè)，做好對檔案管理人員的選拔和遴選工作，選拔一批能夠熟練掌握檔案管理專業(yè)內(nèi)容，具備良好信息素養(yǎng)的檔案管理人員，爭取做到人崗匹配。與此同時，還要加強(qiáng)對新入職人員的培訓(xùn)，開展多元化、多層面的人才培訓(xùn)教育，促進(jìn)檔案管理人員完善自身檔案管理知識體系。開展諸如專題學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)交流講座與論壇等一系列形式豐富的活動，加強(qiáng)單位學(xué)習(xí)氛圍建設(shè)。還要加強(qiáng)檔案管理部門人員的繼續(xù)教育，加大資金投入，引進(jìn)辦公自動化領(lǐng)域的專業(yè)人才，制定科學(xué)合理的激勵機(jī)制。

推動數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施的完善是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的物質(zhì)基礎(chǔ)，先進(jìn)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理工作質(zhì)量與效率的保障。首先要加強(qiáng)單位硬件設(shè)施建設(shè)，確保單位整體硬件設(shè)施運(yùn)行的可能性與兼容性，加強(qiáng)部門之間的交流與溝通。其他部門的硬件基礎(chǔ)設(shè)施必須與檔案管理部門相配合。與此同時，為了保障檔案信息資料在傳輸進(jìn)程中的安全性及穩(wěn)定性，要完善網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避機(jī)制，加強(qiáng)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)整體的安全性建設(shè)。其次，不能忽視軟件的基礎(chǔ)建設(shè)。創(chuàng)新利用軟件服務(wù)外包等方式，開發(fā)與檔案管理自動化建設(shè)相融合的管理軟件。國家相關(guān)部門要做好自動化檔案管理軟件的宣傳與推廣，促使各個單位間的檔案管理軟件可以兼容、匹配。推動檔案管理網(wǎng)絡(luò)能夠在全國逐漸形成連接快速、覆蓋面廣以及網(wǎng)點(diǎn)多的網(wǎng)絡(luò)體系，能夠?yàn)闄n案管理工作共建、共享等活動提供堅(jiān)實(shí)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。

隨著第三次科技革命的興起，辦公自動化技術(shù)開始滲透于我國各個機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的日常管理活動中，推動檔案管理辦公自動化是與時俱進(jìn)的必然選擇。要求將辦公自動化轉(zhuǎn)化、應(yīng)用到繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作中，最終實(shí)現(xiàn)辦公自動化檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。

（作者單位：東莞日報(bào)社）