檔案管理創(chuàng)新的路徑選擇

周林 楊嵐

/1.新疆醫(yī)科大學(xué)2.新疆維吾爾自治區(qū)科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)信息中心

檔案管理創(chuàng)新的路徑選擇

周林1楊嵐2

/1.新疆醫(yī)科大學(xué)2.新疆維吾爾自治區(qū)科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)信息中心

新形勢(shì)下，檔案管理創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)在現(xiàn)當(dāng)代社會(huì)尤其明顯，相比較之下，新的檔案管理創(chuàng)新有利于我們更好的、更便利的管理檔案。結(jié)合檔案管理工作的現(xiàn)狀,提出有關(guān)檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)建議。

檔案管理；創(chuàng)新；建議

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)的進(jìn)步，檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。本文擬結(jié)合檔案管理工作的現(xiàn)狀,對(duì)檔案管理的創(chuàng)新提出合理化建議，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，標(biāo)準(zhǔn)化和信息化發(fā)展。

一、檔案管理創(chuàng)新的必要性和緊迫性

檔案是一種信息資源，檔案的原始記錄性和知識(shí)信息性能夠滿足某個(gè)方面社會(huì)需求時(shí)就形成了檔案的價(jià)值。檔案是機(jī)關(guān)行政、單位和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是生產(chǎn)活動(dòng)的參考依據(jù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案以其所載信息的原始性、真實(shí)性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等使其具有更高的利用價(jià)值，它在人類文明進(jìn)步中一直起著承前啟后的作用。對(duì)檔案的管理也應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，從中尋找科學(xué)管理規(guī)律和成功管理的經(jīng)驗(yàn)，有效利用有價(jià)值檔案信息資源為社會(huì)發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，有力推動(dòng)檔案工作向更高層次邁進(jìn)。

社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步對(duì)檔案工作管理手段、管理方式提出了更高的要求。當(dāng)前我國(guó)檔案管理過程中存在著一些弊端，傳統(tǒng)的管理模式已難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理水平低、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理資金短缺、硬件設(shè)備和技術(shù)落后、檔案基礎(chǔ)差等現(xiàn)象，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度較慢、整理歸納所需周期較長(zhǎng)、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。為此，新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)當(dāng)前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案主管部門在管理手段、管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。

二、新時(shí)期檔案管理創(chuàng)新的建議

（一）思想觀念的創(chuàng)新

管理觀念的創(chuàng)新是檔案管理的靈魂，是時(shí)代的要求，只有觀念創(chuàng)新，才能有管理創(chuàng)新和服務(wù)的創(chuàng)新。如果檔案人員沒有創(chuàng)新的意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，即使有一流的檔案管理設(shè)施，也不能為社會(huì)提供高水平的信息資源服務(wù)。因此，檔案人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，將封閉服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放服務(wù)，使檔案管理工作實(shí)至名歸。

（二）人才培養(yǎng)的創(chuàng)新

隨著社會(huì)的發(fā)展，高新技術(shù)為檔案管理提供了物資基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用為檔案管理帶來(lái)了極大的便利，在現(xiàn)代檔案管理工作中，不斷實(shí)踐，開拓創(chuàng)新，來(lái)推動(dòng)檔案工作向更深層次邁進(jìn)。首先是人才培養(yǎng)是關(guān)鍵，這就要求我們不斷加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)自身的素質(zhì)培養(yǎng)，開闊視野，提高綜合文化素質(zhì)，正確運(yùn)用科學(xué)、規(guī)范、現(xiàn)代化的檔案管理的技能，做好新時(shí)期的檔案管理工作。

（三）理論知識(shí)的創(chuàng)新

要建立健全檔案管理模式，就應(yīng)保證檔案完整，安全，高效。這就要求我們檔案管理者要與時(shí)俱進(jìn)，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，掌握和應(yīng)用科學(xué)的方法及技術(shù)，在新的領(lǐng)域中探討、創(chuàng)新，讓傳統(tǒng)的人工管理方法與現(xiàn)在的科學(xué)信息方法相結(jié)合，改變落后的管理水平和管理手段，運(yùn)用當(dāng)今信息技術(shù)，真實(shí)記載檔案所記載的原始性，真實(shí)性。用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)中吸納新知識(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)觀念，遵守檔案信息化的管理法制，檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新，不斷完善服務(wù)手段，用創(chuàng)新服務(wù)來(lái)滿足檔案管理的需要?，F(xiàn)有的服務(wù)手段，即不能完全的脫離老的檔案管理的方法和經(jīng)驗(yàn)，又要逐漸引導(dǎo)檔案管理者正確的樹立新觀念，充分運(yùn)用現(xiàn)代化工具，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理信息得到充分的物暢其流，通過檔案管理的服務(wù)化，多樣化，現(xiàn)代化，來(lái)滿足檔案管理全方位的需求。

（四）硬件設(shè)施的創(chuàng)新

檔案工作在現(xiàn)實(shí)中發(fā)生著變化，在今天的信息產(chǎn)業(yè)中，可以系統(tǒng)的完成文件起草、修改、刪減到定稿，通過檢索、打印、登記來(lái)匯集統(tǒng)計(jì)工作，使文件自然行成，運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化，配備檔案管理所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，運(yùn)用這些設(shè)備來(lái)縮微檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化，科學(xué)化處理及保存。為此，各級(jí)政府和單位應(yīng)加大現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)數(shù)字的投入，力爭(zhēng)更多的經(jīng)費(fèi)，加大硬件設(shè)施建設(shè)。為檔案部門要利用現(xiàn)代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發(fā)揮自己的專業(yè)水平來(lái)存儲(chǔ)大量的檔案資源，有效利用信息技術(shù)，來(lái)滿足社會(huì)各界的需要，并將這類檔案管理轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，通過這些信息技術(shù)廣泛運(yùn)用，給檔案工作注入新的活力和生機(jī)，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和社會(huì)價(jià)值，為檔案工作現(xiàn)代化，信息化的發(fā)展提供有力的保證。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是歷史資源得以保存的重要途徑，要建立健全檔案管理的創(chuàng)新思維，開展創(chuàng)新實(shí)踐的理念，對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀特點(diǎn)要求做到心中有數(shù)，以積極的態(tài)度去創(chuàng)新、去摸索，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決問題。同時(shí)，積極推出新模式新方法，推動(dòng)檔案管理的事業(yè)不斷向前發(fā)展，今后，要積極參與國(guó)際檔案信息的交流，來(lái)滿足國(guó)際和國(guó)內(nèi)方面的信息需求。

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