芻議企業(yè)存貨的內(nèi)部控制

周仕逵

（福州統(tǒng)建拆遷工程處，福州350000）

芻議企業(yè)存貨的內(nèi)部控制

周仕逵

（福州統(tǒng)建拆遷工程處，福州350000）

伴隨著我國企業(yè)不斷的發(fā)展壯大，建立健全現(xiàn)代企業(yè)管理制度已經(jīng)被眾多的企業(yè)經(jīng)營者所重視。而存貨管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要一環(huán)也被高度關(guān)注?，F(xiàn)闡述了現(xiàn)代企業(yè)在存貨管理中面臨的風(fēng)險(xiǎn)問題，并探討了企業(yè)存貨的內(nèi)部控制應(yīng)采取做好合營企業(yè)時(shí)的存貨管理；要特別重視資產(chǎn)的盤點(diǎn)工作；相關(guān)人員應(yīng)實(shí)行定期或不定期輪換的制度；加強(qiáng)ERP管理系統(tǒng)的執(zhí)行；推出保證金制度；加強(qiáng)對員工的道德教育等措施。

存貨；內(nèi)部控制；財(cái)務(wù)管理

企業(yè)的存貨管理是企業(yè)資產(chǎn)管理中的重要一環(huán)。存貨管理水平也是衡量一家企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的重要標(biāo)志。落后的存貨管理水平所引發(fā)的問題必然影響企業(yè)的運(yùn)營。首先，存貨管理不善造成的丟失毀損將使企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失。其次，存貨管理不善導(dǎo)致出現(xiàn)賬實(shí)不符將造成企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真，企業(yè)經(jīng)營者將無法獲得本企業(yè)實(shí)際的經(jīng)營狀況，其根據(jù)不準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對企業(yè)的運(yùn)營情況可能做出錯(cuò)誤的判斷，進(jìn)一步對企業(yè)的未來發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行錯(cuò)誤的規(guī)劃。再次，存貨管理不善造成存貨被不當(dāng)轉(zhuǎn)移將損害其他股東的利益。可以說存貨的管理不僅僅只是部分財(cái)產(chǎn)損失的問題，更可能是關(guān)系到一家公司生存發(fā)展和全體股東切身利益的大事，不能不重視。

一、企業(yè)存貨面臨的風(fēng)險(xiǎn)問題

眾所周知，物流企業(yè)的特質(zhì)決定了其存貨的收發(fā)非常頻繁，時(shí)效性很強(qiáng)。實(shí)際上很難做到每筆業(yè)務(wù)都嚴(yán)格按照固定的方式逐級呈報(bào)?？偟恼f來存貨管理中的風(fēng)險(xiǎn)主要在以下幾個(gè)方面。

（一）存貨的體外循環(huán)

這種情況在物流企業(yè)中普遍存在，造成這種情況發(fā)生的原因是多方面的。首先是為了爭取客戶，一般是業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)候已經(jīng)超過了公司正常辦公時(shí)間，而對方公司對此件物資的需求非常急迫，一旦不能立即交貨，這筆買賣就會(huì)告吹。在這種情況下為了做成這樁生意，業(yè)務(wù)員就會(huì)以個(gè)人名義向公司打借條辦理出庫手續(xù)。第二種情況是公司為了方便開展業(yè)務(wù)，在一定限額內(nèi)允許業(yè)務(wù)員不用通過逐層的審批手續(xù)，業(yè)務(wù)員以個(gè)人從公司借款的名義打白條將貨物出庫，業(yè)務(wù)員會(huì)將銷售收入轉(zhuǎn)入個(gè)人賬戶。一段時(shí)間之后再補(bǔ)齊出庫手續(xù)，并將貨款交還公司。但是很多的業(yè)務(wù)員在收到貨款之后沒能及時(shí)返回公司補(bǔ)齊出庫手續(xù)，也不及時(shí)的將上述款項(xiàng)交還公司，而是直接用于采購新的商品并且自行尋找新的客戶進(jìn)行銷售。久而久之就造成了這部分的存貨以及由此所形成的銷售價(jià)款一直在此業(yè)務(wù)員手上循環(huán)而沒有通過公司的出入庫管理系統(tǒng)。

（二）變相質(zhì)押

在公司將購貨資金匯給上游廠家或商家之后，業(yè)務(wù)員遲遲不去辦理交接手續(xù)。這時(shí)存貨就暫時(shí)存放在上游廠商的庫房。而此時(shí)業(yè)務(wù)員個(gè)人從上游廠商借入資金，用于其他目的，實(shí)際上是將公司購入的存貨當(dāng)成一種質(zhì)押物。

（三）存貨擅自出庫

有的企業(yè)雖然建立了一整套完善的ERP管理系統(tǒng)，但是在一些企業(yè)管理人員的默許下允許例外的情況發(fā)生，出庫不通過ERP系統(tǒng)，使得制度規(guī)定無法落實(shí)，ERP系統(tǒng)沒有發(fā)揮出應(yīng)有的效果形同虛設(shè)。

以上幾種情況造成了公司存在賬實(shí)不符的問題。反映在資產(chǎn)負(fù)債表上就是存貨的虛增或虛減，而在利潤表上因?yàn)榇尕涗N售所形成的利潤也沒能準(zhǔn)確的反映出來。就存在多計(jì)或少計(jì)利潤的情況?？傊髽I(yè)的報(bào)表不能真實(shí)的反映企業(yè)的經(jīng)營情況。這種情況若是持續(xù)下去必然會(huì)影響公司的發(fā)展。一是企業(yè)的經(jīng)營者根據(jù)不實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)劃企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略一定是存在偏差的，甚至可能是做出完全錯(cuò)誤的規(guī)劃。比如說某種商品未來的需求是萎縮的，持續(xù)經(jīng)營應(yīng)該是虧損的，但正是由于利潤表體現(xiàn)的滯后效應(yīng)使得決策者做出了擴(kuò)大進(jìn)貨銷售的決策。二是現(xiàn)在很多的貿(mào)易公司為了擴(kuò)大市場占有率樹立品牌效應(yīng)多采用掛靠的方式對業(yè)務(wù)員進(jìn)行管理。而這些業(yè)務(wù)員有自己獨(dú)自代理的品種，掛靠公司的目的是為了經(jīng)營的方便，業(yè)務(wù)員和公司之間只是根據(jù)經(jīng)營利潤進(jìn)行分成。此時(shí)貿(mào)易公司作為簽訂合同的經(jīng)營主體是承擔(dān)著許多法律風(fēng)險(xiǎn)的。當(dāng)公司經(jīng)營良好的時(shí)候大家還可以按照當(dāng)初達(dá)成的合作協(xié)議進(jìn)行運(yùn)營。但是當(dāng)公司的經(jīng)營遇到困難時(shí)，這些業(yè)務(wù)員為了自身利益的考慮就可能不會(huì)歸還本屬于公司的財(cái)產(chǎn)，而將這些資產(chǎn)優(yōu)先用于沖抵公司所欠其個(gè)人的債務(wù)，加劇了公司經(jīng)營的困難，也給其他的投資人造成經(jīng)濟(jì)利益上的損失。

二、企業(yè)存貨內(nèi)部控制措施

（一）做好合營企業(yè)時(shí)的存貨管理

在企業(yè)的內(nèi)部控制上財(cái)務(wù)部更應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行票貨分離。對于合營企業(yè)的各方應(yīng)分別控制開票和出庫的崗位。盡量避免一方控制商品出庫流程的所有關(guān)鍵性崗位，控制所有關(guān)鍵性崗位是庫存商品能夠在不受其他方監(jiān)督的情況下發(fā)出商品的關(guān)鍵因素。不相容職務(wù)分離的謹(jǐn)慎性原則在這里不僅僅是個(gè)人，更是合營各方。也即是說合營公司的內(nèi)部重要崗位需要各合伙人之間進(jìn)行分配，以避免合營企業(yè)的一方完全控制某項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程。而現(xiàn)在很多合營公司的一方限于人力成本方面的考慮只是向合營企業(yè)中派出財(cái)務(wù)人員，而并沒有向與業(yè)務(wù)有關(guān)的所有部門派出人員進(jìn)行全流程控制。在現(xiàn)實(shí)的操作過程中我們是對業(yè)務(wù)有關(guān)的全流程派出了人員進(jìn)行管理，不僅只是在事后或者事前進(jìn)行，必須把控制的行為融入業(yè)務(wù)辦理的全過程中。

（二）要特別重視資產(chǎn)的盤點(diǎn)工作

在每年一次全面盤點(diǎn)的基礎(chǔ)之上，不定期的針對某些或某類對企業(yè)有特別重要意義的資產(chǎn)進(jìn)行抽查，并對抽查的結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)確定某些資產(chǎn)占企業(yè)全部資產(chǎn)的比例。這里所指的特別重要意義的資產(chǎn)我們選擇了以下幾種，一是對于整個(gè)公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)占主導(dǎo)地位的大宗商品或產(chǎn)品，如生產(chǎn)企業(yè)的主要原材料。二是單項(xiàng)價(jià)值高的庫存商品。在統(tǒng)計(jì)幾期的數(shù)據(jù)之后，我們可以得到這些產(chǎn)品或商品在企業(yè)總資產(chǎn)中的平均比例和上下限的范圍，財(cái)務(wù)部門就可以在日常的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中根據(jù)這些比例對企業(yè)的這些資產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)督和管理，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)異常情況并進(jìn)行糾正。

（三）相關(guān)人員應(yīng)實(shí)行定期或不定期輪換的制度

在我們的工作實(shí)踐中即使嚴(yán)格的執(zhí)行了崗位分離的原則仍然會(huì)出現(xiàn)某些員工由于一己私利或者消極怠工、玩忽職守沒有履行公司讓其承擔(dān)的管理義務(wù)，使得資產(chǎn)在其眼皮子底下被轉(zhuǎn)移，從而給公司造成了損失。

（四）加強(qiáng)ERP管理系統(tǒng)的執(zhí)行

公司管理層必須重視起來，在公司層面把ERP系統(tǒng)作為管理的基礎(chǔ)，要求出入庫商品都必須經(jīng)過ERP系統(tǒng)，對于沒有經(jīng)過系統(tǒng)的業(yè)務(wù)不予辦理相關(guān)手續(xù)。對于急需出庫的業(yè)務(wù)，在經(jīng)過公司相關(guān)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人同意之后，倉庫管理員必須先錄入系統(tǒng)才可辦理出庫手續(xù)。在業(yè)務(wù)發(fā)生的第二個(gè)工作日及時(shí)追蹤其他部門完善手續(xù)。

（五）推出保證金制度

為了盡可能減少企業(yè)承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，我們針對性的推出了保證金制度，規(guī)定掛靠性質(zhì)的業(yè)務(wù)員必須向本企業(yè)交納一定金額的保證金，業(yè)務(wù)員的經(jīng)營標(biāo)的限制在保證金倍數(shù)的一定范圍之內(nèi)，一般不超過10倍杠桿。銷售的貨款超過規(guī)定的期限仍未回款的加收一定利息，并根據(jù)時(shí)間長短確定利率水平，回款時(shí)間越長利率越高。并對于超過保證金杠桿上限的業(yè)務(wù)，需要立即口頭通知公司的管理層并經(jīng)過董事長的親自授權(quán)方可出庫，沒有董事長的親自授權(quán)任何個(gè)人都不能私自辦理出庫。應(yīng)每季度對業(yè)務(wù)員的工作完成情況進(jìn)行考核，能夠及時(shí)回籠資金補(bǔ)齊手續(xù)的業(yè)務(wù)員要相應(yīng)的提高他們的保證金杠桿水平。相反，對于一直拖延辦理手續(xù)的業(yè)務(wù)員也要相應(yīng)的降低保證金杠桿水平。

（六）加強(qiáng)對員工的道德教育

以上的方法從根本上來說只是用制度去管理人，約束每一個(gè)環(huán)節(jié)員工的行為，并不能從根本上完全消除存貨的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。所以我們在實(shí)行以上措施的同時(shí)，定期對員工進(jìn)行職業(yè)道德教育，將外單位員工因?yàn)橥婧雎毷卦斐晒緭p失以及本人所承擔(dān)刑事責(zé)任的具體案例請本單位的法律顧問做詳細(xì)的講解，使大家明白各自的崗位重要性，以及自身所承擔(dān)的責(zé)任，建立一種敢于管理、善于管理的氛圍。

三、結(jié)語

在落實(shí)了以上幾項(xiàng)措施之后，公司成功控制住了存貨長期存在的體外循環(huán)的問題，使得銷售回款時(shí)間大大壓縮，有效降低了資金成本，提高了資金的使用效率。實(shí)行關(guān)鍵崗位輪換制度堵住了因?yàn)閭€(gè)人的營私舞弊造成的存貨丟失的情況，堵住了許多存貨管理上的漏洞。

[1]張陸燕.企業(yè)存貨的內(nèi)部控制[J].財(cái)經(jīng)問題研究，2016(S1):74-77.

[2]周子清.淺議我國中小企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度[J].中國商貿(mào)，2014(6):53-54.

[3]楊娟英.淺談企業(yè)存貨的內(nèi)部控制[J].會(huì)計(jì)師，2013(15):59-60.

F273.2

A

1005-913X（2017）11-0137-02

2017-10-08

周仕逵(1975-)，男，福州人，會(huì)計(jì)師，研究方向：企業(yè)投融資。

王 鑫］