我國事業(yè)單位人事檔案管理的問題及改進對策探討

王依南

（西安市中心血站，西安 710061）

我國事業(yè)單位人事檔案管理的問題及改進對策探討

王依南

（西安市中心血站，西安 710061）

目前，事業(yè)單位中人事檔案管理工作具有重要的意義。從當前的人事檔案管理體制與改革的需求不相適應、檔案管理人員不固定且人手不夠、檔案管理人員專業(yè)性不強、人事檔案的管理方式不符合規(guī)范、檔案管理制度的執(zhí)行力度不夠等幾個方面，分析目前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中的問題，并提出幾點改進的對策，以期為事業(yè)單位的深入改革打好基礎。

事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；改進對策

人事檔案是一個單位重要的信息資源，其是對一個單位的人才信息進行記錄的重要載體，更是單位進行人才評價的重要依據(jù)之一。一份完善的人事檔案信息，可以從各個方面反映出員工的學習經歷、才能、社會背景、以往的表現(xiàn)等。因此在各事業(yè)單位中人事檔案的管理工作不可缺少，做好人事檔案的管理工作尤其重要。現(xiàn)結合筆者多年相關經驗，對當前我國事業(yè)單位中人事檔案管理工作出現(xiàn)的一些問題及改進對策做簡單闡述。

一、我國事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題分析

1.當前的人事檔案管理體制與事業(yè)單位改革的需求不相適應。目前，我國事業(yè)單位的人事檔案管理主要由本單位負責，有些也由上級主管單位負責，這種人事管理機制在以前的干部人事檔案管理工作中起到了很重要的作用。但是，目前我國事業(yè)單位在不斷進行改革，不少單位采取了因需設崗，實行崗位聘用制度，通過在社會上公開招聘的方式招聘人才，并建立了較為完善的錄用、解聘、辭聘等機制，人員的流動較以前更為頻繁，人員的隸屬關系經常會有所變化，此種情況如果還采用原來單位或者上級主管部門管理的方式已經行不通了，對人才的合理流動極為不利。

2.檔案人員不固定，且人手不夠。人事檔案工作涉及到的內容較為煩瑣，且具有極強的連續(xù)性，如果人力不夠，根本無法有效地管理檔案。目前在國家科技體制改革的背景下，事業(yè)單位的編制數(shù)量較以前有很大幅度的縮減，在人手不夠的情況下，不少單位的人事檔案管理工作就由其他崗位的人員來兼任，有的甚至一個人承擔了全部的人事、監(jiān)察、工會等工作，每天忙的團團轉，根本沒有足夠的精力對人事檔案進行管理。再加上事業(yè)單位逐漸采用聘用制的方式，人員調動較為頻繁，有些剛熟悉檔案管理這個崗位的工作卻又通過競聘的方式調到了別的崗位上，造成各時期檔案管理的不連續(xù)，也不助于對檔案管理人員長期進行系統(tǒng)培訓，影響了檔案管理水平的提高。

3.檔案管理人員專業(yè)性不強。受到事業(yè)單位編制數(shù)量的影響，不少單位檔案管理工作都是由別的崗位的人員兼職，其不是檔案管理相關專業(yè)畢業(yè)，對檔案管理知識尚未進行過系統(tǒng)的學習，專業(yè)性不強，不知道應該對檔案材料進行怎樣的歸檔、如何收集檔案材料。比如，有些事業(yè)單位的人事檔案管理工作由人事部門負責，由于不少要存于檔案中的材料要經過人事部門，本來應該是更利于資料的收集，但是由于人事部門的工作人員專業(yè)性不強，不知道哪些資料應該及時歸入檔案中，加上人事部門的日常事務繁忙，最終造成一些人事檔案材料的缺乏。此外，隨著科技的發(fā)展，信息化技術在各行各業(yè)得到了廣泛的應用，人事檔案工作中也逐漸趨向于信息化，可大大降低檔案管理工作的強度，但是目前不少基層的事業(yè)單位相配套的硬件設施尚未配齊，難以促進信息化的實現(xiàn)，管理效率大打折扣。還有一些單位，雖然領導重視人事檔案的管理，也安裝了先進的人事檔案管理系統(tǒng)，但是不少管理人員不太會用，或者使用不熟練，其還是采取手工操作的方式，再加上系統(tǒng)中自身的一些限制，造成其在人事檔案管理中未得到有效利用。

4.人事檔案的管理方式不符合規(guī)范。不少專職或者兼職從事檔案管理工作的人員雖然也能夠認識到人事檔案管理工作的重要性，也知道檔案要進行分類歸檔保存，但其對如何分類的標準把握不好，造成歸檔時存有很大的隨意性，使人事檔案雜亂無章，在很大程度上增加了后期查閱的難度。此外，在待歸檔材料的制作上，也缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，造成一個單位的歸檔材料有很多種不同的規(guī)范，增加了檔案整理、裝訂工作的難度。而且對于檔案管理這一塊不少事業(yè)單位并未建立起嚴格的考核機制，工作人員工作松散，嚴謹度不夠，不按照規(guī)范及時歸檔，造成不少重要的資料本來應該及時歸檔，但是卻沒有充分落實，導致了人事檔案材料缺乏，甚至是失真，無法保證資料的時效性，一旦出現(xiàn)人員的流動等情況，管理人員查找檔案信息就需要耗費其大量的時間和精力。

5.檔案管理制度的執(zhí)行力度不夠。檔案管理工作需要一定的規(guī)范指導，具有較強的保密性，如果沒有嚴格的約束機制，就會造成管理工作開展是無章可循，不知道怎么做才合適。雖然不少事業(yè)單位已經建立起一套規(guī)章制度，涉及到安全、保密、歸檔、查閱等多個方面，但是有的單位卻對規(guī)章制度視而不見，不能嚴格按照規(guī)章制度辦事。比如，人員發(fā)生了流動，在調檔案時，有些管理人員不及時轉遞檔案，或者直接將檔案交給本人帶走，這些都是不符合檔案管理制度的；又比如，在接收新錄用人員的人事檔案時不負責任，不及時按照規(guī)章制度對其檔案中的材料齊全與否進行清查，收到檔案后也不及時將回執(zhí)郵寄回去；或者是檔案轉走后，在一定的期限內如果沒有收到接受方的回執(zhí)，按照規(guī)章制度應該電話催要，但是有的檔案管理人員未充分重視，最終造成檔案信息缺失、失真，甚至是丟失檔案等后果。

6.不能及時處理流動人員的檔案。事業(yè)單位中，有些人員辭職、辭退或者出國進修逾期不歸，這些都屬于流動人員。有些流動人員已經將檔案轉走，但是也有不少就將檔案留在原單位，時間久了，事業(yè)單位就遺留了很多這樣的“死檔”，雖然國家目前相關部門已經出臺了政策，對這些“死檔”的處理方法予以明確，但由于多種原因，并未在各地徹底執(zhí)行，增加了事業(yè)單位人事檔案管理工作的難度，也帶來了很大的隱患。

二、改進人事檔案管理工作的對策

1.對當前人事檔案管理的體制進行改革。為了對當前的人事檔案管理體制進行完善，建立起可以具備社會共享、公共管理、個人知情等特點的新型體制，不少學者開展了相關研究，也提出了很多好的建議，筆者結合我國事業(yè)單位的實際進行分析，認為建立起人事檔案管理的信息共享平臺比較可行。個人根據(jù)自己的情況，在自愿的前提下將檔案委托給具有資質的單位管理，準入號碼為每個人的身份證號碼。當一個單位對某個人比較感興趣，想錄用時，可以在其同意的情況下通過共享平臺對其檔案進行查看；如果這個人后來又換一家單位工作，那么個人可以通過在檔案管理單位重新設置密碼，對原單位查看其資料的權限進行限制。人事檔案中所需材料的收集及移交工作由個人工作單位承擔。在具體的人事檔案收集材料的內容方面，除了常規(guī)的信息之外，還要將銀行、社保等信息納入進來，建立起集個人綜合能力、教育水平、工作業(yè)績、銀行信用等于一體的較為完善的人事檔案。以上人事檔案管理方式具有以下幾個方面的優(yōu)勢：一是緩解了事業(yè)單位人事檔案管理工作的負擔，避免出現(xiàn)大量“死檔”現(xiàn)象，真正發(fā)揮出檔案的服務功能。二是該管理方式下準入號碼及終身檢索號碼是唯一的，均為個人的身份證號碼，這樣通過信息共享，有效地防止了一個人重復建檔等問題。三是人事檔案管理實現(xiàn)了信息共享，管理及利用起來更為方便，而且將紙質檔案轉為電子檔后，有助于長期進行保存。四是檔案內容上也比以前更為完善，與事業(yè)單位的進一步深入改革相適應。

2.加強對人事檔案知識的宣傳和培訓。一是在現(xiàn)有的教育體系中適當加入一些檔案方面的知識，使人們在義務教育階段潛移默化中對檔案管理工作有一個初步認識，了解其重要性，普遍提高公民的檔案意識。二是在網站、報紙等建立專欄，專門宣傳檔案相關知識，讓人們充分認識到檔案的有效保管對個人發(fā)展的重要作用。三是各事業(yè)單位要結合實際，對內部的人事檔案管理人員進行培訓，促使其對檔案知識有一個系統(tǒng)的掌握，包括哪些資料才能歸納到檔案中、如何對不同的材料進行歸類、檔案所需資料的收集等，提高其職業(yè)道德，嚴格按照規(guī)章制度管理檔案。

3.加強對人事檔案管理工作的監(jiān)督。事業(yè)單位要實現(xiàn)人事檔案的高效化管理，需要首先對其監(jiān)督機制進行完善，監(jiān)督工作要確保深入到人事檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)中，保證檔案管理的有序進行?？捎筛鲉挝坏念I導親自牽頭過問，結合單位實際規(guī)模建立相應的檔案管理監(jiān)督小組，成員由本單位內工作責任心強的人員組成，定期評估人事檔案管理工作的開展情況，對發(fā)現(xiàn)的問題要及時解決。還需要建立起完善的評價標準，結合監(jiān)督情況，按照標準進行打分，以提高檔案管理人員的責任心，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。

三、結語

總之，人事檔案是人才信息的主要信息源，用好管好人事檔案，對我國目前人力資源的開發(fā)和利用起著舉足輕重的作用。隨著我國事業(yè)單位人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著很多問題，需要我們加以改善。

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A

1673-291X（2017）36-0174-02

2017-04-10

王依南（1982-），女，黑龍江哈爾濱人，中級經濟師，從事檔案管理、人力資源管理研究。

[責任編輯 李曉群]