試論基于新媒體環(huán)境下的高校檔案管理工作

文/王鑫鑫，赤峰工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

1 新媒體環(huán)境下的高校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

眾所周知，新媒體環(huán)境的到來(lái)對(duì)于各行各業(yè)都帶來(lái)了一定的沖擊。就檔案工作本身而言，它是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供服務(wù)的業(yè)務(wù)總稱(chēng)。因此，檔案工作具有綜合性、系統(tǒng)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。當(dāng)前，人們習(xí)以為常的“傳統(tǒng)類(lèi)”檔案管理工作已經(jīng)遠(yuǎn)去，取而代之的是龐大的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)、精細(xì)的檔案查詢(xún)檢索功能和便捷的電子化檔案信息整理。同時(shí)，檔案宣傳工作也在不斷地發(fā)展壯大。

一方面，新型的檔案工作途徑給高校檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，讓檔案人員能夠從僵化的檔案工作中脫離開(kāi)來(lái)，減輕工作壓力，提高工作質(zhì)量；另一方面，網(wǎng)絡(luò)信息的開(kāi)放也給檔案的管理工作帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。這對(duì)于廣大檔案工作者來(lái)說(shuō)，就必須要進(jìn)一步把握高校檔案管理工作的改革創(chuàng)新，適當(dāng)運(yùn)用最新的信息技術(shù)，認(rèn)真探究新媒體環(huán)境下檔案工作急需推進(jìn)的轉(zhuǎn)型升級(jí)要?jiǎng)?wù)，從而以檔案改革工作作為發(fā)展及其，進(jìn)一步提升高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2 新媒體環(huán)境下的高校檔案管理面臨的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作發(fā)展滯緩

當(dāng)前，高校在人才培養(yǎng)過(guò)程中面臨著生源、就業(yè)、實(shí)踐、培養(yǎng)等多方面的問(wèn)題，而對(duì)檔案管理工作卻存在著一定的忽視。一些高校管理者對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作存在誤區(qū)，往往認(rèn)為只是簡(jiǎn)單的資料存儲(chǔ)工作，對(duì)校內(nèi)各類(lèi)檔案信息工作的考核、改良、深化都不重視。尤其是對(duì)于一些亟待改進(jìn)的檔案管理細(xì)節(jié)，例如數(shù)字化檔案設(shè)備的維護(hù)、檔案查詢(xún)記錄等環(huán)節(jié)，都沒(méi)有形成系統(tǒng)的規(guī)章。直接導(dǎo)致檔案管理工作較為傳統(tǒng)，發(fā)展進(jìn)程進(jìn)程十分遲緩。

2.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

在高校檔案信息化管理的推進(jìn)過(guò)程中，盡管相關(guān)教育、民政部門(mén)都給予了一定的重視，但是在校園內(nèi)部檔案信息化項(xiàng)目的推行中，大多數(shù)學(xué)校都面臨著檔案信息管理設(shè)備落后的問(wèn)題。在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，很多學(xué)校沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案室，同時(shí)在專(zhuān)業(yè)的檔案系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)、檔案課題成果轉(zhuǎn)化上，也不夠全面和深刻。

2.3 檔案管理人才隊(duì)伍缺乏

在高校檔案管理過(guò)程中，執(zhí)行檔案各項(xiàng)工作的人員普遍都呈現(xiàn)“兼職”的狀態(tài)。從高校檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制上看，很多學(xué)校都沒(méi)有從事專(zhuān)檔案工作的教師，精通數(shù)字化檔案管理技術(shù)的人才更是少之又少。很多高校對(duì)于檔案管理類(lèi)工作人員的培養(yǎng)十分缺乏，在具體的人事任命上，也把檔案信息化管理作為學(xué)校發(fā)展中一個(gè)附屬的工作來(lái)做，導(dǎo)致檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建立缺乏秩序。從事檔案工作的這一部分人員自身業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)十分缺乏。

3 增進(jìn)新媒體環(huán)境下的高校檔案管理工作的具體策略

3.1 依托新媒體產(chǎn)業(yè)，提高對(duì)檔案工作的關(guān)注度

在新媒體信息技術(shù)的發(fā)展背景之下，高校管理者要借助于檔案管理工作的發(fā)展動(dòng)能，利用高新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，提高檔案管理工作的質(zhì)量。首先，要從思想觀念上轉(zhuǎn)變發(fā)展意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)多媒體的重視程度。其次，要借助于資金支持、人員支持等多種方式，制定完善的高校檔案管理工作制度。對(duì)檔案管理責(zé)任進(jìn)行明確的劃分。要將檔案工作管理和校園文化、日常管理緊密結(jié)合起來(lái)，通過(guò)制度上墻、落實(shí)規(guī)章等不同的手段，從精神到物質(zhì)上，提高對(duì)人們對(duì)檔案工作的關(guān)注程度。

3.2 借助數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)智慧校園的全塑造

高校管理者要加強(qiáng)新媒體檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)力度，利用“智慧校園”的建設(shè)，加強(qiáng)廣大高校教師的檔案統(tǒng)籌管理意識(shí)、文檔收錄工作、文件資料建檔、文檔收集管理深度等問(wèn)題，在智慧校園的建設(shè)層面上，確保檔案工作流程能夠更加循序健全。例如，西安郵電大學(xué)在檔案工作數(shù)字化管理中，逐步克服了經(jīng)濟(jì)、人力、物力等各項(xiàng)困難，以綜合檔案教師作為學(xué)校黨政工作的下屬科室，進(jìn)一步推進(jìn)全校黨群、財(cái)會(huì)、教學(xué)、科研、出版、印章等各項(xiàng)檔案工作的征集。在建立數(shù)字化檔案的背景下，集中在檔案材料、歷史材料等方面推進(jìn)智能檔案建設(shè)。2017年完成數(shù)字化檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)。通過(guò)編制案卷目錄、編制全引目錄、制作電子目錄等工作，確保檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)⒈姸嘈畔⒒麨榱?、化繁為?jiǎn)，提高高校檔案工作的發(fā)展水平。

3.3 深化檔案人員培養(yǎng)，加強(qiáng)制度規(guī)范建設(shè)力度

首先要進(jìn)一步提升檔案管理人員人員的職業(yè)道德，針對(duì)高校檔案管理工作的業(yè)務(wù)方向，定期組織培訓(xùn)教育活動(dòng)。通過(guò)組織高校檔案人員對(duì)新型媒體技術(shù)的應(yīng)用，引導(dǎo)管理人員能夠具有全面的職業(yè)素養(yǎng)和良好的道德風(fēng)尚，進(jìn)一步培養(yǎng)檔案教師對(duì)于檔案新技術(shù)、新知識(shí)、新方法的了解。

其次，通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，對(duì)校內(nèi)相關(guān)責(zé)任教師進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的普及和深化。要依托新媒體環(huán)境下對(duì)各項(xiàng)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和規(guī)劃，保持檔案標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，依據(jù)國(guó)家相關(guān)部門(mén)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案信息化建設(shè)能夠從技術(shù)層面、管理層面上入手，實(shí)現(xiàn)管理理念的轉(zhuǎn)變。進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)和各項(xiàng)檔案管理的工作創(chuàng)新。節(jié)約人力資源，精簡(jiǎn)工作流程，研發(fā)出一套適應(yīng)高校檔案管理工作的信息處理系統(tǒng)，確保高校檔案信息管理工作能夠滿足受眾的需求。

4 總結(jié)

綜上所述，在高校檔案信息化潮流的推動(dòng)下，教育改革和檔案發(fā)展的雙重需求促使廣大檔案管理者要不斷發(fā)展革新，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的信息化。但是就目前而言，新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作面臨著一系列的問(wèn)題，包括檔案管理工作滯緩、缺乏基礎(chǔ)設(shè)施等等，為此廣大檔案工作人員要秉承著與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，加強(qiáng)檔案工作管理、深化人員培養(yǎng)、推進(jìn)數(shù)字檔案技術(shù)，促使廣大檔案管理者能夠更好的完成各項(xiàng)檔案工作。

[1]李雪.新形勢(shì)下縣級(jí)供電企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的探討[J].通訊世界，2015（22）：207-208.

[2]李文慶，趙艷華，劉秀平.信息化環(huán)境下的高校檔案管理探析[J].河北大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2015（8）.