醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字信息化的有效運用分析

安徽醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 王嘯天

醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字信息化的有效運用分析

安徽醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 王嘯天

人事檔案管理作為醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)構(gòu)成，有推動醫(yī)院良性運轉(zhuǎn)的作用。人事檔案作為各類事業(yè)單位有效開展人事管理工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容，涵蓋管理對象的個人身份、工作經(jīng)歷及學(xué)歷等內(nèi)容，是個人成長與發(fā)展的準(zhǔn)確、實時記錄者，另在社會保障及職稱評定等方面，同樣發(fā)揮著舉足輕重的作用。在當(dāng)前社會經(jīng)濟及數(shù)字信息化技術(shù)深層次、全面化發(fā)展的大背景下，人事檔案工作發(fā)生了實質(zhì)性改變，數(shù)字信息化已成其必然趨勢。本文針對新形勢下的醫(yī)院人事檔案管理工作，就其數(shù)字信息化建設(shè)與應(yīng)用路徑作一探討。

醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字信息化；運用

當(dāng)前，在我院各級醫(yī)院的人事組織與管理工作當(dāng)中，人事檔案管理憑借其基礎(chǔ)地位與作用，在其中發(fā)揮著十分重要的促進作用與影響，無論是在醫(yī)院崗位分配、人才錄用方面，還是在職稱評定工作中，均提供了能夠較好滿足實際需求與要求的信息支持。所謂人事檔案，實際就是在一定時期內(nèi)，對檔案擁有者的各方面經(jīng)歷（如工作、生活等）給予的一種的全面、真實、流程化、系統(tǒng)化反應(yīng)，針對醫(yī)院人事組織部門來講，其通過對各項所需人事檔案內(nèi)容的調(diào)閱，能夠從整體上、全局層面，對本部門旗下各工作人員的既往經(jīng)歷以及當(dāng)前工作實況等內(nèi)容，有一深刻、細致的了解，因而能夠根據(jù)當(dāng)前實況與需要，更好的開展各項能夠較好滿足當(dāng)前需求的人事管理工作，推動人力資源工作的規(guī)范化、合理化，實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)配置，最大程度提升醫(yī)院管理水平，提高各業(yè)務(wù)層面的實踐操作能力。伴隨我國當(dāng)前醫(yī)療機構(gòu)體制改革的持續(xù)深入，此背景下的醫(yī)院人事檔案管理與數(shù)字信息化技術(shù)整合，顯得尤為迫切，格外重要，有效重大的現(xiàn)實意義與基礎(chǔ)作用。針對各級醫(yī)院來講，應(yīng)結(jié)合自身實況及未來發(fā)展需要，切實采取各項有效措施，對數(shù)字信息化資源進行持續(xù)、深入、全面性挖掘，最大化發(fā)揮其功效，為醫(yī)院發(fā)展及人事檔案管理提供更好、更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

1.1 人事檔案數(shù)字信息化的基本定義

所謂人事檔案數(shù)字信息化，從本質(zhì)上來講，即以當(dāng)前計算機科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)與軸心，秉持數(shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展趨向，并在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷增強的綜合大背景下，通過系統(tǒng)的多元、深層整合而逐漸發(fā)展成熟的一種新興的能夠較好滿足今后需要的檔案管理模式。在實際運行中，基于人事檔案管理需要，通過將相關(guān)數(shù)字信息內(nèi)容進行有效整合，能把各種多題材、多形式的檔案內(nèi)容，以一種更為先進、更加高效的數(shù)字信息化的形式，不斷記錄下來，并予以保存，然后，用數(shù)據(jù)庫所具有的龐大功能體系，對這些數(shù)字化檔案內(nèi)容，進行集中化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，此外，在得到相關(guān)授權(quán)的基本情況下，利用內(nèi)置的網(wǎng)絡(luò)接口，在網(wǎng)絡(luò)平臺上，能夠?qū)λ鑳?nèi)容，進行實時、準(zhǔn)確、細致化查閱，還能根據(jù)實際需要進行調(diào)用，因而具有較高的資源共享水平，較強大的人事檔案管理效率。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

（1）在醫(yī)院所開展的各項人事組織工作中，人事檔案的組織與管理為基礎(chǔ)內(nèi)容，同時還是其開展工作的前提條件，無論是在預(yù)測、人事決策方面，還是在各項管理活動中，均發(fā)揮著舉足輕重的作用，在人事檔案管理工作中運用數(shù)字信息化技術(shù)，能顯著提升整個人事檔案工作的運作效率與管理水平，還能將人事檔案信息資源所具有的內(nèi)外作用、價值、效能，以一種最為直接、最有效的方式展現(xiàn)出來。（2）醫(yī)院人事檔案管理過程中，通過數(shù)字信息化管理方式、方法、模式的系統(tǒng)化運用，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院當(dāng)前各方面優(yōu)勢，依托自身軟、硬件資源，將有關(guān)人事管理的各方面內(nèi)容，高效化、深層次、準(zhǔn)確的完成，比如數(shù)據(jù)資源錄入、數(shù)據(jù)儲存、信息查詢及檔案調(diào)用等，而通過將檔案信資源進行規(guī)范化歸類與整合，所構(gòu)建完善的、先進的、實用的人事管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理整體工作量的大幅降低，實現(xiàn)從繁到簡的跨越。此外，還能及時錄入各類新生成的人事信息，因此，通過數(shù)字信息化的運用，能大幅提升人事管理工作時效性。（3）呈信息數(shù)字化狀態(tài)的醫(yī)院人事檔案資源，不僅便于查閱與調(diào)取，而且還方便保存與運輸，對于既往紙質(zhì)檔案信息資源所存在的諸如調(diào)用投遞不便、遺失、磨損等問題，能夠較好的將之避免與消除。此外，通過數(shù)字信息化管理，能通過多種方式維持檔案資料內(nèi)容的完整性與保密性，如授權(quán)訪問、系統(tǒng)加密等。所以，在醫(yī)院人事檔案管理中運用數(shù)字信息化技術(shù)，能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。（4）無紙化辦公是當(dāng)前企事業(yè)單位積極推崇的一種辦公管理模式，而將數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，能大幅減少紙張使用量，諸如云儲存等工具，能夠?qū)崿F(xiàn)各類資源的可重復(fù)利用，因而，在人事檔案管理過程中，能使其各項管理成本得到大幅降低。

2.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理中的突出問題及原因

2.1 缺乏長遠發(fā)展規(guī)劃

針對發(fā)展規(guī)劃來講，實際就是為了能夠達成人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理目標(biāo)，而制定的中長期任務(wù)目標(biāo)。對于醫(yī)院人事檔案工作而言，如若其未能制定科學(xué)、長遠的發(fā)展規(guī)劃，或在實際運營中與之相背離，那么醫(yī)院在此領(lǐng)域?qū)嶋H管理建設(shè)當(dāng)中，便無法從真正意義上做到從實際出來，也就難以切實有效、高效性調(diào)動醫(yī)院各方面資源（如人財物、政策等），除此之外，如若為制定合理的發(fā)展規(guī)劃，那么隨之向?qū)?yīng)的信息化管理意識、制度等內(nèi)容，也就無法真正意義上做到與時俱進，長此以往，現(xiàn)實需求越發(fā)難以得到滿足。

圖1 2016-2017年我國醫(yī)院信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃制定情況

由圖1得知，當(dāng)前，在全部開展人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的醫(yī)院當(dāng)中，指定有全面信息化規(guī)劃的占比為41.23%，制定有發(fā)展規(guī)劃但不全面占比為34.56%，從整體層面來講，其在規(guī)劃占比方面還是相對較高的。但通過現(xiàn)實調(diào)查發(fā)現(xiàn)，那些制定有相對較全面規(guī)劃醫(yī)院，以大型化、高水平的綜合性醫(yī)院居多，這些醫(yī)院具有許多先天優(yōu)勢，比如軟硬件水平，再比如資金投入，可謂優(yōu)勢顯著，此外，這些醫(yī)院無論是在數(shù)據(jù)信息化技術(shù)上，還是在醫(yī)院現(xiàn)有管理與醫(yī)護工作之間的相關(guān)銜接與整合方面，均已經(jīng)形成規(guī)范、體系，已發(fā)展成熟；另外，需指出的是，這些醫(yī)院在信息化建設(shè)基礎(chǔ)方面，均已經(jīng)較早完成，現(xiàn)今，已經(jīng)有著比較快的、高效化的發(fā)展速度與規(guī)模。而針對那些與之相反，在發(fā)展規(guī)劃雖然已經(jīng)制定，但是卻未能收到較小效果的醫(yī)院來講，多為信息化建設(shè)整體水平偏低，甚至處于停滯狀態(tài)，而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫(yī)院。對于這些醫(yī)院而言，他們非常需要借助于數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，來推動自身的建設(shè)與深層發(fā)展，來提升自身的當(dāng)前的管理質(zhì)量與水平。但從本質(zhì)上來講，這些醫(yī)院在推動自身信息化建設(shè)方面，未能結(jié)合自身實際來開展，在實際操作中，未能將其落實到實處，所開展的信息化建設(shè)工作，無論是在執(zhí)行方案方面，還是在總體發(fā)展方向上，均較模糊，因而無法切實提升自身的信息化水平。所制定的規(guī)劃好似空中樓閣。

2.2 資金投入不足，重視程度不高

針對人事檔案數(shù)據(jù)信息化而言，其乃是近年來快速發(fā)展且已趨向成熟的一種較新型的技術(shù)方法，同時還是一種比較先進的管理理念。在實際數(shù)據(jù)信息化檔案管理過程中，要想使其變得質(zhì)量好、水平更高，首先要做的便是，切實將陳舊、落后管理意識、觀念的改變作為出發(fā)點與著眼點，能夠切實認識到檔案管理的內(nèi)在價值與意義，認識到開展此工作的必要性與迫切性，然后積極將之拓展，對醫(yī)院現(xiàn)有的各項信息資源與技術(shù)進行深化擴展與更新，基于此，開展全面、系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)信息化建設(shè)。經(jīng)相關(guān)調(diào)查得知，缺乏足夠重視，資金投入嚴重不足，這些已經(jīng)成為對醫(yī)院更好發(fā)展造成制約的主要因素，而且還較大程度影響到了人事檔案信息化工作的高效、健康開展。醫(yī)院數(shù)據(jù)信息化建設(shè)必備條件，即為信息終端軟、硬件的升級、更新與換代，提供足夠的資金、人力投入，加大在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建等的資金、技術(shù)投入。而在實際開展管理工作中，其與醫(yī)院日常醫(yī)護工作相比較，通常情況下，處在一種相對次要的地位；一些醫(yī)院不重視信息化建設(shè)，將原本用于此領(lǐng)域建設(shè)的資金，挪作他用，通常會將這些資金投入到醫(yī)院的傳統(tǒng)部門或環(huán)節(jié)中，如醫(yī)藥管理、病患診治等，而真正意義上用作人事檔案建設(shè)的資金，可謂少之又少，所以，許多醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)，僅為口頭支票，并未實質(zhì)性進展，也沒有切實性保障為其提供支撐。此外，一些醫(yī)院管理者還存在片面、落伍的建設(shè)理念與思維，比如一些管理者認為，只要將網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟硬件等內(nèi)容搞好，便已經(jīng)算實現(xiàn)了檔案信息化，其并沒有真正意識到，在相關(guān)維護工作未能跟進或比較缺乏的情況下，既有軟硬件也無法將其作用發(fā)揮出來，甚至還會由此而引發(fā)嚴重的檔案信息安全隱患。

2.3 人員素質(zhì)偏低，缺乏復(fù)合型人才

在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)過程中，僅完成軟硬件投入是遠遠不夠的，若離開人員的支持與支撐，那么工作便無法持續(xù)進行，工作質(zhì)量也難以得到有效保證。經(jīng)相關(guān)調(diào)查顯示，在許多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院中，其內(nèi)部設(shè)置的檔案管理部門，較多未得到重視，而是出于各類工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設(shè)置方面，沒有進行深入、系統(tǒng)化研究與分析，受此影響，此部門的檔案管理軟件或系統(tǒng)，難以將其真實效能，最大化發(fā)揮出來。其中，最為突出而且也是最為重要的問題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級偏大的人員，這些人員對檔案數(shù)據(jù)信息化認識不深，行動力不足，學(xué)習(xí)與應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)效率較低。此外，這部分人員存在并不合理的檔案信息管理知識結(jié)構(gòu)，通常并非專業(yè)、系統(tǒng)化知識的檔案管理人才，僅為其它行政或后勤部門中以轉(zhuǎn)崗方式來負責(zé)管理檔案的人員，其在檔案管理上，往往不夠?qū)I(yè)，也缺乏精準(zhǔn)性，因此，面對當(dāng)前日益發(fā)展與更新的人事檔案管理工作，會出現(xiàn)無法適應(yīng)的情況。

3.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與應(yīng)用對策

3.1 完善管理制度建設(shè)，始終秉持數(shù)據(jù)信息化人事檔案管理意識與理念

在建設(shè)醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)信息化過程中，各項工作的前提內(nèi)容便是，提升檔案管理人員對檔案工作的認識度、重視度與理解度，始終秉持正確的信息化管理理念，制定與醫(yī)院實需相符的信息化建設(shè)制度。所以，針對醫(yī)院管理部門而言，需積極與既有信息化建設(shè)資源相結(jié)合，與政策資金相融合，制定合理、規(guī)范、科學(xué)的短、中、長期發(fā)展規(guī)劃，真正落實醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)信息化建設(shè)工作。此外，在執(zhí)行中，醫(yī)院需要對醫(yī)療改革未來發(fā)展趨向進行深入研究，對醫(yī)院當(dāng)前人事管理工作基本要點、宗旨、特征等，開展全面、系統(tǒng)化分析，針對檔案信息管理查閱、調(diào)用及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)，制定滿足當(dāng)前與今后發(fā)展要求，更為科學(xué)、詳盡的管理規(guī)范，切實規(guī)避隨意篡改、編造檔案的行為，另外，還需積極完善各項流程，避免檔案丟失，通過構(gòu)建規(guī)范化的人事檔案運作與管理制度，提升此方面的實際安全性、高效性與完整性。

3.2 適當(dāng)性增加資金投入，提升信息化人事檔案綜合利用率

首先，對于醫(yī)院而言，需以《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》為基礎(chǔ)，遵照其中所給出的相關(guān)規(guī)定與要求，為更好開展人事檔案管理工作，提供專業(yè)機房，為數(shù)字信息化檔案管理工作的高效性、專業(yè)性，提供切實保障。醫(yī)院須加大投資，為檔案管理部門配置更為先進的檔案管理軟硬件設(shè)備，比如檔案管理系統(tǒng)、速印機、電腦登，為醫(yī)院更好發(fā)展人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理提供充足、基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，人事檔案利用上，需確保各項內(nèi)容的完整性與真實性，還需保證其動態(tài)性與全面性，把醫(yī)院人員各方面信息均詳細記錄下來，如業(yè)務(wù)能力、思想道德及個人經(jīng)歷等，利用醫(yī)院局域網(wǎng)，將人事檔案與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、生技術(shù)考核檔案連接在一起，在制式統(tǒng)一的數(shù)字化檔案當(dāng)中，有目的性的劃歸人事檔案信息，提升人事檔案實用性，增強其準(zhǔn)確性，強化其即時性，加大其邊界性，使之能更好、更為準(zhǔn)確、更加細致的記錄干部信息，為組織培養(yǎng)工作的更好開展，為優(yōu)秀干部的選拔，提供切實性便利。

3.3 增強人員素質(zhì)，切實落實人事檔案信息化工作

當(dāng)前，在數(shù)字信息化技術(shù)大發(fā)展的社會背景下，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，為了能夠更好、更加全面、細致的推動此方面的建設(shè)，提升其質(zhì)量與水平，首先須從管理者做起，積極引導(dǎo)他們重視人事檔案管理工作，多在管理檔案工作中運用各種實用、高效的數(shù)字信息技術(shù)。首先，對于人事檔案管理人員來考量，需以一種自覺、主動、積極的姿態(tài)，來提升自身的理論知識水平，與強化各方面操作技能，不斷豐富自身知識深度，做到從整體上、從全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、對各種事件的綜合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，還需重視并善于運用各種先進的數(shù)字軟件，在人事檔案管理實踐當(dāng)中，全面、深入掌握各種先進的、能切實滿足使用需求的信息管理技能。醫(yī)院可根據(jù)當(dāng)前實況，積極組織相關(guān)人員，以定期或不定期的方式，組織各種有關(guān)人事檔案管理知識學(xué)習(xí)、技能掌握的培訓(xùn)活動，增強相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與操作技能。

4.結(jié)語

綜上，在醫(yī)院人事檔案管理中，通過數(shù)字信息化管理的運用，能使整個醫(yī)院人事檔案管理工作，變得更加準(zhǔn)確、更具效率，這與時代發(fā)展要求也相適應(yīng)。將數(shù)字信息化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，除了可以實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資源的充分利用外，還能最大程度提升醫(yī)院工作人員的工作質(zhì)量與效率，乃是一種有效且與當(dāng)前管理要求相符、相適應(yīng)的管理方式。將數(shù)字信息化技術(shù)運用于醫(yī)院人事檔案工作當(dāng)中，能將傳統(tǒng)檔案管理中諸多不足，以最高效、最合理的方式解決掉，因而可保障醫(yī)院人事檔案管理的實效性，促進醫(yī)院發(fā)展。

[1]王勇.試論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2015,12(5):211-211.

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王嘯天（1986—），男，安徽合肥人，碩士，工程師，安徽醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院科員，研究方向： 計算機網(wǎng)絡(luò)、通信、醫(yī)療信息化、電子信息。