試論企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

文/趙麗娟，長春房地（集團）有限責任公司物業(yè)總公司

試論企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

文/趙麗娟，長春房地（集團）有限責任公司物業(yè)總公司

信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用范圍，主要有檔案內(nèi)容分級分類信息管理，檔案內(nèi)容的及時更新，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展科技的不斷進步，企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用也在不斷地發(fā)展與更新，檔案管理信息化，已成為檔案管理的重要形式。檔案信息化管理的未來發(fā)展，必然會以信息技術(shù)的發(fā)展為依托，向著更加靈活、便捷、保密性強的方向發(fā)展，并且檔案在應(yīng)用過程中會隨著信息技術(shù)的不斷進步，而以更新的形式走進人們的生活，使人們隨時隨地都能通過互聯(lián)網(wǎng)及移動終端進行安全查找或使用。

信息技術(shù)；檔案；管理；科技

1 在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的意義

信息時代的發(fā)展讓信息技術(shù)滲入生活中的方方面面，檔案管理工作也逐漸向信息化的方向發(fā)展，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)能夠讓檔案管理工作質(zhì)量和水平得到提高，促進檔案信息資源的開發(fā)和共享。就目前的檔案管理工作來看，信息資源在市場中的競爭地位越來越明顯，企業(yè)的主要資源是檔案信息資源，但是傳統(tǒng)的檔案信息管理方式相對于現(xiàn)代化企業(yè)而言較為落后，不能夠滿足企業(yè)的發(fā)展需要，因此將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中，能夠更加便于信息的存儲，并且能夠在較低成本的基礎(chǔ)上實現(xiàn)管理工作效率的提高。除此之外，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策和信息資源都要依賴于企業(yè)的檔案信息，因此，檔案管理工作必須和時代發(fā)展步伐相一致，從而提高企業(yè)的核心競爭力，促進企業(yè)的良性發(fā)展。除此之外，信息化已經(jīng)成為了當前社會的發(fā)展趨勢，檔案管理工作的完善和成熟需要順應(yīng)時代的發(fā)展變化。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于當前的企業(yè)檔案管理工作，因此尋找新的方式方法成為了檔案管理工作的重點，而信息技術(shù)的利用，恰好符合當前的社會發(fā)展需要，能夠與企業(yè)的檔案管理工作相契合，推動檔案管理工作的進一步發(fā)展和成熟。

2 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的作用

2.1 信息技術(shù)的發(fā)展拓展了檔案資源范圍。信息技術(shù)傳送數(shù)據(jù)的速度與數(shù)量都是驚人的，并且數(shù)據(jù)在使用過程中，能夠不受時間與空間限制，實現(xiàn)隨時隨地即可查閱。尤其是在近年來，云計算技術(shù)的發(fā)展，更加促進了信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案管理數(shù)據(jù)能夠不斷的儲存，只需添加移動存儲盤即可解決信息量過大的問題，也實現(xiàn)了檔案分級分類的優(yōu)質(zhì)管理，從而拓展了檔案資源范圍。也使信息技術(shù)成為企業(yè)檔案管理中的重要手段，無紙化辦公已經(jīng)實現(xiàn)且已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料。

2.2 信息技術(shù)使企業(yè)檔案管理系統(tǒng)化

信息技術(shù)的應(yīng)用，使企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的儲存量增多，并加強了對檔案內(nèi)容的保護。信息技術(shù)中儲存的增容功能及安全保護軟件，均增加了對大量數(shù)據(jù)的保護功能。并根據(jù)檔案特點，建立起了一整套檔案管理系統(tǒng)，通過檔案管理系統(tǒng)，可以便捷的實現(xiàn)企業(yè)檔案內(nèi)容的輸入與管理，使企業(yè)檔案管理變得更加方便靈活。檔案管理員只需通過用戶名或密碼，即可對海量數(shù)據(jù)進行操作。一個較為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，能夠包含所有分級分類檔案材料的儲存與管理功能，涵蓋檔案資源材料的所有內(nèi)容，也可以與企業(yè)某些生產(chǎn)部門或生產(chǎn)車間建立起必要的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案材料數(shù)據(jù)的及時更新。

2.3 信息技術(shù)促進企業(yè)檔案管理的精細化發(fā)展

信息技術(shù)的發(fā)展，可謂是給社會帶來了翻天覆地的變化，是一場革命，對于企業(yè)檔案管理來說，也帶來了巨大變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)企業(yè)檔案在查找與翻閱上非常麻煩，需要通過開具證明，審核驗證后進行檔案材料的查閱，工作量大，手續(xù)繁雜，人力物力投入量大，成本過高。而電子檔案在使用上，較為便利，查閱速度快，手續(xù)簡單，提高了工作效率，也節(jié)省了人力物力的成本。并擴大了檔案的應(yīng)用范圍，使企業(yè)檔案管理實現(xiàn)了資源管理戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，從“服務(wù)于人”到“戰(zhàn)略性質(zhì)”的轉(zhuǎn)變，即提高了企業(yè)檔案管理效率，也優(yōu)化了檔案資源管理。

3 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 信息技術(shù)的應(yīng)用概況

檔案管理中信息技術(shù)的實踐應(yīng)用。利用信息技術(shù)，將檔案信息的統(tǒng)計、查詢和借閱等進行電子管理，通過掃描儀、通訊設(shè)備等實現(xiàn)資源的存儲、交流和共享。對檔案信息進行分門別類，并設(shè)置信息的自動增刪和快速升級等功能，讓檔案信息的電子檔成為企業(yè)檔案的主要內(nèi)容。對于企業(yè)的員工而言，能夠更加方便快捷的進行辦公，滿足企業(yè)的發(fā)展需求。電子檔的檔案信息相對于紙質(zhì)檔而言，更加利于保存，不容易損壞，并且其具有的自動保存功能，能夠有效避免人工失誤帶來的信息流失。

3.2 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

推動檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先需要提高管理人員的綜合素質(zhì)和水平，增強管理人員的檔案管理規(guī)范意識，要求管理人員對檔案管理的安全性有全面的理解，對管理工作秉承高度負責的態(tài)度，做好本職工作。通過培訓(xùn)對管理人員的專業(yè)水平進行嚴格的規(guī)范，并遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，按照工作規(guī)范和要求，明確管理人員的工作職責，提高管理人員的信息化管理水平，與時俱進，促進檔案管理的信息化發(fā)展。

4 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理，在大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案管理提出了更高的要求，電子檔案的建立，使檔案管理更加高效與靈活。企業(yè)檔案管理的信息化，是加強企業(yè)檔案管理的有效途徑，對提高企業(yè)管理水平有著重要的促進作用，是企業(yè)在未來市場競爭中立于不敗之地的重要管理手段。企業(yè)檔案管理也隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷發(fā)展變化。企業(yè)檔案信息化管理能夠完善檔案管理系統(tǒng)、為企業(yè)決策提供依據(jù)、提高企業(yè)市場競爭能力、快速掌屋市場發(fā)展動態(tài)。

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