設(shè)計單位圖檔管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)具備的條件
——記國藥工程圖檔系統(tǒng)開發(fā)過程

◎徐寶元

設(shè)計單位圖檔管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)具備的條件
——記國藥工程圖檔系統(tǒng)開發(fā)過程

◎徐寶元

本文介紹了中國醫(yī)藥集團聯(lián)合工程有限公司檔案室概況和圖檔管理系統(tǒng)的開發(fā)，通過參與圖檔管理系統(tǒng)的開發(fā)，筆者認(rèn)為圖檔管理系統(tǒng)的開發(fā)離不開硬件配置和技術(shù)支持，充分的功能需求分析，全程管理的應(yīng)用和配套的信息化標(biāo)準(zhǔn)及制度。

中國醫(yī)藥集團聯(lián)合工程有限公司是一家以設(shè)計為龍頭，為業(yè)主提供工程建設(shè)全過程技術(shù)服務(wù)的公司。在公司建立初期就設(shè)立了檔案室，發(fā)展到現(xiàn)在室藏數(shù)量較多，主要包括公司設(shè)計的工程項目檔案﹑底圖﹑標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范﹑圖書和各專業(yè)期刊等。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，公司設(shè)計從手繪圖紙發(fā)展為計算機畫圖，室存檔案數(shù)量增長較快，檔案的類型也在增加。早期，公司檔案工作人員根據(jù)需要自主開發(fā)了單機版的檔案管理系統(tǒng)，可以進行簡單的錄入﹑檢索﹑借閱登記等。但是，隨著信息技術(shù)的進步，加之公司的發(fā)展和轉(zhuǎn)型，單機版檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足公司檔案管理的要求。根據(jù)公司要求，于2013年開始開發(fā)圖檔管理系統(tǒng)，筆者參與了公司圖檔系統(tǒng)開發(fā)的全過程，對于圖檔管理系統(tǒng)成功開發(fā)應(yīng)具備的條件淺談下自己的體會。

硬件配置和技術(shù)支持

圖檔管理系統(tǒng)的開發(fā)離不開相應(yīng)的硬件配置和技術(shù)支持。硬件包括服務(wù)器，計算機，掃描槍等系統(tǒng)所需要的配置。同時要有技術(shù)支持，包括技術(shù)人員和專業(yè)的軟件開發(fā)工具等。國藥工程圖檔管理系統(tǒng)是由公司信息技術(shù)部負(fù)責(zé)，成立專門的項目組，請專業(yè)軟件公司根據(jù)系統(tǒng)功能需求開發(fā)的。為了圖檔管理系統(tǒng)的順利實施，公司采購了高配置的計算機，掃描儀，掃描槍等，并配置了服務(wù)器和機房監(jiān)控系統(tǒng)﹑交換機﹑防火墻等設(shè)施設(shè)備。在項目前期相關(guān)人員做了大量調(diào)研，聯(lián)系多家軟件公司，經(jīng)過考察和溝通，最后確定與一家綜合實力較強，能滿足本公司圖檔系統(tǒng)開發(fā)需求的軟件公司合作。公司開發(fā)的圖檔系統(tǒng)采用了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)作為其數(shù)據(jù)存儲平臺，滿足了公司大量圖紙和文檔存儲的要求。并劃分用戶的使用權(quán)限，根據(jù)不同的安全等級，設(shè)立用戶進行檔案數(shù)據(jù)各項不同的操作權(quán)限，保證系統(tǒng)的安全性。通過簡化軟件的安裝和操作方式，便于用戶操作。這些硬件和技術(shù)上的支持，為圖檔管理系統(tǒng)的成功開發(fā)提供了重要的基礎(chǔ)保障。

充分的功能需求分析

許多檔案管理信息系統(tǒng)都無法滿足預(yù)期要求，究其原因，相當(dāng)多的軟件開發(fā)失敗是因為系統(tǒng)功能需求不明確而導(dǎo)致的。因此，充分的系統(tǒng)功能需求分析對于系統(tǒng)的開發(fā)尤為重要。系統(tǒng)功能需求首先要明確目的，要全面細(xì)致﹑具體，最重要的是要與軟件開發(fā)人員充分地溝通分析，讓系統(tǒng)開發(fā)人員明確需求的內(nèi)容，共同探討需求的實現(xiàn)方法。國藥工程圖檔管理系統(tǒng)開發(fā)初期，檔案管理員包括各部門相關(guān)人員多次與軟件公司技術(shù)人員溝通，提出了幾十版系統(tǒng)功能需求，與軟件公司技術(shù)人員當(dāng)面溝通交流需求。在系統(tǒng)試運行階段，相關(guān)人員多次測試系統(tǒng)，軟件公司集中收集系統(tǒng)意見反饋，并跟相關(guān)人員共同探討解決問題的方法，及時修改。因為前期充分的系統(tǒng)功能需求分析，才保證了圖檔系統(tǒng)的順利開發(fā)，使得圖檔系統(tǒng)運行以來，有效實現(xiàn)了各項功能需求，滿足工作需要。

全程管理的應(yīng)用

檔案管理系統(tǒng)必須對電子文件從產(chǎn)生到銷毀的整個生命周期進行全程管理。全程管理不僅能夠保證文件在整個工作過程中的順暢流轉(zhuǎn)，提供文件在整個生命周期過程中的背景信息，而且在文件信息受損時，還可以依靠日志等工具恢復(fù)受損數(shù)據(jù)。全程管理要求系統(tǒng)對文件流轉(zhuǎn)的各階段進行管理和監(jiān)控，從文件的收集開始，對文件進行分類﹑鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作。這種管理對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性有著重要的作用。

國藥工程圖檔管理系統(tǒng)，運用“圖紙自動收集系統(tǒng)”，在設(shè)計人員打印出圖的同時，系統(tǒng)自動讀取電子圖中的信息，根據(jù)讀取的項目﹑專業(yè)﹑設(shè)計人員的信息自動在服務(wù)器中歸檔，并在圖檔管理系統(tǒng)中生成對應(yīng)的信息。同時，在設(shè)計人員打印出圖的時候，給每張圖紙加上唯一的條形碼，檔案管理人員拿到實物圖紙的時候通過掃描條碼比對，保證歸檔的電子文件與紙質(zhì)文件一致。圖檔管理系統(tǒng)從文件產(chǎn)生的時候就進行控制，有效實現(xiàn)了電子圖紙歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。

圖檔管理系統(tǒng)提供多個功能板塊，包括檔案的收集﹑驗收﹑整理﹑數(shù)據(jù)保管﹑鑒定銷毀﹑借閱以及相關(guān)的查詢利用和統(tǒng)計功能。對電子文件的各項操作，在圖檔管理系統(tǒng)中都有記錄，使電子文件從產(chǎn)生到歸檔﹑整理﹑利用直至最后銷毀整個生命周期都在圖檔管理系統(tǒng)中得到有效控制和記錄，保證了電子文件的安全性和可靠性。

配套的信息化標(biāo)準(zhǔn)及制度

圖檔管理系統(tǒng)成功開發(fā)離不開企業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)及制度。信息化標(biāo)準(zhǔn)和制度體系的制定能夠為本單位信息化建設(shè)提供了強勁有力的智力支持和技術(shù)保障，使信息化建設(shè)做到“有章可循，有據(jù)可依”。

國藥工程開發(fā)圖檔管理系統(tǒng)時，按照信息化系統(tǒng)分階段建設(shè)過程的需要，通過逐步研究制定，分期分批推出相應(yīng)的企業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)和制度。體系建立后，不斷地完善信息化標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，為公司的信息化建設(shè)進程不斷地提供標(biāo)準(zhǔn)化支持服務(wù)與管理制度方面的保障。并且持續(xù)不斷地宣傳貫徹企業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)的管理制度，推動企業(yè)信息化技術(shù)規(guī)范﹑標(biāo)準(zhǔn)以及一系列管理制度在企業(yè)內(nèi)的實施和運用，確保標(biāo)準(zhǔn)及制度的時效性﹑配套性和權(quán)威性。在圖檔管理系統(tǒng)開發(fā)和使用過程中嚴(yán)格執(zhí)行公司信息化標(biāo)準(zhǔn)及制度，使圖檔管理系統(tǒng)的開發(fā)有章可循。

圖檔管理系統(tǒng)作為設(shè)計單位信息化的重要組成部分，在設(shè)計單位發(fā)揮著重要作用。國藥工程從圖檔管理系統(tǒng)上線運行以來，設(shè)計圖紙更加規(guī)范，電子檔案的真實性﹑完整性得到了保證，從而更好地為公司各項業(yè)務(wù)工作提服務(wù)，工作效率得到了很大的提高。這些都得益于在圖檔管理系統(tǒng)開發(fā)時提供了系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)具備的條件，做好相應(yīng)的組織管理工作，保障了圖檔管理系統(tǒng)的成功開發(fā)。

（作者單位：中國醫(yī)藥集團聯(lián)合工程有限公司）