檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對策

文/王彥,天津市濱海新區(qū)塘沽建設(shè)發(fā)展總公司

檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題及對策

文/王彥,天津市濱海新區(qū)塘沽建設(shè)發(fā)展總公司

檔案工作是城市建設(shè)、發(fā)展和管理的一項基礎(chǔ)性信息工作。在21世紀(jì)的今天，當(dāng)信息和網(wǎng)絡(luò)成為人們生活的重要組成部分時，應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以更好地適應(yīng)時代之需。本文就此闡述了關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考。

檔案；信息化建設(shè)；思考

導(dǎo)言

所謂檔案信息化，是指通過借助現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)和計算機(jī)輔助管理設(shè)施，依據(jù)檔案信息化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以檔案網(wǎng)絡(luò)為抓手，建立和完善檔案信息資源庫，對檔案資源進(jìn)行信息化處置、管理并使之發(fā)揮應(yīng)有作用的活動和過程。當(dāng)然，我國檔案信息化建設(shè)起步較晚，總體水平較低，信息服務(wù)有待提高。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)“數(shù)字時代的”電子化管理的要求不太適應(yīng)。

1 我國檔案信息化基本情況

改革開放以來我國在各地、各部門開展的檔案管理工作對檔案管理現(xiàn)代化的程度有顯著提高，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案部門間的信息交流和資源共享，不僅使檔案服務(wù)變?yōu)殚_放服務(wù)同時也擴(kuò)大了檔案服務(wù)的范圍，將檔案利用的范圍也從未國家擴(kuò)展到為全社會服務(wù)。檔案信息數(shù)字化使檔案資源實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和遠(yuǎn)程共享，為使用者提供各種數(shù)據(jù)，如養(yǎng)老保險金，婚姻情況、住房公積金等等還包括大量與民生緊密相關(guān)的檔案信息，檔案知識管理使這些信息破除了空間與時間的局限，切實給民眾帶來了便利。同時檔案信息化具有廣泛的內(nèi)容，它包括了有序整理檔案資源、開發(fā)利用檔案信息資源、建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)、制定促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、建設(shè)檔案信息化人才隊伍等領(lǐng)域，而并不單單是網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

2 信息化建設(shè)存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)的差異性。

檔案館收錄的檔案內(nèi)容一般由不同的單位、部門組成的，而各個單位和單位之間所使用的數(shù)據(jù)庫往往也是不一樣的。由于各個數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的來源、屬性以及內(nèi)部結(jié)構(gòu)和處理方式都是各種各樣的，就會使得收入進(jìn)檔案館的資料更為復(fù)雜化。

2.2 較大的分散性。

大多數(shù)情況是同一個主題的資料往往分散在不同的部門之中，如民營企業(yè)有稅收報表，國企也有稅收報表，在通過單位移交入館的過程中出現(xiàn)了重復(fù)的信息、沒有區(qū)別的數(shù)據(jù)，檔案館擁有大量的信息資源，面對如此之多的信息量，對于該如何將這些巨大的數(shù)據(jù)量進(jìn)行篩選、合理管理，從而進(jìn)行進(jìn)一步的加工，再加以利用最終使得這些數(shù)據(jù)能夠和社會形成知識共享。

2.3 管理的延后性。

通過對國外檔案信息化的研究，檔案事業(yè)的信息化的重點(diǎn)在對于檔案的管理，而并不是所謂的信息化，檔案信息化的面臨的最重要的問題應(yīng)該是對在具體檔案管理中使其業(yè)務(wù)更簡單、更優(yōu)化、同時進(jìn)行重組。以前的管理制度，已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的工作，也不再適應(yīng)與社會的發(fā)展。

3 檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

3.1 完善電子文件歸檔管理。

將各種不同類型為載體的檔案以數(shù)字化的形式進(jìn)行處理、轉(zhuǎn)換，同時也要注重在平時的工作中對本單位的一些相關(guān)電子文件進(jìn)行積累、鑒定、著錄以及歸檔，從而確保最終產(chǎn)生的電子文件能夠完整、真實、有效。并且要加大研究，進(jìn)一步完善出電子檔案在接收、保管、利用等方面的技術(shù)方法，使得我們在今后的工作中能夠制訂出一套完善的電子檔案管理辦法。

3.2 提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，向?qū)I(yè)型邁進(jìn)。

人為因素是保障檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序的展開的重要因素。面對現(xiàn)今的檔案管理領(lǐng)域始終存在著大量精通檔案方面的專業(yè)知識同時又了解軟件開發(fā)的復(fù)合型人才的缺口，所以如何提高檔案團(tuán)隊的工作水平，創(chuàng)造出適應(yīng)不同工作崗位的內(nèi)部管理機(jī)制已經(jīng)成為如今檔案領(lǐng)域的重中之重，在這方面我們可以通過建立競爭機(jī)制，充分調(diào)動人員的積極性，同時建立激勵機(jī)制，提高人員的主觀能動性，并且合理設(shè)置人員崗位。

3.3 運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式，達(dá)成資源共享。

檔案工作主要是以部門的工作為重心并且關(guān)注熱點(diǎn)為中心，來組織和提供信息的。當(dāng)今社會已經(jīng)是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的時代，要檔案系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享、信息共建的目標(biāo)，我們必須更加完善檔案的現(xiàn)代化管理工作，包括選擇需滿足通用化、規(guī)范化以及包容性的檔案管理軟件。因此，對于檔案信息化建設(shè)我們必須要用長遠(yuǎn)的眼光，實施穩(wěn)步的規(guī)劃的同時要逐步落實。要具體問題具體分析的采用信息技術(shù)，注意各個所在行業(yè)實際性的區(qū)別。同時在技術(shù)應(yīng)用上要確保所使用的軟件包含通用性、靈活性和連續(xù)性的特點(diǎn)，從而防止檔案信息化系統(tǒng)造成信息的流失現(xiàn)象。

3.4 實現(xiàn)檔案信息管理規(guī)范化。

在檔案信息管理實踐中，首先必須不斷完善檔案信息化規(guī)范體系，建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個層面的操作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，要盡快制定《檔案信息化管理與操作規(guī)范》《檔案信息化技術(shù)保障細(xì)則》等規(guī)章制度，為檔案數(shù)字化管理提供制度保障。其次，要適應(yīng)時代和社會發(fā)展的需要，積極探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)與保障用戶公平使用的辦法。最后，要建立檔案信息化建設(shè)評估體系，以評促建、以評促改，通過對檔案信息化建設(shè)與管理的評估來推動檔案信息管理規(guī)范化的落實。

3.5 加大檔案信息化建設(shè)的資金支持。

各地檔案館和主管部門要在設(shè)備投入方面給予大力支持，積極改善檔案工作的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境。在工作人員待遇、經(jīng)費(fèi)使用等方面，有關(guān)部門應(yīng)該重視和解決工作中現(xiàn)實存在的問題，以便于為工作的開展奠定良好的條件。

4 對于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的思考

目前我國國民經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，電子政務(wù)正在不斷發(fā)展，信息化的檔案工作也要緊跟步伐。在當(dāng)今檔案信息化資源呈快速增長的態(tài)勢，過去陳舊的檔案管理辦法已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)今社會的需求，對于越來越多的檔案信息資源，為適應(yīng)新型試的需求我們只有通過數(shù)字化的管理，走網(wǎng)絡(luò)化的信息建設(shè)道路，這樣才會促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展。

5 結(jié)束語

檔案是由城市建筑物、道路橋梁、公用設(shè)施、城市規(guī)劃、城市勘測以及與之有關(guān)的人口、資源、環(huán)境等基礎(chǔ)資料所組成的集合，主要形式有文字、圖表、音像等，檔案是城市數(shù)據(jù)采集的重要源泉和基礎(chǔ)。為了充分發(fā)揮檔案在城市建設(shè)、發(fā)展和管理過程中的作用，筆者認(rèn)為有必要加強(qiáng)對檔案的信息化建設(shè)。

[1]姚朋.智慧檔案信息化建設(shè)初探[J].檔案.2016(12)：12.

[2]潘秋豪.檔案信息化建設(shè)存在的問題及解決措施[J].檔案.2017(01)：98.

[3]梁秋成.淺談檔案信息化建設(shè)[J].檔案天地.2015(02)：76.