信息化背景下檔案信息化過程存在的問題和對策

文/李星星，中山市東鳳鎮(zhèn)流動黨員管理服務(wù)中心

信息化背景下檔案信息化過程存在的問題和對策

文/李星星，中山市東鳳鎮(zhèn)流動黨員管理服務(wù)中心

在信息化進(jìn)程發(fā)展中，檔案的存儲方式也隨之發(fā)生了變化，檔案信息化不僅為人們提供了便利同時也產(chǎn)生了許多問題，因此對檔案信息化的問題分析和對策提出急需解決。本文主要闡述了檔案信息化的內(nèi)涵及意義，分析了信信息化背景下檔案信息化過程中存在的問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的對策。

信息化背景；檔案信息化；面臨的問題；對策

1 前言

當(dāng)今社會處于信息化社會，檔案管理與信息化進(jìn)程結(jié)合促使檔案儲備方式不斷發(fā)展，信息化在很大程度上減少了檔案記錄對紙質(zhì)記錄的依賴，為社會的全面發(fā)展提供了重要的理論資源，但同時面對信息化帶來的弊端，檔案信息化也面對諸多挑戰(zhàn)，這些問題的存在對社會各界的發(fā)展和人們正常的生活、生產(chǎn)都帶來了極大的不便，因此加強檔案信息化管理勢在必行。

2 檔案信息化內(nèi)涵及意義

檔案是一項包含重要有效資源的信息管理方式，它能夠真實的記錄人們的生活、生產(chǎn)、商業(yè)及科研等具體信息，對信息進(jìn)行記錄并保存，隨時為查詢信息的查詢者提供方便有利的具體信息，對我國各方的發(fā)展具有重要的作用。檔案信息化是指利用當(dāng)代信息數(shù)字科技技術(shù)將巨大的檔案信息儲備到數(shù)字化設(shè)備當(dāng)中，極大的增加了檔案數(shù)據(jù)的儲備量，提高了信息儲備的精確度，是我國各方政府、企業(yè)或生活對信息儲藏的無形資產(chǎn)。檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展為檔案數(shù)據(jù)儲蓄具有跨時代的重要意義，檔案信息化處理能夠使檔案完備的儲存，并及時被調(diào)用出來，提供給企業(yè)、政府部門等管理單位進(jìn)行檔案信息的處理，在此基礎(chǔ)上能夠有效的提高企業(yè)甚至政府部門的工作效率，為我國的多方發(fā)展提供有利的信息資源。

3 信息化背景下檔案信息化過程存在的問題

3.1 檔案信息利用率低

隨著我國信息化社會的急速發(fā)展，在信息化背景的大潮流中，檔案儲存方式也逐漸步入信息化過程，在該過程當(dāng)中，檔案信息化的利用雖然為人們帶來諸多的便利，但同時檔案信息化仍舊存在許多弊端。檔案信息化進(jìn)程雖急速發(fā)展，但部分地區(qū)由于政府不夠重視或使用資金不夠完善等原因造成檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)和管理并不完善，為檔案信息化的發(fā)展帶來限制作用，部分地區(qū)檔案信息化未能達(dá)到預(yù)計目標(biāo)，加之地方檔案管理人員的思想落后性和傳統(tǒng)觀念，導(dǎo)致相關(guān)配套設(shè)施不能完善，相關(guān)服務(wù)質(zhì)量難以保障，最終導(dǎo)致檔案信息利用率較低。檔案信息利用率低下的情況進(jìn)而發(fā)展造成檔案信息系統(tǒng)難以發(fā)展的局面，從而造成惡性循環(huán)，最終導(dǎo)致檔案管理缺失嚴(yán)重，阻礙了信息效率的提升。

3.2 網(wǎng)絡(luò)造成檔案安全性降低

網(wǎng)絡(luò)發(fā)展為人們的生活水平帶來了諸多的便利并提升了工作和生活效率，但網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，在為人們帶來方便的同時也為人們的生產(chǎn)生活帶來困擾。在檔案信息化方面，網(wǎng)絡(luò)具有開放性與機(jī)密性，使得網(wǎng)絡(luò)常常處于不設(shè)置的防護(hù)狀態(tài)，進(jìn)而使網(wǎng)絡(luò)安全問題得不到保證，造成檔案信息的泄露，信息資源受到篡取或者更該損壞等問題發(fā)生。此外，由于網(wǎng)絡(luò)分布地域性廣，并且檔案網(wǎng)絡(luò)化能夠為人們提供信息資源共享的功能，這其中的開放性則極大的降低了檔案信息的安全性，再加上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不穩(wěn)定性和復(fù)雜性，往往會造成巨大的信息缺陷和信息漏洞。隨著檔案儲備信息對網(wǎng)絡(luò)化的依賴程度逐漸嚴(yán)重，因而使得信息泄露、丟失等問題更加嚴(yán)重，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨時會遭受黑客或病毒的侵?jǐn)_，為人們的生活信息造成了極大的隱患。

3.3 檔案信息化人才培養(yǎng)不合理

檔案信息化管理不僅需要高科技的信息設(shè)備，對信息化人才的需求也是十分必要。目前，檔案信息化管理人才極為匱乏，工作能力難以得到創(chuàng)新的工作進(jìn)展，使得檔案信息化自身的拓展受到限制作用。此外，檔案管理人員的工作年齡一般大，很多即將退休的高齡管理人員被分配到此參與輕松的管理工作，因此容易造成檔案信息化技術(shù)運用不能完全發(fā)揮其水平。檔案信息化需要極大的資金投資，而許多政府管理部門難以達(dá)到這種認(rèn)識，往往造成對人才培養(yǎng)和設(shè)備投資資金不足的現(xiàn)象出現(xiàn)。

4 對信息化背景下檔案信息化過程提出的對策

4.1 保障檔案安全性

前文對檔案信息化的安全性不足提出了詳細(xì)的分析，并進(jìn)一步詳述了該弊端帶來的危害，因此提高檔案信息化的安全問題是當(dāng)下亟須解決的。檔案信息化的安全保障體系的建立是保障檔案安全的基本，首先，要不斷提高檔案管理人員的安全意識，讓管理人員真切的認(rèn)識到信息保障的重要性，并針對其設(shè)定合理科學(xué)的相關(guān)教育制度培訓(xùn)，并定期對培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，同時要增強對使用人員的安全意識，防患于未然。此外，管理人員要建立檔案信息化相關(guān)的防火墻、殺毒軟件等安全管理系統(tǒng)，保證檔案根本安全，并進(jìn)行級段控制手段，設(shè)置不同級別用戶的訪問權(quán)限，加強檔案管理的安全性。

4.2 構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的管理隊伍

檔案信息化離不開優(yōu)秀的管理隊伍，因此構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊伍對檔案信息化的發(fā)展具有重要的意義。首先，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的信息化人才需要明確的培養(yǎng)管理機(jī)制，明確對檔案信息化操作的管理和保護(hù)的具體操作，提供給該類人才必需的專業(yè)性培訓(xùn)。此外，提高管理人才素質(zhì)是培養(yǎng)管理人才必不可少的培養(yǎng)方式之一，在檔案信息化管理和調(diào)動過程中，高素質(zhì)的管理人才能夠有效避免信息泄露和隨意篡該檔案信息等問題的存在，能夠有效的防患各種隱患及風(fēng)險的發(fā)生比例。最后，要保證檔案信息管理人才的年齡控制，在編制上趨向于年輕化，使檔案信息化能夠充分的得到利用，并利用年輕人才的創(chuàng)新意識，不斷發(fā)展檔案信息化的優(yōu)勢，幫助檔案信息化進(jìn)一步發(fā)展。

5 結(jié)語

綜上所述，在信息化背景的大潮流中，檔案信息化的發(fā)展具有極大的儲存空間和高效的工作效率，為人們的生產(chǎn)生活帶來了諸多便利，但同時檔案信息化的發(fā)展存在諸多弊端，因此可以認(rèn)為檔案信息化的管理進(jìn)度和發(fā)展提升空間仍有許多需要該進(jìn)的地方。因此，保障檔案信息化的安全性和構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理隊伍是推動檔案信息化進(jìn)一步發(fā)展所必須的工作。

[1]楊珍.信息化背景下企業(yè)檔案管理工作存在的問題與對策[J].經(jīng)營管理，2016.

[2]鄢秀清.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理存在的問題與對策[J].信息工作，2016.

[3]張敏.企業(yè)檔案信息化管理存在的問題及對策[J].中國管理化信息，2015.