高校學(xué)籍管理工作實行電子注冊探析

李遠麗+黃卉

【摘 要】本文從系部二級管理的視角探析目前高校學(xué)籍管理工作中存在的問題，提出在高校學(xué)籍管理工作中應(yīng)用電子學(xué)籍管理，并從完善制度、加強宣傳、優(yōu)化平臺、專人專職、加強培訓(xùn)、信息準確等方面探索電子學(xué)籍管理的實施，以實現(xiàn)對高校學(xué)生精準化、系統(tǒng)化、信息化管理，為促進和完善高校學(xué)生的數(shù)據(jù)信息庫提供幫助。

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)籍管理 電子注冊 系部二級管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2017）10C-0117-03

學(xué)籍管理工作是高校在教學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，在學(xué)校、教師與學(xué)生三者之間起著橋梁和紐帶的作用，是高?；A(chǔ)信息分析的主要來源，同時，它的數(shù)據(jù)庫非常龐大，包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的所有環(huán)節(jié)，如學(xué)生入學(xué)注冊、個人信息的管理與更新、退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、獎懲、成績考核與錄入、專升本、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)證發(fā)放等內(nèi)容，因此，學(xué)籍管理工作的好壞直接影響到一所學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)水平。而筆者所在的學(xué)校近年來生源數(shù)量逐漸增多，原有的學(xué)籍管理方法已經(jīng)不太適用于現(xiàn)在的管理模式，為了使學(xué)籍管理工作更加快速有效，我們必須統(tǒng)一思想，提高認識，改變觀念，進一步探索新方式、新經(jīng)驗、新措施，采取更為有效的方法來推動學(xué)籍管理工作向精準化、系統(tǒng)化與信息化的方向發(fā)展。

一、高校學(xué)籍信息管理工作現(xiàn)狀

隨著高校進一步擴大辦學(xué)規(guī)模，生源數(shù)量劇增，學(xué)籍管理工作的內(nèi)容與數(shù)量隨之增加，學(xué)生各類學(xué)籍信息的收集與管理、各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計、更新、歸檔、上報等龐大而繁雜的學(xué)籍管理工作需要高校系部二級學(xué)籍管理人員去協(xié)助完成，但目前部分高校還沒有改變原來的工作方式方法，基本上是教務(wù)處下發(fā)通知到系部讓系部工作人員去核實、核對才上報，從而浪費了許多人力、物力、精力，并且在管理過程中還很容易出現(xiàn)錯誤和遺漏。因此“原來的小型數(shù)據(jù)庫、半手工操作的學(xué)籍管理已經(jīng)很難完成現(xiàn)在龐大的工作量，內(nèi)容的繁、雜、重必定會影響學(xué)校的學(xué)籍管理工作”。具體表現(xiàn)在以下方面：

（一）學(xué)籍管理制度滯后。學(xué)籍管理工作是一項政策性與技術(shù)性都很強的工作，廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍管理工作主要由教務(wù)處承擔(dān)，系部協(xié)助管理，協(xié)助管理人員由學(xué)工干事和教學(xué)干事?lián)?，學(xué)工干事負責(zé)學(xué)生日常的學(xué)籍管理，教學(xué)秘書負責(zé)學(xué)生的課程和成績管理，但學(xué)生軍訓(xùn)的免修、緩考申請又由學(xué)工干事負責(zé)，因工作有交叉、有重復(fù)，而又沒有制度制約，沒有實行專人專項管理，導(dǎo)致部分教師不重視此項工作，許多工作沒有辦法及時開展，或開展起來效果不理想，特別是部分系部二級管理人員不按時完成，給教務(wù)處帶來很多困擾。

（二）學(xué)籍管理手段落后。學(xué)籍管理人員都知道學(xué)籍管理工作的繁雜與重要，因為該工作涉及各種煩瑣的統(tǒng)計、分析及相關(guān)數(shù)據(jù)的處理，大量電子圖像信息處理，同時還涉及許多報表的上報，盡管廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院已經(jīng)實行了學(xué)籍學(xué)歷電子注冊，但很多工作仍然靠系部人工統(tǒng)計與核對后才由教務(wù)處統(tǒng)一上報，如此一來不僅耗費大量的時間，增加了工作量，同時也可能造成數(shù)據(jù)出錯或丟失。如專升本工作，先由教務(wù)處發(fā)通知，系部再根據(jù)教務(wù)處導(dǎo)出的數(shù)據(jù)來考查學(xué)生是否通過英語等級考試，是否有違紀行為，詢問學(xué)生是否愿意就讀等，查詢數(shù)據(jù)和給學(xué)生考慮是否就讀的過程無疑浪費了大量的時間與精力。又如，廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院雖然試行了在網(wǎng)上申請轉(zhuǎn)專業(yè)，但由于實行半手工操作，需要完成以下煩瑣的步驟：學(xué)生網(wǎng)上提交申請→到輔導(dǎo)員處領(lǐng)取轉(zhuǎn)專業(yè)申請表填寫→上交申請表給輔導(dǎo)員→輔導(dǎo)員審核→系部審批→學(xué)院審批等，才能成功轉(zhuǎn)專業(yè)。

（三）學(xué)籍管理工作不規(guī)范。在學(xué)籍管理中，各類信息的處理需謹慎細心，但即便是最細心的人在面對大量的數(shù)據(jù)時都有可能遺漏或出錯。廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院大部分學(xué)籍管理工作仍是單機操作，如學(xué)籍異動更新不及時，系部已經(jīng)登記學(xué)生休學(xué)離校，但教務(wù)系統(tǒng)上仍顯示學(xué)生的信息，原因在于有些學(xué)生辦理休退學(xué)手續(xù)時由于找不到領(lǐng)導(dǎo)簽字，從而離開學(xué)校一段時間了都未辦理完休退學(xué)或者保留學(xué)籍手續(xù)，導(dǎo)致兩邊數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。而系部管理人員因不是專門從事學(xué)籍管理工作，從而沒有及時督促學(xué)生盡快辦理手續(xù)。另外，系部方面還存在著收集學(xué)生個人信息不及時與不全面的問題，如學(xué)生的檔案管理沒有及時跟進與更新，學(xué)生面臨畢業(yè)整理檔案才發(fā)現(xiàn)缺少材料。盡管現(xiàn)在廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的在校生規(guī)模已經(jīng)上萬，但學(xué)籍管理仍然沿襲原來的狀態(tài)，由教務(wù)處承擔(dān)，系部基本只是上報與核對數(shù)據(jù)，二級管理的理念沒有形成。

二、實行學(xué)籍管理電子注冊的重要性

高校學(xué)籍信息管理實行電子注冊不僅是完善學(xué)生學(xué)歷電子注冊制度的一項重要內(nèi)容，同時也是加強高校招生的一種監(jiān)督手段；不僅可以加強對高校學(xué)生的管理，也可以保障高等教育改革的健康全面發(fā)展，而且還可以實現(xiàn)對學(xué)生在校期間的全面化、規(guī)范化以及信息化管理，從而建成比較完整的、動態(tài)的學(xué)生數(shù)據(jù)信息庫。

廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院在做學(xué)生推優(yōu)或者給予學(xué)生就業(yè)推薦時，系部輔導(dǎo)員經(jīng)常是通過多方打聽才了解到學(xué)生的在校表現(xiàn)情況從而推薦，假若學(xué)生個人信息庫建立好，里面包含有學(xué)生詳細的個人信息，如學(xué)號、姓名、性別、出生年月、政治面貌、身份證號碼、相片、家庭地址、所在系部、班別、所學(xué)專業(yè)、成績、學(xué)籍異動以及大學(xué)期間所獲獎懲情況等，那么工作起來將會事半功倍，老師推薦起來也會比較客觀、公平、公正。

三、實施學(xué)籍管理電子注冊的若干建議

電子注冊是學(xué)籍管理中的一種重要手段和工具，如何在新形勢下對學(xué)籍管理工作進行改革是高校學(xué)籍管理管理人員特別是系部二級管理人員必須思考的一個問題，建議從以下幾方面去做好工作。

（一）高度重視。學(xué)籍管理工作的繁雜性與重要性決定了必須進一步提高對學(xué)籍管理的認識，將國家關(guān)于學(xué)籍管理電子注冊方面的方針政策與本校實際結(jié)合起來，出臺相應(yīng)的規(guī)章制度來確保學(xué)籍信息電子注冊能夠有序推進，使學(xué)籍管理工作做到安排合理，部署準確，組織有序，協(xié)調(diào)有力。首先，該工作的開展涉及學(xué)校的多個部門，如教務(wù)處、招生就業(yè)辦、學(xué)工處、團委、后勤處、系部等，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭來組織、協(xié)調(diào)好各項工作，明確各部門的工作職責(zé)，為各部門建立靈活、有效的溝通機制，讓各部門協(xié)助與支持來完成工作。其次，由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，因此運用現(xiàn)代高科技手段進行學(xué)籍管理工作是一種大趨勢，學(xué)校應(yīng)撥專項經(jīng)費來研發(fā)與提升自己的系統(tǒng)，開發(fā)具有擴展性與兼容性的數(shù)據(jù)處理軟件來為師生服務(wù)，將系部與各部門納入系統(tǒng)管理，讓系部人員有權(quán)限定期對本系的信息進行更新與維護，為電子注冊工作的順利進行提供堅實的后盾。endprint

（二）完善制度。筆者所在的系部2016年有新生因病未按時來校報到，也未在規(guī)定時間內(nèi)辦理學(xué)籍暫緩注冊，當她來校報到時教務(wù)處已經(jīng)上報2016級新生信息，并完成學(xué)籍電子注冊，該生只能來年再參加高考并報讀。因為教育部不僅規(guī)范了招生錄取的數(shù)據(jù)和工作程序，而且建立了招生與學(xué)籍電子注冊完整的工作體系，學(xué)籍管理電子注冊要求嚴格，上級部門所規(guī)定的操作程序以及上報什么內(nèi)容，什么時間上報，都不允許出現(xiàn)任何的紕漏，如果數(shù)據(jù)上傳時間晚，會影響到學(xué)籍電子注冊的順利實施，因此要求學(xué)籍管理部門與人員確保工作的質(zhì)量。筆者查詢了所在學(xué)校關(guān)于學(xué)籍管理人員方面的規(guī)章制度，只有學(xué)籍管理和考務(wù)管理干事崗位職責(zé)，學(xué)院層面必須建立與修訂好學(xué)籍管理的相關(guān)制度，完善學(xué)籍管理的操作規(guī)程，建立校、系兩級專人負責(zé)制，并要求他們嚴格執(zhí)行，才能確保電子注冊內(nèi)容全面、準確。

（三）加強宣傳。很多學(xué)生不重視甚至忽視學(xué)籍管理工作，筆者所在的系部有學(xué)生因畢業(yè)前一個月到派出所更改姓名不及時跟學(xué)校報備與溝通，在核查畢業(yè)資格時才提出姓名已經(jīng)更改，因?qū)W生學(xué)籍信息需要層層上報才能真正更改，這導(dǎo)致學(xué)生不能及時地拿到畢業(yè)證，不僅影響了自己正常畢業(yè)，也影響學(xué)生的就業(yè)與報到工作。同時，部分學(xué)生不認真校對教務(wù)處、系部下發(fā)的在校生學(xué)籍信息注冊表，常有學(xué)生口頭委托他人簽字，導(dǎo)致信息錯誤后沒能夠及時發(fā)現(xiàn)，曾有與他人同名同姓的學(xué)生在學(xué)期結(jié)束后才發(fā)現(xiàn)自己的所學(xué)專業(yè)與學(xué)籍信息上的專業(yè)不一致。學(xué)校應(yīng)該通過多方面多途徑來宣傳學(xué)籍管理信息電子化的重要性，在圖書館、林蔭道、食堂、宣傳欄等地方張貼宣傳材料供學(xué)生瀏覽，同時在學(xué)院網(wǎng)站發(fā)布學(xué)籍信息電子注冊的相關(guān)文件供學(xué)生下載學(xué)習(xí)，修訂《學(xué)生手冊》中的學(xué)籍管理規(guī)定，增加電子注冊制度的要求、目的、意義等，通過各種方法讓學(xué)生了解并積極地配合學(xué)院做好電子注冊的工作。

（四）優(yōu)化平臺。學(xué)院應(yīng)加強學(xué)院網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，積極開發(fā)學(xué)生管理信息綜合管理系統(tǒng)，將學(xué)籍管理系統(tǒng)與成績管理系統(tǒng)進行有效對接，因為每年畢業(yè)班輔導(dǎo)員在整理畢業(yè)生的學(xué)籍檔案時，都是將學(xué)生的學(xué)籍信息卡與成績單進行人為手工粘貼在一起，這將會導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍信息與成績單信息出現(xiàn)粘貼錯誤的現(xiàn)象，如果將系統(tǒng)合二為一，輔導(dǎo)員直接打印學(xué)生的信息，可有效避免錯誤。同時，應(yīng)該在現(xiàn)有平臺的基礎(chǔ)上增加學(xué)籍信息核對、學(xué)籍異動辦理、專業(yè)變更申請、獎懲材料上傳、考試申請（包括等級考試與補考）等功能。每年推薦自治區(qū)“三好學(xué)生”“優(yōu)秀畢業(yè)生”時都令輔導(dǎo)員老師十分頭疼，一是學(xué)生自己不重視材料的收集，獲獎證書丟失導(dǎo)致無憑證。二是老師整理材料不系統(tǒng)，如果一個年級由2-3名輔導(dǎo)員管理，要求該年級只推薦1名同學(xué)的情況下，沒有統(tǒng)一的規(guī)范的整理材料模板，有可能導(dǎo)致真正優(yōu)秀的同學(xué)落選，因為不僅考驗學(xué)生的優(yōu)秀程度，也考驗輔導(dǎo)員整理材料的程度。此外，學(xué)生申請等級考試為人工手動操作，先是教務(wù)處發(fā)通知給各系學(xué)工干事，由學(xué)工干事組織報名，將學(xué)生的報名表發(fā)給教務(wù)處，再由教務(wù)處導(dǎo)入報名系統(tǒng)后打印出來給學(xué)生確認信息并簽字才算報名成功。過程漫長且復(fù)雜，不僅耗費人力也浪費時間。如果平臺增加了獎懲材料上傳的功能，學(xué)生在獲獎后主動及時地上傳自己的獲獎材料，對輔導(dǎo)員推優(yōu)和推薦學(xué)歷提升工作都能大大提高效率和質(zhì)量。如果平臺有申請考試功能，只要發(fā)通知給學(xué)生自己報名，教務(wù)處在后臺就可以直接下載信息上傳到報名系統(tǒng)即可。

系統(tǒng)完善，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建合理，學(xué)生通過網(wǎng)上即可申請辦理休退學(xué)，由班主任、輔導(dǎo)員以及各級領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)上進行審核審批，這樣不僅可以避免紙張浪費與信息錯漏，也可以避免學(xué)生因找領(lǐng)導(dǎo)簽字未找到而放棄辦理手續(xù)的現(xiàn)象，而學(xué)院與系部也能更好地掌握學(xué)生的動態(tài)信息，免去了人工操作出現(xiàn)的失誤，同時也提高了工作效率。

（五）專人專職。學(xué)籍管理方面的規(guī)章制度繁多，涉及學(xué)生在校期間的方方面面，如果對制度、條款不熟悉，在工作當中可能會出現(xiàn)種種失誤。如果系部二級管理人員變動頻繁，不實現(xiàn)專人專崗，管理學(xué)籍的老師對學(xué)籍管理認識參差不齊，都將導(dǎo)致工作開展起來不順暢。筆者所在系部2011—2016年間，學(xué)籍管理人員變動了4次，每次變動之后都沒有很好的交接，后接手的老師對于以前的數(shù)據(jù)會一頭霧水。如需查詢2013年學(xué)籍異動情況，必須找到當時負責(zé)學(xué)籍管理的老師方可了解，如該老師沒有進行電腦記錄，只憑紙質(zhì)材料查詢，不僅工作效率不高，而且出現(xiàn)查詢不到的情況，對此，有老師會用“我記得”來表示工作已經(jīng)完成，給學(xué)籍管理工作的推進帶來了很多困難。因此，學(xué)校必須在院、系兩級都配備責(zé)任心強、專業(yè)能力好、熟悉操作辦公軟件的專門人才進行管理。

（六）加強培訓(xùn)。學(xué)籍管理是一項繁重的工作，為了提高學(xué)籍管理人員的素質(zhì)、水平與能力，學(xué)院非常有必要對學(xué)籍管理人員特別是系部二級管理人員進行定期的系統(tǒng)培訓(xùn)，讓其加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，加強業(yè)務(wù)能力的訓(xùn)練，熟悉相關(guān)的政策文件，以充實其理論基礎(chǔ)，提高其管理水平。特別是現(xiàn)在處于網(wǎng)絡(luò)信息時代，學(xué)籍管理人員必須了解計算機網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)，能夠熟悉運用計算機操作技術(shù)，利用已有的辦公設(shè)備，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的學(xué)籍管理工作模式。2016年教務(wù)處負責(zé)學(xué)籍管理的老師到各系部培訓(xùn)學(xué)籍管理人員使用透視表，這大大提高了系部二級管理人員的工作效率。

（七）信息準確。學(xué)籍管理是電子注冊的根基，而信息的準確是增強學(xué)籍管理工作科學(xué)性、有效性的基礎(chǔ)。學(xué)籍管理人員必須有“雙保證”：一是要保證所報送材料的內(nèi)容是真實而準確的，這是學(xué)籍管理工作的重點，也是一項最基本的任務(wù)。二是保證必須嚴格對待每一份自己經(jīng)手的材料，認真負責(zé)地審核好學(xué)生的各項基本信息再進行報送，確保學(xué)生信息的可靠性，這樣才能保證學(xué)生在校期間個人信息的完整性，保障學(xué)生的基本權(quán)益。

綜上所述，建立電子學(xué)籍數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)化時代的要求，也是學(xué)籍管理水平現(xiàn)代化的一項重要標志，電子注冊不僅可以規(guī)范高校的辦學(xué)行為，也可以提高學(xué)籍管理的工作水平，使高校學(xué)籍管理工作進入科學(xué)化、信息化的時代。

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【作者簡介】李遠麗（1986— ），女，廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：思想政治教育；黃 卉（1983— ），女，廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，研究方向：計算機信息技術(shù)、教學(xué)管理。

（責(zé)編 黎 原）endprint