提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的途徑

趙顯瑞 張新玲

提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的途徑

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社會養(yǎng)老保險檔案作為社會養(yǎng)老保險的初始數(shù)據(jù)，對保險受用主體具有重要的利益保障作用，對社會養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行專業(yè)性管理具有很大的重要性。本文主要對社會養(yǎng)老保險檔案特性進(jìn)行分析，對社會養(yǎng)老保險檔案的收集提出相應(yīng)合理的收集途徑與方式，最后提出提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的途徑與方法，以供參考借鑒。

社會養(yǎng)老保險是社會保障制度的重要組成部分，是社會五險之一，也是最重要的保險。這種保險機制的建立是為了保障勞動者在達(dá)到勞動年齡界線或喪失勞動能力下崗后能夠維持基本生活，是世界普遍應(yīng)用的一種社會保障制度。社會養(yǎng)老保險的主要特點是由國家建立機制，并且具有強制實施的性質(zhì)，所有符合養(yǎng)老條件的人都必須參加，基金來源于國家、單位或者個人，養(yǎng)老保險基金具有較大的社會性與影響力，享受群體數(shù)量龐大，時間較長，且支出費用十分巨大，因此在社會養(yǎng)老保險檔案的管理上必須設(shè)立專業(yè)機構(gòu)，實現(xiàn)現(xiàn)代化、專業(yè)化、社會化的統(tǒng)一規(guī)劃與管理。提高社會養(yǎng)老保險檔案管理是保障受益人合法利益的重要措施，尋找高效的管理途徑是提高管理的基本方向。

社會養(yǎng)老保險檔案管理的特點

為有效找尋提高社會保險檔案管理的途徑，首先要了解社會養(yǎng)老保險檔案的含義與特點，社會養(yǎng)老保險檔案是社會養(yǎng)老保險工作中的原始業(yè)務(wù)依據(jù)與憑證，具有以下特點。

社會養(yǎng)老保險檔案管理服務(wù)具有社會性。當(dāng)前，我國的社會養(yǎng)老保險體制按照人口居住類型可以分為城鎮(zhèn)企業(yè)職工養(yǎng)老保險、機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險與農(nóng)村養(yǎng)老保險三大類，受用群體非常龐大，國家立法規(guī)定并強制實施，要求企業(yè)單位與個人都必須參加，只要符合養(yǎng)老條件，都可領(lǐng)取社會養(yǎng)老基金。從受用對象來看，是廣泛針對全社會的人民群眾，人口基數(shù)大，受益面積廣；從基金來源看，我國社會養(yǎng)老保險基金主要來源于國家、單位與個人，或者由單位與個人一起負(fù)擔(dān)，具有社會互濟性質(zhì)，加上基金支出是長期維持，這種龐大的基金來源具有廣泛的社會性，社會保險檔案管理不妥當(dāng)會造成巨大的經(jīng)濟損失；從管理角度看，為了進(jìn)行高效合理的收集、整理、管理，我國各省市都設(shè)立了社會保障廳、社會保障局，且由人力資源部門協(xié)調(diào)工作，在管理工作性質(zhì)上，是針對全社會的服務(wù)性質(zhì)。因此，社會養(yǎng)老保險檔案管理服務(wù)是具有社會性的。

社會養(yǎng)老保險檔案來源具有廣泛性。我國的養(yǎng)老保險事業(yè)起于上世紀(jì)五十年代初期，即新中國成立初期，政務(wù)院于1951年正式頒布了《中華人民共和國勞動保險條例》，然而當(dāng)時針對的對象僅為企業(yè)，長期實行的是企業(yè)養(yǎng)老保險，企業(yè)不同的發(fā)展?fàn)顩r導(dǎo)致普遍的苦樂不均現(xiàn)象；到了八十年代中期，我國的養(yǎng)老保險事業(yè)才開始得到更廣泛的關(guān)注，國家開始實行一系列的養(yǎng)老保險改革，使得八十年代養(yǎng)老保險事業(yè)成為建國以來最為活躍與改革力度最大的時期；通過八十年代的體制改革，直到1998年，我國才開始出臺針對全社會的新型社會養(yǎng)老保險制度，政府加強宏觀調(diào)控，行業(yè)統(tǒng)籌交給地方管理，為統(tǒng)一制度提供基礎(chǔ)。自此，我國的養(yǎng)老保險檔案來源則開始具有廣泛性。

社會養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容具有復(fù)雜性。近幾年，我國經(jīng)濟發(fā)展迅速，但相比較而言，我國目前還是屬于發(fā)展中國家，經(jīng)濟相比發(fā)達(dá)國家還有一定的差距，加之我國龐大的人口基數(shù)，政府為了讓社會養(yǎng)老基金起到保障生活的基本作用，同時又保障社會的安定和諧，還能夠適應(yīng)不同經(jīng)濟階段的社會條件，因此，將養(yǎng)老保險事業(yè)劃分為三個部分，即基本養(yǎng)老保險、企業(yè)補充基金、個人儲蓄；養(yǎng)老保險類型分為國家型養(yǎng)老保險、傳統(tǒng)型養(yǎng)老保險、福利型養(yǎng)老保險、儲金型養(yǎng)老保險以及混合型養(yǎng)老保險五大類；制度上又分為城鎮(zhèn)企業(yè)職工養(yǎng)老保險制度、機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度、農(nóng)村養(yǎng)老保險制度三種。這些復(fù)雜的構(gòu)成部分使得社會養(yǎng)老保險檔案的收集內(nèi)容具有很大程度上的復(fù)雜性與多樣性，為保險檔案的收集與整理帶來一定的難度。

社會養(yǎng)老保險檔案具有流動性。與相對穩(wěn)定的國有事業(yè)單位相比，一些中小型私人企業(yè)、合資企業(yè)、外資企業(yè)，在經(jīng)營體制與企業(yè)管理制度上，相對較為零散與多變，為了順應(yīng)經(jīng)濟環(huán)境而具有較大頻率的變化性，導(dǎo)致職工人員有較大的流動性，使得參保者檔案管理的困難性增大。值得一提的是，在我國目前的經(jīng)濟發(fā)展形式下，流動性參保人員數(shù)量在不斷增加，管理部門應(yīng)當(dāng)重視對流動社會保險檔案的收集與管理。

社會養(yǎng)老保險檔案的收集途徑與方法

社會養(yǎng)老保險檔案的收集是社會養(yǎng)老保險檔案管理工作中重要的一部分，社會養(yǎng)老保險檔案是所有保險受益者老有所養(yǎng)的重要憑據(jù)，一般收集范圍可分為兩個主要部分。

對原始檔案的收集。原始檔案是對企業(yè)所有組成部分中，對員工在企業(yè)中發(fā)展與表現(xiàn)狀況的全面記錄，比如企業(yè)各個部門對員工的整體培訓(xùn)、任用、考核、調(diào)配與嘉獎等信息狀況，以及對員工在企業(yè)工作中的政治思想、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)水平、對企業(yè)的建設(shè)性貢獻(xiàn)等進(jìn)行全面詳細(xì)的記錄。一般來說，國有事業(yè)單位中干部領(lǐng)導(dǎo)的檔案會附有履歷、自傳、發(fā)展經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等一系列的相關(guān)鑒定與考核資料，有的還包括政治思想的變化等材料；職員則包括履歷、自傳、技術(shù)水平鑒定等材料，以及學(xué)歷、黨派、獎懲等材料，還包括了勞動合同、職員調(diào)轉(zhuǎn)、退伍、受聘、轉(zhuǎn)業(yè)等信息材料，還有員工薪資待遇、保險福利、出國、退休等相關(guān)材料，其余的材料按照參考需要進(jìn)行收集。所有的材料收集都必須建立在原檔案管理部門的詳細(xì)整理與社保處理之上，錄入過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把關(guān)與反復(fù)檢驗。另外，在我國一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村的社會養(yǎng)老保險檔案收集上，根據(jù)不同的人群生活情況予以不同的材料收集，對于一些缺乏材料實際情況困難的農(nóng)村群眾，一般會有針對性政策與方案進(jìn)行合理妥善的檔案收集與整理。

手續(xù)辦理過程中的檔案收集。辦理個人養(yǎng)老保險需要提供個人二代身份證、戶口本、存檔卡以及一份復(fù)印件，按照具體要求提供招工表、軍官轉(zhuǎn)業(yè)證等信息材料。由社會保險經(jīng)辦機構(gòu)核準(zhǔn)后進(jìn)行最基本的養(yǎng)老保險參保登記表的整理，并要求經(jīng)過補繳人員的簽字或蓋章，繳費后補繳養(yǎng)老保險費用申請單。退保申請由經(jīng)辦機構(gòu)核準(zhǔn)后辦理，參保人需要提供退保申請的身份證明材料，通過當(dāng)?shù)嘏沙鏊鶓艨谧N證明；經(jīng)過縣市社會保險經(jīng)辦機構(gòu)核準(zhǔn)的保險賬戶轉(zhuǎn)移單、轉(zhuǎn)移申請、勞動合同復(fù)印件；辦結(jié)的保險待遇結(jié)算單、死亡待遇結(jié)算單、死亡證復(fù)印件、申領(lǐng)申請等。除此之外，還要根據(jù)具體需要進(jìn)行相關(guān)材料的收集存儲。

提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的途徑

近幾年，隨著我國社會養(yǎng)老保險制度地不斷推進(jìn)與深入，城鄉(xiāng)居民參與保險的數(shù)量也在日益劇增，國家社會養(yǎng)老保險檔案庫在不斷擴大，數(shù)量龐大的檔案需要進(jìn)行專業(yè)有效的管理。檔案管理部門需要結(jié)合當(dāng)前我國養(yǎng)老保險深入范圍與發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行合理的檔案管理，包括采用科學(xué)高效的技術(shù)手段，要做到精準(zhǔn)的檔案建立，與有效安全的存儲，還應(yīng)當(dāng)將檔案進(jìn)行整理分類，完善與強化檔案查詢系統(tǒng)，提高檔案查詢便利性，基于公平的理念下保障所有參保人的有效收益。

為了有效提高社會養(yǎng)老保險檔案管理，做到受益者的合法利益不被侵犯或遺漏，本文提出幾點提高社會養(yǎng)老保險檔案管理的途徑與方法。

完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。社會養(yǎng)老保險檔案的內(nèi)容豐富，信息量龐大，除了參保人的個人信息、繳費資料等，還有相關(guān)的養(yǎng)老金發(fā)放資料和業(yè)務(wù)的文件材料等。涵蓋全面的信息檔案如果不能合理分類整理，造成檔案信息錯亂將會造成嚴(yán)重的社會性影響。社會養(yǎng)老保險檔案管理工作者在進(jìn)行檔案收集分類與管理上，應(yīng)當(dāng)制定完善的管理機制，并規(guī)范嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，做到社會養(yǎng)老保險檔案高強度的收集分類與管理，嚴(yán)格遵守工作原則。相比較傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理，當(dāng)前，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理的創(chuàng)新，要合理運用科學(xué)性、專業(yè)性、規(guī)范性的管理措施進(jìn)行檔案安全信息管理，管理部門的專業(yè)化能夠營造良好的工作氛圍，提高社會養(yǎng)老保險檔案管理人員的專業(yè)化管理水平，進(jìn)而提高檔案管理效率。在具體的操作上，要保障對有實用性價值資料檔案進(jìn)行歸檔，要保證參保人檔案資料健全，對能夠充分表現(xiàn)企業(yè)活動的材料做好備案，進(jìn)而為后期的觀察做準(zhǔn)備。管理人員要明白檔案管理的核心意義，并不是簡單地對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行記錄存儲，而是要將存檔范圍內(nèi)的有關(guān)價值高的資料進(jìn)行分類與歸檔，對一些參考性作用的文檔不必進(jìn)行存儲處理，同時做好檔案歸類的記錄，最終實現(xiàn)檔案管理的全面規(guī)范化、高效化與專業(yè)化。

法律法規(guī)的管理條例方面，需要在現(xiàn)行法律法規(guī)的基礎(chǔ)上完善相應(yīng)的管理制度，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》的要求，實行嚴(yán)格的檔案收集與管理制度，包括分類制度、保密制度、存檔制度、查詢調(diào)用制度等。檔案收集制度上，基于現(xiàn)行法律規(guī)定下，針對農(nóng)村居民的社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)實際情況，充分考慮以落實社會養(yǎng)老保障基金的用途，實現(xiàn)社會養(yǎng)老保險的深入開展等，做到規(guī)范化與專業(yè)化。

加強信息化管理，進(jìn)行科學(xué)性歸檔。上世紀(jì)八十年代，我國的社會保險事業(yè)全部通過人工的方式來開展，檔案資料全部為紙質(zhì)資料，包括人工進(jìn)行檔案的檢驗收集、人工進(jìn)行分類管理等。由于當(dāng)時社會保險事業(yè)的處于起步發(fā)展階段，相對業(yè)務(wù)量并不高，人工方式能夠基本做到有效管理。然而，當(dāng)今時代，依靠人工的方式進(jìn)行社會養(yǎng)老保險檔案的管理已經(jīng)無法滿足社會養(yǎng)老保險事業(yè)的需求了，加上人工的業(yè)務(wù)開展方式會造成很大的人力、物力消耗，并且經(jīng)常會出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)那闆r，為整體的檔案管理工作帶來困擾，影響了工作效率。在當(dāng)今信息時代的不斷推進(jìn)下，要合理利用信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，科學(xué)地進(jìn)行檔案管理與存儲，以降低對紙質(zhì)檔案的使用。紙質(zhì)檔案的記錄對紙張文件的耗費相當(dāng)大，儲存起來也十分不方便，一旦分類環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，查閱起來就非常麻煩，合理地利用網(wǎng)絡(luò)存儲管理，能夠緩解紙質(zhì)存儲造成的空間浪費。檔案電子信息化管理有助于快速便利地進(jìn)行檔案資料的查詢與調(diào)用，通過做好分類階段的工作，完善檔案信息檢索，有助于進(jìn)一步便利檔案的查詢與管理，節(jié)省了大量的時間、人力、物力、空間等成本，實現(xiàn)檔案管理的高效化、科學(xué)化、便利化以及低成本化。

提高檔案質(zhì)量，提升素質(zhì)服務(wù)。社會養(yǎng)老保險檔案管理的目的是為了便于后期的查詢與調(diào)用，要求檔案質(zhì)量達(dá)到足以進(jìn)行查詢利用，參保人與檔案管理部門能夠及時有效地運用檔案材料，提高工作、服務(wù)質(zhì)量。這要求在檔案收集階段必須規(guī)范收集材料標(biāo)準(zhǔn)，對沒有實際價值或只有參考意義的文件應(yīng)當(dāng)去除摒棄，對具有價值的材料進(jìn)行存檔，從材料內(nèi)容量上簡化檔案，但是不對檔案的價值造成影響。在進(jìn)行信息化電子檔案庫的建立時，要合理分類檔案，并制定詳細(xì)的檔案信息檢索，完善檔案搜索功能，比如建立全引式目錄，對專題形式的索引進(jìn)行編寫等。在提高檔案質(zhì)量的同時，充分配備適用性強的信息系統(tǒng)，包括硬件設(shè)備和軟件，要能夠滿足當(dāng)前社會養(yǎng)老保險事業(yè)的發(fā)展需求。

在養(yǎng)老保險工作服務(wù)方面，應(yīng)當(dāng)以服務(wù)社會為核心，提倡以人為本，加強提高社會養(yǎng)老保險檔案管理工作人員的素質(zhì)與技能，提升職員專業(yè)化水平，制定嚴(yán)格的日常工作規(guī)范與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是在社會養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展迅速的當(dāng)今社會，為了滿足日益增多的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)需求，管理部門對人員的選拔與利用必須提升一個臺階，注重對高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，保障日常業(yè)務(wù)辦理與檔案管理工作能夠同時順利進(jìn)行，明確分配職員任務(wù)，提高工作效率。另一方面，加強職員思想教育，宣傳養(yǎng)老保險社會服務(wù)的核心價值觀，提高工作人員整體素質(zhì)與政治覺悟，為社會養(yǎng)老保險檔案管理服務(wù)社會打下堅實基礎(chǔ)。

綜合全文，從社會養(yǎng)老保險檔案管理的特點出發(fā)，明確養(yǎng)老保險檔案管理的重要性，基于對社會養(yǎng)老保險檔案所具備的利益保障性考慮，提出合理的檔案收集途徑與方法，包括對原始檔案的收集與業(yè)務(wù)辦理中的檔案整理；接著提出促進(jìn)社會養(yǎng)老保險檔案管理的途徑，從完善檔案管理制度，到加強信息化檔案管理，再到提升工作服務(wù)質(zhì)量，全方面推進(jìn)社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的發(fā)展，為社會養(yǎng)老保險事業(yè)提供積極參考價值。

（作者單位：1.菏澤市社會勞動保險事業(yè)處；2.菏澤市社會福利院 ）