關(guān)于高職院校人事檔案管理信息化探討

文/寇國(guó)玲,赤峰工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

關(guān)于高職院校人事檔案管理信息化探討

文/寇國(guó)玲,赤峰工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

當(dāng)前，人事資料管理是高職類院校管理體系之中的基礎(chǔ)性工作之一。在如今的發(fā)展背景下，信息化問題是高職院校不得不面對(duì)的重要問題。隨著信息化時(shí)代的到來，信息化幾乎成為了一切領(lǐng)域未來的基本趨勢(shì)，因此，要想滿足時(shí)代需求，人事檔案的信息化管理是十分有必要的。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制及人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，培養(yǎng)更多的信息化檔案管理人才是此項(xiàng)工作的重中之重。

高職院校；人事檔案管理；信息化

現(xiàn)階段，將信息化的管理模式運(yùn)用到人事檔案管理工作中是各高職院校深入發(fā)展的要求，要想進(jìn)一步滿足信息化發(fā)展趨勢(shì)、人事制度演變的規(guī)定，就必須盡快改善人事檔案的管理效果，推動(dòng)高職院校整體管理水平的提升。

1 高職院校人事檔案管理信息化的重要意義

1.1 信息化管理是人事檔案管理的必然趨勢(shì)

現(xiàn)如今，以電子計(jì)算機(jī)為前提的信息科技在諸多領(lǐng)域當(dāng)中均獲得了廣泛應(yīng)用，也給社會(huì)帶來了一場(chǎng)巨大的變革，信息科技及有關(guān)設(shè)備的迅速推廣令信息化進(jìn)程不斷加快，并逐漸演變?yōu)橐环N基本趨勢(shì)。高職院校人事檔案采取信息化的管理手段是時(shí)代進(jìn)步的必然要求。具體而言，其指的是運(yùn)用技術(shù)方法和信息科技對(duì)人事檔案資料進(jìn)行以現(xiàn)代化電子信息環(huán)境為依托的運(yùn)用和控制。同時(shí)，人事檔案管理信息化是一項(xiàng)具有復(fù)雜性、綜合性的項(xiàng)目，也是不斷優(yōu)化現(xiàn)行檔案機(jī)制、資料轉(zhuǎn)化及整理過程的工程。所以說，人事檔案管理的信息化是現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)高職院校管理的關(guān)鍵性工作，并且也是目前社會(huì)信息化發(fā)展的基本趨勢(shì)。

1.2 人事檔案管理信息化是人事體制創(chuàng)新及變革的基本需求

由于高校規(guī)模的迅速擴(kuò)大，人員數(shù)目的不斷增多，人事管理工作也變得更加繁瑣，高職院校人事制度調(diào)整是各院校深入發(fā)展的前提保障，更是在嶄新環(huán)境中求得生存和發(fā)展的關(guān)鍵舉措。人事檔案信息化管理作為高職院校人事體制調(diào)整的關(guān)鍵部分之一，伴隨著高校管理體系的持續(xù)完善以及現(xiàn)今社會(huì)環(huán)境信息化趨勢(shì)的要求，以往的人事檔案管理途徑早已不能滿足現(xiàn)在的基本要求，信息數(shù)量迅速增加、類型趨于復(fù)雜化、檔案提取等相關(guān)操作更為頻繁，在這種情況下，我們應(yīng)當(dāng)以信息化科技為基礎(chǔ)，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行深入、全面的改造和建設(shè)，與此同時(shí)，將檔案管理信息化與人事制度調(diào)整二者有機(jī)結(jié)合起來，這樣便有助于人事檔案管理工作最大限度地滿足客觀需求。

1.3 高職院校人事檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值的有效途徑

高職院校人事檔案管理的主要價(jià)值體現(xiàn)在檔案資料是否可以達(dá)到一個(gè)相對(duì)合理、準(zhǔn)確的利用標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案中記載了眾多人事數(shù)據(jù)，它被作為單位人事變動(dòng)、辦理個(gè)人手續(xù)的重要參考，因此，信息服務(wù)的準(zhǔn)確性、高效性是人事檔案管理的基本準(zhǔn)則。除此之外，人事檔案作為人才培養(yǎng)工作的關(guān)鍵人事資料基礎(chǔ)，當(dāng)中記載了許多與人才培養(yǎng)相關(guān)的信息，能夠給人才資源的運(yùn)用、開發(fā)提供信息方面的支持。一般來說，信息化與實(shí)體為人事檔案在客體方面的兩個(gè)組成部分，實(shí)體部分主要包括檔案的原始憑證、紙質(zhì)文件等，其所擁有的唯一性、真實(shí)性和法律效益是任何形式所不具備的。當(dāng)然，實(shí)體檔案管理的操作流程也較為繁瑣，手續(xù)麻煩，管理效率較低。相比之下，人事檔案的信息化管理則更加高效便利，能夠在很大程度上提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，簡(jiǎn)化原本復(fù)雜不堪的流程，全面展現(xiàn)人事檔案應(yīng)有的價(jià)值。

2 高職院校人事檔案管理信息化的有效對(duì)策

2.1 強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

盡管人事檔案管理工作具有非常重要的作用，然而其作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性、復(fù)雜化的工作，若在某一階段不夠重視檔案管理工作，很可能在短期內(nèi)引發(fā)較大的危害。所以說，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，并強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作必要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)于單位整體檔案意識(shí)的提升、人事檔案管理的高效性等具有不可替代的作用。為了達(dá)到人事檔案管理的高效性、信息化目標(biāo)，相關(guān)的硬件設(shè)施是不可或缺的，管理人員對(duì)該項(xiàng)工作的足夠重視是這一切的必要前提。因?yàn)橐胱龀龈行У闹贫日{(diào)整，在人員配置、材料添置等均離不開上級(jí)部門的批示，若高校管理者對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位，容易導(dǎo)致檔案建設(shè)工作的難度加大，所以必須將人事檔案管理工作的重要意義當(dāng)做總體工作的關(guān)鍵構(gòu)成部分，同時(shí)對(duì)相關(guān)規(guī)定給予必要的支持；此外，檔案管理的合理規(guī)劃、與其他部門之間的有效配合等同樣具有巨大的影響。

2.2 建立健全高職院校人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

目前，飛速發(fā)展的時(shí)代環(huán)境要求人事檔案管理工作能夠與之相適應(yīng)，更好更快地完成信息化管理的變革。高職院校的人事檔案管理工作核心需要從之前的實(shí)體管理逐漸朝著信息化管理模式演變，信息化的管理形式在很大程度上需要電子信息科技的支持，所以構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是所有工作的前提。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的構(gòu)建能夠?yàn)槿耸聶n案資料的查閱、更新及動(dòng)態(tài)管理等提供便利。最為重要的是，人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)需要建立在有序性、層次性、階段性、計(jì)劃性的前提之下，同時(shí)對(duì)于數(shù)據(jù)庫內(nèi)部資料的準(zhǔn)確性、全面性、可靠性等應(yīng)當(dāng)足夠重視。

2.3 推行人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理形式

高職院校人事檔案數(shù)據(jù)庫的搭建及檔案管理的信息化，能夠令各項(xiàng)資料的使用效率顯著增強(qiáng)。要想更有效地實(shí)現(xiàn)信息共享，加快信息的交流與傳遞速度，那么網(wǎng)絡(luò)中各項(xiàng)人事檔案信息的交流和傳輸十分重要。對(duì)于人事部門來講，其內(nèi)部應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格操作人員及管理用戶的權(quán)限，防止重復(fù)授權(quán)情況的出現(xiàn)，對(duì)管理權(quán)限的分配應(yīng)當(dāng)合理清晰，目的是防止發(fā)生越權(quán)管理、權(quán)利失效等問題。另外，網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案服務(wù)也能夠保證全天在線，即時(shí)查詢和獲取所需的檔案資料，有效應(yīng)對(duì)各項(xiàng)工作的實(shí)際需求。當(dāng)然，高職院校人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理離不開有關(guān)電子設(shè)備及信息技術(shù)的支持。

3 結(jié)束語

綜上所述，為了更好地迎合時(shí)代需求，高職院校人事檔案管理工作中必須主動(dòng)引進(jìn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公等先進(jìn)理念，同時(shí)借助信息科技完善檔案管理體系。推動(dòng)人事檔案改革進(jìn)程，大量發(fā)掘人事檔案信息資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)它們的科學(xué)運(yùn)用，最終促進(jìn)高職院校管理體制的優(yōu)化、綜合實(shí)力的提升。

[1]包明濤.高職院校人事檔案管理信息化[J].中國(guó)管理信息化,2015(24).

[2]房蕊.檔案現(xiàn)代化管理存在的問題分析及對(duì)策選擇[J].當(dāng)代經(jīng)理人,2013(21).