基于Excel服務器的信息管理系統(tǒng)

葉小琴++鄒永艷++鮮敏

摘要：隨著信息技術的快速發(fā)展，高校辦公管理模式也隨之而變化。逐漸由過去復雜、低效的手工辦公方式改為以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使內部人員能更方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作?；诂F代辦公人員都會使用Excel的基礎上，Excel服務器應運而生。利用Excel服務器平臺，用戶不需要依賴專業(yè)人員就可以實現滿足辦公需要的信息管理系統(tǒng)，并能根據實際需要隨時調整、刪增系統(tǒng)的功能，真正實現高效快速的辦公。

關鍵詞：Excel服務器；信息管理；高效

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2017）10-0227-01

1 高校信息化管理的現狀

在網絡技術快速普及的今天，高校信息化建設已經成為教育性方針戰(zhàn)略，各大高校都在進行信息化建設的平臺搭建。隨著教育信息化進程的加深，高校往往針對不同的管理系統(tǒng)采用漸進方式采購相應的信息系統(tǒng)平臺[1]。

信息系統(tǒng)平臺在高校的推廣使用過程中，無疑是為了提高高校的管理效率，實現高校的現代化管理創(chuàng)新。但是，另一方面，工作人員會花一定的時間去了解并使用它，而且并不是軟件提供的所有模塊都適合各個學校的管理。對于一些比較復雜的信息系統(tǒng)平臺在維護的過程中也會花大量的人力與物力。但是如果高校仍然采用以單個電子表格為教師信息載體的管理手段，不注重表格之間信息的交換與共享，這樣一是需要信息填寫格式要一致，另外也需要收集信息的工作人員要很細心處理表格中的數據。一旦數據龐大的時候，數據在處理過程中很容易丟失和出錯。這樣不僅不能提高教師的工作效率，反而還會增加數據的錯誤率。所有能開發(fā)一款適用于本校的信息管理系統(tǒng)就成了各高校夢寐以求的事情了。

2 Excel的特點

Excel是人們非常熟悉的電子表格處理軟件，它為我們提供了很多數據處理方面的功能，如電子表格制作、公式函數的使用、數據的排序、篩選、分類匯總、透視表和圖表等操作，極大的方便我們處理大量數據。在各高校中的日常管理工作中，我們也在處理著各種各樣的Excel表格。但是僅僅使用Excel表格處理數據還是不夠的，特別是需要處理的數據分布在不同的工作表時，就無法完成操作。如教務的成績管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)、設備管理系統(tǒng)等等。大量的有用信息分布在學校的各個部門，收集、錄入、更新都需要大量的人力、物力。數據的交叉反復使用，更新不及時都會造成數據的錯誤。

3 Excel服務器及其應用

3.1 Excel服務器的概念

勤哲Excel服務器是一個面向最終用戶的信息系統(tǒng)設計工具與運行平臺，它將電子表格軟件MS Excel和大型數據庫管理系統(tǒng)集成為一個網絡數據業(yè)務協(xié)同工作環(huán)境。利用MS Excel作為主要操作界面，把電子表格從單機應用中脫離出來，并結合數據庫技術作為后臺數據支持，在這個平臺上，用戶可以充分發(fā)揮Excel的應用水平，通過設計模板、定義工作流、定義表間公式等簡單直觀的操作，設計一個適用于自己學校的信息管理系統(tǒng)，從而大大提高了高校辦公自動化的工作效率[2]。

3.2 Excel服務器的關鍵技術

3.2.1 數據規(guī)范

Excel服務器中的數據規(guī)范有：數據項設置默認值、設置自動編號和下拉列表等。設置好數據規(guī)范能簡化數據的錄入，如班級的選擇、課程的選擇等。降低了信息錄入的錯誤率。

3.2.2 表間公式

表間公式是Excel服務器最核心的內容，用戶可以任意引用權限范圍內的表單中的數據。表間公式有提數和回寫的功能。提數的作用主要是通過篩選條件，利用之前輸入的數據填充當前表單，而回寫的作用則是利用當前填寫的數據更新以前的表單。

3.2.3 工作流

如果對一個模板定義工作流，可以基于該模板的表單按規(guī)定的過程進行傳送。完整的工作流包括定義工作流、啟動工作流、處理代辦事宜、查看工作進度以及重做或撤銷。管理人員可以強行控制表單的流轉過程，從而降低數據的錯誤率。

3.2.4 數據的統(tǒng)一管理

在Excel服務器中，大量的數據，如組織機構、人員、角色等都是統(tǒng)一進行管理的；而數據類型、數據規(guī)范、用戶字典、自動編號規(guī)則可以根據權限進行分散管理。這樣極大的增強了系統(tǒng)的適應性和可用性。

3.3 Excel服務器在高校管理中發(fā)揮的作用

（1）系統(tǒng)的建立。首先是結構體系的設置，部門的創(chuàng)建，角色的分配以及用戶的基本信息；再建立相關的數據模板；最后完成數據的統(tǒng)計、匯總和查詢。創(chuàng)建合理有效的工作表模板和表間公式的設計可以很大程度上提高各部門的工作效率，減少人為數據錄入的錯誤率。（2）數據和信息的權限設計與管理。有效的分配表單的權限，可以很好的進行分散管理，如系主任可以查看各教研室填寫的所有表格，而教研室主任則只能看到自己和自己組的老師填寫的表格。從而更方便各部門人員對數據的管理，增強了系統(tǒng)的適應性和可用性。（3）實現web化。不管是設計人員或是操作人員都可以遠程通過訪問互聯(lián)網進行數據的填報、修改和設計。大大方便了老師的工作。

在信息化大數據時代，處于改革中的各大高校，只有用信息化的理念和技術來改變學校的管理的模式，才能更好的利用計算機、利用互聯(lián)網、利用像Excel服務器這樣的軟件來提高學校的信息化管理。

參考文獻

[1]王晨，趙鵬飛.Excel服務器在高校管理中的應用[J].科技信息，2008，（32）：85+17.

[2]楊小莉.基于EXCEL服務器的高校教師管理系統(tǒng)設計與實現[J].軟件導刊（教育技術），2015，14（07）：90-92.endprint