試論如何提高企業(yè)行政管理效率

文/蔣冠群，中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第28研究所

企業(yè)的行政管理是企業(yè)管理和行政管理的有機(jī)結(jié)合，是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的指揮中心，是確保企業(yè)正常有序開展的保障。企業(yè)行政管理的目標(biāo)主要依據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和行政管理自身的要求。在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，受到諸多因素的制約，企業(yè)行政管理往往不能順利開展，因此，要提高企業(yè)行政管理效率，必須通過科學(xué)有效的措施。

1 企業(yè)行政管理概述

1.1 企業(yè)行政管理的定義

企業(yè)行政管理是企業(yè)管理與行政管理的結(jié)合，是企業(yè)內(nèi)部的行政管理組織為了達(dá)到企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，通過制定一定的規(guī)章、制度、原則、方法，對(duì)企業(yè)進(jìn)行職能性管理。在此過程中按照行政渠道管理企業(yè)產(chǎn)生一系列措施和方案來進(jìn)行有效保障。

1.2 企業(yè)行政管理的特點(diǎn)

（1）權(quán)威性。企業(yè)行政管理是企業(yè)參與社會(huì)化大生產(chǎn)及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的客觀要求，其管理目標(biāo)來自于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和行政管理自身的要求，因此具有絕對(duì)的權(quán)威性。這種權(quán)威性的通過分層級(jí)的管理來實(shí)現(xiàn)。具體來說，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，存在兩個(gè)主要層級(jí)，即決策層和執(zhí)行層。行政管理部門則位于兩個(gè)層級(jí)之間，起到上傳下達(dá)，溝通上下的橋梁作用。決策層制定戰(zhàn)略、策略及目標(biāo)，行政管理部門通過一定的措施，指導(dǎo)執(zhí)行層高效完成具體工作來實(shí)現(xiàn)決策層的決策。

（2）及時(shí)性。有效開展企業(yè)行政管理，一方面有利于企業(yè)更加充分地利用和配置內(nèi)部資源，從而提升經(jīng)濟(jì)效益，另一方面有利于激發(fā)職工的潛能，充分發(fā)揮職工的工作積極性和工作日清，促使員工全身心投入工作，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值，也可以為企業(yè)實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新奠定良好的基礎(chǔ)。在職工開展工作的過程中，通過有效的行政管理，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行中存在的偏差，進(jìn)行及時(shí)糾正和管理，是執(zhí)行層的工作更加匹配戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，在過程中及時(shí)修正和完善。

（3）靈活性。在企業(yè)運(yùn)行中，生產(chǎn)、銷售、資金等環(huán)節(jié)都是緊密相關(guān)，提升整體生產(chǎn)效率必須提升各個(gè)環(huán)節(jié)的效率，這就要求確保各個(gè)環(huán)節(jié)的信息交流順暢、緊密，由行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)節(jié)、整合，優(yōu)化整個(gè)管理流程。這也體現(xiàn)了企業(yè)行政管理工作的靈活性，幫助企業(yè)更加有效地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化，不斷提升自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

2 企業(yè)行政管理的現(xiàn)實(shí)作用

2.1 提升企業(yè)效益

從長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來看，企業(yè)行政管理是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，其管理并非紙上談兵，而是結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，起到助推劑的作用。通過規(guī)章制度的指引、工作流程的規(guī)范、人力資源的配置、教育培訓(xùn)的輔助來協(xié)助各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能的實(shí)施。企業(yè)行政管理能夠提高企業(yè)的適應(yīng)和發(fā)展能力，涉及到企業(yè)發(fā)展的方方面面，促進(jìn)行政管理的發(fā)展能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，促使企業(yè)在資源利用和分配的效率更高，從而提升企業(yè)效益。

2.2 促進(jìn)管理規(guī)范

企業(yè)行政管理是一個(gè)企業(yè)的中樞神經(jīng)，集管理、協(xié)調(diào)與服務(wù)為一體，具有統(tǒng)籌性、全局性和前瞻性的特點(diǎn)。在企業(yè)行政管理過程中，不斷修正、完善、優(yōu)化管理流程，可以有效地確保企業(yè)的各項(xiàng)決策都能得到及時(shí)的實(shí)施，在最大限度上實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)管理的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。沒有基礎(chǔ)行政管理，企業(yè)的各項(xiàng)決策都將缺乏依據(jù)，具體工作將無法量化其成效，就不能有效規(guī)范員工行為，激勵(lì)更無從談起。

2.3 提高管理效率

企業(yè)行政管理聯(lián)系著企業(yè)決策部門以及執(zhí)行部門。管理層通過行政管理部門提供的分析和報(bào)告，對(duì)企業(yè)的發(fā)展方向以及營(yíng)銷戰(zhàn)略進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。企業(yè)內(nèi)部各部門或機(jī)構(gòu)之間，缺乏了統(tǒng)一的管理機(jī)制，缺乏聯(lián)系彼此的紐帶，將會(huì)是一盤散沙，戰(zhàn)斗力明顯不足。因此，做好企業(yè)行政管理可以更好地確保上下級(jí)信息通暢，有效避免反饋不全、不暢，改善企業(yè)管理效率。

3 提高企業(yè)行政管理效率的措施

3.1 引入現(xiàn)代管理理念

在現(xiàn)階段，我國(guó)很多企業(yè)，特別是中小企業(yè)仍然面臨管理理念滯后的問題，阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)?！爸貥I(yè)務(wù)、輕管理”的情況依然存在。因此要改善企業(yè)行政管理效率，必須引進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)管理理念，提升管理者對(duì)基礎(chǔ)行政管理的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化管理團(tuán)隊(duì)力量，用科學(xué)的方法制定貼合企業(yè)實(shí)際情況的具體政策辦法，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)行政管理理念。在發(fā)揮行政管理監(jiān)督職能的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)將行政管理工作的激勵(lì)職能、溝通職能等全面發(fā)揮出來，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)職工積極性的調(diào)動(dòng)、對(duì)企業(yè)決策的快速傳遞。

3.2 優(yōu)化行政管理機(jī)制

優(yōu)化和創(chuàng)新企業(yè)行政管理機(jī)制是提升行政管理效率的有效途徑。效率的過程中，企業(yè)行政管理機(jī)制的優(yōu)化相當(dāng)重要。這要求企業(yè)在發(fā)展的過程中積極引入先進(jìn)的管理機(jī)制，保證企業(yè)運(yùn)行的合理性。一套好的管理機(jī)制能夠更好地調(diào)動(dòng)企業(yè)行政管理人員的積極性和主動(dòng)性，提升管理的具體可操作性，更好地推動(dòng)企業(yè)有序發(fā)展。在創(chuàng)新理念中，注重引入投入與產(chǎn)出、成本核算的精神，激發(fā)出管理人員的責(zé)任感，還要注重運(yùn)用管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)的科學(xué)方法和手段，通過公平、合理的方式，有計(jì)劃、有量化地進(jìn)行人員考核和績(jī)效衡量，從而激發(fā)執(zhí)行層人員的工作積極性和主動(dòng)，改善行政管理效率。

企業(yè)管理機(jī)制還包括一套科學(xué)合理的管理模式，這涉及到企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門具體運(yùn)行中的環(huán)節(jié)，企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門都必須明確掌握企業(yè)的短期目標(biāo)，和部門在未來一段時(shí)間內(nèi)的運(yùn)行目標(biāo)、具體工作任務(wù)、承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，并且與其他部門之間形成良好的溝通和密切的協(xié)同。行政管理部門則應(yīng)充分發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)的職能，通過具體措施，建立起各個(gè)部門之間協(xié)作的橋梁，從而更加高效地落實(shí)決策層制定的目標(biāo)，達(dá)到企業(yè)上下一心、通力合作的效果，提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率。

3.3 完善規(guī)章制度建設(shè)

規(guī)范化是行政管理工作模式創(chuàng)新和構(gòu)建的基礎(chǔ)，只有規(guī)范的行政管理流程，才有助于行政管理職能的全面發(fā)揮。提升企業(yè)行政管理能力和效率，可以以健全的工作制度作為抓手，通過制定、修訂、完善行政、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)制度和規(guī)范來指導(dǎo)行政管理措施的有效落實(shí)，也為相關(guān)事物處理工作提供依據(jù)。制度建設(shè)是規(guī)范化的第一步，不僅規(guī)范執(zhí)行層員工的工作行為，對(duì)管理層也是一種嚴(yán)格的約束。制度建設(shè)，可以一定程度上約束行政管理工作人員，促使其更加明確自身的工作內(nèi)容、工作職責(zé)和義務(wù)。同時(shí)，完善的行政管理制度是績(jī)效考核和目標(biāo)管理的依據(jù)和基礎(chǔ)，績(jī)效激勵(lì)也是行政管理制度制定的生命延長(zhǎng)，通過兩者的有機(jī)結(jié)合，對(duì)行政管理工作人員的表現(xiàn)做出客觀、公正的評(píng)價(jià)，一方面依據(jù)這種考核結(jié)果對(duì)員工做出激勵(lì)，促使員工付出更大的熱情和心血投入工作，另一方面可以有效指出行政管理工作中的不足，為工作人員改進(jìn)工作方法和理念奠定良好的基礎(chǔ)。

3.4 打造專業(yè)人才隊(duì)伍

行政管理人員是進(jìn)行企業(yè)行政管理的具體執(zhí)行保障，管理隊(duì)伍的專業(yè)化程度直接關(guān)系到管理效果，是管理綜合能力的體現(xiàn)。要有效提高企業(yè)行政管理效率，就必須要有高素質(zhì)的行政管理人才的支持，企業(yè)要根據(jù)公司的實(shí)際情況，招聘適合的管理人才，組建優(yōu)良的管理隊(duì)伍，在日常工作中也要加強(qiáng)對(duì)行政管理人員的培訓(xùn)，及時(shí)更新管理人員的專業(yè)知識(shí)，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，提升他們適應(yīng)現(xiàn)代管理節(jié)奏的能力，優(yōu)化他們的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)他們的優(yōu)秀品格和心理狀態(tài)。值得注意的是，通過招聘的方式來注入新鮮的血液，一方面可以通過嚴(yán)格的招聘來確保行政管理人員的素質(zhì)能夠滿足要求，另一方面也可以不斷鍛煉員工隊(duì)伍，產(chǎn)生思想的融合和碰撞。由于企業(yè)的行政管理部門在監(jiān)督、管理的同時(shí)還承擔(dān)了重要的服務(wù)工作，因此要注重樹立起良好的服務(wù)意識(shí)，只有擁有了良好的服務(wù)意識(shí)才能給予企業(yè)決策以及員工工作更好的支持。

3.5 加強(qiáng)信息化建設(shè)

在當(dāng)今信息化的時(shí)代，企業(yè)要將信息技術(shù)有效的引入到行政管理工作中，不斷提高行政管理工作的信息化程度，從而提高企業(yè)行政管理的效率。通過企業(yè)信息化的更新和發(fā)展，可以有效精簡(jiǎn)繁雜的企業(yè)模式和架構(gòu)，減少管理層級(jí)，呈現(xiàn)較為扁平化的管理模式，有利于調(diào)動(dòng)更多的資源來完成工作任務(wù)，加強(qiáng)信息的相互關(guān)聯(lián)性和對(duì)稱性，有效聯(lián)系不同層級(jí)和部門，加強(qiáng)合作協(xié)同，促進(jìn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，這也是企業(yè)調(diào)整結(jié)構(gòu)的重要方面之一。在此模式下，無論是管理者還是執(zhí)行層，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，有效的實(shí)現(xiàn)了行政信息化用于實(shí)際管理工作的目標(biāo)和要求。

總的來說，不同企業(yè)的行政管理模式不盡相同，存在著千頭萬緒的差別，這也與企業(yè)性質(zhì)和經(jīng)營(yíng)模式的差異緊密相關(guān)。但無論是何種背景的企業(yè)，要在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中占據(jù)一席之地，長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，都必須要重視基礎(chǔ)行政管理工作。加強(qiáng)對(duì)自身經(jīng)營(yíng)情況的分析，通過機(jī)制、制度、模式、理念的更新發(fā)展，加以有效現(xiàn)代化科學(xué)手段，本著以人為的管理理念，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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