電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理新模式的探索與實(shí)踐

吳莉娜/國(guó)網(wǎng)安徽省電力公司太湖縣供電公司

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理新模式的探索與實(shí)踐

吳莉娜/國(guó)網(wǎng)安徽省電力公司太湖縣供電公司

電網(wǎng)建設(shè)檔案是在電網(wǎng)建設(shè)過程中形成的，且有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。它是電網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)，是各供電企業(yè)維護(hù)電網(wǎng)正常運(yùn)行的必備條件。近年來，電網(wǎng)建設(shè)迅猛發(fā)展，電網(wǎng)建設(shè)的基建工程、技術(shù)改造工程、農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程、小型基建工程數(shù)量日益增加，同時(shí)，新技術(shù)、新工藝、新管理方式的出現(xiàn)，使以工程項(xiàng)目為核心的業(yè)務(wù)檔案歸檔文件數(shù)量迅速增長(zhǎng)；工程各參建單位檔案管理薄弱，兼職檔案員更換頻繁，社會(huì)化單位人員對(duì)電力企業(yè)歸檔標(biāo)準(zhǔn)不夠熟悉，制作的文件質(zhì)量未能達(dá)到預(yù)期效果；工程管理人員忙于項(xiàng)目建設(shè)，對(duì)歸檔文件的收集管控不夠及時(shí)。因此，要做好電網(wǎng)建設(shè)的工程檔案管理，檔案管理人員必須做到以下幾點(diǎn)：

電網(wǎng)項(xiàng)目檔案；管理；價(jià)值；策略

1.抓制度，使工程檔案管理有據(jù)可依

為了建立健全電網(wǎng)項(xiàng)目檔案，國(guó)家電網(wǎng)公司印發(fā)了《國(guó)家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》（國(guó)家電網(wǎng)辦〔2010〕250號(hào)），國(guó)網(wǎng)安徽省電力公司也印發(fā)了《安徽省電力公司農(nóng)網(wǎng)完善工程檔案管理工作規(guī)定》（皖電總〔2009〕284號(hào)）等相關(guān)文件。依據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家電網(wǎng)公司、國(guó)網(wǎng)安徽省電力公司檔案管理的相關(guān)文件，制定符合上級(jí)文件要求，適合本單位檔案管理實(shí)際情況的工程檔案管理制度。在制度中明確公司各部門、各參建單位、各兼職檔案員的職責(zé)，明確工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的、應(yīng)歸檔移交的項(xiàng)目文件的質(zhì)量要求，明確工程檔案的移交條件和移交時(shí)間，明確獎(jiǎng)懲條款，并且將工程檔案管理制度以正式文件在公司內(nèi)部印發(fā)。為工程檔案管理奠定基礎(chǔ)，提供依據(jù)。在重大建設(shè)項(xiàng)目開工伊始，建立相應(yīng)的項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)由分管副總擔(dān)任，項(xiàng)目管理部門主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)。建立以項(xiàng)目管理部門主任為組長(zhǎng)、各管理專責(zé)（專兼職檔案員）和各參建單位專責(zé)人員為成員的項(xiàng)目檔案工作小組，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔工作，以保證檔案在形成、收集、整理、移交過程的制度化、規(guī)范化。實(shí)現(xiàn)工程檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理，形成項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為工程開工前、建設(shè)中、竣工后記錄資料完備奠定基礎(chǔ)，為工程資料建檔、歸檔的完整、準(zhǔn)確、有序提供保障，為有效地加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)過程的檔案管理提供支撐。

2.重過程，確使工程檔案形成與工程建設(shè)同步

過程決定結(jié)果，將檔案管理滲透到項(xiàng)目建設(shè)的全過程，決定檔案的最終質(zhì)量。所以，檔案員需要參與到項(xiàng)目建設(shè)過程中。

2.1 參加圖紙會(huì)審會(huì)議

參加這個(gè)會(huì)議主要是做三件事。一是了解各參建單位項(xiàng)目部人員組成情況，明確各參建單位兼職檔案人員，并且記錄參建單位兼職檔案人員的聯(lián)系方式，便于工作中聯(lián)系。二是聽取工程介紹，并且根據(jù)工程規(guī)模、特點(diǎn)，在會(huì)議中講解項(xiàng)目檔案的歸檔范圍和歸檔要求。三是依據(jù)國(guó)家電網(wǎng)公司的項(xiàng)目檔案歸檔范圍，結(jié)合工程具體內(nèi)容，制作出符合本工程的項(xiàng)目檔案歸檔范圍表，在會(huì)議結(jié)束后發(fā)放給參建單位。如工程內(nèi)容是更換避雷器、高壓開關(guān)，那么就將原變電站工程歸檔范圍表簡(jiǎn)化為工程量只有更換避雷器、高壓開關(guān)的歸檔范圍表。為項(xiàng)目建設(shè)過程中檔案的形成打基礎(chǔ)。

2.2 深入施工現(xiàn)場(chǎng)

檢查參建單位的檔案文件形成是否及時(shí)，是否與工程建設(shè)同步，是否有專人保管；已形成的檔案文件的載體、數(shù)量、字跡、簽認(rèn)等是否符合要求，對(duì)于不符合歸檔要求的檔案文件，要求及時(shí)予以改正，使形成的文件符合歸檔要求；指導(dǎo)、監(jiān)督各參建單位專兼職檔案員將施工階段的各種合格證、試驗(yàn)報(bào)告單、設(shè)備開箱、施工報(bào)審級(jí)及施工記錄等資料進(jìn)行收集與整理，保障檔案文件的齊全與完整。

2.3 參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收

在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收項(xiàng)目檔案，對(duì)各參建單位形成、收集的檔案材料的齊全、完整性進(jìn)行檢查，對(duì)檢查不合格的檔案及時(shí)進(jìn)行整改與再收集，確保檔案符合歸檔要求。

3.嚴(yán)審核，保障歸檔文件的質(zhì)量

工程檔案歸檔整理前，對(duì)預(yù)歸檔文件材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)應(yīng)審核工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量，如文字材料是否完整、是否齊全、是否系統(tǒng)，編制的竣工圖是否準(zhǔn)確等，確保歸檔檔案的質(zhì)量。一是對(duì)照相應(yīng)的歸檔范圍表，審核文件是否齊全，對(duì)于不全的予以補(bǔ)充，對(duì)于短時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充不全的說明原因，視具體情況延遲時(shí)限。比如變電站的征占地相關(guān)手續(xù)辦理較難，歸檔就相對(duì)滯后；送電線路的通道砍伐較困難，相關(guān)的協(xié)議歸檔也是滯后的。二是審核每一份文件是否完整，查看正文與附件是否缺張少頁(yè)。實(shí)際檢查中缺少附件的情況很多，如一張監(jiān)理報(bào)審表中，列出的附件有3個(gè)，實(shí)際卻只有2個(gè)。具體的如特殊工種報(bào)審，報(bào)審列表中的人員10人，附件的證件只有8人，列表中人員名字叫張三，資格證卻用李四的頂替等。三是是否閉環(huán)，如每一份監(jiān)理工程師通知單是否有回復(fù)單，每一份質(zhì)量監(jiān)督檢查報(bào)告需要整改的部分是否有整改回復(fù)。四是審核預(yù)歸檔文件是否為原件、簽認(rèn)手續(xù)是否完備、是否有水淹等現(xiàn)象。五是審核文件的簽署日期是否符合邏輯，如合同是否在中標(biāo)通知書發(fā)出一個(gè)月內(nèi)簽署，項(xiàng)目部是否在合同簽署后、開工報(bào)審前成立，措施、作業(yè)指導(dǎo)書等施工準(zhǔn)備文件是否在施工前制定，等等。六是審核竣工圖是否符合檔案管理要求，簽認(rèn)是否完備，竣工草圖是否隨設(shè)計(jì)變更單一并歸檔。四、勤宣傳，提高相關(guān)人員的檔案意識(shí)電網(wǎng)建設(shè)檔案包含從立項(xiàng)、可研、初步設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、施工過程、竣工驗(yàn)收，到生產(chǎn)試運(yùn)行整個(gè)過程中產(chǎn)生的有歸檔價(jià)值的文件材料，它是工程竣工結(jié)算、創(chuàng)優(yōu)檢查、竣工審計(jì)及后續(xù)改、擴(kuò)建的依據(jù)。工程檢查、工程審計(jì)等需要大量調(diào)用工程檔案，而調(diào)用檔案的都是施工單位、監(jiān)理單位、工程管理單位的相關(guān)人員，這個(gè)時(shí)候，利用他們急需檔案的有利時(shí)機(jī)，對(duì)他們宣傳工程檔案在工作中的重要性，工程檔案的作用；在工程結(jié)算依據(jù)不足，需要借助檔案進(jìn)行工程量計(jì)算時(shí)，對(duì)相關(guān)人員宣傳工程資料存檔的意義；工程改造前，需要參照原始的工程檔案進(jìn)行考察、設(shè)計(jì)，此時(shí)，對(duì)需要借閱檔案的設(shè)計(jì)人員宣傳檔案的重要性。讓工程檔案在相關(guān)人員思想中扎根，以利于以后工程檔案管理。五、多培訓(xùn)，提升各兼職檔案員的檔案管理水平培訓(xùn)是提高參建單位專兼職檔案員業(yè)務(wù)水平的重要途徑，只有提升參建單位專兼職檔案員管理水平，才能保證項(xiàng)目檔案的高質(zhì)量。培訓(xùn)的方式有多種，一是在深入施工現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，隨時(shí)對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講解各類工程的檔案歸檔范圍，形成文件的質(zhì)量要求、格式要求；二是定期舉辦工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，講解工程檔案的分類、文件排列、組卷規(guī)范，檔案管理系統(tǒng)軟件各錄入界面的填寫標(biāo)準(zhǔn)；三是在整理檔案時(shí)培訓(xùn)專兼職檔案員如何對(duì)工程檔案進(jìn)行審核。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是電網(wǎng)企業(yè)的重要組成部分，隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息化檔案管理模式已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)的管理方式，滿足當(dāng)前檔案管理的需要。但是，我國(guó)電網(wǎng)企業(yè)檔案管理工作中存在許多問題，需要?jiǎng)?chuàng)新性的改革和管理提高檔案管理工作質(zhì)量和水平。

[1]張志強(qiáng)，孟慶江.電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程管理的實(shí)踐與創(chuàng)新[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2015,14(23).

[2]林瓜量.淺析電網(wǎng)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(09).