試論新形勢(shì)下創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的途徑

文/褚婧萌，新疆伊犁河流域開(kāi)發(fā)建設(shè)管理局

試論新形勢(shì)下創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的途徑

文/褚婧萌，新疆伊犁河流域開(kāi)發(fā)建設(shè)管理局

文書(shū)檔案是企事業(yè)單位檔案資源體系的重要組成部分，也是單位經(jīng)營(yíng)決策、人事調(diào)動(dòng)的重要參考依據(jù)。近年來(lái)，隨著科技發(fā)展，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)都不斷提高，許多企事業(yè)單位也紛紛走上了文書(shū)檔案管理創(chuàng)新之路。文章結(jié)合事業(yè)單位文書(shū)檔案工作管理現(xiàn)狀，指出了新形勢(shì)下創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的途徑。

文書(shū)檔案；管理；創(chuàng)新途徑

文書(shū)檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的一個(gè)分支，也是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。在科技發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的管理工作方式已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位發(fā)展需要，因此，創(chuàng)新文書(shū)檔案管理管理路徑，提高文書(shū)檔案管理水平，也成為事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作努力的新方向。這就要求事業(yè)單位檔案管理部門(mén)提高認(rèn)識(shí)，結(jié)合當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題，實(shí)施有效的管理策略，以提高文書(shū)檔案管理和服務(wù)質(zhì)量，為單位發(fā)展加油助力。

1 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀及其存在的問(wèn)題

1.1 制度有待完善

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展，離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持。在新時(shí)期，雖然隨著科技發(fā)展，許多事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作整體水平有所提高，文書(shū)檔案管理設(shè)施也不斷發(fā)展和完善。但是，受傳統(tǒng)管理思想影響，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，因?yàn)樗鼰o(wú)法給單位帶來(lái)直接、可觀的效益，所以不必在文書(shū)檔案管理方面花費(fèi)太多的時(shí)間和精力。受此影響，許多事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理部門(mén)、管理制度和管理隊(duì)伍建設(shè)水平都較低，文書(shū)檔案管理工作漏洞百出。如一些事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理制度缺失，在檔案和檔案人員管理上采取的仍是“大一統(tǒng)”的管理制度，檔案管理不規(guī)范，管理人員的職責(zé)和權(quán)限相對(duì)模糊，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工與行政機(jī)關(guān)、企業(yè)實(shí)體沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的區(qū)別。

1.2 檔案管理不規(guī)范

文書(shū)檔案管理是事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)，在信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用的新形勢(shì)下，許多單位的文書(shū)檔案管理工作如收集、登陸、運(yùn)轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、查閱都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了智能化、信息化，許多單位的文書(shū)檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用效率都得以提高。不過(guò)，結(jié)合實(shí)際來(lái)看，許多事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作都不夠規(guī)范，如許多單位雖然實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案信息化管理，但是文書(shū)檔案管理信息化不過(guò)是文書(shū)檔案管理流程和形式“信息化”，檔案管理軟件、資料沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔號(hào)錯(cuò)誤、案卷標(biāo)題混亂、目錄不規(guī)范等問(wèn)題較為常見(jiàn)。許多單位在文書(shū)檔案信息化管理方面，都對(duì)文書(shū)工作與檔案工作銜接缺少研究，也忽視了檔案與文件的銜接，這也為文書(shū)檔案管理軟件與OA系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接設(shè)置了障礙。這些，必將使單位文書(shū)檔案管理工作步入“投入大、效率低”的發(fā)展困境。

1.3 管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理具有一定的復(fù)雜性和特殊性，隨著事業(yè)單位改革和發(fā)展，事業(yè)單位產(chǎn)生的文書(shū)檔案數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，這也給單位文書(shū)檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求。雖說(shuō)部分事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，就文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)給予了高度重視，單位文書(shū)檔案管理水平也因此而有所提高。但是，整體來(lái)看，文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)不高對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是一個(gè)普遍性的問(wèn)題，如許多事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員都是從其他崗位調(diào)過(guò)來(lái)的，他們的文化程度和專業(yè)素質(zhì)根本滿足不了文書(shū)檔案管理工作需要。有的單位雖然有了穩(wěn)定的文書(shū)檔案管理人員，但是卻缺少?gòu)?fù)合型的檔案管理人才，文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，無(wú)法熟練使用信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，從而嚴(yán)重影響了單位文書(shū)檔案管理效用。

2 新形勢(shì)下創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的途徑

2.1 創(chuàng)新發(fā)展觀念，提升文書(shū)檔案管理能力

由上述可知，領(lǐng)導(dǎo)基層對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)不夠，是影響事業(yè)單位文書(shū)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要因素。鑒于此，在今后的發(fā)展中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子、管理層要給予文書(shū)檔案管理工作以充分關(guān)注和足夠的重視，以促使單位文書(shū)檔案管理不斷發(fā)展進(jìn)步。確切來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部要樹(shù)立現(xiàn)代管理思想，轉(zhuǎn)變對(duì)文書(shū)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，全面認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作在單位改革發(fā)展中的重要作用。然后，將文書(shū)檔案管理工作納入到單位全年工作計(jì)劃中去，根據(jù)單位實(shí)際制定完善的“公文處理實(shí)施辦法”，突出單位文書(shū)檔案管理工作的地位。與此同時(shí)，加大文書(shū)檔案管理工作投入尤其是資金投入，為單位文書(shū)檔案管理工作配備完善的硬件設(shè)備，并要求檔案管理部門(mén)創(chuàng)新工作思路，圍繞單位中心工作、發(fā)展大局開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，利用先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)施優(yōu)化文書(shū)檔案管理形式，然后轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，促使單位文書(shū)檔案管理工作由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。

2.2 創(chuàng)新和完善管理體制

規(guī)范、完善的文書(shū)檔案管理制度，是確保事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展、取得實(shí)效的關(guān)鍵。雖然在我國(guó)社會(huì)改革發(fā)展大潮沖擊下，許多事業(yè)單位的管理體制都出現(xiàn)了新的變化，但是許多單位在文書(shū)檔案管理制度改革與研究方面都是一片空白。其實(shí)，文書(shū)檔案管理體制改革，同樣是事業(yè)單位發(fā)展改革不可或缺的一部分。因此，根據(jù)單位深化改革需要，事業(yè)單位也要將“創(chuàng)新”放在文書(shū)檔案管理工作的首位，要求文書(shū)檔案管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況，淘汰老化的文書(shū)檔案管理制度，改革呆板的文書(shū)檔案管理機(jī)制，然后聚焦于單位文書(shū)檔案收集、整理、分類、排列、鑒定、查閱各環(huán)節(jié)，制定符合單位發(fā)展實(shí)際的文書(shū)檔案管理制度。在此基礎(chǔ)上，制定與文書(shū)檔案管理有關(guān)的規(guī)章細(xì)則，進(jìn)行文書(shū)檔案管理制度改革與創(chuàng)新，明確文書(shū)檔案管理要求和規(guī)范，嚴(yán)格文書(shū)檔案管理流程和管理，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理制度精細(xì)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。然后，嚴(yán)格制度落實(shí)，要求文書(shū)檔案管理部門(mén)嚴(yán)格遵守文書(shū)檔案管理核查順序，堅(jiān)決執(zhí)行文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，避免在工作中出現(xiàn)管理工作不規(guī)范、文書(shū)檔案材料不合格等問(wèn)題。

2.3 運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)提高檔案管理水平

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生與使用，為事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新、文檔一體化管理創(chuàng)造了良好的條件。因此，在信息時(shí)代，事業(yè)單位要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，進(jìn)一步規(guī)范文書(shū)檔案管理信息化程序和方法，積極發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行文書(shū)工作和檔案工作整合和創(chuàng)新，走文檔一體化發(fā)展道路。確切來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位要立足于完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制，統(tǒng)一文書(shū)檔案信息化管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案部門(mén)對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行信息化加工和處理，剔除一部分無(wú)用的文件，并對(duì)內(nèi)容混亂、組卷過(guò)厚的文件進(jìn)行重新組合，規(guī)范文書(shū)檔案管理題名、分類號(hào)，確保文書(shū)檔案的格式、問(wèn)題、質(zhì)量能滿足信息化管理要求，使案卷更加規(guī)范和完整。然后，加強(qiáng)文書(shū)工作與檔案工作、文書(shū)檔案管理與辦公室自動(dòng)化辦公之間的銜接，將兩者置于同一系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一管理，提高文書(shū)檔案管理使用效率。文書(shū)檔案管理部門(mén)則要順應(yīng)事業(yè)單位檔案管理規(guī)律，一方面圍繞單位中心工作，拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)建檔案信息化服務(wù)平臺(tái)，建立檔案業(yè)務(wù)咨詢機(jī)構(gòu)。一方面面向社會(huì)，構(gòu)建自我營(yíng)銷(xiāo)和主動(dòng)參與服務(wù)機(jī)制，開(kāi)展專題檔案展覽，針對(duì)公眾關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題和需求。為其提供個(gè)性化的、針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。與此同時(shí)，文書(shū)檔案管理部門(mén)還要以實(shí)現(xiàn)信息資源共享為目標(biāo)，加強(qiáng)與其他部門(mén)的橫向合作，與其他部門(mén)共同開(kāi)展信息搜集和服務(wù)工作，以提升文書(shū)檔案管理層次。

2.4 建設(shè)一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

如今，我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)改革已經(jīng)步入深水區(qū)，大量的新情況、新問(wèn)題都等著我們?nèi)ビ懻?、去解決。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作環(huán)境、方式與面臨的問(wèn)題也出現(xiàn)了新的變化，在新形勢(shì)面前，重視和加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的工作水平，顯得尤為重要。因此，事業(yè)單位要樹(shù)立科學(xué)的發(fā)展觀和人才觀，建設(shè)一支高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍，以促使單位文書(shū)檔案事業(yè)健康發(fā)展。進(jìn)一步來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位在人力資源管理中，要將管理重心適當(dāng)向文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)傾斜，把好文書(shū)檔案管理人才招聘、選用關(guān)，選擇那些具有較高文化層次、專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)的檔案管理人才來(lái)充實(shí)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍，并做好人才職前培訓(xùn)工作。然后，在日常管理中，開(kāi)啟內(nèi)部學(xué)習(xí)制度，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型集體，針對(duì)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍，有計(jì)劃、有層次、有重點(diǎn)地開(kāi)展各種教育培訓(xùn)活動(dòng)，重點(diǎn)培養(yǎng)文書(shū)檔案管理人員的愛(ài)崗敬業(yè)、勇于探索的精神，提高他們的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。同時(shí)將市場(chǎng)化的人才管理手段運(yùn)用到檔案人員管理中去，運(yùn)用優(yōu)勝劣汰的用人機(jī)制、完善的考核機(jī)制、多種激勵(lì)手法營(yíng)造“能者上、庸者讓、劣者下”的用人氛圍，以提高檔案人員的危機(jī)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而提高單位文書(shū)檔案管理效率。文書(shū)檔案管理人員則要積極參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，關(guān)注檔案專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，尤其是計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)學(xué)習(xí)，同時(shí)積極探索文書(shū)檔案管理新方法，以不斷提高自己的工作能力和綜合素質(zhì)，使自己成為綜合型的文檔管理人才。

綜上所述，在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的途徑對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是極其重要的一件事。事業(yè)單位只有樹(shù)立科學(xué)管理思想，重視和加強(qiáng)文書(shū)檔案管理制度和隊(duì)伍建設(shè)，才能提高文書(shū)檔案管理效率，為單位健康發(fā)展提供有力保障。

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