醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理規(guī)范化探討

文/侯衛(wèi)娟,鄄城縣人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理規(guī)范化探討

文/侯衛(wèi)娟,鄄城縣人民醫(yī)院

近些年來我國的醫(yī)療事業(yè)逐漸發(fā)展的更加規(guī)模化、標準化和科學(xué)化，為了能夠推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展建設(shè)，需要進一步加強醫(yī)院檔案工作的管理規(guī)范性，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作模式，把檔案規(guī)?；芾砑{入到醫(yī)院的重要議事日程當中。本文分析了目前我國醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)存問題，重點分析了如何規(guī)范化開展我國醫(yī)院檔案管理工作。

醫(yī)院檔案；檔案管理；規(guī)范化管理

醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理工作中起到了非常重要的作用，推動了醫(yī)院的發(fā)展和創(chuàng)新，醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院從建設(shè)到發(fā)展以來過程中發(fā)生的各個重大事件、工作人員和工作內(nèi)容等，體現(xiàn)出了醫(yī)院在不同歷史時期和不同背景條件下提供的醫(yī)療服務(wù)工作，能夠通過調(diào)查醫(yī)院的檔案記錄尋找到醫(yī)院的發(fā)展軌跡和發(fā)展規(guī)律。在現(xiàn)代化醫(yī)院管理工作中，加強醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化建設(shè)，能夠進一步促進我國醫(yī)院的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)存問題

1.1 檔案管理機構(gòu)不健全

一般醫(yī)院具備的檔案管理都是具備專門的檔案室，在醫(yī)院的行政辦公室中設(shè)立專門的檔案室進行檔案管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作要求中，檔案室只負責(zé)文書檔案、科技檔案、還有一部分人事和會計檔案管理等，而醫(yī)院具體工作中產(chǎn)生的醫(yī)療文書、病理切片還有各種檢查影像檔案內(nèi)容則屬于醫(yī)院其他各個部門進行管理，多處檔案管理工作很容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案重復(fù)管理現(xiàn)象。

1.2 檔案管理的錯誤認識

很多醫(yī)院在管理過程中對檔案管理工作有著錯誤性的認識，認為檔案管理工作跟其他工作部門是沒有聯(lián)系性的，事實上醫(yī)院的檔案想要完整的保存下來需要醫(yī)院上下所有職工都能夠積極地配合才能夠完成。例如說醫(yī)院部門的科研檔案文書，其中包含有醫(yī)院工作人員的科研準備階段、研究試驗階段還有總結(jié)驗收節(jié)點等內(nèi)容，不同的階段會產(chǎn)生不同的檔案文書資料，需要檔案人員從一而終的把檔案進行監(jiān)督收集和管理。

1.3 只重視病歷檔案

病人來醫(yī)院就診之后產(chǎn)生的病歷對于醫(yī)院有特殊的記錄意義，能夠體現(xiàn)出病人就診之后醫(yī)院的全面醫(yī)療工作記錄，客觀的反映出了病人的診斷、治療過程，是醫(yī)院醫(yī)療活動的第一手資料，體現(xiàn)出了該醫(yī)院具備的技術(shù)水平、醫(yī)療水平和管理水平，因此很多醫(yī)院都專門的設(shè)立病歷檔案管理部門，卻忽視了醫(yī)院整體檔案的規(guī)范化管理工作。

2 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化管理方案

2.1 強化檔案管理意識

提升領(lǐng)導(dǎo)重視是做好每項工作的重要前提，因此需要加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案規(guī)范化管理的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員都能夠認識到檔案管理工作的重要性，才能夠及時的做出正確的工作指導(dǎo)，提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。因此醫(yī)院要首先針對管理層面加強檔案管理工作重要性的認識和學(xué)習(xí)，認識檔案室醫(yī)院醫(yī)療工作的重要信息資源，體現(xiàn)出了單位的管理水平和文明程度，需要通過規(guī)范化管理檔案信息材料來開展醫(yī)院的科研和防治工作。

2.2 加強硬件設(shè)施基礎(chǔ)

硬件設(shè)置的建設(shè)質(zhì)量影響了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，原始的檔案管理工作都是文字、紙張形式，因此保存時間較短，并且其中容易出現(xiàn)丟失和損毀現(xiàn)象。現(xiàn)代化的檔案管理室實現(xiàn)了信息化管理，把檔案輸入到計算機中進行檔案保存，能夠有效起到防盜、防火、防損壞、防丟失的現(xiàn)象。由于檔案管理逐漸電子化、信息化發(fā)展，其中包含有各種計算機設(shè)備，因此檔案管理室中需要相應(yīng)的配備有空調(diào)機、抽濕機、消防滅火器等確保相關(guān)設(shè)備能夠正常運行。

2.3 建立完善的檔案管理制度

由于醫(yī)院工作內(nèi)容比較復(fù)雜，因此會產(chǎn)生比較繁瑣的各式各樣的醫(yī)院檔案內(nèi)容，再加上工作單位分布比較分散，檔案管理機密程度比較低，需要建立起完善的檔案管理制度來提升工作的規(guī)范性和科學(xué)性。在檔案管理工作制度中明確出檔案的收集、歸檔、保管和利用等工作的流程順序，明確出檔案的歸檔范圍和包換期限，讓檔案管理工作的每一個工作細節(jié)都能夠做到有章可循，按照不同的工作部門、不同的服務(wù)項目和不同的門類進行管理，明確出檔案管理工作人員，那些工作人員負責(zé)檔案的收集和轉(zhuǎn)移，那些工作人員負責(zé)檔案內(nèi)容的錄入和保存，最終形成完整的檔案管理工作系統(tǒng)。

2.4 建立一體化管理模式

醫(yī)院的檔案管理室和信息科中包含有醫(yī)院單位中所有的圖書、資料、信息和檔案，因此實現(xiàn)醫(yī)院檔案和信息的一體化管理有助于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理人員進行日常管理和決策。醫(yī)院在發(fā)展過程中每天會產(chǎn)生大量的醫(yī)療信息，如果醫(yī)院的信息可賀檔案部門互不干其政、分工合作，則分化了醫(yī)院信息的有效性，因此必須要進行一體化管理模式，有效、準確的對醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供管理服務(wù)。醫(yī)院要建立起統(tǒng)一的信息檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息和檔案的一體化管理，不僅方便了信息的檢索和使用，還能夠在醫(yī)院內(nèi)部實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，信息資源收集的同時也能夠同樣提供信息共享服務(wù)，加強了信息數(shù)據(jù)的利用效率，在醫(yī)院內(nèi)部建立起完善的功能齊全、結(jié)構(gòu)合理的信息中心。

3 結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案管理規(guī)范化發(fā)展非常重要，需要醫(yī)院中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員能夠引起重視，在工作中培養(yǎng)出更多綜合素質(zhì)水平較高的檔案管理工作人員，完善醫(yī)院的管理制度，建立起一體化的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，從而讓醫(yī)院檔案管理工作能夠根據(jù)管理制度有條不紊的發(fā)展，促進我國醫(yī)院管理水平能夠穩(wěn)定發(fā)展。

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