中小型企業(yè)采購控制要訣

呂 文，葉渭川

中小型企業(yè)采購控制要訣

呂 文，葉渭川

我國的中小企業(yè)正以蓬勃之勢迅速發(fā)展，但在企業(yè)管理方面還存在諸多問題。其中，生產(chǎn)過程中采購問題尤為突出。采購不僅占用大量資金，還與產(chǎn)品質(zhì)量密切相關，并直接影響企業(yè)效益，必須引起中小企業(yè)家的高度重視。文章論述了中小型企業(yè)采購的特點和存在問題，指出了采購控制的對策。

中小企業(yè)；采購；控制

一、引言

采購是企業(yè)為滿足生產(chǎn)需要而不可缺少的一項經(jīng)營活動。企業(yè)的生產(chǎn)資源不可能自給自足，必須通過采購獲取。采購的成本在企業(yè)中占有很大份量，產(chǎn)品的質(zhì)量又在很大程度上依賴于采購品的質(zhì)量，因此，采購成為影響企業(yè)的效益最重要的因素之一，中小企業(yè)更是如此。因此，探索中小企業(yè)采購風險并加以控制非常必要。

二、中小型企業(yè)采購的特點和存在問題

（一）采購制度不全，難以執(zhí)行

中小型企業(yè)的最大弱點就是缺乏制度?！袄习逭f了算”的思想為多數(shù)員工都接受，這不但影響制度的建立，還影響到制度的執(zhí)行。“老板”不可能事無巨細，樣樣都管，否則他就是有三頭六臂也管不過來。何況“老板”也是人，不是神，總有疏忽的時候。一時疏忽釀成大錯的事例并不少見。歷史的經(jīng)驗告誡人們，也告之中小企業(yè)家，必須以制度管人，這已成為人們的共識。

（二）采購數(shù)量大，難以管控

這里所說的采購數(shù)量大，并非與大型企業(yè)相比，而是針對一般中小企業(yè)來說，采購的原材料、元器件占其總產(chǎn)值的比例。就電子播放器制造企業(yè)來說，播放器的外殼由注塑廠提供，印刷電路板請專業(yè)廠生產(chǎn)，電阻、電容、開關、喇叭等器件都是采購回來。企業(yè)自己的主要工作就是進行組裝、試驗和包裝。從整個過程投入的資金量來看，采購確實占了絕大部分。這些采購件的定貨量還必須放些余量，同時還要提前定貨，否則可能延誤交付周期；還有些難以預料的資金短缺，或某項元器件缺貨等等，都使得企業(yè)難以管控。

（三）采購品種多，難以規(guī)范

為適應不同顧客的需要，盡快制造單一品種的企業(yè)，也會有多品種出現(xiàn)。仍以電子播放器為例，外形有長、寬、高；功率有大、中、小；色彩又有好幾種。這么一簡單的組合，可能產(chǎn)生多個品種，其中的采購件可能是指數(shù)或級數(shù)上升，規(guī)范統(tǒng)一有難度。

（四）采購質(zhì)量雜，難以控制

采購質(zhì)量隨著品種數(shù)量的增加，質(zhì)量控制的工作量也隨之增加，雖然大部分只需進貨檢驗，但因中小企業(yè)缺乏檢驗手段(儀器或設備)，進貨檢驗也只能檢查外觀和清點數(shù)量，質(zhì)量檢驗形同虛設。雖然少數(shù)外購定置件可以下廠檢驗，但也因路途遙遠或經(jīng)費原因而難以實現(xiàn)。多種原因使采購件的質(zhì)量愈加難以控制。

三、提高采購控制能力的對策

（一）完善采購制度

企業(yè)建立質(zhì)量體系的主要標志就是建立一套完整的體系文件。中小企業(yè)在這套按 ISO9000 標準編寫的文件中，只少有一個采購管理文件(大企業(yè)有更多的采購支持性文件)。這些文件是采購管理的核心。文件體現(xiàn)了采購的原則和工作流程，使采購管理規(guī)范化、條理化。避免職責不清而發(fā)生重復勞動或相互推諉的現(xiàn)象。

制度應隨管理體制和市場變化而動態(tài)管理，并不斷完善。如有的中小企業(yè)沒有明確的采購授權與審批制度，缺乏相應的監(jiān)督機制；也有的中小企業(yè)常常出現(xiàn)采購成本和管理費用偏高、采購信息不夠明確、檢驗標準模糊、供貨渠道不穩(wěn)定、供貨不及時的現(xiàn)象。加之科技發(fā)展快、產(chǎn)品生命周期短及產(chǎn)品研發(fā)時限短，使得采購管理的反應跟不上。因此企業(yè)采購必須不斷研究適應形勢的新的采購制度。

采購制度一般應包括：1.采購信息審批制度，該制度主要描寫采購信息提出人的需求，由誰來審核采購需求的迫切性和準確性，由誰來審批采購工作的執(zhí)行，采購合同的簽訂及采購過程應存檔的文件；2.采購產(chǎn)品和庫存產(chǎn)品核對制度，該制度主要描寫采購前采購員要再次核實采購信息，到倉庫查對庫存情況，避免重復采購而造成不必要的積壓；3.供應商考察管理制度，該制度主要描寫考察供應商的工作流程，明確哪類供應商需要考察，由誰來牽頭組成考察組，考察組成員由哪些人，到供方后考察哪些內(nèi)容，形成什么記錄，由誰來批準該供方可納入本企業(yè)的合格供方名錄；4.供應商質(zhì)量統(tǒng)計制度，該制度主要描寫統(tǒng)計的項目，誰來統(tǒng)計，統(tǒng)計周期，統(tǒng)計結果的報告等內(nèi)容；5.合格供方動態(tài)管理制度，該制度主要描寫什么情況下需要對合格供方再考察，與上述供應商考察管理制度配合使用。

（二）選擇優(yōu)秀采購員

做任何事情都與辦事人本身的素質(zhì)緊密相關，采購工作也是如此。很難想象，沒有責任心的采購員，能出色完成采購任務。在市場經(jīng)濟條件下，外界的誘惑很多，采購過程也總遇到一些想把劣質(zhì)產(chǎn)品推銷出去的商家，他們不擇手段，或給采購員送錢送物，或投其所好，什么違法的事情都敢干。許多素質(zhì)不高的采購員被拉下水，購回了劣質(zhì)產(chǎn)品，給企業(yè)造成極大損失。因此，必須選擇優(yōu)秀的采購員，他們起碼應具備以下條件：①思想覺悟高，能堅持按制度和原則辦事；②品德高尚，不貪圖便宜；③生活方面無不良嗜好；④熟悉本企業(yè)產(chǎn)品需求，具有成本意識和價值分析能力；⑤具有良好的人際溝通和協(xié)調(diào)能力；⑥身體素質(zhì)好，具有吃苦精神。

但是，我們要知道，優(yōu)秀采購員并不是自生自滅的，就算企業(yè)已有滿意的采購員，也說不定某年某月該采購員要離開企業(yè)。因此，企業(yè)還要注重優(yōu)秀采購員的培養(yǎng)，培訓他們熟悉本企業(yè)的采購業(yè)務，掌握一定的知識，具有一定的“識貨”技能。

（三）貨比三家

許多中小企業(yè)的最高管理者，都會強調(diào)采購時要貨比三家，這是常理。但往往在貨比三家時，只問價格，不問質(zhì)量，這是極其錯誤的指導思想?，F(xiàn)在已有不少中小型民營企業(yè)步入軍工行業(yè)，軍品生產(chǎn)最重要的理念就是“軍工產(chǎn)品質(zhì)量第一”?！捌邔！碑a(chǎn)品，是專為特殊要求生產(chǎn)的產(chǎn)品，是百里挑一，或千里挑一，價格之高可以想象。所以決不能只比價格而忽視質(zhì)量。因采購件質(zhì)量不好，裝機后不斷出現(xiàn)問題，或出廠后返修率居高不下，不僅影響用戶使用，還造成服務的成本急劇上升，顧客信譽直線下降。這類直接影響企業(yè)效益的事例屢見不鮮。

（四）控制供應商

根據(jù) ISO9000 質(zhì)量管理體系標準的要求，產(chǎn)品質(zhì)量由最終提供方負責，也就是說，產(chǎn)品從企業(yè)出售，發(fā)現(xiàn)任何質(zhì)量問題，顧客都直接找賣方，而不會去找產(chǎn)品中任何一家零配件的供應商。因此，控制供應商的提供產(chǎn)品質(zhì)量刻不容緩。

控制供應商有幾點須注意：一是在采購前應對供應商進行調(diào)查評價，包括供應商資質(zhì)、質(zhì)量體系建設或質(zhì)量保證能力、供貨能力等；二是在合同簽訂過程中，了解價格和售后服務情況；三是在進貨中對其供貨情況進行逐批檢驗、記錄；四是對其質(zhì)量、價格、交期、配合度等等方面進行統(tǒng)計分析，提供領導決策。統(tǒng)計一般以年度進行，目的是對供應商進行年度業(yè)績綜合評價，以便優(yōu)勝劣汰。

對于貨架商品，不能只看它是否有標準，還要知道生產(chǎn)廠家，因為即便是按同一標準生產(chǎn)的產(chǎn)品，不同廠家質(zhì)量也不盡相同。

“與供方互利”，是 ISO9001 標準提出的八項原則之一。任何供應商都應得到其應該得到的利益，這是常理。但也有少數(shù)采購方，過低壓價或要求過短的供貨周期，使供方微利或零利潤。他們被逼采取低價原材料或偷減工序，給產(chǎn)品留下隱患，實際上采購方并不得利，甚至造成使用故障，不僅增加了服務成本(更換零配件費用、差旅費等)，還影響了企業(yè)的信譽，可能導致喪失用戶。

（五）嚴控進貨質(zhì)量

進貨檢驗是入廠質(zhì)量的最后一關，因此，質(zhì)檢部門責任重大，必須高度重視。由于進貨品種多、數(shù)量大，質(zhì)檢部門技術能力和檢驗手段有限，這就需要采取有力措施來確保進貨的質(zhì)量。一是要根據(jù)本企業(yè)進貨的類別，制定相應的進貨檢驗規(guī)范。如電子產(chǎn)品檢驗規(guī)范、機械加工件檢驗規(guī)范等；二是對電子元器件一定要進行老練篩選，發(fā)現(xiàn)早期劣品，予以剔除；三是對特殊產(chǎn)品，沒有檢測設備和手段的，可到供方現(xiàn)場檢驗；四是一旦出現(xiàn)不合格的產(chǎn)品，要做詳細的記錄，做到不合格產(chǎn)品的可追溯、可索賠；五是視企業(yè)的財力狀況，逐步添加必要的檢測儀器設備；六是提高檢驗人員的素質(zhì)，包括責任心素質(zhì)和技術能力素質(zhì)的培養(yǎng)，要結合企業(yè)產(chǎn)品的情況，加強對檢驗員的培訓，最好能做到持證上崗。

四、結語

做好采購控制工作，對企業(yè)大有好處，但這項企業(yè)的日常工作往往漏洞很多。因此企業(yè)的最高管理者一定要對此項工作高度重視。先是做好建章立制工作，然后是抓好采購工作的執(zhí)行力，堅決按制度辦事，違規(guī)要處罰，做得好的要嘉獎，特別要培養(yǎng)優(yōu)秀采購員，并給予合適的待遇。企業(yè)通過多方面得力措施的實踐，采購工作必定會為企業(yè)帶來可觀的效益。

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F253.2/F276

A

1008-4428（2017）06-34-02

呂文，女，江蘇南京人，南京艾柯湃特自動化工程有限公司工程師，研究方向：技術管理及企業(yè)管理；

葉渭川，男，浙江嵊州人，研究員級高級工程師，江蘇泰達機電設備有限責任公司顧問，中國管理科學研究院特約研究員，研究方向：技術管理及企業(yè)管理。