檔案管理在事業(yè)單位中的問題和解決對(duì)策

許琳

（作者單位：棗莊市旅游集散中心）

檔案管理在事業(yè)單位中的問題和解決對(duì)策

許琳

事業(yè)單位的檔案管理在形式上具有一定的復(fù)雜性，涉及到的內(nèi)容較多，因此帶來了事業(yè)單位檔案管理中的問題。特別是信息化時(shí)代的到來，檔案管理中加入現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理又是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，所以，需要對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中問題進(jìn)行分析，分析問題產(chǎn)生的原因，制定適宜的解決措施。本文主要針對(duì)檔案管理在事業(yè)單位中的問題和解決對(duì)策進(jìn)行分析。

我國(guó)是事業(yè)單位的檔案管理工作是日常工作平穩(wěn)運(yùn)作的保障和前提，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中涉及到的內(nèi)容較多，不僅可以為事業(yè)單位的人才選拔、任用、考核提供基礎(chǔ)信息，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位的人員配置提供幫助。隨著時(shí)代的發(fā)展我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)取得一定的進(jìn)展，并且在管理方法上進(jìn)行了一定的調(diào)整，但是檔案管理工作中也存在一些不足，需要針對(duì)這些管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，全面的提升事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量。

事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案管理定義事業(yè)單位檔案的管理工作是由檔案的收發(fā)、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等活動(dòng)組成，這些步驟根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)在檔案管理工作中可以分為兩大部分：基礎(chǔ)工作和利用工作。事業(yè)單檔案管理工作的管理對(duì)象是檔案，工作地服務(wù)對(duì)象就是檔案使用者。檔案管理的最終目標(biāo)是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，為社會(huì)單位以及個(gè)人提供行之有效的檔案管理服務(wù)，更加及時(shí)的獲取需要的檔案管理信息。

事業(yè)單位檔案管理工作原則

事業(yè)單位檔案管理具有一定的特殊性，因此在進(jìn)行管理工作過程中，需要具有具體的實(shí)施原則和標(biāo)準(zhǔn)。具體包括：

統(tǒng)一性。事業(yè)單位在進(jìn)行管理中需要堅(jiān)持統(tǒng)一性的原則，涉及到的檔案不僅需要經(jīng)過各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類集中保存，采用一套統(tǒng)一的管理規(guī)章和制度，將檔案管理進(jìn)行更加規(guī)范化的管理，在進(jìn)行檔案調(diào)取的時(shí)候可以更加快捷。

完整性原則。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中需要關(guān)注完整性，在檔案的數(shù)量和質(zhì)量上，人員的信息采用統(tǒng)一的管理模式，在保管工作中保證內(nèi)容齊全、不丟失，不能出現(xiàn)在保管中遺漏情況。

安全性。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中，需要保證檔案管理的安全性，保證紙質(zhì)檔案信息不會(huì)出現(xiàn)因環(huán)境而造成的毀壞，并且在管理中不會(huì)因?yàn)槿藶橐蛩爻霈F(xiàn)丟失，檔案不能被竊取或者擅自修改，提升檔案管理的真實(shí)性，為檔案管理提供更好的基礎(chǔ)條件。

事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

對(duì)于檔案管理重視程度不足。在我國(guó)較多的事業(yè)單位中，一些檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作就是單純地實(shí)現(xiàn)檔案的保管和抄寫，對(duì)于工作的重要性認(rèn)識(shí)存在不足，事業(yè)單位在檔案管理中忽視管理工作的規(guī)范性，造成管理中存在一定的問題，對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益造成一定的不利影響。檔案作為我國(guó)重要的信息財(cái)富，在新中國(guó)成立之后，檔案管理工作一直占據(jù)較為關(guān)鍵的位置，但是實(shí)際工作中我國(guó)各級(jí)事業(yè)單位中，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作存在忽視的情況，導(dǎo)致事業(yè)單位一直處于被動(dòng)實(shí)施的狀態(tài)，甚至形成形式化的工作，造成管理人員在日常工作中無法為單位提供行之有效的檔案信息。

工作基礎(chǔ)環(huán)節(jié)薄弱。我國(guó)現(xiàn)階段較多的事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)形成一套完善的管理體制和規(guī)范，但是在體制的實(shí)際應(yīng)用中還是存在一定的問題，一些制度難以完整的實(shí)施，造成執(zhí)行能力不足的情況。檔案管理制度和體系的建立為我國(guó)檔案管理工作提供了工作依據(jù)和準(zhǔn)則，但是因?yàn)楣芾淼牟坏轿?，我?guó)事業(yè)單位在檔案收集和資料全面性上存在一定的問題，造成事業(yè)單位檔案管理能力的匱乏，使得檔案材料在形式上存在虛構(gòu)的情況。

檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足。我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作具有系統(tǒng)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，因此需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并且在管理中具有耐心和責(zé)任心，這樣才能保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)能力存在不足，甚至很多事業(yè)單位存在不設(shè)置專業(yè)管理人員的情況，而是采用其他崗位員工代職的方式，造成檔案管理中人員對(duì)檔案管理規(guī)范性缺失，影響檔案管理的專業(yè)性，信息記錄不完整、不到位，甚至出現(xiàn)檔案信息的丟失。同時(shí)，檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足，缺乏對(duì)檔案管理的科學(xué)歸檔，忽視了對(duì)檔案資源的深度開發(fā)，造成檔案信息資源的浪費(fèi)。

檔案設(shè)施陳舊。我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，科技水平也在穩(wěn)步提升，特別是信息化技術(shù)的使用，使得信息化管理設(shè)備在我國(guó)社會(huì)廣泛得到應(yīng)用。但是我國(guó)在一些事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理部門使用的管理設(shè)備過于陳舊，管理設(shè)施也比較落后，信息化技術(shù)更新方面存在問題，沒有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，辦公設(shè)備落后，對(duì)檔案管理工作的熱情和積極性造成一定的影響，也直接導(dǎo)致管理人員的工作效率和工作成果低下。還有一些事業(yè)單位對(duì)技術(shù)進(jìn)行了一定的創(chuàng)新，引進(jìn)了系統(tǒng)化的管理模式，但是在系統(tǒng)使用方面存在一定的不足，并且單位存放檔案的庫房簡(jiǎn)陋，設(shè)備良莠不齊，造成管理工作效率受到極大的影響。

事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)策

案例

北京某工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 學(xué)院現(xiàn)有教職工456人，專任教師308人。其中教授28人，副教授86人，博士及博士后16人、碩士127人，具有雙師素質(zhì)的163人。學(xué)院現(xiàn)設(shè)機(jī)電工程系、建筑工程系、信息工程系、經(jīng)濟(jì)工程系、社會(huì)科學(xué)系、思想政治教育部和基礎(chǔ)部等七個(gè)系、部和一所成人教育學(xué)院，開設(shè)33個(gè)專業(yè)。此院校還是傳統(tǒng)人事管理理念，人事處的職責(zé)為做工資、管檔案等。人事管理理念的落后，教職員工、人力資源管理人員離職、流失率高。核心價(jià)值未最終形成，沒有自己的辦學(xué)特色和學(xué)校核心價(jià)值觀。教工職務(wù)相同，工資、津貼相同。薪酬分配未考慮貢獻(xiàn)大小、業(yè)績(jī)高低。辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、教職員工人數(shù)的增加、薪酬基數(shù)的增加、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目的投入，教職工工資停滯不前，造成人員大量流失。

改革對(duì)策

提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和水平。在進(jìn)行檔案管理中，需要全面地提升檔案管理人員的認(rèn)知能力和業(yè)務(wù)水平，在學(xué)校中加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作理念的宣傳力度，提升檔案管理崗位的認(rèn)識(shí)和理解能力，并對(duì)學(xué)校中檔案管理人員的知識(shí)能力進(jìn)行提升，提高工作能力和業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化管理人員的崗位責(zé)任感和使命感，使其可以全面的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，保證學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。

建立完善的檔案管理制度。在工作中需要建立有效的檔案管理制度，堅(jiān)持完善和健全我國(guó)檔案管理工作，積極建設(shè)并有效管理相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，并將其納入到學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃中，嚴(yán)格按照相關(guān)法律落實(shí)檔案管理體制的建設(shè)和更新，重視學(xué)校檔案管理人員檔案管理法制意識(shí)管理，提高檔案管理能力和水平，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。

提升檔案環(huán)境建設(shè)。隨著科技的進(jìn)步，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中需要投入新技術(shù)來應(yīng)對(duì)繁雜、種類繁多的檔案信息，因此該學(xué)校引進(jìn)了檔案管理工作，將信息進(jìn)行有序?qū)n案進(jìn)行管理和存儲(chǔ)。學(xué)?？梢陨暾?qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加大對(duì)資金的投入力度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息檔案管理，并且學(xué)校可以聯(lián)合教師與學(xué)生，聯(lián)合開發(fā)一套科學(xué)、合理、高效的檔案信息管理系統(tǒng)，更加符合檔案管理的要求，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和是被加強(qiáng)管理工作能力建設(shè)，提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量。

建立信息化檔案管理系統(tǒng)。學(xué)校應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，了解檔案管理規(guī)律，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息管理之間的有效融合，以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，掌握科學(xué)的方法對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，加強(qiáng)我國(guó)信息服務(wù)工作水平，提升學(xué)校檔案信息管理的整體水平。

綜上所述，本文對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行了分析和論述，從存在的問題入手，提出了解決對(duì)策。在以后的發(fā)展過程中，事業(yè)單位還要經(jīng)常關(guān)注時(shí)代的變化，關(guān)注檔案管理的先進(jìn)性，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，只有這樣才能進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理能力，提升事業(yè)單位的管理水平。

（作者單位：棗莊市旅游集散中心）