高校檔案數(shù)字化信息利用服務(wù)問題及發(fā)展趨勢研究

陳曉慧

摘 要：在數(shù)字化校園建設(shè)的推動下，高校檔案管理正向著數(shù)字信息化方向快速發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，越來越多的檔案用戶更習(xí)慣使用網(wǎng)絡(luò)進行信息檢索與瀏覽，更習(xí)慣于接受數(shù)字檔案館推送的個性化信息，這給高校檔案信息化建設(shè)提供了機遇。本文從高校檔案館數(shù)字化信息建設(shè)的視角出發(fā)，對高校檔案數(shù)字化信息利用服務(wù)進行分析研究，并結(jié)合問題提出建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案；數(shù)字化建設(shè)；信息利用；個性化

1.高校檔案館數(shù)字化信息利用概述

（1）服務(wù)方式及特點

網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的快速發(fā)展，人們對信息的需求越來越多，這使得高校檔案管理已經(jīng)擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)形式時的單一功能限制。隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的不斷推進，多數(shù)高校建立了辦公自動化系統(tǒng)，高校檔案也依托辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化。在高校檔案信息化建設(shè)的同時，新的檔案信息利用方式也應(yīng)運而生，比如用電子傳輸方式替代傳統(tǒng)電話咨詢、調(diào)檔服務(wù)、檔案外界、出版陳列等手段，網(wǎng)絡(luò)信息化成為當(dāng)前高校檔案館數(shù)字信息化利用的主要方式。

從服務(wù)方式的現(xiàn)狀來看，高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)方式具有以下主要特點：一是服務(wù)方式智能化，借助計算機網(wǎng)絡(luò)可實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索、分析與處理，大大提高了查全率。二是服務(wù)資源數(shù)字化、虛擬化，多數(shù)檔案信息資源是以計算機可讀的數(shù)字形式存在于數(shù)據(jù)庫中，通過網(wǎng)絡(luò)能及時利用，實現(xiàn)資源共享。三是文檔管理一體化，隨著電子文件的引入，對文件格式、文件發(fā)放、文件歸檔實現(xiàn)了一體化管理。

（2）服務(wù)用戶及特點

高校檔案館不同于社會公眾性檔案館，高校檔案自身具備一定的獨特性，由于受高校教師科研成果的保密性、隱私性等因素的影響，高校檔案不可能完全公開，部分?jǐn)?shù)字檔案信息資源在使用方面存在一定的使用權(quán)限限制，并不是所有的訪問者均可獲取或使用所需檔案信息。從高校檔案管理的實踐來看，高校檔案館數(shù)字信息利用服務(wù)的服務(wù)用戶主要分為幾大類：本校研究生、本?？萍俺山虒W(xué)生、教職員工。不同服務(wù)用戶對高校檔案有各自不同的利用需求，對用戶需求進行調(diào)查總結(jié)可知，用戶需求類型主要包括以下幾類：

一是研究型，主要包括從事教學(xué)與教學(xué)研究的在校師生，其所利用的檔案資料較為專業(yè)。二是工作查考型，因?qū)W校實際工作需要而利用檔案資源，包括高校行政管理人員或者教輔人員，他們具有較強的目的性，目標(biāo)明確，階段性明顯，所用文件的專指性強。三是個人查證型，為解決個人在生活、學(xué)習(xí)、工作中遇到的實際問題來檔案館查閱有關(guān)歷史資料，或者學(xué)生及教師所需要的學(xué)業(yè)憑證或職稱憑證等，這類用戶具有目的明確、實用性強、隨機性與專指性明顯的特點。四是休閑型，這類用戶數(shù)量極少，多是存在一定的偏愛心理而選擇去檔案館查閱資料。

2.高校檔案數(shù)字化信息利用服務(wù)問題及建議

（1）存在的主要問題

對當(dāng)前高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀進行調(diào)查與總結(jié)發(fā)現(xiàn)，主要存在以下幾個方面的問題：

一是客觀的信息化程度局限，在當(dāng)前高校檔案管理系統(tǒng)中，隨著近幾年我國通信技術(shù)的快速發(fā)展，所要求的寬帶基本已經(jīng)得到滿足，但信息化工具的使用依然存在問題，高校檔案館的電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件、存儲設(shè)備等標(biāo)準(zhǔn)化問題較為突出，接口不統(tǒng)一，造成各部分銜接存在一定的問題。

二是檔案工作者與利用者局限，當(dāng)前高校檔案管理人員的知識與技能水平尚未達到滿足檔案數(shù)字化服務(wù)的要求，多數(shù)檔案管理工作者具備成熟體系的檔案專業(yè)知識，但對數(shù)字化、信息化知識與技能的掌握十分有限，這一定程度上影響了檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)的質(zhì)量和水平。服務(wù)者和利用者的檔案意識不強，檔案數(shù)字化信息利用方式不了解，尤其是年齡較大的利用者，由于自身計算機水平因素的限制，造成其檔案信息利用水平不高。

三是信息“濫傳”問題，網(wǎng)絡(luò)安全一直是困擾互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的重要難題，基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高校數(shù)字化檔案館同樣會遇到網(wǎng)絡(luò)安全問題。從當(dāng)前高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀來看，檔案信息的保密性、安全性存在一定的潛在風(fēng)險，信息的非法利用現(xiàn)象較為嚴(yán)重，檔案的泄密幾率較大。雖然多數(shù)高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)置了防火墻，但由于信息密級與重要性不同造成不同程度的損失。此外，信息在傳播中存在被歪曲和失實的現(xiàn)象。

（2）具體建議

首先，面向檔案用戶的知識管理，獲取用戶的真實需求信息，進而結(jié)合用戶需求對高校檔案管理的數(shù)字化檔案信息資源進行整合、升級與改善，并在用戶需求分析結(jié)果的基礎(chǔ)上，進行個性化信息推送。通常用戶需求信息的獲取方式有利用數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計獲取用戶需求、利用智能代理技術(shù)獲取并分析用戶需求信息等。用戶需求分析的過程為：需求信息獲取→數(shù)據(jù)采集與預(yù)處理→確定數(shù)據(jù)挖掘目標(biāo)→數(shù)據(jù)挖掘→分析與評估。

其次，提高檔案工作人員的信息素養(yǎng)，進而提高檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)的質(zhì)量。高校要組織檔案管理人員定期進行信息素養(yǎng)培訓(xùn)，構(gòu)建廣泛參與的團隊學(xué)習(xí)體系，使管理人員在數(shù)量掌握檔案專業(yè)知識與技能的基礎(chǔ)上，又具備成熟的信息素養(yǎng)和技能。工作人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括：了解新信息資源類型、掌握信息的存取技能、評判性的信息評價、提高創(chuàng)新與交流合作的能力等。

再次，制定個性化傳播策略，高校檔案管理根據(jù)館藏信息生成知識，由專業(yè)人士對檔案信息進行歸納、總結(jié)與開發(fā)，形成知識加工品。設(shè)計理想的網(wǎng)絡(luò)平臺與信息管理系統(tǒng)向用戶傳遞信息，網(wǎng)絡(luò)平臺要具備良好的界面，服務(wù)效率要高，能提供多層次的個性化信息服務(wù)，提供主動的信息服務(wù)，具有嚴(yán)密的安全保障機制等。結(jié)合用戶需求分析結(jié)果，為用戶提供主動性、個性化的服務(wù)，比如個性化推送與定制服務(wù)，個性化推薦與報道服務(wù)，個性化知識決策服務(wù)。

3.高校檔案數(shù)字化信息利用服務(wù)的發(fā)展趨勢

隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展，已經(jīng)人們對信息需求的多樣化發(fā)展，高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)也隨之發(fā)生變化。從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看，用戶需求形式更加多元化，突出反應(yīng)在對檢索工具、服務(wù)手段、互動方式等方面。高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)模式會不斷創(chuàng)新，各種新技術(shù)會不斷應(yīng)用到檔案管理中，個性化、交互性、自由開放的用戶服務(wù)，將是高校檔案館數(shù)字化信息利用服務(wù)法的新趨勢。

參考文獻：

[1]王雪芹.信息化時代高校檔案管理存在的危機及對策分析[J]，宿州學(xué)院學(xué)報，2010（4）：29-32

[2]張倩.“云時代”的高校檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模式探究[J].檔案與建設(shè)，2010 （1）：37-38

[3]柳群英，王玉秋.論高校檔案信息資源數(shù)字化開發(fā)建設(shè)與利用[J].南京工程學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2015，15（1）：54-57

[4]梅瑰.基于分布式架構(gòu)的高校檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].南昌大學(xué)，2014

[5]樊麗君.新媒體環(huán)境下的高校檔案利用服務(wù)創(chuàng)新思路[J].信息化建設(shè)，2016（12）endprint