基于SIR協(xié)同理念的實驗室管理模式創(chuàng)新

李梁君， 吳福根， 杜云翔， 陳浪城

(廣東工業(yè)大學 實驗室與設備管理處， 廣州 510006)

基于SIR協(xié)同理念的實驗室管理模式創(chuàng)新

李梁君， 吳福根， 杜云翔， 陳浪城

(廣東工業(yè)大學 實驗室與設備管理處， 廣州 510006)

深入分析了目前實驗室管理的現(xiàn)狀—業(yè)務系統(tǒng)繁多，信息化建設落后，實驗室日常管理乏力等?；赟IR(Staff and Instruments in Rooms)三維協(xié)同的理念，提出整合各系統(tǒng)的解決方法：從目前各業(yè)務系統(tǒng)中提取基礎數(shù)據(jù)接入數(shù)據(jù)中樞，構建信息化管理平臺，形成從人員、物資到用房全方位的實驗室管理創(chuàng)新模式，提高管理效率和決策水平。最后提出該管理模式后期的運營與維護的難點及長期建設—基礎數(shù)據(jù)夯實和技術團隊沉淀。實踐表明，該管理模式有助于學校全面而立體的實驗室管理，實現(xiàn)精細化、現(xiàn)代化、人性化的管理。

實驗室管理； 管理模式； 信息化建設； 人員、物資、用房

0 引 言

高校實驗室是進行實驗教學、開展科學研究、推動科技發(fā)展的重要基地，實驗室工作是學校教學科研工作的重要組成部分，實驗室建設與管理水平直接關系到人才培養(yǎng)的質量問題[1]。

科學實驗和科學研究是科學知識的源泉，扎實的科研硬件，優(yōu)秀的科研團隊，豐碩的科研成果是一所高校厚積薄發(fā)的教學基礎，是以科研促教學的大學精神一種表現(xiàn)。世界一流大學的成功經(jīng)驗無不是高度重視實驗室的建設與管理，從而使其相應的學科保持世界領先的水平[2]。

隨著國家中長期發(fā)展綱要的頒布以及對高等教育的大量投入，高校實驗教學與科學研究條件得到極大改善[3]。2015年廣東省啟動高水平大學建設項目，力爭用5～10年時間，建成若干所具有較高水平和影響力的大學，入圍的7所高校因此得到了連續(xù)且巨額的專項建設資金，使高校實驗室硬件水平在短時間內(nèi)得到空前的提高。然而，作為管理這些重要的科技資源的“軟實力”并沒有跟上蓬勃發(fā)展的步伐。于是如何科學地管理實驗室，使實驗室發(fā)揮其應有的最大效益來增強教學和服務科研，成了高水平大學建設者和管理者們共同面臨的問題?，F(xiàn)結合學校實際介紹在高水平大學建設過程中，學校實驗室管理職能部門探索性提出SIR(Staff and Instruments in Rooms)三維協(xié)同理念，將實驗室管理模式按人員(Staff)、物資(Instruments)、用房(Rooms)三方面有機整合，形成實驗室管理的創(chuàng)新模式。

1 實驗室管理現(xiàn)狀與存在問題

(1)實驗室管理業(yè)務系統(tǒng)繁多，用戶體驗差。目前我校實驗室管理工作由實驗室與設備管理處主管，下設一個招投標中心及4個業(yè)務科室。主營業(yè)務有4項，①科教學實驗室建設,主要根據(jù)實驗教學需求,為實驗課開出提供條件支持；②實驗室資產(chǎn)的管理，主要是儀器設備固定資產(chǎn)入賬登記和大型儀器設備建檔與共享；③實驗室日常管理，包括實驗室用房分配與管理、實驗室使用以及實驗室安全管理；④實驗室儀器設備的采購與實驗室環(huán)境改造。每項主營業(yè)務均配有各自的業(yè)務系統(tǒng)，表1是目前實驗室與設備管理處的業(yè)務框架及內(nèi)容分布。

表1 實驗室與設備管理處的業(yè)務框架及內(nèi)容分布

隨著實驗室管理的需要，這些業(yè)務系統(tǒng)在學校發(fā)展的不同時期相繼出現(xiàn)。由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，這些系統(tǒng)之間并沒有太多內(nèi)在的聯(lián)系，保持著相對獨立的運作狀態(tài)。對于用戶而言，如果要辦理不同業(yè)務，需要注冊登錄不同的系統(tǒng)，常常因為業(yè)務流程不清晰而無功而返，導致用戶體驗極差。同時，由于這些系統(tǒng)都配有相應的管理人員，分散管理也增加了管理的人力成本。

(2)信息化建設水平落后，形成信息孤島。由于歷史原因，各個系統(tǒng)分屬不同的科室構建和管理，建設前期缺乏充分的協(xié)調與規(guī)劃，導致各管理系統(tǒng)之間的構建技術不盡相同，甚至互不兼容，管理數(shù)據(jù)無法共享，形成信息孤島[4]。信息化管理涉及兩個層面：①管理信息化，②信息化后的管理[5-6]。要進行信息化管理，必要條件是數(shù)據(jù)來源準確可靠。目前，實驗室管理的基礎數(shù)據(jù)收集還不全面，或時間滯后或手段落后。實驗管理的信息化水平已經(jīng)成為制約提高實驗室開放水平的和服務質量的瓶頸[7-8]。

(3)實驗室用房動態(tài)管理執(zhí)行乏力。高校實驗用房是保證學校教學、科研等工作的重要物質基礎[9]。我校建校初期一直堅持以本科教育為根本，以培養(yǎng)通用型人才為辦學立足點。但隨著社會對人才需求向實踐型和應用型轉變[10]，學校的辦學層次定位有所調整，由原來的本科教育為重點逐漸轉向以本科教育為主，穩(wěn)步發(fā)展研究生教育，向特色鮮明的高水平教學研究型大學過渡。本科實驗教學的任務相對比較穩(wěn)定，實驗用房也相對穩(wěn)定，這一特征有別于科研實驗室。隨著高層次人才的不斷引進，學?？蒲袑嵙ρ杆偬嵘蒲杏梅恳苍鲩L迅猛，實驗室用房問題成了制約學校發(fā)展的“攔路虎”。由于缺乏長遠的規(guī)劃及有效的項目管理，較多采用一事一議的方式來臨時解決問題，導致實驗教學用房和科研用房分布混亂，占用、浪費現(xiàn)象時有發(fā)生[11]。規(guī)劃缺失也導致實驗室安全問題時有發(fā)生，安全隱患得不到根本性解決。2013年學校正式制定“實驗室用房動態(tài)管理辦法”，著手從制度上解決實驗室用房效益偏低的難題，但由于歷史問題積壓嚴重，房間的權責不清、基層抵觸、管理松散等問題短時間內(nèi)得不到有效解決。

(4)人員管理松散，責任分工不明確。目前我校的實驗室人員按校、院、實驗中心進行管理，長期以來，這種管理體制在專業(yè)教育中起到了配合理論教學的重要作用，但隨著教育思想、人才培養(yǎng)模式的改變以及高等教育向工程教育的轉軌，舊的實驗室人員體制的弊端越來越明顯[12]。我校實驗室人員管理上分為兩個層面，①管理職能部門中的人員設崗欠均衡。表現(xiàn)為科室之間的分工存在模糊地帶，引起部門內(nèi)責任推諉，或科室內(nèi)部分員工負荷過輕或過重。②院系實驗室管理人員設崗欠均衡，表現(xiàn)為專職實驗人員設置過少，但管理的事務雜亂繁多，導致管理力度薄弱，模式粗放；雖有兼職實驗員，但其業(yè)務重心在教學，管理責任心不強。還有，多數(shù)院系不重視實驗室技術隊伍的建設，導致實驗技術人員地位低，待遇低，但任務重，高學歷高素質的人員不愿意加入實驗技術隊伍，甚至也不想長期從事這項工作，難以調動工作積極性[13]。

2 實驗室管理模式創(chuàng)新的探索思路

對于實驗室管理模式的改革有許多有益的參考方案，如從歸口管理的職能部門功能劃分的管理模式探索[14]，從信息化建設角度提出實驗室管理改革的建議[15-17]，從技術層面解決實驗室信息化建設難題的方案[18-21]，通過引入ISO標準化管理實驗室的改革方案[22]，針對實驗室數(shù)據(jù)標準建設的解決方案等等[23]。

我校是一所地方性工科院校，優(yōu)化實驗室管理模式對學校長遠發(fā)展意義重大。目前學校的實驗室業(yè)務系統(tǒng)繁多，使用復雜，但結合本校實際情況，可以將實驗室管理的整個網(wǎng)絡高度簡化成一條主線：誰買了什么東西放在誰管轄的實驗室房間里用于什么。于是形成了將實驗室管理體系按人員、物資、用房進行劃分，協(xié)同進行管理的理念，即SIR協(xié)同理念。這個理念符合實驗室管理體制改革的“六個有利于”原則[24]。同時還有利于實現(xiàn)我校相關管理業(yè)務系統(tǒng)的整合，打破系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)壁壘；有利于增強用戶友好體驗；有利于明確管理人員的責任分工；有利于解決實驗用房資源的合理配置；有利于為實驗室發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)支撐；有利于建成高效可靠的實驗室信息化管理平臺。

3 構建基于SIR的實驗室信息化管理平臺

3.1 建立管理范圍內(nèi)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準

計算機強大的檢索能力和信息處理能力必須建立在一致的數(shù)據(jù)格式基礎上。如人的姓名使用全名，中間不加空格；如學院名使用全名，不用慣例簡稱；實驗室或教研室采用統(tǒng)一的名字；統(tǒng)一計量單位，如長度用中文字符“米”或英文字符“m”，對應面積單位用“平方米”或“m2”，金額用元。以此類推的還有樓名、部門代碼、分類編碼、日期格式等等，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準能充分降低數(shù)據(jù)冗余，避免檢索遺漏，提高檢索速度和精準度。同時，統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)使系統(tǒng)之間的相互接入成為可能。

3.2 全面優(yōu)化人員、物資、用房的業(yè)務系統(tǒng)群

建立了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準后，按新標準對現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式做一次全面的“身體檢查”，清除淘汰的記錄要素，讓各系統(tǒng)進行適當?shù)摹笆萆怼?。同時，修改和更新不合時宜的業(yè)務邏輯，增強后臺的數(shù)據(jù)管理能力，還要考慮將各系統(tǒng)的登錄入口做歸一化管理，免去用戶重復登錄的麻煩，提升用戶體驗。

3.3 修改和更新各系統(tǒng)業(yè)務邏輯的一些措施

(1)人員。狹義是指職能部門的管理人員和學院名下的實驗人員，廣義可以理解為學校在冊的全部教職工。學校人員流動是常有之事，主要表現(xiàn)為員工的入職、離職和退休，保有這部份人員完備信息的部門是學校的人事部門。作為平級機構，實驗室管理部門可以向人事部門申請有限度提供數(shù)據(jù)更新，即按實驗室管理的工作需要，只提供教職工的姓名，所在部門，工號，聯(lián)系電話，聯(lián)系郵箱等最基本的信息。有了人事數(shù)據(jù)的定期更新，可以免去了新增用戶注冊的麻煩，也實現(xiàn)離退休人員數(shù)據(jù)的自動清理，提高工作效率和服務滿意度。

(2)物資。引入全生命周期模式，即從儀器設備的規(guī)劃、論證選型、招投標、談判合同、驗收建賬、使用直到設備折舊淘汰或報廢的整個過程實施全面合理的的管理[25]。目前，有5個關于物資的管理系統(tǒng)在單獨運轉，分別對儀器設備“生命周期”的不同階段進行管理。針對每個系統(tǒng)的管理分散的問題，提出將設備的身份信息按兩個層次進行定義，即基礎信息和外延信息，基礎信息是指設備的必要信息，即只要是設備就必須包含的信息；而外延信息就是指基礎信息以外的與設備相關的其他信息。顯然，通過關聯(lián)設備的基礎信息，可以實現(xiàn)各個業(yè)務系統(tǒng)之間關于設備信息的數(shù)據(jù)關聯(lián)，實現(xiàn)跨系統(tǒng)的外延信息查詢。例如，提取設備的負責人，設備名稱，所在房間作為設備的基礎信息，那么可以通過這三個條件找到該設備，然后再通過設備找到它在不同系統(tǒng)中記錄的其他處延信息：如設備論證情況，資金來源，合同號，保修期，品牌，型號，房間管理員等。

(3)用房。學校于2013年正式出臺“實驗室用房動態(tài)管理辦法”，從制度上明確了實驗室用房資源的管理原則與方法，提出能進能退，有償使用的基本方針。按政策要求，應先對管轄范圍內(nèi)的實驗用房進行實地排查摸底，將用房信息完善到實驗樓平面圖管理系統(tǒng)中，如樓層，房號，面積，水電，布局，學院，用途，占用情況，房間負責人，房間管理人等。然后在數(shù)據(jù)支撐下，根據(jù)政策對用房進行調整，清理亂占用的房間，盤活用房資源。由于房間內(nèi)一般會有附著物資(儀器設備)，所以在排查用房信息時，可以對物賬進行核對，更新設備的身份信息。

4 有機整合實驗室業(yè)務系統(tǒng)

4.1 從系統(tǒng)群中提取基礎數(shù)據(jù)

基礎數(shù)據(jù)是聯(lián)結各業(yè)務系統(tǒng)的關鍵節(jié)點，例如，儀器設備身份信息中的基礎信息就一種基礎數(shù)據(jù)。如何從管理過程的海量數(shù)據(jù)中提取合適的信息作為基礎數(shù)據(jù)至關重要。本文運用了在建筑設計和工業(yè)設計中“小即多”的理念(Less Is More.)，選用人員、物資、用房中盡可能底層、盡可能少、盡可能唯一的要素作為基礎數(shù)據(jù)，讓系統(tǒng)群通過它們來進行關聯(lián)從而獲得相關的外延信息。表2是工作中各業(yè)務系統(tǒng)所需要記錄的要素匯總。

表2 業(yè)務系統(tǒng)登記要素匯總表

*注: 劃線要素是各系統(tǒng)被選用的基礎數(shù)據(jù)

從表中可以看出，關于人員的信息可以作為貫穿全部系統(tǒng)的一條主線，可將系統(tǒng)群中涉及到人的字段提取作為基礎數(shù)據(jù)。然后，每兩個系統(tǒng)間還找2～3個有代表性的要素來進行關聯(lián)，如“招標中心網(wǎng)站受理系統(tǒng)”和“項目與采購管理信息系統(tǒng)”可以通過學院和項目金額進行關聯(lián)；“儀器設備管理系統(tǒng)”和“實驗樓平面結構圖查詢系統(tǒng)”可以通過所在房間和學院進行關聯(lián)等。

4.2 基礎數(shù)據(jù)接入數(shù)據(jù)中樞

所謂數(shù)據(jù)中樞，就是實現(xiàn)數(shù)據(jù)之間自由交換的一個模塊，是數(shù)據(jù)共享的總線[20]。按照設計的思路，需要構建一個數(shù)據(jù)中樞，將從各個業(yè)務系統(tǒng)中提取出來的基礎數(shù)據(jù)接入，然后通過數(shù)據(jù)中樞進行系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和關聯(lián)。

4.3 建成信息化管理平臺

形成了以數(shù)據(jù)中樞作為系統(tǒng)之間信息交換與共享的機制后，實驗室業(yè)務系統(tǒng)群的整合初步完成，結構框架見圖1。過去，不管是人員，物資，用房三大模塊，還是下級的各業(yè)務系統(tǒng)基本上處于“獨善其身”的狀態(tài)，系統(tǒng)之間明顯缺乏溝通而形成信息壁壘。從圖1可以看出，將基礎數(shù)據(jù)接入到數(shù)據(jù)中樞有效打破了系統(tǒng)間昔日的信息隔閡，實現(xiàn)了各業(yè)務系統(tǒng)之間的信息交流，而且還可以實現(xiàn)一些高級的管理功能。

圖1 實驗室信息化管理平臺框架圖

(1)通過數(shù)據(jù)中樞的“橋梁”作用，實現(xiàn)對一個特定目標的完整查詢。例如，需要查詢某一個設備，可以順著數(shù)據(jù)關聯(lián)查詢到設備相應的采購信息，儀器信息，儀器所在房間，管理人員情況等。

(2)架構具有良好的擴展性。業(yè)務系統(tǒng)的增加或減少，無需“牽一發(fā)動全身”地修改整個架構的邏輯，只要開關單個系統(tǒng)的接入口即可。

(3)信息化管理平臺可以提供“大數(shù)據(jù)”支撐，提高實驗室管理過程中的決策效率和決策水平。

5 信息化管理平臺后期運營與維護

基于SIR三維協(xié)同理念打造的實驗室管理信息化平臺充分解決了原來“三模塊七系統(tǒng)”之間各自為政，信息孤立的問題，有效打破信息屏障，形成信息共享，極大提升實驗室管理的效率。

然而，建立起實驗室管理信息化平臺只能算是成功的一半，要想達到實驗室現(xiàn)代化管理的高水平，還必須在這個雛形上，用精益求精的匠人精神不斷地在使用和維護的過程中加以完善，作更多細致的投入。

(1)夯實管理平臺的數(shù)據(jù)基礎。準確的數(shù)據(jù)是信息化管理的核心，再好的管理平臺也離不開扎實的數(shù)據(jù)基礎。數(shù)據(jù)的錄入過程可以全自動化，也可以半自動化甚至用手工來完成。鑒于不同學科實驗室之間存在差異，可以具體情況具體分析，因地制宜采用多種方式，多種渠道進行數(shù)據(jù)的錄入，但不管是哪種方式，都必須保證錄入的準確性、便捷性、可靠性。社會已經(jīng)邁入互聯(lián)網(wǎng)+時代，移動終端非常發(fā)達，可以順應潮流，開發(fā)實驗室管理和使用的APP，既能提高數(shù)據(jù)更新的便利性，也能增強實驗室使用者和管理者之間的互動交流。

(2)正確對待管理新模式從誕生到成熟所需經(jīng)歷的漫長過程。首先，框架建立之初可能會存在一系列技術上或使用上的問題，甚至缺陷，這個不斷修復不斷更進的過程必須依靠專業(yè)的技術隊伍不懈努力來完成，既有賴于精通業(yè)務的實驗室管理者配合，也有賴于經(jīng)驗豐富、技術嫻熟的軟件開發(fā)人員技術支持。要想系統(tǒng)精益求精，這兩者持續(xù)的結合勢在必行?！傲_馬非一天建成”，一個成熟的管理系統(tǒng)的建立是一個持續(xù)投入，沉著積累、反復雕琢的過程。

(3)一切以人為本。人作為管理者和使用者，是貫穿業(yè)務的核心，系統(tǒng)的整合與維護、開發(fā)與應用，最終的目的就是讓人在管理和使用過程中得心應手，提高效益。所以，實驗室管理隊伍的建設需得到領導層面的充分肯定和支持；可以設立有效的獎勵和培訓機制，提高隊伍的歸屬感和責任感；可以組建一個技術支援小組，專職系統(tǒng)運營的技術支持和節(jié)點的數(shù)據(jù)維護，及時響應和解決問題。

6 管理成效

目前，實驗室管理信息化平臺正在按建設理念有序地進行系統(tǒng)整合，已經(jīng)取得一定成效。

(1)實驗室綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)初步實現(xiàn)實驗室管理科內(nèi)部數(shù)據(jù)的整合。實驗教學模塊、實驗用房、實驗室安全模塊已經(jīng)在一個綜合平臺，數(shù)據(jù)得到充分有效共享。每間房間實驗課表的人時數(shù)作為實驗室利用率核算依據(jù)，為教學實驗室使用、績效評價提供有效支撐。教學利用率整合提高、資源共享，有利于實驗教學平臺建設，目前學校已經(jīng)建設成國家級實驗教學示范中心4個，省級實驗教學示范中心20個，校級10個。

(2)實驗室用房模塊增加了安全信息，每間房間落實了安全責任人，在平臺上報實驗室安全信息，初步建立實驗室安全日常監(jiān)控體系。實驗室安全教育平臺以宣傳教育和實驗室安全考試為主，體現(xiàn)以人為本，學校實驗室安全文化建設獲得校級文化十佳品牌以及省校園文化成果三等獎。

(3)物資采購已經(jīng)完成論證、立項、招標、合同等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)連通，可實時查詢采購進度和數(shù)據(jù)報表。資產(chǎn)管理已經(jīng)完成固定資產(chǎn)、大儀管理、設備維修模塊的整合，下一步目標是進行向上和向下的環(huán)節(jié)紅貫通，即實現(xiàn)物資采購、資產(chǎn)管理、財務報銷的數(shù)據(jù)無縫連接。

7 結 語

基于人、物、房協(xié)同理念的實驗室管理模式是實驗室管理的創(chuàng)新探索，有效解決我校目前實驗室管理方面數(shù)據(jù)混亂、管理乏力的局面。系統(tǒng)整合只是第一步，后期的運營管理與數(shù)據(jù)維護才是發(fā)揮信息化管理平臺最大效用的另一核心問題。后期可以對數(shù)據(jù)進行深入分析和挖掘，開發(fā)更多有益于管理的新功能，如危險易制毒化學品管理，實驗室易耗品集中管理，用房動態(tài)共享，儀器設備共享等。未來借力信息化管理平臺，使實驗室管理邁向精細化、現(xiàn)代化、人性化，實現(xiàn)管理“軟實力”版本的不斷升級。

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InnovationofLaboratoryManagementBasedonCollaborativeConceptofSIR

LILiangjun,WUFugen,DUYunxiang,CHENLangcheng

(Laboratory and Facility Management Division, Guangdong University of Technology, Guangzhou 510006, China)

Taking Guangdong University of Technology for example, current situations of laboratory management were deeply analyzed. Some problems were found, such as variety of business systems, outdated information construction, inefficient daily management and so on. In order to solve these problems and upgrade the efficiency of lab-management, a collaborative concept of systematic integration was proposed on the basis of three dimensions - staff and instruments in rooms (SIR). A new information platform of laboratory management was established through a data center collecting fundamental information from each business system. The data platform not only enhanced the delicacy management of laboratory, but also benefited to decision-making by big-data offering and sharing. Furthermore, what matters is how to keep system maintaining and information optimizing continuously by a team of technology backbone. It was proved that the concept of SIR enabled to promote the level of laboratory management significantly in the directions of refinement, modernization and humanization.

laboratory management； management model； information construction； staff, instruments in rooms (SIR)

G 482.0

A

1006-7167(2017)11-0237-05

2016-12-18

2016年度廣東省本科高等教育改革項目；廣東工業(yè)大學高教研究基金項目(2016GJ11，2016GJ10)

李梁君(1984-)，男，廣東江門人，助理研究員，博士生在讀，科員，主要從事實驗室采購及管理工作。

Tel.:13570563570；E-mail:237612561@qq.com