檔案管理工作的重要性分析

文/龔先芝，棗陽市計(jì)劃生育協(xié)會

檔案管理工作的重要性分析

文/龔先芝，棗陽市計(jì)劃生育協(xié)會

隨著社會的發(fā)展，如今人們越來越注重對檔案的利用，主要是由于檔案記錄的信息具有真實(shí)性，可以為國家機(jī)構(gòu)、社會組織等提供重要的參考依據(jù)。人口和計(jì)劃生育的檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)者的重大決策，以及在目前的計(jì)劃生育服務(wù)和管理中具有基礎(chǔ)性的作用。本文就做好計(jì)劃生育類檔案管理工作的重要意義、問題以及相關(guān)的對策進(jìn)行分析。

計(jì)劃生育類檔案管理；重要意義；問題；對策

檔案管理類的資料有著非常突出的珍藏價值，是對往昔工作的總結(jié)，是衡量一個單位、企業(yè)發(fā)展水平的標(biāo)尺。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理人員缺乏前瞻性的管理眼光，鮮少將區(qū)域經(jīng)濟(jì)、檔案資料相結(jié)合，嚴(yán)重制約了檔案效應(yīng)的發(fā)揮。在科技水平迅速發(fā)展的現(xiàn)代社會，檔案中增加了大量的影像和圖文資料，對于檔案工作者而言，必須要立足于實(shí)際，堅(jiān)持創(chuàng)新，積極適應(yīng)十大的發(fā)展需求，提升自身的責(zé)任感。以下就根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，以計(jì)劃生育類檔案管理為出發(fā)點(diǎn)，針對檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析。

1 做好計(jì)劃生育類檔案管理工作的重要意義

1.1 可以提供數(shù)據(jù)支持

提高計(jì)劃生育類檔案的管理質(zhì)量，可以為計(jì)劃生育數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)提供精準(zhǔn)的支持。作為檔案管理人員，要深入研究、保存檔案中的相關(guān)圖象和數(shù)據(jù)信息，獲取到精確的數(shù)據(jù)結(jié)果，掌握好各個地區(qū)的人口變化情況，為后續(xù)決策工作的開展提供數(shù)據(jù)支持。

1.2 可以提高檔案的利用率

做好檔案管理工作，可以幫助相關(guān)部門科學(xué)利用已有檔案，挖掘出檔案中蘊(yùn)含的潛在信息，掌握地區(qū)人口情況。如，可以關(guān)注各個地區(qū)人口的動態(tài)變化，這對于生殖健康工作、流動人口計(jì)劃生育工作的開展具有重要的意義。

1.3 可以提升人口質(zhì)量

對計(jì)劃生育檔案進(jìn)行科學(xué)有效的利用，可以提高人口質(zhì)量，幫助人們獲取到與政策相關(guān)的咨詢，繼而根據(jù)自己的要求來采用相應(yīng)的策略。如，在全面二孩政策實(shí)施之后，人們即可根據(jù)自身的需求來調(diào)整生育方式，而對于國家而言，則可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的變化，來優(yōu)化相關(guān)的政策，以便提升人口的素質(zhì)水平。

2 計(jì)劃生育檔案管理的常見問題

2.1 人才的缺失

由于各類因素的影響，目前計(jì)劃生育檔案管理人員綜合素質(zhì)并不高，缺乏專業(yè)的技能，人員隊(duì)伍年齡偏大，很多工作人員沒有接受過系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)工作，對于計(jì)劃生育檔案的認(rèn)識不清晰，缺乏現(xiàn)代化管理意識。更有甚者，對待工作得過且過，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，嚴(yán)重影響了計(jì)劃生育檔案的管理成效。此外，由于工作經(jīng)費(fèi)緊張，不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，計(jì)算機(jī)配置也不具備聯(lián)網(wǎng)功能，所以無法進(jìn)行文件傳輸，實(shí)現(xiàn)信息交換、共享。沒有設(shè)立專門的檔案室，或者檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

2.2 工作效率還有待提升

在信息化時代的發(fā)展下，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域的工作中得到了推廣與應(yīng)用，管理手段也是日新月異。但是，由于各類因素的影響，現(xiàn)階段計(jì)劃生育檔案工作的信息化程度還不高，還有一些資料尚未實(shí)現(xiàn)信息化管理，無法適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。

2.3 重視程度不足

很多計(jì)劃生育檔案，沒有按照國家檔案局公布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作，缺乏必備的檢索工具、案卷質(zhì)量不高、檔案基礎(chǔ)工作不扎實(shí)。計(jì)劃生育檔案管理人員，對于監(jiān)理檔案缺乏必備的認(rèn)識，思想上的認(rèn)知存在偏差，沒有信息化管理意識，不擅長收集、整理資料，沒有用長遠(yuǎn)的眼光看待計(jì)劃生育檔案的管理，影響了檔案管理工作的實(shí)施成效。

3 如何做好計(jì)劃生育檔案管理工作

3.1 提升對計(jì)劃生育檔案工作的重視度

計(jì)劃生育類檔案的內(nèi)容是非常多的，其中有大量保密性的音像、文字和圖表，這些資料都有著非常重要的價值，也是國家制定相關(guān)政策的有效依據(jù)。科學(xué)完善的檔案可以為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供有效的支持，還能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供針對性的服務(wù)。作為檔案管理人員，需要改變自身的觀念，加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，從行動上重視，只有這樣，才能夠讓民眾主動配合。

為此，還要從國家角度來明確相關(guān)的法律法規(guī)，對計(jì)劃生育檔案做出硬性的規(guī)定，對檔案工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，制定完善的考核制度，保證檔案管理人員的道德素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)都能夠符合工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施考核上崗制度。另外，還要推行現(xiàn)代化的管理模式，引進(jìn)電子檔案、大數(shù)據(jù)平臺，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端和不足，提升檔案管理工作的實(shí)用性與透明性，在堅(jiān)持保密性的基礎(chǔ)條件下，充分賦予人們必備的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。

3.2 提升檔案管理工作的實(shí)效性

就現(xiàn)階段來看，在計(jì)劃生育檔案管理工作中還存在種種漏洞，一些單位對停職人員、下崗人員的計(jì)劃生育狀態(tài)缺乏管理，甚至不乏弄虛作假的情況，嚴(yán)重影響了計(jì)劃生育檔案的真實(shí)性和可靠性。部分檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，在開展工作時，含糊敷衍、得過且過，嚴(yán)重制約著檔案管理工作質(zhì)量的提升。

要解決這一問題，既要依靠標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理制度，還需要具備高素質(zhì)水平的檔案管理者，對于檔案收集、檔案整理、檔案鑒定與檔案保管環(huán)節(jié)，推行標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。對于大量卷宗，要做到去其糟粕、取其精華，實(shí)現(xiàn)高效管理。分清楚主要檔案和次要檔案的差別，根據(jù)檔案的重要程度、價值大小、開放情況、使用率進(jìn)行編排。加強(qiáng)對各個單位、企業(yè)下崗人員、臨時工、退休人員的監(jiān)控，保障檔案的完整性和可靠性。

3.3 制定完善的計(jì)劃生育檔案管理制度

要實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理，必須要有完善的檔案管理制度。具體包括：檔案的登記制度，安全保密制度，檔案的查閱制度以及檔案的銷毀制度等。

檔案的入檔登記制度主要是接收檔案時對檔案進(jìn)行登記檢查，資料不全不能入檔，歸檔要及時。安全保密制度主要是對檔案信息進(jìn)行保密，檔案室不得其他人員隨便出入，檔案資料不能外傳、偽造、涂改等。檔案的查閱要有相關(guān)的查閱手續(xù)，用完后及時歸還。行政人員和執(zhí)法人員辦理案件時，要出示單位的介紹信和工作證，不能把檔案材料帶出去，有復(fù)印需要的話，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案的銷毀工作需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由專人執(zhí)行，兩人負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行，以防檔案資料的泄密。執(zhí)行人員和監(jiān)銷人員要在檔案的銷毀清單上簽字。

3.4 對檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

計(jì)劃生育檔案的管理人員要不斷適應(yīng)新形勢的變化，改革管理方法，主動參加各類檔案培訓(xùn)活動，提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，各級管理部門要加強(qiáng)監(jiān)督，檔案管理人員要自覺接受監(jiān)督、指導(dǎo)，雙方共同努力保證檔案的管理工作質(zhì)量進(jìn)一步提高。此外，還要加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過多元化的措施讓他們掌握檔案管理工作的基礎(chǔ)知識，知道如何應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來開展電子檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與利用，探索出一條現(xiàn)代化的檔案管理線路。

4 結(jié)語

人口和計(jì)劃生育的檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)者的重大決策，以及在目前的計(jì)劃生育服務(wù)和管理中具有基礎(chǔ)性的作用。因此，需要加強(qiáng)對檔案的管理，制定相關(guān)的工作流程，加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的培訓(xùn)和對人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)人口和計(jì)劃生育檔案管理的制度化和規(guī)范化管理，促進(jìn)社會的健康發(fā)展。

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